文秘-時(shí)間管理與日程安排

其次節(jié)時(shí)間管理與日程支配本節(jié)要點(diǎn)三、本節(jié)小結(jié)二、日程支配一、時(shí)間管理四、技能訓(xùn)練時(shí)間管理的好壞干脆確定著秘書(shū)的工作效率和工作前景，秘書(shū)應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的時(shí)間管理理論，從而為自己的個(gè)人發(fā)展奠定好良好的基礎(chǔ)。周一上班，秘書(shū)小周須要完成以下工作。她快速地起先逐一工作，搞的手忙腳亂，接近下班時(shí)間，仍有部分工作沒(méi)有完成。1、給某客戶打電話，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會(huì)的事宜；2、為下午部門(mén)經(jīng)理睬議所要探討的報(bào)告復(fù)印每人一份（8人，每份10頁(yè)）及會(huì)議日程表；3、向人力資源部門(mén)寫(xiě)報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日；4、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方；5、拆封、分類(lèi)和傳遞今日收到的郵件；6、布置下午要運(yùn)用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡；7、為上司預(yù)訂周末去天津的火車(chē)票（北京動(dòng)身）；8、將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中個(gè)部門(mén)同事傳閱；9、在做這些事情的同時(shí)，她還接待了3位訪客、接應(yīng)電話等事宜。案例分析一、時(shí)間管理

（一）時(shí)間管理的陷阱（二）跨越時(shí)間陷阱（三）ABC時(shí)間管理法

（一）時(shí)間管理的陷阱

1、豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2、不好意思拒絕別人3、“反正時(shí)間還早”——拖延4、文件滿桌病5、喋喋不休的“電話粥”6、源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里

沒(méi)時(shí)間做支配工作是程序化，規(guī)律化，根本沒(méi)必要做支配支配常常被打斷不寵愛(ài)被支配束縛“船到橋頭自然直”建立明確的目標(biāo)并排列好先后依次，制定出十年以上的長(zhǎng)期目標(biāo)、五年時(shí)十年的中期目標(biāo)和一至五年需實(shí)現(xiàn)的短期目標(biāo)。特殊是每天抽出確定時(shí)間列出一天支配。2.不好意思拒絕別人

——接受請(qǐng)托比拒絕更簡(jiǎn)潔——拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù)——我想做一個(gè)廣受愛(ài)戴的人——我不懂得如何拒絕3．“反正時(shí)間還早”——拖延

帕金森定律工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿全部可用的時(shí)間。時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作支配過(guò)多的時(shí)間，假如你給自己支配了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以運(yùn)用掉全部支配的時(shí)間。4．文件滿桌病

平安感遲疑的特性半途而廢的工作習(xí)慣個(gè)人的喜好5．喋喋不休的“電話粥”不分優(yōu)先依次打電話沒(méi)有充分準(zhǔn)備就打重要電話電話的談話離題與寵愛(ài)的人打電話，簡(jiǎn)潔失去對(duì)時(shí)間的限制6．源源不斷的信息

紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)聲音的形式：面談、電視、廣播、電話（二）跨越時(shí)間陷阱（返回）要事第一（ABC法則，大石頭理論）以最終的結(jié)果來(lái)起先行動(dòng)（以終為始）學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”辦公桌上的清理運(yùn)動(dòng)恰當(dāng)、有效地運(yùn)用電話篩選信息把辦公室變成一個(gè)省時(shí)工作站。對(duì)于自己的辦公場(chǎng)所，要細(xì)心支配，找尋最佳布局和途徑。（三）ABC時(shí)間管理分類(lèi)法

