醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)

組織有效會(huì)議CommunicationtoWin醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第1頁(yè)專(zhuān)題一有效會(huì)議基本特征和無(wú)效會(huì)議危害醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第2頁(yè)提供信息聚集信息處理問(wèn)題宣傳政策培育訓(xùn)練企業(yè)會(huì)議功效醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第3頁(yè)不正當(dāng)理由會(huì)議種類(lèi)及處理方法為滿(mǎn)足無(wú)聊愿望而開(kāi)會(huì)為符合通例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開(kāi)會(huì)為攀比而開(kāi)會(huì)為表功而開(kāi)會(huì)為推卻責(zé)任而開(kāi)會(huì)為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生難堪局面而開(kāi)會(huì)醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第4頁(yè)什么樣會(huì)議才算富有實(shí)效目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿(mǎn)意

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第5頁(yè)不切實(shí)效會(huì)議有何危害會(huì)議目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。會(huì)議所負(fù)擔(dān)機(jī)會(huì)成本相當(dāng)可觀。與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿(mǎn)。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第6頁(yè)為何會(huì)議沒(méi)有實(shí)效會(huì)議前會(huì)議中會(huì)議后醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第7頁(yè)有效會(huì)議準(zhǔn)備工作專(zhuān)題二醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第8頁(yè)有效會(huì)議會(huì)務(wù)準(zhǔn)備(1)會(huì)議目標(biāo)設(shè)定；(2)與會(huì)者選擇；(3)會(huì)議時(shí)間選擇；(4)會(huì)議地點(diǎn)選擇；(5)會(huì)議場(chǎng)地布置；(6)議程指定；(7)會(huì)議通知派發(fā)；(8)準(zhǔn)備會(huì)務(wù)用具。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第9頁(yè)會(huì)議目標(biāo)設(shè)定會(huì)議目標(biāo)必須用書(shū)面列明會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際會(huì)議目標(biāo)必須詳細(xì)而且能夠衡量會(huì)議目標(biāo)所表明必須是"應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么"，而非"應(yīng)做什么"醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第10頁(yè)與會(huì)人員選擇對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)人能夠因參加會(huì)議而取得好處人

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第11頁(yè)會(huì)議時(shí)間選擇在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮便是領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，因?yàn)橹挥羞@么才能使領(lǐng)導(dǎo)獲取充分準(zhǔn)備。其次，也應(yīng)該考慮方便與會(huì)者出席時(shí)間，以及為與會(huì)者所喜愛(ài)時(shí)間。倘若與會(huì)者對(duì)會(huì)議時(shí)間有所不滿(mǎn)，則會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，勢(shì)必遭受不利影響。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第12頁(yè)會(huì)議地點(diǎn)選擇(1)場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。(2)場(chǎng)地必須夠大方便容納與會(huì)者及視聽(tīng)器材。(3)必須擁有包含桌椅在內(nèi)適當(dāng)家俱。(4)必須擁有充分照明及通風(fēng)設(shè)備。(5)必須能免于聲音、電話(huà)、訪客等干擾，以防與會(huì)者分心。(6)必須令主席及與會(huì)者大致方便。(7)成本必須低廉。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第13頁(yè)會(huì)議議程確定按照議案輕重緩急編排處理先后次序，這即是說(shuō)越緊要事項(xiàng)越應(yīng)排在議程前端處理，越不緊要事項(xiàng)則越應(yīng)排在議程后端處理。每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來(lái)。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第14頁(yè)會(huì)議通知派發(fā)一份良好會(huì)議通知，在內(nèi)容上最少應(yīng)包含以下五項(xiàng)：(1)開(kāi)會(huì)時(shí)間(包含日期及起止時(shí)間)。(2)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)。倘若開(kāi)會(huì)地點(diǎn)并非與會(huì)者所熟悉，則應(yīng)附上確切位置圖及交通路線(xiàn)圖。(3)會(huì)議目標(biāo)。(4)與會(huì)者須事先準(zhǔn)備事項(xiàng)。(5)其它與會(huì)者姓名。