辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計方案和對策

文檔編號：-OA-ZT版本號：01辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計方案工程名稱：綜合辦公自動化系統(tǒng)清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)某二零零零年一月本報告及其報告中包含的信息屬于且僅屬于清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)某、所有。在任何情況下，沒有以上機構(gòu)的許可，不得在這個機構(gòu)之外的地方進展印刷、復(fù)制。違者必究。前言本報告為綜合辦公自動化系統(tǒng)的總體設(shè)計方案說明。版本歷史：版本作者日期備注00任鋼1999/04/26初稿01任鋼2000/7/26修改稿目錄TOC\o"1-3"第一局部需求分析5一、系統(tǒng)概況5二、系統(tǒng)總體目標(biāo)72-1通用性72-2實用性72-3網(wǎng)絡(luò)化72-4先進性72-5平安性72-6可擴大性8三、系統(tǒng)邊界93-1職能邊界93-2地理邊界93-3功能邊界9四、系統(tǒng)功能構(gòu)造描述11第二局部概要設(shè)計12系統(tǒng)的建立目標(biāo)12系統(tǒng)性質(zhì)分析12系統(tǒng)的開發(fā)方法和工具127-1以最終用戶為主的開發(fā)方法127-2系統(tǒng)開發(fā)工具12系統(tǒng)功能設(shè)計138-1收文管理子系統(tǒng)138-2發(fā)文管理子系統(tǒng)148-3檔案管理子系統(tǒng)168-4會議管理子系統(tǒng)188-5電子子系統(tǒng)228-6公告欄子系統(tǒng)238-7論壇子系統(tǒng)238-8專題信息子系統(tǒng)24界面設(shè)計259-1概述259-2界面劃分259-3個人辦公界面259-4子系統(tǒng)專用界面25第三局部總體規(guī)劃27Notes系統(tǒng)總體方案2710-1Notes/Web效勞器2710-2Notes/WebClient2910-3移動用戶和撥號效勞器2910-4各Notes系統(tǒng)之間的連接30第四局部系統(tǒng)的投資概算和效益分析31第五局部系統(tǒng)實施方案31一、Notes系統(tǒng)設(shè)計31二、市局Notes系統(tǒng)管理員和開發(fā)人員的培訓(xùn)31三、分局Notes系統(tǒng)管理員培訓(xùn)32四、安裝辦公自動化試運行系統(tǒng)32五、辦公自動化系統(tǒng)試點和完善32六、辦公自動化系統(tǒng)培訓(xùn)和推廣32附錄C：LotusNotes/Domino與企業(yè)信息網(wǎng)34傳統(tǒng)信息技術(shù)的局限性34認識企業(yè)信息網(wǎng)34LotusDomino/Notes功能概述36LotusDomino/Notes與企業(yè)信息網(wǎng)37對于構(gòu)建企業(yè)信息網(wǎng)的再討論：LotusDomino/Notes與其它方案的比較38第一局部需求分析現(xiàn)代辦公需要先進的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強管理的有效手段。是市的供電管理單位，每天都有大量的公文往來，同時還有各種會議等管理工作，因此需要一套先進的、高效率的、覆蓋全企業(yè)的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。同時也為與世界先進的辦公機制接軌打下良好的根底。一、系統(tǒng)概況為了滿足當(dāng)前辦公業(yè)務(wù)的實際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化開展需要，進一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進程，到達增收節(jié)支的目的，急須建立的辦公自動化系統(tǒng)，使辦公自動化系統(tǒng)覆蓋從機關(guān)到基層的各個單位，使企業(yè)X圍內(nèi)每個人之間都可以通過電子快速、平安地通訊，為企業(yè)建立一個平安、強壯的通訊根底設(shè)施，并在此根底之上擴大辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的功能和X圍，把主要辦公業(yè)務(wù)流程計算機化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開支，建立一個采用先進技術(shù)的、流程控制完備的、到達國內(nèi)先進水平的辦公自動化系統(tǒng)。