（重點(diǎn)分類(lèi)法）1、分類(lèi)法的基本原理事務(wù)80%的價(jià)值集中在20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)、次要的多數(shù)”把80%的時(shí)間用于20%的工作中（柏拉圖法則）2、列表分析ABC時(shí)間管理分類(lèi)見(jiàn)表2-13、確定ABC工作的先后依次4、推斷工作的有效性、重要性、關(guān)鍵性、創(chuàng)建性和迫切性分類(lèi)比例特征管理要點(diǎn)A重要又緊迫（1）最重要，具有本質(zhì)上的重要性（2）最迫切具有時(shí)間上的迫切性（3）有后果B重要不緊迫（1）重要（2）一般迫切（3）無(wú)大的后果C不重要也不緊迫（1）無(wú)關(guān)緊要（2）不迫切（3）影響小或無(wú)后果不管理可以忘掉5、實(shí)行ABC時(shí)間管理方法的步驟A獨(dú)處。把應(yīng)做的工作列出清單B歸類(lèi)把清單上的工作分為特殊工作和日常工作C分析三類(lèi)D填寫(xiě)分類(lèi)表E實(shí)施全力以赴投入A類(lèi)，直到完成或預(yù)料完成再轉(zhuǎn)入B類(lèi)。C類(lèi)可以忘掉，假如有人追問(wèn)，把其納入B類(lèi)。F每天堅(jiān)持如上步驟二、日程支配（一）日程支配的內(nèi)容（二）日程支配的基本要求（三）日程支配的形式（四）日程支配的留意事項(xiàng)（五）日志系統(tǒng)

１、各種接待、約會(huì)。２、商務(wù)旅行活動(dòng)。３、參與各類(lèi)會(huì)議。４、到車(chē)間進(jìn)行實(shí)地檢查或指導(dǎo)。５、組織的各類(lèi)重大活動(dòng)的支配。６、領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)的支配。（一）日程支配的內(nèi)容（二）日程支配的基本要求

1、統(tǒng)籌兼顧2、支配規(guī)范3、效率原則4、突出重點(diǎn)(ABCD法則)5、留有余地6、適當(dāng)保密7、事先同意

（三）日程支配的形式

1、年預(yù)定表、2、月預(yù)定表、3、周預(yù)定表、4、日預(yù)定表（日程表）

年預(yù)定表（未完）一月5日(星期一)開(kāi)工典禮8日(星期四)董事長(zhǎng)視察二月2日(星期二)常務(wù)董事會(huì)9日(星期一)公司紀(jì)念日25日(星期三)成本會(huì)議三月2日(星期一)常務(wù)董事會(huì)3日(星期二)分行經(jīng)理會(huì)議25日(星期三)成本會(huì)議月預(yù)定表（未完）

1一9：00～9：30林處長(zhǎng)來(lái)訪12：00～16：00周會(huì)6六

2二9；00～12：00董事會(huì)7日3三15：00～16：00上海起飛→南京8一9：00～17：00分公司會(huì)議4四南京9二9：00～12：00銷(xiāo)售會(huì)議5五10三15：00貝爾公司古經(jīng)理約見(jiàn)

周預(yù)定表（未完）

22日(一)～28日(日)日期星期上午下午備注22一9：30光大銀行吳處長(zhǎng)來(lái)本公司參加金茂畫(huà)廊酒會(huì)*(要與吳處長(zhǎng)聯(lián)系)(1／20光大銀行來(lái)信)23二8：30～i0：30人事科高科長(zhǎng)面談，第一會(huì)議室華靈集團(tuán)李部長(zhǎng)洽談*1(要準(zhǔn)備好人事組織表)*2新產(chǎn)品介紹約45分鐘24三

8：00早餐：與劉行長(zhǎng)10：00惠普公司林經(jīng)理訪問(wèn)參觀*13：30從公司出發(fā)；林處長(zhǎng)同行（四）日程支配的留意事項(xiàng)

以記敘、說(shuō)明為主要表達(dá)方式。編寫(xiě)要留有余地。全部日程支配都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦?；顒?dòng)與活動(dòng)之間要有確定的間隙時(shí)間。要細(xì)致核查日程表，以提高工作效率。是否已處理完工作，一般都應(yīng)注明結(jié)果。（五）日志系統(tǒng)

1、日志概述日志是依據(jù)周支配表寫(xiě)出的一天時(shí)間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)支配。一般分為兩種類(lèi)型：縱——以時(shí)間為線索;橫——以事務(wù)為線索。