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第15頁(yè)會(huì)場(chǎng)布置布置會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)考慮會(huì)議性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)多少。比如在提供信息會(huì)議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子戲院式安排或是設(shè)桌子教室式安排較為理想。在處理問(wèn)題會(huì)議里，假如人數(shù)不多，則最理想安排是讓每一位與會(huì)者均圍繞桌子而坐，這么可方便每一個(gè)人跟其它人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里，如人數(shù)不多，則可令與會(huì)者坐在馬蹄型桌子外圈，這么不但便于與會(huì)者與主席之間溝通，而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會(huì)者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周?chē)?。這種安排好處于于方便分組討論及綜合討論。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第16頁(yè)準(zhǔn)備會(huì)務(wù)物品為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會(huì)前及早將大部分供給品運(yùn)出。每個(gè)紙箱拴一張存貨管理清單，上面寫(xiě)上發(fā)運(yùn)日期、時(shí)間和發(fā)運(yùn)地點(diǎn)、保險(xiǎn)號(hào)碼及其它識(shí)別標(biāo)志。事先應(yīng)與會(huì)議地點(diǎn)商妥在你工作人員抵達(dá)之前接收和儲(chǔ)存運(yùn)輸物品。每個(gè)紙箱上均應(yīng)清楚地標(biāo)明"某年某月某日為某某企業(yè)大會(huì)掌管"。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第17頁(yè)主要會(huì)議組織流程專(zhuān)題三醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第18頁(yè)全企業(yè)大會(huì)組織流程第一階段(開(kāi)會(huì)日期數(shù)月前)：①確定宗旨和目標(biāo)。②任命項(xiàng)目指導(dǎo)人。③考慮暫定方案。④使企業(yè)全部工作部門(mén)介入，并咨詢(xún)其意見(jiàn)。⑤預(yù)計(jì)費(fèi)用。⑥規(guī)劃暫編預(yù)算。⑦要求沒(méi)有相互抵觸日期。⑧預(yù)定會(huì)議場(chǎng)地。⑨聘請(qǐng)外界講話(huà)人或安排娛樂(lè)節(jié)目。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第19頁(yè)全企業(yè)大會(huì)組織流程第二階段(開(kāi)會(huì)日期前二三個(gè)月)①完成人員配置。②確定組織機(jī)構(gòu)計(jì)劃及權(quán)力分工。③確定工作預(yù)算和開(kāi)支程序。④完成最終方案。⑤通知員工開(kāi)會(huì)。⑥著手宣傳方案。……醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第20頁(yè)全企業(yè)大會(huì)組織流程第三階段(在準(zhǔn)備期最終幾天)：①檢驗(yàn)最終方案和完成行動(dòng)計(jì)劃。②檢驗(yàn)登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機(jī)、恰當(dāng)?shù)怯浄椒?、電?huà)、布告欄、普通和緊急通知。③檢驗(yàn)每次會(huì)議指定場(chǎng)所，查對(duì)座位計(jì)劃設(shè)施和設(shè)備。④檢驗(yàn)以下各地方是否都恰當(dāng)?shù)匕仓昧藰?biāo)識(shí)：接待、參觀、登記處、方向、陳列室、救護(hù)、失物招領(lǐng)處和停車(chē)場(chǎng)。

……醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第21頁(yè)全企業(yè)大會(huì)組織流程第四階段(會(huì)后馬上進(jìn)行)：①親自向講話(huà)賓客和其它特殊貢獻(xiàn)者致謝。②計(jì)算出席人數(shù)。③拆卸和退還租來(lái)或借來(lái)設(shè)備。④尋找被遺忘器材物品。⑤監(jiān)督和徹底檢驗(yàn)清理工作。⑥檢驗(yàn)是否有可能引發(fā)火災(zāi)或安全事故危險(xiǎn)⑦把全部場(chǎng)地移交安全巡查隊(duì)。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第22頁(yè)全企業(yè)大會(huì)組織流程第五階段(在會(huì)議期后一周之內(nèi))：①在項(xiàng)目工作人員中發(fā)動(dòng)討論會(huì)，以征求提議評(píng)定并了解未了事項(xiàng)情況。②向講話(huà)人和其它有特殊貢獻(xiàn)者致函正式表示感激。③檢驗(yàn)存貨和清單，以確知全部財(cái)產(chǎn)、設(shè)備和材料都已經(jīng)有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。④要求工作人員核實(shí)全部發(fā)票、講話(huà)人酬勞和其它債務(wù)。⑤把會(huì)議匯報(bào)匯編和提交授權(quán)機(jī)構(gòu)。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第23頁(yè)招待和宴會(huì)組織流程第一階段(盡可能提前)：①?zèng)Q定集會(huì)基本目標(biāo)和主題。②確定時(shí)間和日期。③完成項(xiàng)目工作人員指派。④編列暫定邀請(qǐng)名單，預(yù)計(jì)出席人數(shù)。⑤制訂初步預(yù)算(包含如需付給出席者酬勞經(jīng)費(fèi)在內(nèi))。⑥招標(biāo)承接場(chǎng)地和宴會(huì)?！t(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第24頁(yè)招待和宴會(huì)組織流程第二階段(宴會(huì)前幾個(gè)月)：①訂購(gòu)一些特殊物品如晚會(huì)紀(jì)念品、餐桌裝飾品、能起說(shuō)明作用陳列品、紀(jì)念品或獎(jiǎng)品。②預(yù)定額外視聽(tīng)設(shè)備。③與場(chǎng)地管理部門(mén)考查新事態(tài)發(fā)展、變動(dòng)或添置?！