試析供水工程基建檔案收集工作存在的問題及對策-檔案管理論文

3/3試析供水工程基建檔案收集工作存在的問題及對策-檔案管理論文

供水工程是市政建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，是建設(shè)發(fā)展的“命脈工程”。供水工程基建檔案管理是供水工程建設(shè)和管理的重要組成部分，是衡量水利工程程質(zhì)量的重要依據(jù)，對供水工程的維護(hù)和運(yùn)行有著重要的查考和指導(dǎo)作用。供水工程檔案的收集工作貫穿于檔案管理工作始終，是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一。但是在供水基建過程中，檔案收集工作還存在一定的問題。

一、供水工程基建檔案收集工作存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

檔案的形成對工程竣工后的長期效益有著重要的作用，但是有些供水工程建設(shè)單位對檔案的價(jià)值認(rèn)識不夠，一些單位領(lǐng)導(dǎo)無法正確認(rèn)識到檔案管理的重要現(xiàn)實(shí)意義，尤其是對已經(jīng)交付使用的已竣工的工程檔案，更是缺乏管理的認(rèn)識。認(rèn)為工程竣工資料移交與否、歸檔與否并不重要，對基建工程原始資料的歸檔、保存有所忽略。基建工程檔案反映了工程建筑物、構(gòu)筑物以及地下管線等建筑活動，是評定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。只有檔案資料齊全才能為工程做出合理的質(zhì)量評價(jià)。特別是有些工程已交付使用，如果出現(xiàn)質(zhì)量事故，施工過程中所形成的原始資料是解決問題的有效途徑之一。但是由于檔案管理意識淡薄，投入不夠、檔案保管存在隱患，造成工程圖紙以及其它資料無法及時(shí)的歸檔，或者歸檔不完整。

（二）缺乏有效的約束機(jī)制

由于檔案管理意識淡薄，在檔案收集過程中，缺少相應(yīng)的保證檔案收集完整性的約束機(jī)制。在供水工程基建檔案的收集難、歸檔難、管理難的問題長期以來一直存在，沒有有效的檔案管理制度及管理措施。而施工單位的檔案管理部門也無法做到及時(shí)的跟蹤管理與監(jiān)督指導(dǎo)。

（三）基建檔案管理工作缺乏主動性

在檔案收集、管理的過程中，相關(guān)工作人員由于缺少相應(yīng)的激勵機(jī)制，對檔案管理缺乏工作熱情，則工作的主動性也就無從談起。很多部門的基建檔案移交不及時(shí)、不完整、不成套，或者根本不移交，而也沒有任何部門會由于檔案移交問題而不進(jìn)行工程驗(yàn)收，因此造成部門內(nèi)部各自為政，檔案副本不足、缺少正本的現(xiàn)象屢見不鮮。

二、提升供水工程檔案收集管理工作有效性的策略

（一）將檔案管理納入基建工程管理程序

要將檔案管理工作納入工程建設(shè)管理程序，與工程建設(shè)實(shí)行同步管理，將檔案資料的收集歸檔要求貫穿于立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)，從源頭確保檔案收集管理工作的落實(shí)。實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，配置具有專業(yè)知識的專兼職人員進(jìn)行檔案管理工作，落實(shí)檔案工作的“三納入”、“四同步”、“四參加”制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案與工程建設(shè)同步管理。這樣能夠?qū)崟r(shí)掌握基建文件資料的形成、收集和積累情況，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改要求，提高檔案質(zhì)量和齊全完整率。

（二）規(guī)范基建檔案的收集要求

首先基建檔案要遵循分類歸檔的原則，通?？梢圆捎脝栴}分類法與年度分類法。所謂的年度分類法是根據(jù)文件內(nèi)容所針對的年度進(jìn)行分類；而問題分類法則是按照文件的記錄主題進(jìn)行分類，供水工程基建檔案即可分為三個(gè)大類，即水廠的建設(shè)檔案以及管網(wǎng)建設(shè)檔案、其它的建設(shè)檔案等。此外還要對文件的歸檔加以規(guī)范，規(guī)范歸檔要做到以下幾點(diǎn)：第一，文件格式的規(guī)范性，即基建檔案的編號、標(biāo)題、項(xiàng)目的名稱、子項(xiàng)分部、圖紙名稱、文件題目、案卷的裝訂排列及檔號的編制等等，均要按照統(tǒng)一的要求規(guī)范來進(jìn)行；第二，書寫的規(guī)范性，供水工程基建檔案多是從項(xiàng)目設(shè)計(jì)開始到竣工階段所形成的文字、圖表以及聲像等記錄，因此在進(jìn)行記錄的過程中，要采用規(guī)范的書寫方式；第三，文件質(zhì)量的規(guī)范性，要做到基建檔案資料不規(guī)范則不予工程驗(yàn)收，而且檔案的整理過程中，專業(yè)人員要與檔案管理人員共同整理，以保證文件質(zhì)量。

（三）建立有效的約束機(jī)制與激勵機(jī)制

通過行政手段、法律手段等約束機(jī)制以保證檔案收集的有效性，其中行政手段是按照上級相關(guān)文件的相關(guān)規(guī)定，對施工單位提出基建檔案收集歸檔的要求；而法律手段則是將檔案移交等相關(guān)事項(xiàng)納入到合同約束條款中，如果施工單位未及時(shí)提交完整的基建檔案，則有權(quán)不結(jié)算工程款等。此外，還要建立相應(yīng)的激勵機(jī)制激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，將檔案管理工作的質(zhì)量與個(gè)人工資福利相掛鉤。加強(qiáng)對檔案管理人員的教育、培訓(xùn)，提升其整體素質(zhì)。

三、結(jié)束語