2、日志的方法

（1）手工填寫(xiě)的工作日志（一本為上司用，另一本為自己用）

工作日志通常兩本：上司運(yùn)用；自己運(yùn)用運(yùn)用工作方法：1、提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充2、在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù)3、輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明，還可運(yùn)用不同色調(diào)4、信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)）5、當(dāng)日出現(xiàn)狀況變更，立刻更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變更6、上司日志變更的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后工作7、自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí)8、幫助和提示上司執(zhí)行日志支配留意事項(xiàng)秘書(shū)日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁若有突發(fā)事務(wù)，立刻更改，不得緩誤，并上傳下達(dá)預(yù)有足夠的時(shí)間來(lái)支配會(huì)議3、上司工作日志的內(nèi)容（1）上司在單位內(nèi)部參與的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清晰時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容）（2）內(nèi)部接待的來(lái)訪者（要記錄清晰姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間）（3）單位外部參與會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清晰時(shí)間、地點(diǎn)、微小環(huán)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式）（4）個(gè)人的支配（看?。?）私人的信息（親屬生日）時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容地點(diǎn)參與人員備注8：30部門(mén)經(jīng)理例會(huì)公司會(huì)議室各部門(mén)經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗）9：0010：00總經(jīng)理面試營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)總經(jīng)理辦公室面試人員（五位：ABCDE）11：0012：00總經(jīng)理聽(tīng)取培訓(xùn)經(jīng)理匯報(bào)并共進(jìn)午餐公司餐廳培訓(xùn)經(jīng)理許峰13：0014：00總經(jīng)理與法律顧問(wèn)會(huì)面總經(jīng)理辦公室法律顧問(wèn)鄭直）15：0016：00JB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人（F、G、H、J、K）留意事項(xiàng)全部日程支配，均由上司的意向確定，高級(jí)秘書(shū)的任務(wù)是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。每周每日的工作活動(dòng)都不能排得太滿，要留出適當(dāng)?shù)目障?，以便支配臨時(shí)性工作，同時(shí)要考慮上司的習(xí)慣，留出其處理日常公務(wù)的時(shí)間。兩項(xiàng)活動(dòng)之間要留出適當(dāng)?shù)拈g隔，尤其對(duì)外出的活動(dòng)，確定要給上司留出足夠的路途上所需的時(shí)間。4、秘書(shū)日志內(nèi)容包含上司日志內(nèi)容上司各項(xiàng)工作活動(dòng)的準(zhǔn)備事宜上司交辦的工作自己職責(zé)中應(yīng)作的工作（撰寫(xiě)總結(jié)、值班）工作日志—總經(jīng)理秘書(shū)日志（表2-3）9月28日（星期五），2001

