第十一章-文書(shū)立卷歸檔

情景任務(wù)回放舒美服飾有限公司的張秘書(shū)收到一份市政府的通知。通知說(shuō)明將在12月8號(hào)組織召開(kāi)冬季防火工作會(huì)議，要求全市全部大中型企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人都參與，并且要準(zhǔn)備好相應(yīng)的匯報(bào)材料，通知還特殊提到假如發(fā)覺(jué)在這次會(huì)議中出現(xiàn)無(wú)故缺席或匯報(bào)材料不具體的企業(yè)，將賜予確定的處分。張秘書(shū)粗略一看標(biāo)題，認(rèn)為是常規(guī)性的工作支配，跟總經(jīng)理干脆說(shuō)就可以了，因此沒(méi)有把文件交給總經(jīng)理過(guò)目，而是干脆放進(jìn)了檔案盒……文件作為各單位行使職能的重要工具，頻繁進(jìn)出于各組織各單位，作為秘書(shū)，收到文件后該如何規(guī)范處理呢？情景任務(wù)任務(wù)小結(jié)張秘書(shū)收文處理的規(guī)范動(dòng)作：1、簽收、拆封、登記——填寫(xiě)收文登記簿2、（需辦理）張秘書(shū)進(jìn)行擬辦，填寫(xiě)文件處理單的擬辦看法：擬請(qǐng)行政部12月6日前完成匯報(bào)材料。3、報(bào)總經(jīng)理審批，總經(jīng)理依據(jù)擬辦，給出批辦看法。批示由行政部承辦，總經(jīng)理參會(huì)。4、行政部承辦，進(jìn)行匯報(bào)材料的整理。5、張秘書(shū)催辦6、12月5日，行政部將匯報(bào)材料上交，張秘書(shū)核稿，交由總經(jīng)理批閱、定稿。7、辦復(fù)8、行政部填寫(xiě)承辦狀況（注辦）

情景任務(wù)4人一組，模擬收文處理過(guò)程。1、組長(zhǎng)在分解任務(wù)的基礎(chǔ)上確定組員崗位責(zé)任；2、工作用表、工作道具準(zhǔn)備等；3、模擬演練角色：收發(fā)室、張秘書(shū)、總經(jīng)理、行政部流程：簽收、登記、擬辦、批辦…道具：收文登記簿文件處理單

辦畢文書(shū)的處置具體包括：立卷歸檔、清退、銷(xiāo)毀及暫存處理等。是據(jù)有關(guān)規(guī)定和工作狀況，對(duì)辦畢文書(shū)予以定期清理檢查，確定價(jià)值，分門(mén)別類，確定并實(shí)現(xiàn)其“去”、“留”、“存”、“亡”的活動(dòng)。

辦畢文書(shū)即辦結(jié)文件。指完成了收文或發(fā)文處理程序，業(yè)經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公務(wù)文書(shū)。內(nèi)容處置的實(shí)質(zhì)立卷歸檔

將辦理完畢、具有查考、保存價(jià)值的公務(wù)文書(shū)按其在形成過(guò)程中的有機(jī)聯(lián)系組成案卷，移交檔案部門(mén)保存，以便于保管、檢索和利用。1、辦畢文書(shū)才能立卷2、具查考、保存價(jià)值的文書(shū)才能立卷3、按文書(shū)形成過(guò)程中的有機(jī)聯(lián)系和確定規(guī)律組卷內(nèi)涵定義清退據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，將部分辦畢文書(shū)經(jīng)過(guò)清理、定期或不定期地退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或其指定的特地部門(mén)。確保隱私平安；防止無(wú)用信息擴(kuò)散等。意義定義

