如何做好企業(yè)進存銷內部控制

如何做好企業(yè)進存銷內部控制如何做好企業(yè)進存銷內部控制

A公司成立于20世紀90年代末期，是一家銷售、效勞、售后為一體的大型企業(yè)。公司主營各品牌電腦及終端；各式打印機激光打印機、噴墨打印機、噴繪機及售后維修效勞；兼營散裝碳粉及耗材零配件，開展初期，規(guī)章制度不齊全，效率也不夠高，到2000年左右，公司意識到傳統(tǒng)的管理方式已經不能滿足公司快速的開展，遂即開始制定了一整套的規(guī)章流程，也就是公司內部控制制度的雛形。到2000年，公司銷售規(guī)模越來越大，銷售額已達4億多元，當今內部控制制度已不合乎當前形式，故對其重要的進存銷環(huán)節(jié)進行內部控制研究。

一、A公司進存銷內部控制現狀

1.A公司進貨內部控制制度

A公司進貨控制活動中，主要由采供部、銷售部、倉儲部和財務部、售后效勞部完成各項工作。采購要包括下列流程，編制需求、請購、審批、選擇供給商、簽訂合同、入庫驗收及付款7個步驟：

〔1〕編制需求及采購方案，財務門部預算人員根據公司下發(fā)的預算方案表及以前年度商品采購情況采用增量預算法編制一定時間段的商品采購預算表。

〔2〕請購，銷售部門根據公司下發(fā)的方案性文件和預算分析存銷比、月度銷售能力等情況，進行采購申請。

〔3〕審批，采供部部門負責人進行第一步審批，審批合格后，由分管領導進行最終審批，只有審批通過的采購才能繼續(xù)。

〔4〕選擇供給商，由采購員選擇合作的供給商，擬定擬采購種類、數額及金額等數據，不出現重大變動，供給商為長期合作的企業(yè)。部門負責人審核后，確定供給商名單。

〔5〕簽訂合同，采供部根據采購申請分別向長期合作的企業(yè)提出月度初步訂單。供銷雙方根據預測數、半年方案、商業(yè)庫存及工業(yè)生產等因素進行磋商，達成一致，報分管領導批準，形成商品合同訂單。

〔7〕付款，該公司采購付款是依據簽訂的采購合同進行款項支付，主要采用周期結算付款，通常賬期為30-60天。根本報賬程序如下，采購歸口部門資金管理員根據審核無誤的“貨款審批單〞錄入資金監(jiān)管系統(tǒng)；在合同約定周期內，出納人員完成會計憑證的審核與資金監(jiān)管系統(tǒng)中支付憑證的相關信息填制、網上銀行付款申請單，再遞交財務負責任人審核、確認，再由出納人員完成支付，對支付金額較大的款項出納人員在支付完成后及時打印支付憑證附在原會計憑證后面，再次核對支付的正確性。

2.A公司的存貨管理內部控制

〔1〕存貨驗收入庫內部控制

對于購進商品，當商品運輸到A公司后，采購部、售后效勞部部門人員與倉儲部門人員共同接收采購物資。采購部核對購進商品的采購單據與待檢物資。售后效勞部部門主要負責核對購入商品的型號、配置、機器性能是否與合同上一致；倉儲部門需要負責核對商品數量、型號、外包裝是否完好的準確性。商品一致的話對存貨進行驗收，根據采購單形成相應的入庫單，打印入庫單，一式二聯(lián)，一聯(lián)倉儲留存，一聯(lián)轉交財務部。再由倉儲部進行入庫掃描，掃描獲取的信息數據導入倉儲系統(tǒng)，數據通過信息系統(tǒng)導入銷售系統(tǒng)。

〔2〕倉儲環(huán)節(jié)的內部控制

存貨實務入庫必須得到管理層的指示與批準，這是存儲環(huán)節(jié)的關鍵控制點。企業(yè)的存儲管理需要有適當的存儲設施，以使存貨免受意外損壞、盜竊或者是被人為破壞。保管專員對檢驗合格的商品，按照規(guī)格分門別類的放置在制定地點。倉儲部門負責人需規(guī)定固定時間，組織專業(yè)人員對存貨進行清查、盤點，以防損壞。每次檢查都應做好記錄，做到存貨信息一致。

〔3〕領用與發(fā)出

業(yè)務部在銷售系統(tǒng)里提交相應訂單〔訂單包括收貨客戶地址，單價、數量、賬期信用額度等〕，經各級領導審批合格的訂單，最終顯示在倉儲系統(tǒng)里，倉儲部門根據訂單形成相應的出庫單找打印一式三份，一份倉儲部門留存，一部業(yè)務部留存，一部轉交財務部，倉儲部給予付貨，做好出入庫手續(xù)，登記詳細臺賬，選擇相應物流公司，客戶收到貨后向客戶收取相應的收貨回執(zhí)，或由物流公司將客戶的簽收單遞交公司，以客戶的收貨回執(zhí)單做為與物流公司結算依據。

3.A公司銷售內控制度

〔1〕崗位分工與授權審批

①明確業(yè)務歸口：銷售部門要負責簽訂合同、處理訂單、執(zhí)行銷售政策和信用政策并催收貨款。訂單部負責審核訂單合同、單價、賬期、信用額度等。財務中心主要負責銷售款項的記錄和結算、監(jiān)督管理貨款回收。倉儲部主要負責審核發(fā)貨單據是否齊全并辦理發(fā)貨的具體事宜。銷售收據和發(fā)票由財務中心指定專人負責開具。

