質(zhì)量信息溝通管理制度

質(zhì)量信息溝通管理制度1范圍本制度適用于公司內(nèi)部和外部相關(guān)質(zhì)量信息溝通的管理2.定義溝通是指不同個(gè)體間信息的有效傳遞與接受，以達(dá)到相互理解、統(tǒng)一行為的過程溝通的類型溝通分為內(nèi)部信息溝通(包括企業(yè)內(nèi)部的上下級(jí)間、部門間的相關(guān)質(zhì)量信息的溝通)和外部信息溝通(包括與顧客、供應(yīng)商、上級(jí)主管部門、政府機(jī)關(guān)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等相關(guān)方質(zhì)量信息的溝通)。溝通內(nèi)容及方式企業(yè)內(nèi)部的上下級(jí)間的相關(guān)質(zhì)量信息的溝通由各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)，采用會(huì)議、電話、通知、0A款件、口頭、可視看板、合理化建議、簡(jiǎn)報(bào)等方式。主要內(nèi)容為：公司的質(zhì)量方針、目標(biāo)、質(zhì)量管理運(yùn)行情況等的溝通，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，定期召開公司質(zhì)量工作會(huì)、不定期召開質(zhì)量工作專題會(huì)，安排布暑質(zhì)量工作，形成會(huì)議記錄，必要時(shí)形成相應(yīng)會(huì)議紀(jì)要。各部門經(jīng)理層負(fù)責(zé)向員工傳達(dá)會(huì)議精神及工作要點(diǎn)質(zhì)量方針、目標(biāo)等，采用可視看板、0A軟件、簡(jiǎn)報(bào)等形式，傳達(dá)宣貫。公司質(zhì)量目標(biāo)完成情況，公司通過下通知、0A件傳遞、可視看板等通報(bào)相關(guān)質(zhì)量情況。（4）員工合理化建議，通過書面形式提交部門有關(guān)人員。（5）其他法法規(guī)方面的要求，由主管領(lǐng)導(dǎo)及部門及時(shí)地傳達(dá)到相關(guān)部門4.2部門間質(zhì)量信息的溝通:由各部門負(fù)責(zé)，采用會(huì)議、電話、通知、報(bào)表、0A件、筒報(bào)等方式。主要內(nèi)容為（1）根據(jù)工作中發(fā)生的質(zhì)量信息，不定期召開質(zhì)量分析會(huì)、專題討論會(huì)，及時(shí)處理相關(guān)質(zhì)量問題，并形成相應(yīng)記錄;按照《質(zhì)量信息管理制度》要求，反、處理內(nèi)部質(zhì)量信息，并形成質(zhì)量信息處理記錄（2）質(zhì)量目標(biāo)完成情況，各部門按照相關(guān)考核辦法要求，對(duì)部門相關(guān)質(zhì)量指標(biāo)定期統(tǒng)計(jì)填寫報(bào)表，并提交質(zhì)量部。質(zhì)量部進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)分析，并對(duì)各部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)情況進(jìn)行考評(píng)。（3）質(zhì)量管理文件、技術(shù)文件的發(fā)放及更改執(zhí)行《文件控制程序》（4）其他內(nèi)部信息，提供者可以用適當(dāng)?shù)姆绞絺鬟f給公司其它相關(guān)部門。4.3與顧客溝通由銷售公司負(fù)責(zé)，采用電話、面談、傳真會(huì)議、調(diào)查表等方式。主要內(nèi)容為（:1）產(chǎn)品要求信息問詢、合同或訂單處理包括對(duì)其的修改等，執(zhí)行《與顧客有關(guān)過程控制程序》，并形成銷售合同/協(xié)議/訂單等相關(guān)記錄（2）顧客反饋包括顧客抱怨等，執(zhí)行《交付和服務(wù)控制程序》《質(zhì)量信息管理制度》對(duì)顧客反饋的質(zhì)量問題及時(shí)處理，并按要求反饋處理。（3）顧客滿意程度等，按照《顧客滿意程度控制程度》要求進(jìn)行顧客滿意度調(diào)查，及調(diào)查后采取糾正或糾正措施，并形成相關(guān)記錄。