守時(shí)齊全清退的原則清退上級(jí)下發(fā)的絕密文件供內(nèi)部傳閱并要求退還的文書(shū)資料要求退還的未定稿、探討稿、送審稿或征求看法稿未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人批閱的內(nèi)部講話稿規(guī)定回收的會(huì)議文件由發(fā)文機(jī)關(guān)明確規(guī)定限期清退的公文清退的范圍清退絕密件：立卷歸檔、辦畢收回、機(jī)要員集中保存工作人員離職（退、調(diào)、合并、搬遷）：主動(dòng)清理手中文件（離職手續(xù)、離職工作交接）清退的方法文件清退清單清退單位：制發(fā)單位文號(hào)份數(shù)密級(jí)備注清退人收文人銷(xiāo)毀

對(duì)失去留存價(jià)值或留存條件的公文做毀滅性處置。

焚燒、粉碎、造紙廠化成紙漿等方式定義

辦畢，業(yè)經(jīng)鑒定確認(rèn)不具留存價(jià)值或留存條件的文件材料。如重份文件、泄密件等。范圍銷(xiāo)毀鑒定編冊(cè)報(bào)批銷(xiāo)毀填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀清單

銷(xiāo)毀的程序兩人監(jiān)銷(xiāo)并直至公文確已徹底銷(xiāo)毀未經(jīng)清理、鑒別和審查批準(zhǔn)，不得私自銷(xiāo)文定期銷(xiāo)毀不能將待銷(xiāo)文件當(dāng)廢品出售銷(xiāo)毀的制度文件銷(xiāo)毀清單順序號(hào)成文單位發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題日期份數(shù)銷(xiāo)毀理由審批單位及負(fù)責(zé)人銷(xiāo)毀單位及經(jīng)手人暫存將不應(yīng)立卷歸檔或清退，又不宜銷(xiāo)毀的文書(shū)暫存，以供日常查考聽(tīng)日后推斷與發(fā)落。對(duì)暫存文件要定期清理與鑒定。第十一章秘書(shū)與文書(shū)立卷歸檔工作一、文書(shū)立卷歸檔工作概述★三、文書(shū)立卷分方法和步驟主要內(nèi)容二、文書(shū)立卷部門(mén)、立卷原則和范圍四、歸檔一、含義：立卷是指文書(shū)部門(mén)將辦理完畢的、具有確定參考利用價(jià)值的文件，依據(jù)它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和確定的規(guī)律組成便于查用的案卷。因此，立卷的要求是：1、立卷的對(duì)象——辦理完畢的文件2、立卷文件的標(biāo)準(zhǔn)——具有參考利用價(jià)值的。3、立卷的結(jié)果——案卷，卷內(nèi)文件彼此之間有確定的聯(lián)系。第一節(jié)、文書(shū)立卷歸檔工作概述案卷：用卷夾裝訂的一組文件材料的集合體。卷內(nèi)材料具有確定的共同特征。歸檔：將案卷依據(jù)規(guī)定的制度移交檔案部門(mén)管理。第一節(jié)、文書(shū)立卷歸檔工作概述★二、立卷的意義：

首先是便于查找和利用便于科學(xué)保管文件為檔案工作奠定基礎(chǔ)第一節(jié)文書(shū)立卷歸檔工作概述一、文書(shū)立卷的部門(mén)文書(shū)部門(mén)立卷，是同機(jī)關(guān)檔案室立卷相對(duì)來(lái)說(shuō)的，即指由擔(dān)當(dāng)和處理文書(shū)的部門(mén)或人員來(lái)立卷。每年的文書(shū)立卷后，在其次年內(nèi)移交給檔案室管理。在小機(jī)關(guān)或基層單位，文件數(shù)量不多，可以將立卷點(diǎn)選擇在中心機(jī)構(gòu)即在機(jī)關(guān)辦公室中立卷；在中等機(jī)關(guān)或大機(jī)關(guān)，文件數(shù)量較大，立卷點(diǎn)應(yīng)取分散式，即將綜合性的、重要的、全面性的文件放在機(jī)關(guān)辦公室立卷，各業(yè)務(wù)部門(mén)處理的文件，放在各部門(mén)立卷。（課后調(diào)查題：我校教學(xué)秘書(shū)是怎么立卷的？）其次節(jié)文書(shū)立卷部門(mén)、立卷原則和范圍二、文書(shū)立卷的原則1.已辦理完畢的（如：?jiǎn)柡c復(fù)函）2.有保存價(jià)值的3.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系其次節(jié)文書(shū)立卷部門(mén)、立卷原則和范圍保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。如：一個(gè)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)確定的歷史階段、一個(gè)年度相同文種、載體材料等其次節(jié)文書(shū)立卷部門(mén)、立卷原則和范圍三、文書(shū)立卷的范圍（P190）