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該采用世界領(lǐng)先水平的辦公自動化系統(tǒng)技術(shù)和開發(fā)工具，IBM的LotusNotes正是這樣一個辦公自動化平臺。LotusNotes是Lotus(蓮花)公司的軟件產(chǎn)品，Lotus公司在群件〔用于工作組協(xié)同工作的軟件〕方面居于世界領(lǐng)先水平，領(lǐng)導(dǎo)著群件的標(biāo)準(zhǔn)和開展。1996年被IBM公司強行收購,耗資30億美元，成為IBM的子公司。LotusNotes是全球應(yīng)用最為廣泛的群件產(chǎn)品。到1996年，該軟件的用戶數(shù)已經(jīng)到達900萬個，全球500家最大企業(yè)中有423家使用該軟件作為辦公系統(tǒng)平臺，在中國，有超過500家政府和企業(yè)級用戶，包括國務(wù)院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動部、國家信息中心、中國人民保險公司、中國人民銀行等。目前，LotusDomino/Notes(LotusNotes4.6)是LotusNotes的最新版本，辦公自動化系統(tǒng)將采用此版本作為辦公自動化系統(tǒng)平臺。Lotus公司簡介和市場情況見附錄B。LotusDomino/Notes功能概述見附錄C。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該利用LotusNotes先進的工作流程自動化技術(shù)快速把當(dāng)前的主要辦公業(yè)務(wù)：公文管理、會議管理、檔案管理的業(yè)務(wù)流程納入計算機管理，在計算機網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)，縮短辦公業(yè)務(wù)的流程時間，減少工作人員的工作量，提高企業(yè)的辦公效率。同時，為領(lǐng)導(dǎo)提供領(lǐng)導(dǎo)辦公系統(tǒng)，為辦公人員提供辦公人員辦公系統(tǒng)，方便日常的工作，成為個人辦公的輔助工具，提高全企業(yè)每個管理人員的辦公效率。另一方面，建立新辦公自動化系統(tǒng)也為建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)打下堅實的根底。利用LotusDomino/Notes的強大的信息集成能力和通訊能力，實現(xiàn)的各類企業(yè)級信息的收集和存儲、信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享，通過這個信息網(wǎng)絡(luò)了解整個企業(yè)的狀態(tài)，使信息為決策提供支持，實現(xiàn)企業(yè)級的協(xié)調(diào)和協(xié)作。作為管理信息系統(tǒng)(MIS)系統(tǒng)的一局部，隨著辦公自動化系統(tǒng)的建成和應(yīng)用，將會提高管理人員的計算機應(yīng)用水平，提高大家對計算機應(yīng)用的積極性，對將來MIS系統(tǒng)的建成大有幫助。綜上所述，建立辦公自動化系統(tǒng)是符合企業(yè)當(dāng)前實際需要的、符合企業(yè)開展需要的、符合現(xiàn)代化辦公潮流的。它的建成將會提高企業(yè)辦公效率、降低企業(yè)辦公開支、提高企業(yè)信息化水平，并將標(biāo)志著辦公自動化水平進入國內(nèi)先進水平的行列。二、系統(tǒng)總體目標(biāo)2-1通用性辦公自動化系統(tǒng)必須適應(yīng)從局機關(guān)到基層的各個單位橫向及縱向之間相互關(guān)聯(lián)的辦公業(yè)務(wù)需要，滿足各種辦公業(yè)務(wù)的需要，滿足各種不同職務(wù)的個人的辦公需要，而不是針對某一單位或某一種業(yè)務(wù)流程或某一職務(wù)個人的系統(tǒng)，是面向整個企業(yè)的、各種辦公業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)。它必須能適應(yīng)各個單位各種各樣不同的環(huán)境，符合國際標(biāo)準(zhǔn)，可以適應(yīng)各種各樣的計算機操作系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺，是一個開放的、可擴大的系統(tǒng)。