試述提高檔案資源利用率的有效途徑

試述提高檔案資源利用率的有效途徑試述提高檔案資源利用率的有效途徑

一、前言

文化檔案管理的最終目的，即是為了提高檔案的利用價(jià)值和利用效率，所以，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的效勞理念，能夠通過多種渠道、多種伎倆來深入挖掘檔案的價(jià)值，使之為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)等一系列活動(dòng)提供效勞與幫忙。與此同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)積極更新觀念，深化對(duì)檔案管理認(rèn)知，對(duì)檔案資源采取全面、綜合性利用，借助統(tǒng)計(jì)、分析、整理等方式，為企業(yè)決策提供可靠數(shù)據(jù)撐持。

二、宏觀視角下檔案資源的作用

在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化開展的過程中，檔案能夠提供理論指導(dǎo)、歷史知識(shí)以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，指導(dǎo)著人類進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，開展精神文化，同時(shí)推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步與開展?？梢哉f，檔案，其來源于社會(huì)，又反應(yīng)于社會(huì)。下文，筆者將借以宏觀視角對(duì)其作用展開論述。

〔一〕技術(shù)開展承載的意義

檔案的真實(shí)性不會(huì)隨著人類意志而改變，其能夠讓我們吸收到檔案資源中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，讓利用者杜絕類似錯(cuò)誤的發(fā)生，進(jìn)而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和文化的建設(shè)。所以說，檔案資源是對(duì)人類智慧的總結(jié)，其蘊(yùn)含著非常珍貴的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，尤其是檔案中記錄的技術(shù)資料，在經(jīng)濟(jì)文化開展中的作用更加重要。以技術(shù)性檔案資源為例，其能夠?yàn)閺V闊管理人員、技術(shù)人員以及各行各業(yè)的工作人員提供借鑒和學(xué)習(xí)的依據(jù)，使之可以從中吸取大量的工作經(jīng)驗(yàn)，以此來進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，工作創(chuàng)新，從而進(jìn)一步推動(dòng)經(jīng)濟(jì)文化的開展。示例，船舶的建造技術(shù)、傳染病的防治知識(shí)、煤礦開采技術(shù)、航天技術(shù)等的開展，都是基于檔案資源的借鑒與開發(fā)，而一步步趨于完善。

〔二〕歷史賦予的文化內(nèi)涵

由于檔案具有資源收集、資源整理以及資源保管的特點(diǎn)，決定了其在反映歷史真實(shí)性、直觀性和價(jià)值性方面都較其他資源優(yōu)越。可以說，檔案是人類認(rèn)識(shí)客觀世界，認(rèn)識(shí)歷史的重要教材。而人類開展史是一部不能割裂的長(zhǎng)篇?dú)v史，檔案的存在，便是這長(zhǎng)篇?dú)v史的真實(shí)寫照。當(dāng)前，檔案提供的歷史資料不但為人類歷史的各個(gè)階段提供了依據(jù)，也為一些重大舉措的制定提供了非常重要的依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過程中，充沛開發(fā)利用檔案資源，能夠?yàn)橐恍┲匾贫?、政策的制定提供歷史性的參考。在精神文化的建設(shè)過程中，充沛開發(fā)利用檔案資源，能夠發(fā)現(xiàn)精神文化建設(shè)存在的問題，為文化建設(shè)提供意見指導(dǎo)，從而不斷地推動(dòng)精神文化的開展。

三、提高檔案資源利用效率的工作設(shè)想

檔案資源的價(jià)值在于其使用價(jià)值，而決定其使用價(jià)值的那么是其資源量，豐盛信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進(jìn)企業(yè)檔案利用率的提升，就不能僅滿足于企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的信息資源，還應(yīng)積極且充沛利用各種伎倆對(duì)各種新穎、有價(jià)值的信息資源進(jìn)行收集，促使檔案信息資源結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化，最大限度豐盛企業(yè)檔案信息庫，對(duì)此，下文將就如何深入挖掘檔案資源，提高檔案利用效率這一目的展開論述。

〔一〕拓展多元化的檔案效勞方式

很長(zhǎng)時(shí)間以來，檔案效勞的對(duì)象主要是國家政府。然而隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，政府信息公開已經(jīng)成趨勢(shì)。而為了適應(yīng)這一趨勢(shì)，檔案管理相關(guān)部門及其人員應(yīng)積極改變“被動(dòng)效勞〞方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)效勞，同時(shí)豐盛效勞形式，在注重信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性的根底上，積極地為利用者提供技術(shù)、市場(chǎng)以及政策等方面的信息，進(jìn)而滿足人們對(duì)于檔案資源的需求。示例，在提供效勞的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的了解需求，或是通過設(shè)置閱覽室以及頒布檔案史料等方式，以積極主動(dòng)型效勞來提高檔案資源的利用率。