上級(jí)機(jī)關(guān)本機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)其次節(jié)文書(shū)立卷部門(mén)、立卷原則和范圍★第三節(jié)

文書(shū)立卷的方法和步驟一、文書(shū)立卷的方法第一：依據(jù)文件特征，依據(jù)文件之間的主要聯(lián)系來(lái)立卷。其次：區(qū)分文件參考價(jià)值，為不同保管期限的文件立卷。第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟據(jù)文件特征立卷組合方法立卷“六個(gè)特征”，即問(wèn)題、作者、名稱（文種）、時(shí)間、通信者、地區(qū)特征組卷1、按問(wèn)題組卷將文件內(nèi)容涉及的同一事務(wù)、問(wèn)題或同一類性質(zhì)的問(wèn)題組成案卷2、按作者組卷將同一作者的一些文件組成案卷3、按文種（名稱）組卷將文件種類或名稱相同的文件組成案卷。會(huì)議記錄、支配、總結(jié)、合同、報(bào)表、賬簿、憑證等可以運(yùn)用這一分類方法4、按時(shí)間組卷按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期的文件組成案卷5、按通信者組卷將本單位與某單位針對(duì)某一問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組成案卷6、按地區(qū)組卷將來(lái)自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷（1）化工高校關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的函（2）工業(yè)高校關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函（3）化工高校關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的函（4）工業(yè)高校關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函思索1：以上文件按什么特征立卷？微型案例第七章文書(shū)處理與檔案管理

按通訊者特征立卷實(shí)例（1）化工高校關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的函（2）工業(yè)高校關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函（3）化工高校關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的函（4）工業(yè)高校關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函以上案例是依據(jù)文件的通信者和名稱特征結(jié)合立卷的。微型案例結(jié)合運(yùn)用“六個(gè)特征”組卷：組合案卷一般應(yīng)以問(wèn)題為主，兼顧其它特征。依據(jù)文件的實(shí)際狀況，把具有相同二至三個(gè)或四個(gè)特征的文件組立一個(gè)案卷，其中問(wèn)題、作者、名稱三個(gè)特征比較常用.對(duì)于針對(duì)時(shí)間比較明顯的文件或時(shí)間性較強(qiáng)的文件，則需應(yīng)用時(shí)間特征.◆組卷示例例１：北京市檔案館1990年各季度檔案利用工作統(tǒng)計(jì)表（作者）（時(shí)間）（問(wèn)題）（名稱）例２：首都師大1996年關(guān)于北校區(qū)征地問(wèn)題與四季青鄉(xiāng)的來(lái)往函件（作者）（時(shí)間）（問(wèn)題）（通訊者）（名稱）三個(gè)主要特征的具體敏捷運(yùn)用：從文件的具體狀況動(dòng)身，全面考慮立卷的基本要求，既要保持文件的主要聯(lián)系，又要便于保管利用；既符合基本規(guī)律，又不機(jī)械強(qiáng)求。問(wèn)題特征作者特征名稱特征問(wèn)題特征依據(jù)文件數(shù)量的多少和保管利用的便利，考慮問(wèn)題概括的粗細(xì)和大小，文件少則可將小問(wèn)題概括為大一些的問(wèn)題合并組卷；文件多則把大問(wèn)題再拆分成小一些的問(wèn)題分別組卷.如：干部調(diào)配、工資、福利、職稱、聘任等——人事工作(合并為)人事工作——干部調(diào)配、工資、福利、職稱、聘任等(拆分為)作者特征非本單位的文件，除請(qǐng)示與批復(fù)或關(guān)于同一問(wèn)題形成的文件等有親密聯(lián)系的狀況外，一般不與本單位文件一起組卷；●文件數(shù)量不多時(shí)可按收文作者類型集中組卷，如：上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)分別組卷.名稱特征●留意區(qū)分名稱相同、但文件內(nèi)容、性質(zhì)、保存價(jià)值不同的狀況，如：指示性通知、干部任免通知、具體事項(xiàng)通知應(yīng)分別組卷；●文件數(shù)量不多時(shí)，可把文種相近、保存價(jià)值相近的文件合并組卷，如：決議－確定；條例--方法；指示－看法－帶指示性的通知；支配－支配－規(guī)劃－要點(diǎn)；報(bào)告－匯報(bào)－狀況.常用的復(fù)式檔案分類法1．年度一組織機(jī)構(gòu)分類法。即以年度為第一級(jí)類目，機(jī)構(gòu)為其次級(jí)類目。第七章文書(shū)處理與檔案管理