2-2實用性辦公自動化系統(tǒng)必須面向最終用戶，以最終用戶為主，做到操作簡單方便，界面友好，業(yè)務(wù)流程合理，真正符合最終用戶的實際需要。經(jīng)過短期培訓(xùn)，在3～4個月的時間內(nèi)OA系統(tǒng)可在全局X圍內(nèi)全面展開。2-3網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)要能夠隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，真正覆蓋所使用單位和部門以至于覆蓋全局的每個管理人員，使每個人都可以通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和他人通訊、交流、協(xié)作，進展辦公業(yè)務(wù)往來，查詢各種企業(yè)信息。通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)進展信息的收集和存儲，信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享。2-4先進性辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)采用國際先進的辦公自動化技術(shù)，結(jié)合的實際情況，利用LotusDomino/Notes強大、快速的辦公自動化應(yīng)用開發(fā)工具，在1998年內(nèi)把辦公自動化系統(tǒng)建成為國內(nèi)先進水平的系統(tǒng)，并且逐步向國際先進的辦公自動化系統(tǒng)靠攏。2-5平安性信息共享、網(wǎng)絡(luò)化辦公必須保證信息的平安性，數(shù)據(jù)的喪失，信息的不平安將會給企業(yè)帶來巨大的損失。LotusDomino/Notes提供強大的系統(tǒng)平安機制。一個分布系統(tǒng)的平安性的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)加密，Notes的加密技術(shù)基于RSA公共密鑰加密技術(shù)，這是目前工業(yè)界唯一無法破密的加密技術(shù)。在此根底上，Notes提供四級平安措施：驗證〔用于任何一次用戶訪問〕，存取控制〔七種訪問級別，用于控制用戶的訪問權(quán)限〕，加密〔用于網(wǎng)絡(luò)、效勞器、數(shù)據(jù)庫、表單、視圖以及文檔甚至域〕，電子簽名〔防止別人假冒〕，保證系統(tǒng)的平安性。Notes還提供群集效勞器功能〔當(dāng)一個效勞器失效時，它的工作可由其它效勞器完成〕，強大的復(fù)制技術(shù)用于數(shù)據(jù)的備份，保證數(shù)據(jù)和效勞的高可靠性。在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)中，還必須考慮到數(shù)據(jù)的平安性，通過程序的手段控制不同用戶的訪問權(quán)限，保證應(yīng)用系統(tǒng)的平安性。必須加強平安管理，建立健全的平安管理規(guī)章制度，保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)在物理上的平安性。2-6可擴大性辦公自動化系統(tǒng)必須是開放的、規(guī)?？缮炜s的、功能可以擴大的系統(tǒng)。LotusDomino/Notes是一個理想的信息容器，可以存儲、傳輸和處理各種各樣的多媒體信息如聲音、圖象、錄象信息、影象信息、超文本等。利用LotusDomino/Notes的這種特點，可以方便地把多媒體功能參加到辦公自動化系統(tǒng)中。LotusDomino/Notes完全支持Intranet/Internet標(biāo)準(zhǔn)，它的工作站也是Intranet/Internet瀏覽器，它的效勞器也是Web效勞器，通過它可以方便地組成企業(yè)Intranet/Internet網(wǎng)，開發(fā)Intranet/Internet應(yīng)用，并且和Internet相連，從Internet上獲取信息或者向Internet發(fā)布信息。三、系統(tǒng)邊界3-1職能邊界從所屬部門、基層單位及其各班組的日常辦公事務(wù)活動。3-2地理邊界覆蓋局各辦公大樓，全地區(qū)各局屬單位。3-3功能邊界本系統(tǒng)的功能包括了局內(nèi)辦公系統(tǒng)中的各工程，為各級部門和管理人員提供信息共享和數(shù)據(jù)一元化管理。