4.4與供應(yīng)商的溝通由采購部負(fù)責(zé)，采用電話、面談、傳真、供應(yīng)商會(huì)議等方式溝通主要內(nèi)容（1）產(chǎn)品采購執(zhí)行《采購控制程序》，形成相關(guān)采購信息，如合同、訂單、協(xié)議、采購計(jì)劃等（2）采購產(chǎn)品質(zhì)量信息，按《供方控制程序》、《采購控制程序》要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理，及時(shí)反饋零件質(zhì)量問題，并組織實(shí)施整形成質(zhì)量信息聯(lián)系單等4.5與上級(jí)主管部門、政府機(jī)關(guān)及認(rèn)證機(jī)構(gòu)的溝通（1）由行政部負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、政府機(jī)關(guān)的溝通，采用電話、傳真、文件等方式。主要內(nèi)容:接收有關(guān)上級(jí)主管門府機(jī)關(guān)發(fā)布的相關(guān)質(zhì)量文件、通知等并根據(jù)要求安排布置工作（2）由相關(guān)對(duì)口部門負(fù)責(zé)與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的溝通，采用采用電話傳真、文件、互聯(lián)網(wǎng)等方式。主要內(nèi)容：“3C”，認(rèn)證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證的通知、要求等的溝通并根據(jù)要求安排布置工作。溝通工作要求5.1溝通前準(zhǔn)備：責(zé)任部門在溝通前一定要明確溝通的內(nèi)容，并預(yù)想溝通應(yīng)該達(dá)到的效果責(zé)任部門在溝通過程中要作好記錄，明確協(xié)調(diào)與溝通的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主要事項(xiàng)、達(dá)成的意向等。對(duì)溝通內(nèi)容及達(dá)成的意向，參與人員按要求視情況及時(shí)、全面、準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)人員。5.4會(huì)議溝適會(huì)議包括定期的會(huì)議和臨時(shí)的會(huì)議，各部門首先對(duì)本部門需要定期組織或參加的重要會(huì)議進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別出重要會(huì)議后建立會(huì)議清單，會(huì)議清單應(yīng)該包括以下內(nèi)容:（1）會(huì)議內(nèi)容一一應(yīng)對(duì)顧客所關(guān)注的問題，評(píng)審其相關(guān)的質(zhì)量目標(biāo)/指標(biāo)（2）會(huì)議目的會(huì)議召開的目的或指標(biāo)應(yīng)該明確并得以實(shí)現(xiàn)。（3）參加人員一一必須明確參加會(huì)議人員的職責(zé)和權(quán)限，以達(dá)成會(huì)議目的（4）會(huì)議頻次一會(huì)議召開的時(shí)間要求定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議都作好相應(yīng)的會(huì)議記錄和簽到表。與質(zhì)量有關(guān)的會(huì)議種類很多，如:質(zhì)量攻關(guān)會(huì)、班前會(huì)、各部門的系統(tǒng)評(píng)審會(huì)、快速服務(wù)反應(yīng)會(huì)、供應(yīng)商質(zhì)量會(huì)（主要針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商）質(zhì)量管理體系評(píng)審會(huì)等會(huì)議完成后需形成相應(yīng)的會(huì)議紀(jì)要或工作安排需明確相應(yīng)的工作事宜、責(zé)任單位或責(zé)任人和完成時(shí)間，并對(duì)會(huì)議要求事宜進(jìn)行落實(shí)各職能部門應(yīng)建立管理體系收發(fā)文臺(tái)帳，對(duì)接收傳遞的文件和記錄予以保存具體按《文件控制程序》、《記錄控制程序》執(zhí)行。