檔案管理程序

檔案管理程序1目的為了保證檔案管理工作符合實(shí)驗(yàn)資質(zhì)認(rèn)定的要求，保證各類記錄、資料的保密要求和方便檢索，充公發(fā)揮檔案客觀證據(jù)和追溯性的作用以及文件資料、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)資料的備份作用，特制定本程序。.適用范圍適用于公司各種文件、檔案、質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄以及外來的文件資料。.職責(zé)負(fù)責(zé)各類文件、記錄、資料檔案歸檔、保管、管理工作。.程序?qū)⒏黝愇募?、記錄、資料及時(shí)歸檔，這些文件、記錄、資料包括：4.1.1法律地位、法律責(zé)任證明文件（1）本公司法律地位文件：本公司依法設(shè)置文件、企業(yè)法人證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證書等；（2）本公司法人代表任命文件；（3）資質(zhì)證明文件：計(jì)量認(rèn)證合格證書、監(jiān)督檢驗(yàn)授權(quán)文件、考核與認(rèn)可證明文件等；（4）本公司組織結(jié)構(gòu)設(shè)置和關(guān)鍵人員任命文件。4.1.2質(zhì)量文件（1）質(zhì)量手冊（2）程序文件（3）檢驗(yàn)實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程、質(zhì)量監(jiān)控方案等作業(yè)指導(dǎo)書。4.1.3外來文件（1）國家、部門有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量方面的法律、法規(guī)、政策、規(guī)定等；（2）國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、方法等；（3）本公司搜集的技術(shù)資料：期刊、專著、工具書、學(xué)術(shù)交流資料等；（4）上級(jí)、考核認(rèn)證機(jī)構(gòu)一達(dá)的有關(guān)文件等。4.1.4主要儀器設(shè)備檔案4.1.5技術(shù)人員檔案4.1.6記錄4.1.質(zhì)量體系運(yùn)行中形成的質(zhì)量記錄：（1）質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量體系內(nèi)審和管理評(píng)審記錄及報(bào)告；（2）糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施的記錄；（3）人員培訓(xùn)和考核記錄；（4）抱怨受理和處理記錄；（5）外部支持服務(wù)和供應(yīng)的記錄；（6）質(zhì)量管理體系文件控制記錄；（7）說明書、合格、合同、標(biāo)書、協(xié)議評(píng)審記錄。4.1.6.2檢測、檢定/校準(zhǔn)等技術(shù)運(yùn)作形成的技術(shù)記錄：（1）檢驗(yàn)、檢定/校準(zhǔn)原始記錄；（2）檢驗(yàn)室比對(duì)和能力驗(yàn)證記錄；（3）計(jì)量器具量值溯源和檢定計(jì)劃、實(shí)施記錄；（4）儀器設(shè)備運(yùn)行檢查記錄；（5）檢測報(bào)告、證書及副本；（6）新項(xiàng)目和非標(biāo)準(zhǔn)方法開發(fā)記錄。4.2記錄格式的設(shè)計(jì)與審定質(zhì)量記錄格式由質(zhì)量負(fù)責(zé)人編制。4.2.2技術(shù)記錄格式由各專業(yè)檢測部門負(fù)責(zé)人組織設(shè)計(jì)，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.3記錄格式的填用、標(biāo)識(shí)和收集4.3.1各相關(guān)工作人員負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的填寫記錄填寫應(yīng)真實(shí)、齊全、及時(shí)、清晰、明了，記錄上必須有記錄人簽名，有審核、批準(zhǔn)要求的，相應(yīng)的授權(quán)人應(yīng)按文件規(guī)定要求審核批準(zhǔn)簽字。4.3.2檢測原始記錄的唯一性識(shí)應(yīng)按檢測任務(wù)下達(dá)書執(zhí)行。4.3.3質(zhì)量記錄的唯一性識(shí)按文《文件控制程序》執(zhí)行。