按功能具體劃分為收文管理、發(fā)文管理、會議管理、檔案管理、公告欄、論壇、專題信息、電子八個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)具體功能如下:3-3-1收文管理收文管理子系統(tǒng)用于對全局的收文進展管理，通過計算機網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實現(xiàn)收文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對收文批閱流程的可視化監(jiān)控、有效的查詢和統(tǒng)計手段，以及將文件按年度、分類號、保存期限、小類號進展歸檔。3-3-2發(fā)文管理發(fā)文管理子系統(tǒng)用于對全局的發(fā)文進展管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實現(xiàn)發(fā)文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對發(fā)文批閱流程的可視化監(jiān)控、代碼管理、有效的查詢和統(tǒng)計手段，以及將文件按年度、分類號、小類號保存期限進展歸檔。3-3-3會議管理本子系統(tǒng)主要用于用來完成組織會議、發(fā)送會議通知、撰寫會議紀(jì)要、安排和落實會議待辦事項、會議室管理等管理工作。3-3-4公告欄本子系統(tǒng)主要用于對全局的公告信息進展管理，提供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全局的所有公告信息?？梢园凑疹愋?、時間、作者對公告信息進展查詢。這樣，可以及時地對公司內(nèi)部的一些信息進展發(fā)布，方便局內(nèi)人員進展信息交流。本系統(tǒng)可以按照信息分類建成多個專題，比方事故通報、大事紀(jì)要，個人信息公布等。3-3-5電子本子系統(tǒng)為每一個上網(wǎng)工作人員提供了電子收發(fā)功能和日程安排功能。用戶在此除了可以查閱、發(fā)送外，用戶還可以在此創(chuàng)立邀請、約會、事件或紀(jì)念日，并將其存儲在您的日歷中，對邀請對象發(fā)送通知，手動回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀(jì)念日發(fā)生的時間。在查詢時，可以用日歷的形式為用戶顯示當(dāng)天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)立新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。同時，由于整個辦公自動化系統(tǒng)都將以電子作為聯(lián)系紐帶，因此，這將是一般用戶在本系統(tǒng)中主要的“辦公室〞。3-3-6論壇本子系統(tǒng)為全局上網(wǎng)人員提供一個信息交流的場所，可以進展各種各樣的問題的討論，比方技術(shù)問題探討、辦公自動化系統(tǒng)使用經(jīng)歷交流等。圍繞一個中心議題，每個上網(wǎng)人員都可以方便地發(fā)表自己的觀點，了解他人的觀點，可以針對他人的意見發(fā)表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。3-3-7檔案管理本子系統(tǒng)主要用于對全局的各類文檔進展分類管理，自動生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷封面。同時提供對已歸檔文件的查詢、借閱功能。3-3-8專題信息本子系統(tǒng)用于對各種專題信息如平安生產(chǎn)簡報、供電信息、后勤簡訊、行風(fēng)建立簡報和影像信息的管理。通過本子系統(tǒng)可以制作各類專題信息以及發(fā)送專題信息等。四、系統(tǒng)功能構(gòu)造描述辦公自動化系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)收文管理子系統(tǒng)收文管理子系統(tǒng)發(fā)文管理子系統(tǒng)發(fā)文管理子系統(tǒng)檔案管理子系統(tǒng)檔案管理子系統(tǒng)會議管理子系統(tǒng)會議管理子系統(tǒng)公告欄子系統(tǒng)公告欄子系統(tǒng)論壇子系統(tǒng)論壇子系統(tǒng)專題信息子系統(tǒng)專題信息子系統(tǒng)電子子系統(tǒng)電子子系統(tǒng)第二局部概要設(shè)計系統(tǒng)的建立目標(biāo)辦公自動化系統(tǒng)的主要目標(biāo)是在局內(nèi)形成一個以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為根底、計算機為手段、高度信息化的辦公平臺。