淺談教學(xué)檔案管理工作中的“熱點”問題

淺談教學(xué)檔案管理工作中的“熱點”問題淺談教學(xué)檔案管理工作中的“熱點〞問題

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理過程、教學(xué)研究、教學(xué)管理等其他各項教學(xué)活動中形成的具有保留價值的文字、光盤等各種不同載體的原始文件材料。[1]教學(xué)檔案管理工作就是對教學(xué)檔案進(jìn)行管理，并提供利用效勞和各項業(yè)務(wù)工作的總稱。教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要原始記錄，也是學(xué)校發(fā)展教學(xué)評估的根底和依據(jù)。因此，科學(xué)、高效和標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)檔案管理工作對院校的教學(xué)有著十分重要的意義。

一、教學(xué)檔案的價值作用

教學(xué)檔案具有多元化的功能，它在更新教學(xué)理念，完善課改評價機(jī)制等方面起著十分重要的作用。[2]

〔1〕在教師轉(zhuǎn)型中的推動作用。教學(xué)檔案是教育科研工作的重要組成局部，是教師通過積累，反思教學(xué)、提出問題、改良教學(xué)形成的信息資料庫。教學(xué)檔案不僅具有明顯的積累教材、反應(yīng)信息的作用，而且在教師轉(zhuǎn)型中具有較強(qiáng)的推動作用。當(dāng)學(xué)校將教學(xué)檔案工作納入課改目標(biāo)管理之后，建立教學(xué)檔案便在學(xué)校工作中取得“合法〞地位。

〔2〕在課改管理中的調(diào)控作用。教學(xué)檔案建立之后，教師就可依據(jù)教學(xué)檔案中的原始記載與有關(guān)數(shù)據(jù)對前段課改情況進(jìn)行反思，從教育理念、課程規(guī)范、教學(xué)形式、教學(xué)效果等方面進(jìn)行對照檢查，依據(jù)課程規(guī)范對反應(yīng)的信息與存在的問題進(jìn)行診斷。從而及時準(zhǔn)確地掌握全部的教學(xué)過程，果決地調(diào)整“教〞與“學(xué)〞。

〔3〕在課改評價中的參考作用。傳統(tǒng)課堂教學(xué)往往只重視知識的結(jié)論，忽略知識的來龍去脈。評價時除了跟蹤聽課外，教師的教學(xué)檔案最能體現(xiàn)其教學(xué)過程的真實狀況，因為它既體現(xiàn)了教師教育科研能力和教育理念的變化，又展現(xiàn)了教師的隱性工作效能。教師本人建立教學(xué)檔案的過程正是為“形成性評價〞提供客觀、真實依據(jù)的過程。因此，教學(xué)檔案在課改評價中的作用就不言而喻了。

二、院校教學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的普遍問題

目前，各類院校根據(jù)實際情況都建立有自己的教學(xué)檔案管理體系，制定了相關(guān)的教學(xué)檔案管理制度，使其管理工作不斷開展、完善。但同時也普遍存在一些“熱點〞問題。

〔1〕教學(xué)檔案管理意識不強(qiáng)。院校的許多部門普遍存在一種錯誤觀念，認(rèn)為檔案收集、管理是檔案部門的事，檔案材料的收集、整理與己無關(guān)，不愿意配合檔案人員或檔案部門做好檔案收集工作。單實際工作中，教學(xué)文件材料的形成者往往會因認(rèn)為某些材料“不重要〞而任意處置。因此，許多高校都普遍存在“重教學(xué)管理、輕檔案建設(shè)〞的片面思想，從而對原始教學(xué)材料的歸檔管理不重視。

〔2〕教學(xué)檔案工作不夠標(biāo)準(zhǔn)。教學(xué)活動是高校工作的重點和核心，在部門規(guī)劃和工作制度中，很少提及檔案工作，導(dǎo)致教學(xué)檔案的分類、整理處于混亂局面。盡管許多院校制定了比擬系統(tǒng)的教學(xué)檔案管理制度，但在教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化方面還存在較大差距。

