檔案管理制度

安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第1頁共14頁49檔案管理制度檔案管理制度一、總則據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及《江蘇省檔案管理條例》，《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《江蘇省機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》等檔案法律法規(guī),為規(guī)范公司檔案管理工作，有效保護和利用企業(yè)檔案，使檔案在公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等各項管理活動中發(fā)揮高效的服務(wù)作用，全面真實準(zhǔn)確保存、管理、利用記載公司的歷史資料，特制訂本制度。制度所指的檔案是;本公司在企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、工程建設(shè)等實踐活動中所形成的文件、資料、圖樣、載體（包括電子文件）等全部檔案的總和。其構(gòu)成包括:文書檔案、科技檔案（工程建設(shè)檔案）、會計檔案、人事檔案等。司檔案是公司知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。公司檔案工作是公司研發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等活動的基礎(chǔ)性管理工作。司檔案管理工作應(yīng)公司各項管理活動在證據(jù)、責(zé)任、信息等方面的需求為導(dǎo)向運用現(xiàn)代管理方法,為公司研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。司檔案堅持集中統(tǒng)一管理的基本原則。公司總經(jīng)理辦公室（以下簡稱總經(jīng)辦）集中統(tǒng)一管理本公司的全部檔案和文件資料實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。并依法對本公司各部門（所有部門，包括工廠、事業(yè)部，下同）檔案基礎(chǔ)工作及全資、控股企業(yè)檔案管理進行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。司檔案管理在國家法律法規(guī)的規(guī)范下，總經(jīng)辦對公司文件資料的形成、積累、歸檔，企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、組卷、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計等進行全過程管理，確保公司檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全和有效利用。各部門應(yīng)建立部門負責(zé)人為檔案管理責(zé)任人制度和兼職檔案管理員制度，負責(zé)對本部門文件資料的形成、積累、整理、歸檔,并按規(guī)定時間全部移交總經(jīng)辦鑒定歸檔。二、管理要求（一）文書檔案管理1管理范圍1.1文書檔案是指:本公司在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、企業(yè)改制、資產(chǎn)重組等活動中形成的具有歷史價值、保存價值、利用價值的管理性文件、安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第2頁共14頁49檔案管理制度資料、載體（包括電子文件）等。1.2文書檔案管理范圍按江蘇省《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限表》中的黨群管理行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理歸檔范圍要求管理。1.3文書檔案是公司在行政事務(wù)活動中形成的，反映公司宏觀管理活動的，涉及公司各個方面的文件資料。1.4文書檔案有關(guān)上級來文、內(nèi)部形成的密級文件，必須按國家保密法規(guī)和公司IP保護及信息安全管理體系的規(guī)定管理。2管理職責(zé)2.1總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理本公司文書檔案工作。2.2負責(zé)管理黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理性文件，各種體系涉及的管理性文件，企業(yè)改制文件，資產(chǎn)重組、資產(chǎn)評估文件資料的形成、積累、歸檔工作，南通市檔案管理部門要求移交集中管理的除外。3負責(zé)公司文書檔案的收集、整理、分類、組卷、保管、利用工作。