將現(xiàn)行的手工操作為主的辦公系統(tǒng)提高到這一平臺，籍以提高管理效率和管理質(zhì)量，將建立成為國內(nèi)一流企業(yè)，為趕超世界先進的電力企業(yè)打下堅實的根底。系統(tǒng)性質(zhì)分析辦公自動化系統(tǒng)是一個社會—管理—技術(shù)系統(tǒng)，它涉及多學(xué)科領(lǐng)域，是集計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、管理科學(xué)、檔案學(xué)于一體的綜合系統(tǒng)。因此，系統(tǒng)的實現(xiàn)需要供電局領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和各方面專業(yè)人員通力合作。辦公自動化系統(tǒng)是一個人—機的統(tǒng)一體，它是建立在現(xiàn)代的計算機通訊技術(shù)根底之上的，利用計算機作為輔助工具，完成各項辦公工作。因此，系統(tǒng)要充分利用現(xiàn)有的計算機資源，發(fā)揮工作人員的主觀能動性，才能提高系統(tǒng)的性能。由于手工作業(yè)中因客觀條件限制，在實際的辦公過程中存在一些不科學(xué)、不規(guī)X的管理方法，而且工作效率相對較低。因此，本系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)奉行一切從實際出發(fā)的原那么，以科學(xué)的態(tài)度對系統(tǒng)進展設(shè)計，表達現(xiàn)代化辦公的特點。系統(tǒng)的開發(fā)方法和工具辦公自動化的開發(fā)成功與否與采用的系統(tǒng)開發(fā)方法、工具有密切的聯(lián)系。根據(jù)系統(tǒng)的實現(xiàn)目標(biāo)和我公司多年的開發(fā)經(jīng)歷，對本系統(tǒng)的開發(fā)作如下分析：7-1以最終用戶為主的開發(fā)方法系統(tǒng)開發(fā)的最終目的是面向最終用戶，因此，系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)以最終用戶的需求為出發(fā)點，充分考慮他們的要求：使用部門的負責(zé)人和開發(fā)工程的負責(zé)人密切配合，保證工程開發(fā)的順利進展。各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)該積極參與系統(tǒng)設(shè)計和試運行。開發(fā)過程中，系統(tǒng)開發(fā)人員和最終用戶應(yīng)隨時溝通，共同研究、互相催促。7-2系統(tǒng)開發(fā)工具通過對系統(tǒng)的實現(xiàn)目標(biāo)和系統(tǒng)功能要求的分析，我們決定采用LotusNotes４.6(Domino4.6)作為開發(fā)工具。因為，LotusNotes是世界最先進的群件平臺，全面實現(xiàn)對非構(gòu)造化信息的管理和共享；內(nèi)含強大的工作流軟件開發(fā)環(huán)境；用文檔數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)多媒體文檔的管理，并支持客戶機/效勞器方式；可通過文檔數(shù)據(jù)庫在網(wǎng)絡(luò)上存取、追蹤、儲存和組織信息,是群組協(xié)同工作和辦公自動化的有力開發(fā)工具。同時它的DominoWeb效勞器與Internet的結(jié)合非常嚴(yán)密，同時具有強大的電子功能，不但Notes用戶之間可以方便地通訊，而且通過Notes的X.400、SMTP和cc:Mail網(wǎng)關(guān)，可以與其它系統(tǒng)的用戶通訊；并且提供了Web瀏覽功能，是一個適于交互式商業(yè)Web應(yīng)用的開發(fā)環(huán)境，因此可以進一步開發(fā)出平安的、交互式Web應(yīng)用。系統(tǒng)功能設(shè)計8-1收文管理子系統(tǒng)8-1-1系統(tǒng)描述該系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，主要用于對全局的收文進展管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類號、保存期限進展歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動化水平的上下。