各職能部門負(fù)責(zé)建立相關(guān)系統(tǒng)的信息庫，不斷收集各方面反饋的信息，負(fù)責(zé)信息的分類、分析及其評(píng)價(jià)，確保已獲取信息的完整性和可用性。便于在公司范圍內(nèi)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地得到應(yīng)有的協(xié)商與溝相關(guān)程序、相關(guān)文件及質(zhì)量記錄6.1相關(guān)程序《文件控制程序》《記錄控制程序》《供方控制程序》《采購控制程序》《顧客滿意程度控制程度》《交付和服務(wù)控制程序》6.2.相關(guān)文件《質(zhì)量信息管理制度》6，3質(zhì)量記錄視頻溝通7修訂歷史1.目的為了實(shí)現(xiàn)公司質(zhì)量目標(biāo)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞和反饋有關(guān)質(zhì)量信息，使內(nèi)外部質(zhì)量信息有效交流和溝通，特制定本規(guī)程。2.范圍適用于來自顧客及上級(jí)監(jiān)督管理部門及公司各部門、各層次間相關(guān)質(zhì)量信息的交流和溝通。3.職責(zé)質(zhì)量部：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品、外部技術(shù)信息的歸檔管理及檢驗(yàn)過程質(zhì)量信息收集、交流、溝通，并負(fù)責(zé)質(zhì)量信息歸檔、保管工作相關(guān)部門：負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的質(zhì)量信息記錄并反饋。4.內(nèi)容4.1質(zhì)量信息管理：質(zhì)量信息的交流與溝通是公司質(zhì)量體系的重要組成部分。主要是確保來自法規(guī)要求及生產(chǎn)過程中各種質(zhì)量問題能夠得到及時(shí)收集、傳遞、分析和處理。質(zhì)量信息的來源：4.2.1質(zhì)量部QA提供的質(zhì)量信息4．2.1.1負(fù)責(zé)提供食品藥品監(jiān)督管理局頒布的法律法規(guī)、以及其他形式與公司生產(chǎn)、質(zhì)量、經(jīng)營有關(guān)質(zhì)量信息4．2．1．2負(fù)責(zé)提供質(zhì)量目標(biāo)完成情況的統(tǒng)計(jì)信息4.2.1．3負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商同類產(chǎn)品不合格品的質(zhì)量頻次、趨勢(shì)分析及計(jì)量器具校4214負(fù)責(zé)提供生產(chǎn)過程中存在的各種質(zhì)量不良因素及質(zhì)量問題生產(chǎn)部提供的質(zhì)量信息4221生產(chǎn)過程中遇到的疑難問題處理結(jié)果,各工序出現(xiàn)的質(zhì)量問題記錄及趨勢(shì)422工、報(bào)的質(zhì)量問題記錄及趨勢(shì)物資管理科提供的質(zhì)量信息4231供應(yīng)商的基本信息（資質(zhì)、設(shè)備、工藝情況）。銷售部提供的質(zhì)量信息4241客戶反饋信息以及統(tǒng)計(jì)質(zhì)量信息的分類431A類包括整批質(zhì)量事故;造成停產(chǎn)的重大質(zhì)量問題;客戶投訴432B類包括生產(chǎn)中發(fā)生的不合格項(xiàng)目:長(zhǎng)期遺留未解決的問題433C類包括偶發(fā)性的產(chǎn)品或過程不合格信息質(zhì)量信息的反饋441各部門的質(zhì)量信息要以反饋單《質(zhì)量信息反饋單RD2G006》的形式傳遞442A類信息反饋不得超過4小時(shí):B類不得超過8小時(shí)質(zhì)量信息的溝通流程圖質(zhì)量信息的整理質(zhì)量部OA負(fù)責(zé)質(zhì)量信息的整理,并將整理的結(jié)果給相關(guān)部門發(fā)放,為公質(zhì)月會(huì)及對(duì)產(chǎn)品的決策提供所需信息質(zhì)量信息的歸檔保存質(zhì)量信息的保存期限至少5年或