外貿(mào)公司采購(gòu)部管理制度與工作流程

外貿(mào)公司采買管理制度與工作流程一、目的：為規(guī)范采買流程，提升采買工作的效率，特?cái)M訂本制度。二、合用范圍：合用于本公司采買管理。三、內(nèi)容：1、總則為增強(qiáng)采買工作的管理，提升采買工作的效率，擬訂本制度。全部的采買人員及有關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依照展開(kāi)工作。2、采買基本流程采買需求---采買計(jì)劃---找尋供貨商----詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)----采買洽商----合同的簽署（確立付款條件、配送方式、售后服務(wù)）----交貨查收（倉(cāng)管）---質(zhì)檢（不合格退貨）---入庫(kù)---計(jì)劃對(duì)賬---財(cái)務(wù)結(jié)算采買流程圖以下列圖所示：采買需求產(chǎn)品采買部采買申請(qǐng)審批總經(jīng)理/財(cái)務(wù)找尋供給商總監(jiān)尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采買洽商總經(jīng)理審財(cái)務(wù)部確認(rèn)付批款條件及帳期合同的簽署成立供給商資料下單查收交貨查收查收合格不合格退貨計(jì)劃對(duì)賬入倉(cāng)財(cái)務(wù)結(jié)算1）采買計(jì)劃：采買員應(yīng)依據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和公司銷售計(jì)劃制定采買計(jì)劃。2）供給商的選擇和查核：供給商的選擇與查核，一般從經(jīng)營(yíng)狀況、供給能力、質(zhì)量能力等方面評(píng)定，并按期從質(zhì)量、運(yùn)貨、價(jià)錢、逾期率、能否配合等方面綜合打分。3）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。4）合同的簽署：買賣兩方經(jīng)過(guò)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其余過(guò)程，最后兩方簽署有關(guān)協(xié)議，合約即成功立。采買合同的簽署要依據(jù)采買商品的要求、供給商的狀況、公司自己的管理要求、采買目標(biāo)等要求的不一樣而各不同樣。需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確立付款條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)等狀況。5）交貨查收：采買員一定確立貨物件種、數(shù)目、質(zhì)量、交貨期的正確無(wú)誤。以采買員確實(shí)定和合同為驗(yàn)收數(shù)據(jù)。6）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫(kù)，不合格的，需安排挽救和退貨。7）財(cái)務(wù)結(jié)算：貨物入庫(kù)后，財(cái)務(wù)結(jié)算3、申請(qǐng)商品采買流程圖采買部審批（有合同）提出需求采買訂購(gòu)銷售部采買部審批（無(wú)合同）