2.4負責(zé)文書檔案的編研和統(tǒng)計工作。3管理程序1歸檔3.1.1本公司在管理活動中形成的符合文書檔案歸檔范圍的文件、資料、載體都必須按檔案法規(guī)歸檔。3.1.2各部門文件資料形成責(zé)任者必須按歸檔要求將收集或形成的文件、資料、載體的原件及復(fù)制件移交總經(jīng)辦歸檔。3.1.3總經(jīng)辦文書檔案管理人員必須依據(jù)公司歸檔制度，對文件資料形成責(zé)任者將其形成的，有保存價值的文件資料及時歸檔進行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。3.1.4各部門兼職檔案管理人員必須及時督促文件資料形成責(zé)任者將其形成的，有保存價值的文件資料及時收集、整理、移交歸檔。3.1.5文書檔案文件資料的歸檔時間為；按年度歸檔，即在第二年一季度前按要求歸檔。3.1.6黨群工作類關(guān)于干部任免、組織機構(gòu)變動等文件一旦公布，隨即歸檔。3.1.7文件處理由于特殊情況已跨年度，一旦形成，隨即歸檔。3.2整理3.2.1文書檔案按文件資料自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系規(guī)律進行整理立卷確保檔案質(zhì)安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第3頁共14頁49檔案管理制度量。3.2.2按照年終立卷和文檔一體化立卷相結(jié)合的方法，以問題性質(zhì)、保管期限、密級要求分類、分別立卷。3.2.3遵循檔案分類原則，按企業(yè)檔案十大類分類規(guī)則，進行科學(xué)、合理、系統(tǒng)的分類組卷、編目上架。3.2.4密級文件，按保密規(guī)定和公司IP保護及信息安全體系要求分別單獨立卷。3.2.5建立檔案檢索系統(tǒng)，應(yīng)用計算機輔助管理，逐步形成全過程管理。3.3鑒定3.3.1遵循全面的、歷史的、發(fā)展的鑒定原則，科學(xué)地、現(xiàn)實地對文件資料進行鑒定。3.3.2對文件、資料、圖樣進行保存價值、保管期限、劃定密級的鑒定。3.3.3保存價值以文件資料的完整性、準(zhǔn)確性為基礎(chǔ)，從內(nèi)容、來源、時效、程度上全面進行鑒定。3.3.4保管期限分為；永久、定期（30年,10年）兩種，按企業(yè)檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。3.3.5劃定密級以公司保密規(guī)定和公司IP保護及信息安全體系要求進行鑒定。3.4保管3.4.1采取有效措施,實現(xiàn)科學(xué)管理，全面系統(tǒng)地維護公司檔案的安全完整。3.4.2定期檢查庫房管理及“七防”情況，檔案質(zhì)量、壽命與保管條件、安全、保密情況。3.4.3執(zhí)行庫房管理規(guī)定，落實庫房“七防”措施。3.5利用3.5.1檔案開發(fā)利用是檔案工作的中心任務(wù)和基本目的，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司發(fā)展服務(wù)。3.5.2檔案信息加工。編制各種檢索工具，方便查詢和利用。建立計算機信息管理系統(tǒng),提高查詢檢索效率。3.5.3確保文檔服務(wù)利用查全率、查準(zhǔn)率。3.5.4執(zhí)行檔案借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行密級檔案閱檔審批手續(xù)。4銷毀4.1檔案及文件資料超過保管期限，必須對其進行鑒定，對確無保存價值的檔案，提出銷毀申請。安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第4頁共14頁49檔案管理制度4.2同意剔出銷毀的檔案，必須開列清冊,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定，報上級有關(guān)部門備案。集中銷毀時必須有監(jiān)銷人兩名，防止泄密，清冊歸檔保存。5保密與考核5.1文書檔案的劃密范圍由公司保密委確定。5.2文書檔案的保密按公司保密規(guī)定及公司信息安全體系要求執(zhí)行。5.3文書檔案的管理由公司總經(jīng)辦檢查與考核。（二）、科技檔案管理1管理范圍1.1科技檔案是指:本公司在產(chǎn)品生產(chǎn)、基建項目、設(shè)備儀器、科技開發(fā)管理等實踐活動中，所形成的具有歷史價值、保存價值和利用價值的文件、資料、圖樣及載體（包括電子文件）等。1.2科技檔案管理范圍按江蘇省《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限表》中產(chǎn)品生產(chǎn)科研開發(fā)、項目建設(shè)、設(shè)備儀器歸檔范圍得要求管理。