時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容備注09：00辦公室工作人員會(huì)議日程09：30會(huì)議室會(huì)議開(kāi)始進(jìn)行帶A文件10：30辦公室會(huì)議結(jié)束，整理信函10：45辦公室信函分類(lèi)處理，文件經(jīng)理簽字11：00辦公室打字機(jī)維修工維修打字機(jī)11：30辦公室約會(huì)提醒：王總會(huì)見(jiàn)貝爾先生12：00銀行匯款：人民幣、美元14：30辦公室工作人員會(huì)議記錄15：00區(qū)郵政局郵寄公司信函17：00大森林酒店18：00開(kāi)始的招待會(huì)，提醒總經(jīng)理5、日志的變更原定結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí)追加緊急的或新添的項(xiàng)目項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更項(xiàng)目的終止或取消注：應(yīng)盡量想方法將日程支配的變更限制在最小的范圍針對(duì)變更，秘書(shū)應(yīng)留意1、支配活動(dòng)之間要留10-15分鐘左右的時(shí)間間隙2、項(xiàng)目調(diào)整，應(yīng)遵循先急重后輕緩的原則3、變更后，做好通知、說(shuō)明原由，防止誤會(huì)4、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改留意事項(xiàng)1、確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱2、保持兩本工作日志的一樣和精確3、應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短，每天最早和最晚可支配約會(huì)的時(shí)間，以便支配的約會(huì)符合要求4、熟悉上司用餐和休息的時(shí)間，以便避開(kāi)上司的休息秘書(shū)和上司的時(shí)間管理特殊重要，秘書(shū)要學(xué)會(huì)推斷事情的重要程度并據(jù)此支配上司和自己的時(shí)間。本節(jié)小結(jié)技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練一技能訓(xùn)練二技能訓(xùn)練三2006年6月5日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來(lái)我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽(tīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)敘職（上午9：00-11：00在公司主樓其次會(huì)議室）中午11：30-12：30在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪伴人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、辦公室主任、公關(guān)部部長(zhǎng)，經(jīng)理秘書(shū)紀(jì)穎，共6人；出席本公司科技人員獲國(guó)家科技獎(jiǎng)表彰大會(huì)（15：20—16：20在本公司禮堂實(shí)行，下午13：30—15：00）；檢查試驗(yàn)大樓的建設(shè)狀況（15：20—16：20在工地現(xiàn)場(chǎng)）；晚餐在17：00—19：00實(shí)行（地點(diǎn)同中午）。請(qǐng)列出工作日志。技能訓(xùn)練一時(shí)間工作內(nèi)容9：00部門(mén)會(huì)議，4樓412室，帶相關(guān)文件資料10：0011：00確認(rèn)所訂的上司與客戶的午餐12：00午餐前，將3位應(yīng)聘人的資料分關(guān)有關(guān)人員13：00確認(rèn)面試地點(diǎn)在315房，擺桌椅，準(zhǔn)備相關(guān)資料14：00-15：00面試人員，每人用時(shí)30分鐘16：00面試小組討論17：00檢查準(zhǔn)備上司第二天參加會(huì)議的資料工作日志2005年4月15日星期三技能訓(xùn)練二：請(qǐng)你幫助天地公司的秘書(shū)鐘苗,為她的上司制定一份會(huì)議時(shí)辰表天地公司銷(xiāo)售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多,七月的前兩周要在上海開(kāi)會(huì);八月的其次周要去香港參與5天會(huì)議;每月的最終一個(gè)星期五上午是銷(xiāo)售部固定的部門(mén)會(huì)議;八月最終一個(gè)星期三要參與公司的辦公會(huì)議,七月的第三周星期二要在公司開(kāi)銷(xiāo)售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)議精神,八月第一周的星期一還要面試三個(gè)營(yíng)銷(xiāo)員;九月的前兩周希望支配休假其次季度會(huì)議時(shí)辰表（2005.7—9）月份周次七八九一上海會(huì)議周一上午:面試3位營(yíng)銷(xiāo)員(小會(huì)議室)休假二上海會(huì)議香港會(huì)議休假三周二：銷(xiāo)售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)精神(大會(huì)議室四周五(上午)部門(mén)會(huì)議周三:辦公會(huì)議(大會(huì)議室)周五上午:部門(mén)會(huì)議周五上午:部門(mén)會(huì)議你的上司明天要完成以下工作：上午八點(diǎn)半?yún)⑴c公司中層以上管理干部會(huì)議；從外地來(lái)的老客戶朱先生要求與上司見(jiàn)面，并已經(jīng)訂好明天下午5點(diǎn)半回去的火車(chē)票，有幾份文件須要他親自批閱，他的老上司明天將約幾位老部下聚餐，地點(diǎn)是榮華富貴，其他還有一些日常性的工作也須要他處理。你的上司到A市考察經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)取的建設(shè)狀況，明天上午九點(diǎn)的飛機(jī)，你須要支配司機(jī)羅師傅送一下飛機(jī)，正點(diǎn)到達(dá)A市機(jī)場(chǎng)的時(shí)間是上午11點(diǎn)10分，須要通知A是經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)辦公室接一下機(jī)。下午去經(jīng)開(kāi)區(qū)貿(mào)易辦了解當(dāng)?shù)厣虡I(yè)連鎖企業(yè)的分布狀況。另外，你的上司是北方人，不習(xí)慣麻辣食物，另外，他還在發(fā)燒須要在當(dāng)?shù)蒯t(yī)院打一下點(diǎn)滴。技能訓(xùn)練三：制訂一周工作時(shí)間規(guī)劃訓(xùn)練任務(wù)與要求：1.依據(jù)背景資料供應(yīng)的事務(wù)清單中各種事務(wù)劃分不同的優(yōu)先級(jí)，按優(yōu)先級(jí)重新排序。2.依據(jù)這些事務(wù)的重新排序，制定一周的時(shí)辰表，并將表制作成WORD文檔。3.編好時(shí)辰表后，回答下列問(wèn)題哪些事務(wù)最優(yōu)先，為什么？哪些事情放棄不做，為什么？假設(shè)現(xiàn)在是周日晚，你要支配將來(lái)五天的日程，面前是這五天要做的事情：1.你從昨天早晨