〔二〕積極拉動(dòng)檔案效勞工作創(chuàng)新

不管是經(jīng)濟(jì)還是文化的開展，都離不開創(chuàng)新思維的存在。因此，在挖掘檔案管理資源，促進(jìn)檔案利用率提升的過程中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻堅(jiān)持改革創(chuàng)新精神，做到與時(shí)俱進(jìn)，以積極向上的心態(tài)不斷探索檔案工作的新辦法、新思路。提供優(yōu)質(zhì)效勞的關(guān)鍵便是創(chuàng)新效勞的機(jī)制，具體來說，在檔案資源利用、監(jiān)督的過程中，要做到“三個(gè)轉(zhuǎn)變〞：如前文所述的將檔案工作方式由被動(dòng)的“看門守?cái)偍曌優(yōu)橹鲃?dòng)宣傳或直接效勞。其次，是將檔案工作重心由以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詧?zhí)法檢查為主。再者，是將檔案管理模式由傳統(tǒng)的保管方式轉(zhuǎn)向重視信息化建設(shè)的現(xiàn)代化的模式。除上述外，檔案工作還應(yīng)當(dāng)做到和不同時(shí)期經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)中心的緊密結(jié)合，進(jìn)而到達(dá)通過學(xué)習(xí)新知識(shí)，研究新課題來進(jìn)一步檔案創(chuàng)新工作的思路和辦法，不斷拓展效勞的領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案效勞工作的創(chuàng)新開展。

〔三〕結(jié)合實(shí)際需求展開檔案調(diào)研

檔案資源開發(fā)利用的最終目的是將檔案轉(zhuǎn)換成促進(jìn)社會(huì)開展的精神和物質(zhì)財(cái)富。所以，要想實(shí)現(xiàn)這一最終目標(biāo)，檔案部門必須盡可能的充沛利用檔案資源。示例，安頓檔案管理人員積極主動(dòng)展開檔案資源的調(diào)查研究，掌握利用者的需求，并在充沛調(diào)研的根底上調(diào)整檔案開發(fā)策略，從而促使檔案信息資源得到更進(jìn)一步的開發(fā)。然而，需要注意的是，在進(jìn)行調(diào)查研究的時(shí)候，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定應(yīng)變能力，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的動(dòng)態(tài)分析，以全面把握檔案利用動(dòng)向。此外，檔案人員還要深入了解本部門以及本系統(tǒng)的相關(guān)資源，主動(dòng)掌握需求，提前挖掘并傳遞潛在的檔案資源，進(jìn)而最大限度的發(fā)揮資源應(yīng)用的價(jià)值。

〔四〕建立健全檔案信息反應(yīng)系統(tǒng)

反應(yīng)機(jī)制的設(shè)立能夠在對(duì)檔案資源進(jìn)行管理控制的時(shí)候，不再局限于單向信息傳遞，而是形成雙向信息交流。換言之，能否有效地對(duì)檔案資源的管理系統(tǒng)進(jìn)行控制，最為關(guān)鍵的便是能否建立一套準(zhǔn)確、靈敏的反應(yīng)機(jī)制。具體來說，建立信息反應(yīng)系統(tǒng)，完善檔案信息反應(yīng)機(jī)制應(yīng)當(dāng)從下列幾個(gè)方面著手：第一步，確定專門的人員負(fù)責(zé)收集和整理反應(yīng)信息。對(duì)于工作量非常大的單位來說，可以制定專門的檔案資源利用反應(yīng)制度，從而及時(shí)了解經(jīng)濟(jì)和文化開展的動(dòng)態(tài)。第二步，各檔案部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和現(xiàn)階段的工作任務(wù)，及時(shí)反映檔案利用的情況，并以此為基準(zhǔn)來結(jié)合實(shí)際，建立檔案利用效果登記制度。實(shí)踐證明，通過這類“效果登記制〞，能夠較為真實(shí)和全面的反應(yīng)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀。

四、結(jié)語

檔案管理工作的順利發(fā)展除了上述根底硬件設(shè)施的撐持外，