1.3科技檔案管理是對科技文件資料形成、積累、歸檔以及科技檔案的收集、整理、鑒定、組卷、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用的全過程管理，必須適應(yīng)公司生產(chǎn)、科研發(fā)展的需要。1.4科技檔案中劃定密級的技術(shù)文件資料，必須按保密法規(guī)及公司IP保護及信息安全管理體系的規(guī)定管理。2管理職責(zé)2.1總經(jīng)辦按國家《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成要求》的規(guī)定,集中統(tǒng)一管理本公司科技檔案工作。2.2技術(shù)中心負責(zé)工程竣工檔案單項驗收前的檔案工作。各部門負責(zé)本部門產(chǎn)品生產(chǎn)科研開發(fā)、基建工程、設(shè)備儀器等文件資料、技術(shù)檔案圖樣（包括底圖、藍圖、樣本）、載體（電子版）等文件資料的形成、積累和移交歸檔工作。2.3總經(jīng)辦負責(zé)對竣工驗收前的科技檔案的收集、整理、歸檔、分類、組卷、保管、鑒定、利用工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作考核，其他科技檔案由總經(jīng)辦負責(zé)相關(guān)工作。2.4總經(jīng)辦負責(zé)科技檔案的歸檔范圍和內(nèi)容的核定工作。2.5總經(jīng)辦負責(zé)科技檔案利用效益成果統(tǒng)計上報工作。2.6總經(jīng)辦負責(zé)科技檔案的編研和統(tǒng)計工作。3管理程序安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第5頁共14頁49檔案管理制度3.1歸檔3.1.1本公司在管理實踐活動中形成的符合科技檔案歸檔范圍和內(nèi)容的文件、資料、圖樣必須依據(jù)檔案法規(guī)及時歸檔。3.1.2各部門科技檔案文件、資料、圖樣形成責(zé)任者，必須按歸檔要求,及時將文件資料、圖樣原件及復(fù)印件移交歸檔。3.1.3總經(jīng)辦檔案管理人員必須依據(jù)公司檔案管理制度對文件資料圖樣形成責(zé)任者如何全面準(zhǔn)確及時地將其形成的、有保存價值的文件資料技術(shù)檔案完成歸檔進行監(jiān)督與指導(dǎo)。3.1.4各部門兼職檔案管理人員必須及時督促文件資料圖樣形成責(zé)任者將其形成的有保存價值的文件資料圖樣及時收集、整理、移交歸檔。3.1.5科技文件、資料、技術(shù)檔案圖樣的歸檔時間為；年度歸檔或按每一項管理活動結(jié)束、完成后歸檔，或按工作階段，或按課題歸檔。3.1.6技改工程、基建項目在完成工程檔案專項驗收后移交歸檔。3.1.7歸檔的文件資料必須及時辦理文件歸檔簽證手續(xù)。3.1.8堅持科技檔案“四同步”管理，確保科技檔案文件資料的歸檔率、準(zhǔn)確率、完整率。3.2整理3.2.1各部門收集的文件資料、技術(shù)檔案，按文件資料的形成規(guī)律或問題進行分類整理成冊保管，確保文件資料的完整、齊全和系統(tǒng)性。3.2.2總經(jīng)辦檔案管理遵循檔案分類原則，按企業(yè)檔案十大類分類規(guī)則，科學(xué)、系統(tǒng)合理分類。3.2.3總經(jīng)辦檔案管理人員按科技檔案組卷要求分類、組卷、編目、上架、保管及利用。3.2.4建立檔案檢索系統(tǒng),應(yīng)用計算機輔助管理，逐步形成全過程管理。3.3鑒定3.3.1遵循全面的、歷史的、發(fā)展的鑒定原則，科學(xué)地、現(xiàn)實地對文件資料進行鑒定。3.3.2對文件、資料、圖樣進行保存價值、保管期限、劃定密級的鑒定。3.3.3保存價值以文件資料的完整性、準(zhǔn)確性為基礎(chǔ)，從內(nèi)容、來源、時效、程度上全面進行鑒定。3.3.4保管期限分為；永久、長期、短期三種,按檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第6頁共14頁49檔案管理制度3.3.5依據(jù)公司IP保護及信息安全管理體系的規(guī)定,劃定密級進行鑒定。3.4保管3.4.1采取有效措施，實現(xiàn)科學(xué)管理，全面系統(tǒng)地維護企業(yè)檔案的安全完整。3.4.2定期檢查庫房管理及“七防”情況，檔案質(zhì)量、壽命與保管條件、安全、保密情況。3.4.3執(zhí)行庫房管理規(guī)定，落實庫房“七防”措施。3.5利用3.5.1檔案開發(fā)利用是檔案工作的中心任務(wù)和基本目的，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司發(fā)展服務(wù)。3.5.2檔案信息加工。編制各種檢索工具，方便查詢和利用。建立計算機信息管理系統(tǒng)，提高查詢檢索效率。3.5.3確保科檔服務(wù)利用查全率、查準(zhǔn)率。5.4執(zhí)行檔案借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行密級檔案閱檔審批手續(xù)。