②銷售授權：銷售政策和信用政策的制定與修改、銷售價格與折扣的制定與修改、銷售費用預算以及超過公司既定銷售和信用政策規(guī)定范圍的特殊事項，均由總經理以內部文件的形式或其他形式審批后下發(fā)執(zhí)行。

〔2〕銷售與發(fā)貨

①客戶信用管理和賒銷管理

營銷部負責進行客戶信用調查，建立所有客戶的信用檔案，根據不同客戶的信用，確定客戶信用期限、信用額度、折扣比率與折扣期限。銷售部門要對客戶信用進行實時動態(tài)管理，分析其最新的財務狀況和回款狀況，并協(xié)助營銷部門收集客戶信用信息，做到及時反應，如果出現重大變動，要及時提請更改其信用額度和信用期限。采購審批人員的主要職責就是在采購過程中，及時，科學，合理，準確的執(zhí)行審批任務。包括對申請采購物品確實定，供給商的推薦、備選、價格確實定等進行監(jiān)督。同時，還要關注公司庫存的變化，保證采購的商品后不會造成庫存的大范圍積壓，通過對審批人員職責的清晰化，就能使每個人都更加明確自己的職責，更好的起到采購過程中的監(jiān)督作用。

〔3〕不相容崗位的職責別離

不相容崗位就是指在經濟業(yè)務中，同一個人辦理會出現漏洞和舞弊的可能的兩項或者兩項以上的職務，在采購活動中，就是采購的申請和審批這兩項活動必須有2個或2個以上的人來完成。不相容崗位的職責別離。簡單來說，就是指申請者要與授權者別離，授權者與執(zhí)行者，執(zhí)行者與記錄者，監(jiān)督者要別離。在采購活動中，申請采購的人與采購審批人要別離，采購審批人與采購的執(zhí)行人要別離，采購執(zhí)行人與財務付款人要別離，這樣，才能使采購業(yè)務的內控更加嚴密，減少漏洞和風險的產生。

〔二〕加強存貨內部控制

在A公司存貨內部中，存貨的市內銷售，外市銷售，存貨退回，樣品抽檢等，都應按照企業(yè)內的出庫票據憑票辦理出庫手續(xù)，不允許白條出庫。對于商品出庫必須經過專門人員的復核，仔細檢驗出庫票據的產品名稱，生產地區(qū)，數量規(guī)模等是否分明明確，對于發(fā)現存在問題的要與相關的部門負責人聯(lián)系，找出問題原因并解決。檢驗單據是否合格，檢驗合格后再進行銷售，確保出庫存貨明確記錄銷賬后再辦理出庫。嚴格把控蓋章、銷賬、核對流程，確保不漏蓋、不缺蓋付訖章。有員工疏忽所造成損失由責任人索賠。存貨出庫時，必須由兩人以上監(jiān)管清點數目，必須做到每件商品都過目，每批商品都清點。搬運過程中，需要專人看管監(jiān)搬，避免存貨破損毀壞。存貨的關鍵控制點有3個，分別是出庫票據審核、出入庫專人負責以及蓋章及時有效。只要嚴把三關確保留貨平安出庫。同時，應按財務制度辦理商品儲存中所波及的有關財務方面的事宜。

〔三〕強化銷售內部控制

1.加強訂單的驗證和審批流程

一般而言，當客戶有購置意向時，會先向銷售部門提供購貨訂單，當銷售部門收到購貨訂單后，營銷部應首先查看這家客戶是否有賒賬，賒賬額度是否在信用額度內，賒賬的期限是否超出公司所授予的信用期限。對于一個新客戶，營銷部應協(xié)同銷售部詳細調查客戶的信用記錄，資金實力，公司規(guī)模，然后針對新客戶的實際情況，制定一個具體的信用額度以及信用期限，降低壞賬的風險。對于老客戶而言，營銷部應查閱該客戶以往的還款記錄，確認其是否具有良好的信用記錄。同時，應參考該客戶以往的銷售記錄，確認新訂單的數量，型號等是否與以前有較大不同。對于數量金額較大的訂單，可以要求客戶提供最近半年的審計報告，來參考該公司的經營狀況，財務狀況，以此防備可能的風險。

當銷售合同確定后，必須要有銷售部門負責人與營銷部門負責人簽字確認，才能上報總經理審批，而不能跳過銷售部門或營銷部負責人，因為銷售與營銷負責任是最了解交易詳情的人，對于可能的風險要及時向總經理報告。

2.加強應收賬款的管理工作

應收賬款的管理始終是整個銷售環(huán)節(jié)的重中之重，一般企業(yè)都會給客戶一定時間的信用期，財務人員和銷售人員，要始終保持對應收賬款的關注，對于余額較大的或者賬齡較長的應收款項要特別關注。同時，需要按照事先制定的會計準那么對應收賬款根據賬齡不同，計提不同比例的壞賬準備，真實反映公司面臨的財務風險，同時也提醒財務人員和銷售人員，對超過信用期限的應收款項進行催收，同時對大額的應收款項的客戶要保持重點跟蹤，實時了解該客戶的經營情況，必要時，可實地調查企業(yè)的經營情況?？傊?，應收賬款不僅是銷售環(huán)節(jié)的重要一環(huán)，同時應收賬款的正?；厥找碴P乎整個公司的資金周轉，每個人都要加強對應收賬款管理的意