t(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第25頁(yè)招待和宴會(huì)組織流程第三階段(在活動(dòng)開(kāi)始前時(shí)刻，如有可能，在前一天)：①確定全部接收特殊任務(wù)人和那些在項(xiàng)目中出面人地位和了解力。②通知宴會(huì)承接人和場(chǎng)地經(jīng)理最終記錄表并檢驗(yàn)各項(xiàng)要求說(shuō)明。③檢驗(yàn)房間布置，使之符累計(jì)劃要求(確保適合實(shí)際需要，餐桌之間有足夠地方使賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂(lè)節(jié)目之用)。④檢驗(yàn)出口，不使堵塞，并做到整個(gè)場(chǎng)地整齊。⑤落實(shí)特殊裝飾已按計(jì)劃裝置?！t(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第26頁(yè)招待和宴會(huì)組織流程第四階段(緊跟著賓客離開(kāi)之后)：①活動(dòng)后立刻盤(pán)存烈酒。②與管理部門(mén)確定出席人數(shù)以供開(kāi)帳單之用。③貯存或償還特殊陳列品、裝飾品和設(shè)備。④向相關(guān)服務(wù)人員致酬。⑤視察場(chǎng)地有沒(méi)有需要招領(lǐng)失物。⑥把場(chǎng)所移交場(chǎng)地經(jīng)理代表。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第27頁(yè)招待和宴會(huì)組織流程第五階段(一周之內(nèi))：①與項(xiàng)目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項(xiàng)。②確定全部材料和設(shè)備均已償還其原來(lái)部門(mén)。③核實(shí)活動(dòng)全部費(fèi)用。④支付帳單，結(jié)清帳目。⑤向相關(guān)各方寄送正式感激信。⑥向授權(quán)機(jī)構(gòu)匯報(bào)出席人數(shù)和活動(dòng)經(jīng)過(guò)。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第28頁(yè)怎樣成功統(tǒng)計(jì)會(huì)議和主持會(huì)議專(zhuān)題四醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第29頁(yè)怎樣做會(huì)議統(tǒng)計(jì)會(huì)議統(tǒng)計(jì)要求準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)會(huì)議活動(dòng)。非正式會(huì)議統(tǒng)計(jì)應(yīng)簡(jiǎn)練明了，而正式會(huì)議統(tǒng)計(jì)則要求更詳細(xì)些。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第30頁(yè)會(huì)后工作注意點(diǎn)印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和快報(bào)。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定事項(xiàng)通知。收退會(huì)議文件。會(huì)議文件立卷。匯編會(huì)議文件?？偨Y(jié)會(huì)議工作。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第31頁(yè)秘書(shū)主持會(huì)議基本標(biāo)準(zhǔn)正確定位自己形象。抓住主持會(huì)議機(jī)會(huì)，展示你能力和魅力，把會(huì)議主持得有條有理。確定會(huì)議主旨。了解會(huì)議參加者?！t(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第32頁(yè)秘書(shū)主持會(huì)議須知調(diào)整各方意見(jiàn)。發(fā)揚(yáng)民主。公平待人。要有信心。要有好地觀察能力。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第33頁(yè)秘書(shū)主持會(huì)議準(zhǔn)備工作會(huì)議目標(biāo)。出席者情況。會(huì)場(chǎng)情況。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第34頁(yè)主持會(huì)議五個(gè)階段主持人調(diào)動(dòng)氣氛。主持人說(shuō)明議題。協(xié)調(diào)與會(huì)者講話(huà)。整理、歸納意見(jiàn)。作出決議。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第35頁(yè)怎樣創(chuàng)造良好會(huì)議氣氛不要使用過(guò)于恭敬語(yǔ)言。帶點(diǎn)幽默感。議題要詳細(xì)。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第36頁(yè)打破會(huì)議冷場(chǎng)技巧有放矢，克服冷場(chǎng)對(duì)癥下藥，消除緘默(1)敵正確緘默。(2)持少數(shù)意見(jiàn)緘默。(3)自由主義緘默。(4)顧慮害羞緘默。(5)心有余悸緘默。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第37頁(yè)用提問(wèn)方法掌握會(huì)議向全體人員提問(wèn)個(gè)別提問(wèn)讓與會(huì)者自問(wèn)自答反問(wèn)醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第38頁(yè)意見(jiàn)發(fā)生分歧時(shí)怎么辦不回避對(duì)立要防止情緒對(duì)立安排休息，調(diào)整氣氛參考第三方意見(jiàn)寫(xiě)出問(wèn)題焦點(diǎn)醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第39頁(yè)怎樣緩解會(huì)議中擔(dān)心氣氛在一些情況下，會(huì)議或許會(huì)成為發(fā)泄私人恩怨最好場(chǎng)所，更會(huì)有些人利用它來(lái)給部門(mén)、單位工作制造麻煩。你作為秘書(shū)，有時(shí)很輕易會(huì)成為惡語(yǔ)中傷對(duì)象，遭到攻擊，而對(duì)方目標(biāo)是讓你狼狽不堪，好在眾人心目中留下一個(gè)壞印象。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會(huì)議培訓(xùn)第40頁(yè)開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)尤其防范幾個(gè)人“直腸子”人“替罪羊”緘默不語(yǔ)人善言人