4銷毀1檔案及文件資料超過保管期限，必須對其進行鑒定，對確無保存價值的檔案，提出銷毀申請。4.2同意剔出銷毀的檔案，必須開列清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)與公司分管技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)審定,報上級有關(guān)部門備案。集中銷毀時必須有監(jiān)銷人兩名，防止泄密，清冊歸檔保存。5保密5.1科技檔案的劃密范圍由公司保密委確定。5.2科技檔案的保密按公司保密規(guī)定及信息安全體系要求執(zhí)行。5.3科技檔案的管理由公司總經(jīng)辦檢查、指導(dǎo)與考核。（三）、會計檔案管理1管理范圍1.1本公司會計檔案是指:本公司在各項管理工作中形成的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。1.2會計憑證。包括各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、憑證匯總表銀行存款（借款）對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。1.3.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、各種輔助賬簿、其它會計賬簿等。安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第7頁共14頁49檔案管理制度1.4財務(wù)報告。包括月度、季度、年度財務(wù)報告、會計報表附表、附注及財務(wù)情況說明書，上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告，其他財務(wù)報告。1.5其它會計資料。銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其它應(yīng)保存的會計核算，會計檔案移交清冊，保管清冊、銷毀清冊。1.6會計檔案的管理工作是對本公司在各項管理工作中形成的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料進行管理，包括：收集、整理、分類、裝訂、歸檔、保管、查閱、銷毀等內(nèi)容。2管理職責(zé)2.1財務(wù)部負責(zé)管理會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、移交工作。2.2財務(wù)部負責(zé)會計檔案移交前管理工作，包括會計檔案的收集、整理、分類、裝訂立卷、保管、查閱，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。2.3財務(wù)部應(yīng)設(shè)專門保管地點、保管裝置,應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2.4總經(jīng)辦負責(zé)會計檔案移交后的保管工作。3管理程序31公司每年形成的會計檔案，由公司財務(wù)部按會計檔案管理要求，負責(zé)收集、整理、立卷、裝訂成冊、形成會計檔案案卷，編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可由財務(wù)部保管一年，期滿之后,編制移交清冊，向總經(jīng)辦檔案室移交統(tǒng)一保管。移交總經(jīng)辦保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，因查閱利用需拆封后重新整理，必須由總經(jīng)辦會同財務(wù)部檔案人員共同拆封整理。3.2收集3.2.1本公司在財務(wù)管理活動中形成的符合會計檔案歸檔范圍的文件、資料、載體都必須按會計檔案法規(guī)歸檔。3.2.2總經(jīng)辦檔案管理人員必須依據(jù)檔案法規(guī)及時對會計檔案收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督與指導(dǎo)3.2.3財務(wù)部兼職檔案管理人員必須按會計檔案法規(guī)要求及時將公司在財務(wù)管理工作中形成的財務(wù)文件資料檔案收集、整理、立卷、移交歸檔。33整理分類3.3.1財務(wù)部檔案管理人員應(yīng)及時將收集的會計檔案進行整理、分類、裝訂成冊、立卷、安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第8頁共14頁49檔案管理制度歸檔。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成案卷，規(guī)范編號。3.3.2整理工作要根據(jù)不同類別檔案的特點、保管期限及時進行。3.3.3整理、分類工作要保證會計檔案不遺漏、不錯亂。