工程文件與資料管理

1/1工程文件與資料管理十九、工程文件與資料管理

第一條一般規(guī)定

（1）有關(guān)工程的公文(包括電報(bào)，下同)，是項(xiàng)目辦在工程管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法進(jìn)行工程管理活動(dòng)的重要工具。

（2）工程文件、資料管理指文件、資料的簽發(fā)、發(fā)放和簽收、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

（3）文件處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

（4）文件處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，以確保其安全。

（5）各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料管理工作。

第二條工程文件、資料的種類

（1）文件的種類

①．公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等各類文件的適用范圍，按項(xiàng)目辦有關(guān)公文管理辦法執(zhí)行。

②．《工程信息》適用于定期或不定期對(duì)工程的進(jìn)展、質(zhì)量、投資控制及合同管理情況，以及工程建設(shè)的重大活動(dòng)等進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的報(bào)道。

（2）資料的種類

①．工程設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、合同文件

②．工程計(jì)量與支付資料

③．工程變更設(shè)計(jì)文件與資料

④．工程索賠與賠償文件及資料

⑤．征地拆遷文件及資料

第三條文件格式與行文規(guī)則

（1）文件格式

①．文件一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期及印發(fā)份數(shù)等部分組成。

②．文件中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-1999）有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

③．文件用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm)，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。

（2）行文規(guī)則

①．行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

②．行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

③．部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向外行文。如擅自行文，公司有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

④．“請(qǐng)示”一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

⑤．“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第四條收、發(fā)文辦理

（1）發(fā)文辦理

①．發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋印章、登記、分發(fā)等程序。

②．行文符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，要求情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。

③．行文時(shí)單位名稱、人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

④．公文報(bào)送單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

⑤．公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

（2）收文辦理

①．收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

②．承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明．對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門并說(shuō)明理由。

③．公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第五條文件、資料的歸檔管理

（1）文件歸檔

①．文件辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其它有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文，部門經(jīng)批準(zhǔn)可保留復(fù)印件，個(gè)人經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可保留復(fù)印件。

②．需歸檔的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等進(jìn)行整理、分類，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和查閱。

③．需歸檔的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

④．?dāng)M制、修改和簽批公文材料必須符合存檔要求。

（2）文件管理

①．文件由文秘部門及工程處專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、歸檔。

②．工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交。

（3）資料的歸檔管理

①．收到施工、監(jiān)理單位上報(bào)的工程計(jì)量與支付資料，工程變更設(shè)計(jì)文件、資料，工程索賠與賠償?shù)奈募c資料等時(shí)，及時(shí)進(jìn)行登記，并填寫文件處理單，報(bào)部門負(fù)責(zé)人簽閱并落實(shí)辦理程序和經(jīng)辦人。

②．經(jīng)批復(fù)、處理完畢的文件資料，退還給施工、監(jiān)理單位的，

應(yīng)進(jìn)行登記并讓其簽收。

③．工程資料應(yīng)按合同段或單位進(jìn)行分類暫存。每個(gè)合同段可分以下四類：

a.工程計(jì)量與支付類；

b.工程變更設(shè)計(jì)類；

c.工程索賠與賠償類；

d.征地拆遷類；

e.其它來(lái)往函件類。

第六條資料的網(wǎng)絡(luò)化信息管理

為提高工程文件傳遞的及時(shí)性，提高工作效率，項(xiàng)目辦要求某路參建單位加強(qiáng)信息化管理，同時(shí)要求監(jiān)理單位、施工單位作出相應(yīng)的努力，配備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)上網(wǎng)辦公，以便有關(guān)文件、資料的及時(shí)傳遞和審查。

第七條監(jiān)理文件的過(guò)程管理

（1）監(jiān)理文件的送達(dá)時(shí)間以施工單位授權(quán)部門與機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或指定簽收人的簽收時(shí)間為準(zhǔn)。

（2）施工單位對(duì)收到的監(jiān)理文件有異議，可于接到該監(jiān)理文件的規(guī)定期限內(nèi)，向監(jiān)理部提出要求確認(rèn)或要求變更的申請(qǐng)。監(jiān)理部應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)對(duì)施工單位提出的確認(rèn)或變更要求做出書面回復(fù)，逾期未予回復(fù)可視為監(jiān)理部確認(rèn)。

（3）施工單位如對(duì)監(jiān)理文件或監(jiān)理部的確認(rèn)意見(jiàn)有異議，可于該文件或確認(rèn)意見(jiàn)送達(dá)后的規(guī)定期限內(nèi)向項(xiàng)目辦申請(qǐng)復(fù)議，并承擔(dān)由此而產(chǎn)生的一切費(fèi)用與損失。

（4）若施工單位對(duì)監(jiān)理文件（包括監(jiān)理部的確認(rèn)意見(jiàn)）或項(xiàng)目辦的指示（包括其復(fù)議意見(jiàn)）有異議，應(yīng)首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下，通過(guò)友好協(xié)商尋求合理解決。

（5）若經(jīng)協(xié)商仍未取得一致意見(jiàn)，項(xiàng)目辦與施工單位任何一方可以書面形式提起合同爭(zhēng)議，并將提請(qǐng)爭(zhēng)議決定抄送對(duì)方和監(jiān)理部，按合同規(guī)定方式解決合同爭(zhēng)議。

（6）除非監(jiān)理部或項(xiàng)目辦復(fù)議指示或通過(guò)合同爭(zhēng)議程序?qū)ΡO(jiān)理文件做出撤消、變更或修改，否則在確認(rèn)、復(fù)議、爭(zhēng)議期間，原已送達(dá)的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。

第八條工程文件的傳遞與受理

（1）監(jiān)理部應(yīng)根據(jù)工程施工合同文件和項(xiàng)目辦規(guī)定，建立工程文件傳遞流程。

（2）除非項(xiàng)目辦另有指示或工程施工合同文件另有規(guī)定，否則施工單位向項(xiàng)目辦報(bào)送的施工文件都必須主送監(jiān)理部，經(jīng)監(jiān)理部審核后再由監(jiān)理單位報(bào)送項(xiàng)目辦。

（3）除非項(xiàng)目辦另有指示或工程施工合同文件另有規(guī)定，否則項(xiàng)目辦關(guān)于工程項(xiàng)目施工的主要意見(jiàn)和決策，都將直接發(fā)至監(jiān)理部和施工單位。對(duì)于部分緊急文件，項(xiàng)目辦將先以傳真形式發(fā)到監(jiān)理部，

監(jiān)理部也應(yīng)及時(shí)以傳真形式下發(fā)給各有關(guān)部門，待書面?zhèn)鬟f文件時(shí)，簽收時(shí)間均以傳真時(shí)間為準(zhǔn)。

（4）屬緊急工程文件，必須在其左上角一個(gè)明顯位置加蓋“急件”章，受理方應(yīng)在一個(gè)合理的短時(shí)間內(nèi)做出處理。在非常情況下，還可以先通過(guò)電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點(diǎn)，并在隨后的12小時(shí)內(nèi)補(bǔ)傳書面正式文件。

（5）為