某企業(yè)按年度—組織機(jī)構(gòu)分類2000年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部

…2001年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部

…微型案例常用的復(fù)式檔案分類法

2．年度—問(wèn)題分類法。即以年度為一級(jí)類目，問(wèn)題為二級(jí)類目。

某農(nóng)林水利局全宗分類2000年會(huì)議類組織人事類生產(chǎn)類品質(zhì)類

…2001年會(huì)議類組織人事類生產(chǎn)類品質(zhì)類

…微型案例按保管期限立卷機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。文件材料劃分“永久”的要求

本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演化、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。文件材料劃分“定期”的要求：本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般文件材料；本機(jī)關(guān)一般事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上支配、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。二、文書(shū)立卷的步驟（一）立卷準(zhǔn)備工作（二）調(diào)整案卷（三）編目定卷第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟

1.編制立卷類目立卷類目，又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒(méi)有形成以前，依據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，依據(jù)立卷的要求和方法事先編制成的一個(gè)立卷支配。立卷類目由類、目、號(hào)三部分組成。（一）立卷準(zhǔn)備工作第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟A.類即案卷的類別。有兩種方法：（1）按問(wèn)題分類（如：黨群類行政類）（2）按組織機(jī)構(gòu)分類第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟B.目即條目、條款。是在類之下，概括一組文件材料的總標(biāo)題，也是預(yù)定的案卷題目。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由作者、內(nèi)容和文種組成。如：市教委、XX學(xué)院2001年邀請(qǐng)、聘請(qǐng)外籍人士的支配、批復(fù)、報(bào)告本廳有關(guān)林地、林權(quán)、森林法規(guī)等的文件材料作者內(nèi)容文種作者內(nèi)容文種C.號(hào)即類和條目的編號(hào)。給一類、一個(gè)條目編一個(gè)號(hào)。第一類：黨群工作類第一款：本廳黨組會(huì)議記錄、廳長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄永久其次類：…其次款：…編號(hào)：1-12-2條目排列的規(guī)則：方針政策性的、領(lǐng)導(dǎo)指示性的文件排在前面，其次是綜合類條目，再次是反映具體內(nèi)容和業(yè)務(wù)的條目。第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟（一）立卷準(zhǔn)備工作2.平常歸卷平常歸卷，是文書(shū)人員依據(jù)立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，按有關(guān)條款隨時(shí)歸入事先準(zhǔn)備好的文件夾或文件盒的行為過(guò)程。第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟文書(shū)人員平常把已經(jīng)處理完畢的文件隨時(shí)按立卷類目的條款歸納進(jìn)去，待年終系統(tǒng)調(diào)整后立卷。須要留意：1、建立平常歸檔制度，明確歸檔的范圍、時(shí)間和要求2、準(zhǔn)備好平常歸檔物質(zhì)條件。3、留意平常清掃。2.平常歸卷△（二）調(diào)整案卷調(diào)整案卷是在平常歸卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，即將平常歸卷的文件資料，于次年年初比照立卷類目的各個(gè)條款進(jìn)行檢查、調(diào)整，最終確定案卷。歸卷文件的檢查和調(diào)整案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)卷內(nèi)文件的排列文件保管期限是否精確第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟擬寫(xiě)案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題應(yīng)當(dāng)是對(duì)案卷內(nèi)容的高度概括。其結(jié)構(gòu)是：作者+事由+文種如：江寧、浦江、六合縣人民政府關(guān)于引進(jìn)外資的總結(jié)和規(guī)劃作者事由文種（1）化工高校關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的函（2）工業(yè)高校關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函（3）化工高校關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的函（4）工業(yè)高校關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函思索2：以上案卷的標(biāo)題是？微型案例第七章文書(shū)處理與檔案管理