4.3.4各檢測部門負(fù)責(zé)技術(shù)記錄的審核、整理、形成、報(bào)告。4.3.5質(zhì)量記錄按相關(guān)程序文件規(guī)定的工作程序執(zhí)行中記錄。4.3.6所有記錄由專人按程序文件規(guī)定的記錄流程路線傳遞，最終交檔案管理員。4.3.7屬于質(zhì)量體系文件正本，外來文件的資料要即時(shí)歸檔備份。4.3.8儀器設(shè)備檔案、人員技術(shù)檔案建檔后，新產(chǎn)生的資料和記錄及時(shí)歸檔。4.3.9技術(shù)記錄和質(zhì)量記錄產(chǎn)生后，暫由相關(guān)部門保管，按年度歸檔至檔案室。4.4檔案資料的編目及管理4.4.1檔案和記錄由檔案管理員按《文件控制程序》進(jìn)行編目，做總目錄，方便檢索查閱。檔案管理員按總目錄規(guī)劃檔案的排放方式和地點(diǎn)，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人同意后進(jìn)行排放和保存。保管期限檔案的保管期限由相應(yīng)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定。未明確規(guī)定的一般保存期為五年。4.5.2對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的技術(shù)檔案，由技術(shù)負(fù)責(zé)人組織人進(jìn)行甄別，報(bào)有關(guān)部門批準(zhǔn)后可延長保存期。4.5.3超期的檔案資料，由檔案管理員登記造冊，報(bào)有關(guān)部門批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。4.6檔案資料的保管4.6.1檔案室、資料室應(yīng)注意防盜，定期進(jìn)行通風(fēng)防潮，保證清潔；應(yīng)配備滅火器材，并定期檢查安全和衛(wèi)生情況。..2檔案管理員應(yīng)維護(hù)適當(dāng)?shù)馁A存環(huán)境，保證記錄的安全貯存，防止檔案資料不正常的損壞和丟失，對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。檔案不得隨意擺放，應(yīng)將檔案分類建立目錄后存放在檔案中，檔案柜應(yīng)有明顯標(biāo)識(shí)，以便檢索和查詢。4.歸檔記錄若發(fā)生涂改、損壞、丟失現(xiàn)象，質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)追查原因，視情節(jié)輕重，報(bào)公司經(jīng)理對(duì)當(dāng)事人予以處理。檔案的保密和借閱檔案應(yīng)存放在指定場所，采取保密措施。4.7.2屬于保密范圍內(nèi)的文件資料應(yīng)規(guī)定范圍內(nèi)傳閱。4.7.3本公司人員確因工作需要查閱有關(guān)保密性的資料，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量負(fù)責(zé)人同意后在指定地點(diǎn)查閱，一般不外借、不復(fù)制，如確因需要，就領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。其它資料按規(guī)定登記查閱。4.7.4外單位人員一般不得借閱和復(fù)制記錄，資料，確因需要時(shí)，須持單位介紹信（上級(jí)檢查，認(rèn)證認(rèn)可評(píng)審人員等法律法規(guī)許可的除外）并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只限在指定地點(diǎn)查閱未經(jīng)允許不準(zhǔn)摘錄、拍照和復(fù)印。4.7.5所有涉及委托方利益的文件資料、檢測數(shù)據(jù)、原始記錄、檢驗(yàn)報(bào)告都應(yīng)為委托方保密未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制或擴(kuò)散。4.7.6借閱、復(fù)制記錄應(yīng)辦理登記手續(xù)，借閱人不得泄密和轉(zhuǎn)移借閱，不得在記錄、檔案上涂改、劃線等，閱后及時(shí)交還管理人員，并辦理注銷手續(xù)。4.8儲(chǔ)存在電子媒體上的文件、記錄按《計(jì)算機(jī)管理程序》執(zhí)行。5相關(guān)文件《質(zhì)量手冊》《文件控制程序》《計(jì)算機(jī)管理程序》6.質(zhì)量記錄《檔案借閱登記表》《檔案借出登記表》《檔案銷