3.3.4分類整理工作要按會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,進行歸納立卷，規(guī)范編號。34裝訂立卷3.4.1一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份、月份妥善保管、歸檔，按順序排列檢查日期、編號是否齊全。3.4.2按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)。3.4.3案卷必須按規(guī)范裝訂:摘除憑證內(nèi)的金屬物、整理檢查憑證順序號、檢查附件有否漏缺、記賬憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的簽章是否齊全。3.4.4裝訂后的會計案卷應(yīng)牢固、平整，不得有折角、掉頁現(xiàn)象，脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。3.4.5會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。35歸檔保管3.5.1當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，經(jīng)收集、整理、立卷后，由財務(wù)部保管一年,期滿后，編制會計檔案移交清冊,移交總經(jīng)辦檔案管理人員進行保管、查閱、銷毀管理。3.5.2機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。36查閱利用3.6.1財務(wù)部要建立會計檔案清冊和調(diào)閱檔案登記清冊。3.6.2凡需查、借閱會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。3.6.3凡需查、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊,更不得抽換。3.6.4查閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況借閱，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)，需要復(fù)印會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。37保管期限安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第9頁共14頁49檔案管理制度3.7.1會計檔案保管期限按國家財政部、檔案局關(guān)于《企業(yè)會計檔案保管期限表》執(zhí)行。38會計檔案銷毀3.8.1會計檔案保管期滿，需要銷毀時由會計檔案管理部門提出銷毀意見，經(jīng)鑒定審查后，編造《會計檔案銷毀清冊》。3.8.2會計檔案報請銷毀時，須填制并提經(jīng)主管財務(wù)工作的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批并由總經(jīng)理審批《會計檔案銷毀審批表。3.8.3保管期滿的會計檔案中有未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)問題，須將與之相關(guān)的材料單獨抽出另行立卷，由檔案管理部門負責(zé)管理。3.8.4銷毀檔案前，應(yīng)按《清冊》所列項目逐一核對，報經(jīng)上級主管部門鑒定、核準(zhǔn)、批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦和財務(wù)部共同派員監(jiān)督銷毀。3.8.5檔案銷毀后，由鑒銷人員在《清冊》上共同簽字，并形成監(jiān)督情況書面報告，一式兩份,一份報本公司主管財務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。（四）、基本建設(shè)項目檔案管理1管理范圍1.1基建工程項目檔案是指本公司整個建設(shè)項目從決策立項、施工建設(shè)到竣工投產(chǎn)的全過程中形成的、具有歸檔歷史價值、保存價值、利用價值的全部工程文件資料技術(shù)檔案,包括項目前期文件、施工文件、竣工文件、竣工驗收全部文件資料技術(shù)檔案。1.2基建工程項目檔案管理范圍按《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范要求管理。3基建工程項目檔案歸檔范圍按《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限》要求管理。2管理職責(zé)2.1總經(jīng)辦依據(jù)檔案法規(guī)對本公司基建工程項目檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。