按通訊者特征立卷實(shí)例（1）化工高校關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的函（2）工業(yè)高校關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函（3）化工高校關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的函（4）工業(yè)高校關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函案卷的標(biāo)題為：《化工高校與工業(yè)高校關(guān)于王蘭、劉海工作調(diào)動(dòng)問(wèn)題的來(lái)往函件》微型案例卷內(nèi)文件排列排列方法是：（1）可以按時(shí)間依次排列。（2）可以按重要程度排列：政策文件在前，業(yè)務(wù)文件在后；上級(jí)文件在前，平級(jí)、下級(jí)文件在后；存本在前，定稿在后；多次草稿的重要文件，定稿之后，草稿按一、二、三稿依次排列。（3）幾種特征組合運(yùn)用排列。常見(jiàn)的是：?jiǎn)栴}——時(shí)間；作者——時(shí)間；作者——問(wèn)題——時(shí)間。△第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟

（三）編目定卷

編目定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁(yè)號(hào)的方法使案卷固定下來(lái)的行為過(guò)程。第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟編目訂卷——1.打頁(yè)號(hào)打印的頁(yè)號(hào)2.填寫(xiě)卷內(nèi)文件書(shū)目

卷內(nèi)文件書(shū)目，又叫卷首書(shū)目。它放在卷首，用以介紹卷內(nèi)文件的成份和內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件。第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟卷內(nèi)文件目錄依次號(hào)：文件的依次編號(hào)。每份文件填一個(gè)；定稿和草稿、正件和附件均只填一個(gè)依次號(hào).◆文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有發(fā)文字號(hào)的此欄不填寫(xiě).◆責(zé)任者：文件的形成單位或個(gè)人。應(yīng)填寫(xiě)全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱.◆題名：文件的標(biāo)題。一般照實(shí)抄錄原文件標(biāo)題；沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的應(yīng)依據(jù)文件內(nèi)容概括后填寫(xiě)，并加［］；會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容.◆日期：文件的形成日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字規(guī)范填寫(xiě)；沒(méi)有日期的文件，要考證清晰補(bǔ)上.◆頁(yè)號(hào)：現(xiàn)有計(jì)算機(jī)檔案管理軟件要求此項(xiàng)填寫(xiě)每份文件的總頁(yè)數(shù)，如：“5”，系統(tǒng)將自動(dòng)生成文件排列依次號(hào)。3.填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表放在卷尾，其作用主要有兩方面：一是供立卷時(shí)說(shuō)明卷內(nèi)文件的狀況；一是供調(diào)整案卷時(shí)記載卷內(nèi)文件的異動(dòng)狀況。說(shuō)明本卷文件的缺損、修改、補(bǔ)充、銷(xiāo)毀、漏號(hào)、重號(hào)等，與某些文件的其它文件卷號(hào)，卷內(nèi)文件變動(dòng)狀況。有關(guān)人員須要簽名、標(biāo)注時(shí)間。第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟卷內(nèi)備考表式樣填寫(xiě)卷內(nèi)備考表4.妥當(dāng)做好卷內(nèi)文件的技術(shù)處理工作（P198）5.填寫(xiě)案卷封皮(案卷封面與卷脊項(xiàng)目)第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟《案卷封面》樣式填寫(xiě)完成的案卷封面案卷脊背案卷脊背和底邊6.編目定卷，裝訂案卷