總經(jīng)理審批

/財(cái)務(wù)1）銷售部提出采買需求，2）采買部擬訂采買計(jì)劃，由采買部負(fù)責(zé)人報(bào)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)審批；3）審批通事后，由采買主管下單。4、申請(qǐng)付款流程圖依據(jù)供給商限期采買采買人對(duì)賬采買部審批總經(jīng)理/財(cái)務(wù)部審批5、商品到貨查收流程財(cái)務(wù)部付款倉(cāng)管驗(yàn)貨倉(cāng)管打入庫(kù)單財(cái)務(wù)審查入庫(kù)單進(jìn)倉(cāng)6、退貨流程退單采買退貨申請(qǐng)單采買部審查庫(kù)房供給商報(bào)損四、采買管理制度：成立供給商資料管理（表）冊(cè)，售后服務(wù)管理表。成立、建全比價(jià)制度，保證采買產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。每個(gè)月底將本月付款、欠款、欠票狀況進(jìn)行匯總、總結(jié)，并提出下月用款計(jì)劃。簽署采買合同后，應(yīng)全面認(rèn)識(shí)發(fā)貨狀況，如不可以實(shí)時(shí)供貨，應(yīng)將原由提早兩日通知請(qǐng)購(gòu)部門或請(qǐng)購(gòu)人。全部貨物一律開(kāi)箱查收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題實(shí)時(shí)和供給商聯(lián)系，盡早解決。查收合格后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)。五、采買部職責(zé)采買部工作職責(zé)擬訂并完美采買制度和采買流程：1）依據(jù)公司的長(zhǎng)久計(jì)劃，制定采買部門的工作目標(biāo)和目標(biāo)；2）負(fù)責(zé)擬訂采買目標(biāo)、策略、制度及采買工作流程與方法，保證貫徹執(zhí)行；擬訂并實(shí)行采買計(jì)劃：1）依據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，制定有效的采買目標(biāo)和采買計(jì)劃；2）審查采買需求，兼顧策劃和確立采買內(nèi)容，制定采買計(jì)劃；3）組織實(shí)行市場(chǎng)調(diào)研、展望和追蹤公司采買需求，熟習(xí)各樣產(chǎn)品的供給渠道和市場(chǎng)變化狀況，據(jù)此編制采買估算和采買計(jì)劃；4）依據(jù)采買管理程序，負(fù)責(zé)采買項(xiàng)目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落真相況；6）督導(dǎo)檢查庫(kù)房的查收、入庫(kù)、出庫(kù)及管理工作，保證采銷質(zhì)量；采買成本估算和控制：1）編制月度和周采買估算，實(shí)行采買的預(yù)防控制和過(guò)程控制，有效降低成本；2）采買價(jià)錢審查、估算、報(bào)價(jià)，達(dá)到有效的成本控制；4）對(duì)采買合同執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行管理、監(jiān)察檢查，實(shí)時(shí)支付有關(guān)款項(xiàng)；選擇并管理供給商：1）依據(jù)公司的銷售需求，選訂價(jià)錢合理、產(chǎn)質(zhì)量量靠譜、信用好、服務(wù)優(yōu)良的供給廠商，成立長(zhǎng)久戰(zhàn)略聯(lián)盟；2）成立對(duì)供給商的資信、履約、售后服務(wù)能力及市場(chǎng)價(jià)錢狀況和走勢(shì)的綜合評(píng)估系統(tǒng)；3）不停開(kāi)發(fā)新的供給渠道和供給商，增強(qiáng)對(duì)新老客戶的走訪和檢查；4）擬訂供給商管理方法，增強(qiáng)對(duì)供給商的管理、查核，保證供給商供給產(chǎn)品的優(yōu)秀性；采買部主管職責(zé)1、直配供給商引進(jìn)及保護(hù)2、采買部平時(shí)管理，主要包含：1）部門工作安排（日、周、月）2）供給商談判，3）有關(guān)流程擬訂和調(diào)整4）突發(fā)事件的辦理3、訂單的審查，參照安全庫(kù)存4、對(duì)付款的管控5、庫(kù)存金額的管控以及耗費(fèi)6、審查并調(diào)整周月采買需乞降計(jì)劃6、與其余部門的協(xié)調(diào)7、庫(kù)配需求的統(tǒng)計(jì)和采買計(jì)劃的擬訂8、平時(shí)訂單的擬訂和跟進(jìn)9、退貨辦理10、庫(kù)配供給商的談判、引進(jìn)和保護(hù)11、庫(kù)配商品促銷計(jì)劃的擬訂和落實(shí)12、批發(fā)毛利率與毛利額周、月報(bào)表7、貨物殘損率周、月報(bào)表；8、不動(dòng)銷商品率月報(bào)表（30天不動(dòng)銷品）9、庫(kù)存商品缺貨率匯總?cè)辗磻?yīng)報(bào)表（公司標(biāo)準(zhǔn)比率不行超20%）；采買主管職責(zé)（分管系統(tǒng)和直配）1、系統(tǒng)信息更新2、庫(kù)房庫(kù)存的掌控3、資料的整理（供給商合同，報(bào)價(jià)單、資