2.2技術(shù)中心負責(zé)管理公司各項基建工程項目文件資料技術(shù)檔案的形成、發(fā)放、收集歸檔、整理、組卷、保管和利用管理在完成各項基建工程檔案專項驗收后，按項目向總經(jīng)辦移交。2.3總經(jīng)辦負責(zé)基建工程檔案完成檔案專項驗收后的接收和歸檔,依據(jù)企業(yè)檔案分類規(guī)則，結(jié)合基建檔案形成特點和有機聯(lián)系，按產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、基建檔案的管理要求分類管理。安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第10頁共14頁49檔案管理制度2.4總經(jīng)辦檔案管理人員負責(zé)基建工程檔案專項驗收的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.4總經(jīng)辦負責(zé)基建工程檔案移交后的分類、鑒定、組卷、保管和利用工作。3管理程序3.1工程項目文件資料技術(shù)檔案由技術(shù)中心按《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》要求，負責(zé)各項基建工程檔案的管理，完成工程檔案專項驗收，向總經(jīng)辦移交,并辦理歸檔移交簽證手續(xù)。3.2總經(jīng)辦按國家《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成要求》的規(guī)定，負責(zé)接收管理完成檔案專項驗收后的工程項目檔案。3.3收集3.3.1技術(shù)中心負責(zé)管理工程前期文件、施工文件、技術(shù)檔案形成后的流轉(zhuǎn)與收集。3.3.2技術(shù)中心負責(zé)管理工程竣工文件、技術(shù)檔案的收集與歸檔。3.4整理3.4.1技術(shù)中心按檔案專項驗收要求，負責(zé)工程竣工文件技術(shù)檔案的整理、組卷和專項驗收。3.4.1總經(jīng)辦檔案管理人員對專項驗收的整理和組卷進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.5保管與利用3.5.1技術(shù)中心負責(zé)基建工程檔案移交歸檔前的保管與利用工作，設(shè)專門的保管裝置確?；üこ虣n案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。3.5.2總經(jīng)辦檔案管理人員負責(zé)移交歸檔后的基建工程檔案按產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、基建檔案的分類規(guī)則分類與組卷、保管和利用工作。4保密4.1基建工程檔案的劃密范圍由公司保密委確定。4.2基建工程檔案的保密按公司保密規(guī)定及信息安全體系要求執(zhí)行。4.3基建工程檔案的管理由總經(jīng)辦檢查、指導(dǎo)與考核。（五）、文件資料歸檔管理1歸檔管理1.1公司文件資料在完成執(zhí)行使用后，應(yīng)由各部門將在本部門形成執(zhí)行的、具有歷史價值、保存價值、利用價值的文件資料、技術(shù)檔案原件，經(jīng)過收集整理后移交總經(jīng)辦檔案管理部門歸檔統(tǒng)一保管。1.2歸檔工作是公司文件資料向檔案轉(zhuǎn)化關(guān)鍵階段，為保證歸檔工作的質(zhì)量及歸檔文件安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第11頁共14頁49檔案管理制度的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，公司各部門必須按文件資料歸檔制度要求,做好文件資料歸檔工作。1.3文件資料歸檔制度既是各部門進行歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，又是做好歸檔工作的依據(jù)。2職責(zé)2.1總經(jīng)辦負責(zé)公司黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品生產(chǎn)、基建項目、設(shè)備儀器、科技開發(fā)管理活動中形成的文件資料技術(shù)檔案歸檔工作，并對公司其他部門檔案歸檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)、考核。2.2財務(wù)部負責(zé)公司會計檔案的歸檔工作，在年度終了后對會計檔進行整理、歸檔，保管一年后向總經(jīng)辦移交。2.3技術(shù)中心負責(zé)工程建設(shè)項目檔案的歸檔工作，在完成工程項目檔案專項驗收后向總經(jīng)辦移交。2.4商務(wù)風(fēng)險管理部負責(zé)各項管理活動中形成的經(jīng)營管理、行政管理、科研開發(fā)、工程建設(shè)合同、協(xié)議文件資料的管理、整理，按年度、階段、活動結(jié)束向總經(jīng)辦移交歸檔。