裝訂，即把案卷用卷繩組裝起來(lái)的行為過(guò)程。留意事項(xiàng)：1、去除金屬物。2、整理文件：對(duì)破損文件修補(bǔ)；理順和對(duì)齊紙張；將小簽條、小便條等不規(guī)則材料粘帖在符合規(guī)格要求的白紙上。3、依據(jù)《文書(shū)檔案案卷格式》要求運(yùn)用硬卷皮或軟卷皮。接受三孔一線式裝訂。第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟上夾上卷皮作三孔標(biāo)記

打孔穿線繩系線繩歸檔移交文書(shū)部門(mén)一般在其次年的上半年向檔案室移交上一年的歸檔文件。特地檔案可以按規(guī)定時(shí)間移交。歸檔須要辦理移交手續(xù)。檔案室須要檢查清點(diǎn)案卷材料：

1、案卷是否完整。一個(gè)立卷單元的各個(gè)組成部分無(wú)殘缺。2、案卷質(zhì)量是否符合要求。

第三節(jié)文書(shū)立卷分方法和步驟歸檔號(hào)檔號(hào)題名起止時(shí)間件數(shù)頁(yè)數(shù)保管期限備注Xx年度xx（部門(mén)）移交案卷書(shū)目移交案卷書(shū)目備考表本檔共頁(yè)。共有案卷卷，其中永久卷，長(zhǎng)期卷，短期卷。移交部門(mén)：移交人：接收部門(mén)：接收人：年月日一、歸檔作用：歸檔是文書(shū)工作的最終一個(gè)環(huán)節(jié)，又是檔案工作起先的一個(gè)環(huán)節(jié)。單位內(nèi)文件的歸檔是檔案室檔案的主要來(lái)源，也是檔案室收集工作的常常任務(wù)。第四節(jié)歸檔二、歸檔的制度

（一）歸檔時(shí)間（二）歸檔案卷的質(zhì)量（三）不歸檔材料的范圍第四節(jié)歸檔（一）歸檔時(shí)間第一時(shí)段：文件材料立卷—6月底之前立卷部門(mén)：完成實(shí)體立卷和網(wǎng)上立卷，移交紙質(zhì)文件或提交電子文件紙質(zhì)文件（包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子文件紙質(zhì)稿）電子文件（包括文件書(shū)目、電子文件原文）（留意：暫不進(jìn)行裝訂，但要求用別針或夾子固定）其次時(shí)段：文件材料的數(shù)字加工—6月底－9月底檔案館：對(duì)無(wú)電子文件原文的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字掃描加工。第三時(shí)段：文件材料裝訂、移交—10月—12月底之前立卷部門(mén)：裝訂移交，辦理移交手續(xù)，完成與檔案館之間的移交歸檔任務(wù)。（二）歸檔文件質(zhì)量要求電子文件齊全與紙質(zhì)文件配套的電子文件掛接齊全掛接電子文件精確掛接電子文件原文要求精確，避開(kāi)張冠李戴；電子文件應(yīng)為最終的定稿。雙備份：辦公自動(dòng)化文件材料打印成紅頭紙質(zhì)文件。手續(xù)完畢：打印的紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的公章錄入信息準(zhǔn)備：手工錄入的案卷書(shū)目、卷內(nèi)文件目和歸檔文件書(shū)目精確無(wú)誤—題名、文號(hào)、頁(yè)碼等；紙質(zhì)文件材料要求卷內(nèi)文件材料手續(xù)完備制作和書(shū)寫(xiě)材料利于長(zhǎng)期保存，不能有紅色、圓珠筆和純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。不能運(yùn)用復(fù)印件歸檔。（三）、歸檔范圍歸檔范圍應(yīng)當(dāng)歸檔不應(yīng)當(dāng)歸檔

應(yīng)歸檔的文件材料：凡是本單位活動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)本單位及國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均屬于歸檔范圍，必需定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員移交歸檔，集中統(tǒng)一管理。

文件材料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，取決于文件材料本身的保存價(jià)值。應(yīng)歸檔文件材料

（1）本單位形成的文件材料包括：