〔3〕教學(xué)檔案工作人力資源不足。大局部院校教學(xué)單位沒有科班出身的檔案管理工作者，幾乎都是兼職人員，未接受過檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，而兼職檔案管理工作者的本職工作任務(wù)較重，對教學(xué)檔案工作有時無暇顧及。加之其職稱、待遇也不能得到很好的解決等諸多因素，大大挫傷了檔案基層工作者的積極性，從而出現(xiàn)了人員更換頻繁，業(yè)務(wù)始終不能夠熟練的狀況。

三、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的幾點思考

針對這些問題，應(yīng)從樹立正確的觀念入手，完善各項規(guī)章制度，建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理體系，采取有效管理措施。

〔1〕強(qiáng)化對教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識。要大力宣傳相關(guān)制度學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案工作者和廣闊師生的檔案意識。教學(xué)檔案資料的合理開發(fā)與利用是一個循序漸進(jìn)的過程。需要學(xué)校高低全體人員的共同支持和配合。首先，要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，將教學(xué)檔案工作真正納入到學(xué)校日常工作中去。其次，教學(xué)管理人員是整個教學(xué)過程的實施者，大量的教學(xué)活開工作都是由他們完成，應(yīng)有意識地將相關(guān)資料及時整理歸檔。教學(xué)檔案來源較廣，如果學(xué)校高低全體人員都有強(qiáng)烈的檔案意識，自覺地、主動、完整地將各自積攢的教學(xué)資料定期送交檔案員妥善存檔，將為管好、用好教學(xué)檔案打下良好根底。

〔2〕標(biāo)準(zhǔn)和完善教學(xué)檔案管理制度。根據(jù)教育部的有關(guān)法規(guī)，結(jié)合本校、系部的教學(xué)和科研實際情況，制定并完善教學(xué)檔案管理工作的各項規(guī)章制度，做到在實際工作中有法可依、有章可循，客觀準(zhǔn)確、完整連續(xù)。首先要遵循科學(xué)的管理原那么，建立完整的教學(xué)檔案管理體制。完善制度與明確職責(zé)相結(jié)合，使教學(xué)檔案工作步入制度化軌道，形成良好的運(yùn)行機(jī)制。也就是的確做到“四納入〞、“四同步〞。[3]即：納入高校的總體開展規(guī)劃；納入教學(xué)工作規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入相關(guān)人員的職責(zé)范圍。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與教學(xué)文件材料的歸檔同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累同步；評審、鑒定教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業(yè)考核成績、分配、教師考核晉升等結(jié)論性檔案信息與檔案部門出具檔案證明同步。其次，強(qiáng)化教學(xué)檔案工作的時效性。依據(jù)教學(xué)規(guī)律，將反映教學(xué)狀態(tài)、學(xué)籍管理等多方面的材料準(zhǔn)確、及時、全面地收集管理。

〔3〕實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理。實現(xiàn)教學(xué)檔案工作現(xiàn)代化是院校教學(xué)檔案開展的必然趨勢。檔案管理工作的根本任務(wù)就是把檔案組成一個體系，通過分類使之固定下來，為使用提供方便，從而更好地效勞于教學(xué)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式已經(jīng)越來越不適應(yīng)信息化條件下院校的開展需要?？梢园呀虒W(xué)檔案信息從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，通過利用檔案網(wǎng)頁、校園網(wǎng)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，豐盛信息量，真正實現(xiàn)教學(xué)工作的信息資源共享，方便教學(xué)效勞，以最大限度地滿足利用者對教學(xué)檔案信息資源的各種需求，提高教學(xué)檔案管理和利用的效益和質(zhì)量。

〔4〕加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作隊伍建設(shè)。教學(xué)檔案管理人員的隊伍建設(shè)直接關(guān)系到教學(xué)檔案工作質(zhì)量的上下。面對當(dāng)前檔案管理人員兼職多、人員變更快、隊伍單薄的現(xiàn)狀。首先，要重視教學(xué)檔案管理者的崗位，提高教學(xué)檔案管理人員的政治素養(yǎng)，如提高獎懲機(jī)制提高工作積極性，經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)職業(yè)道德涵養(yǎng)，牢固樹立教學(xué)檔案必須為教學(xué)工作和教學(xué)評估工作效勞的指導(dǎo)思想。其次，要切實加強(qiáng)對學(xué)院檔案專〔兼〕職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員對教學(xué)檔案文件材料的各項業(yè)務(wù)的水平。教學(xué)檔案基層管理人員的培養(yǎng)對加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作有著直接的關(guān)系。

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