工程建設(shè)項目合同、協(xié)議按工程竣工后，檔案專項驗收前向技術(shù)中心移交歸檔。2.4各部門負責(zé)對本部門形成的文件資料、技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔工作，按年度、課題、階段向總經(jīng)辦移交，做好移交、歸檔簽證手續(xù)。3歸檔范圍3.1公司文件資料按照江蘇省《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限表》規(guī)定要求歸檔。3.2技改項目、基建工程形成的文件資料、技術(shù)檔案按國家《基本建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》規(guī)定要求歸檔。4歸檔時間4.1各部門在各項管理實踐活動中形成的各類文件必須按年度，或按工作階段,或按每項活動結(jié)束,或按課題結(jié)束整理齊全移交歸檔。4.2經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件，一般應(yīng)在辦理完畢后隨時移交歸檔或在第二年一季度前向總經(jīng)辦移交歸檔。4.3技改項目、基建工程形成的檔案文件資料必須在工程竣工驗收前按檔案專項驗收的要求,做好檔案專項驗收。在完成工程項目檔案專項驗收后，按工程項目向總經(jīng)辦移交歸檔。4.4會計檔案在會計年度終了后，經(jīng)收集、整理、立卷后，由財務(wù)部保管一年，期滿后，安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第12頁共14頁49檔案管理制度編制會計檔案移交清冊，向總經(jīng)辦檔案室移交。4.5科研開發(fā)文件資料、技術(shù)檔案在完成準(zhǔn)備階段、試驗開發(fā)階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果申報、推廣應(yīng)用階段后，按項目課題收集分類整理，向總經(jīng)辦移交歸檔。5歸檔程序5.1公司在各項管理工作中形成、執(zhí)行和收集的上級各項批復(fù)、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、項目評審、技術(shù)交流、標(biāo)準(zhǔn)等文件資料、技術(shù)檔案原件由各部門隨時向總經(jīng)辦移交歸檔。5.2各部門在各項管理工作中形成、執(zhí)行和收集的文件資料、技術(shù)檔案原件由各部門收集整理后，按年度、階段、課題、項目結(jié)束向總經(jīng)辦移交歸檔。5.3各種各類歸檔文件資料、技術(shù)檔案原件在完成歸檔手續(xù)后，需要繼續(xù)留用，可辦理借用手續(xù)或提供復(fù)印件。6歸檔控制6.1各部門人員在外出參加公務(wù)活動中形成的文件資料、技術(shù)檔案都必須將原件及時向總經(jīng)辦移交歸檔,辦理移交手續(xù)，由檔案管理人員簽字后,方可辦理報銷手續(xù)。6.2歸檔的文件資料必須符合公司質(zhì)量體系認證制訂質(zhì)量文件的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、時效性和安全性要求。并對已形成的質(zhì)量體系文件進行系統(tǒng)整理和歸檔。6.3凡屬于保密范圍或有密級的上級來文、調(diào)查研究及外部收集的文件資料，技術(shù)檔案必須隨時向總經(jīng)辦檔案管理人員移交歸檔。6.4公司重大關(guān)鍵設(shè)備、科研儀器開箱驗收必須有檔案人員參加，隨機文件資料由技術(shù)中心隨即收集移交歸檔。安裝調(diào)試工作如需繼續(xù)利用資料辦理借閱手續(xù)。6.5與紙質(zhì)文件資料技術(shù)檔案同時形成的電子文件，包括磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體同時歸檔（六）、檔案閱檔管理1檔案閱檔范圍為；本公司保管的文書檔案、科技檔案、會計檔案等文件資料。2凡因工作需要查閱檔案者，必須填寫“查閱檔案申請單”。3“查閱檔案申請單”設(shè)查閱時間、部門、姓名、查閱內(nèi)容、查閱原因、批準(zhǔn)。4查閱劃定密級的檔案，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。5查閱檔案一般不予外借，因工作需要在現(xiàn)場利用及其它特殊情況需要借出，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借出。6劃定密級的檔案一律不予借出，因工作需要在現(xiàn)場利用及其它特殊情況確需借出利安全管理制度匯編文件號：I/JSG03-084版本：E/0頁碼：第13頁共14頁49檔案管理制度用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理人員復(fù)印其中需