本系統(tǒng)按照文件的類型可以分為局辦收文管理、黨辦收文管理、各個系統(tǒng)之間利用平安權(quán)限管理相互獨立。由于局辦收文和黨辦收文流程根本一樣，下面以局辦收文為例描述本子系統(tǒng)流程和功能。8-1-2業(yè)務(wù)流程圖主管局長指示閱知局領(lǐng)導(dǎo)、閱知單位和承辦單位局辦主任主管局長指示閱知局領(lǐng)導(dǎo)、閱知單位和承辦單位局辦主任分辦機要室秘書來文登記來文掃描和錄入檔案員歸檔承辦單位領(lǐng)導(dǎo)填寫承辦結(jié)果閱知局領(lǐng)導(dǎo)和閱知單位領(lǐng)導(dǎo)閱后簽字分辦檔案員歸檔承辦單位領(lǐng)導(dǎo)填寫承辦結(jié)果閱知局領(lǐng)導(dǎo)和閱知單位領(lǐng)導(dǎo)閱后簽字分辦8-1-3功能說明來文登記由機要秘書登記，填寫收文處理單。來文掃描和錄入通過掃描儀把來文原文掃描成圖片，錄入到計算機中。收文流程依據(jù)實際業(yè)務(wù)流程，局辦文書先把收文處理單和文件發(fā)往局辦主任批辦后，再發(fā)往主管局長批示，最后安排傳閱和承辦。收文查詢在視圖中可以按日期、文種、來文單位進展查詢并可以指定時間段；利用查詢按鈕可以進展特定條件的組合查詢。收文號管理收到來文的計數(shù)，可以對收文號進展修改。統(tǒng)計對公文的日收文數(shù)量進展統(tǒng)計，在此根底上進一步得出各時間段的統(tǒng)計數(shù)字，同時提供一些圖形顯示方式。打印可以用白紙或標(biāo)準(zhǔn)辦公稿紙打印收文登記薄、收文處理單、文件傳閱單、部門代碼等。8-2發(fā)文管理子系統(tǒng)8-2-1系統(tǒng)描述本系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，主要用于對全局的發(fā)文進展管理。通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類號、保存期限進展歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動化水平的上下。本系統(tǒng)按照文件的類型可以分為局發(fā)文、處室發(fā)文和分局發(fā)文。8-2-2發(fā)文業(yè)務(wù)流程8-2-2-1局發(fā)文業(yè)務(wù)流程發(fā)文人發(fā)文人起草發(fā)文填寫發(fā)文處理單本部門領(lǐng)導(dǎo)進展審簽填寫意見局辦主任核稿填寫意見機要秘書給文件編號發(fā)送文件會辦部門領(lǐng)導(dǎo)會簽填寫意見不同意返回發(fā)文人檔案員歸檔8-2-2-2處室發(fā)文業(yè)務(wù)流程8-2-3功能說明發(fā)文生成發(fā)文擬稿人起草發(fā)文稿件，并填寫發(fā)文處理單。其中，擬稿時可以采用WORD97進展。發(fā)文流程依據(jù)發(fā)文實際業(yè)務(wù)流程，文件擬稿人把發(fā)文處理單及發(fā)文件依次發(fā)往部門領(lǐng)導(dǎo)進展審簽填寫送審意見、局辦主任核稿、局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，機要秘書文件編號，最后發(fā)送文件。發(fā)文查詢在視圖中可以按日期、文種、發(fā)文部門代碼或發(fā)文部門名稱、簽發(fā)人進展查詢，利用查詢按鈕可以進展特定條件的組合查詢。部門代碼管理每個發(fā)文部門都對應(yīng)著一個代碼，并有發(fā)文文號，可以對這些代碼和文號進展查詢、增加、刪除和修改。統(tǒng)計對公文的日發(fā)文數(shù)量進展統(tǒng)計，在此根底上進一步得出各時間段的統(tǒng)計數(shù)字，同時考慮提供一些圖形顯示方式。打印可以打印發(fā)文登記簿、發(fā)文正文、發(fā)文處理單、部門代碼、紀(jì)要文稿等。除使用A4紙打印外，對特定文檔可以采用標(biāo)準(zhǔn)辦公用紙—帶格式的稿紙進展打印。同時，在流程的每一步都提供打印功能，方便用戶在必要時手工進展批閱流程，從而提高系統(tǒng)的靈活性，以下各功能模塊中的打印與此一樣。8-3檔案管理子系統(tǒng)8-3-1系統(tǒng)描述本子系統(tǒng)主要用于對全局的各類文檔進展分類管理，生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面。另外提供對已歸檔文件的查詢和借閱功能。8-3-2業(yè)務(wù)流程8-3-2-1歸檔業(yè)務(wù)流程檔案員初始化歸檔光盤檔案員初始化歸檔光盤檔案員從收文庫和發(fā)文庫中把待歸檔文件保存到已初始化的歸檔光盤上，在檔案庫中生成歸檔文件的索引〔條目〕檔案員檔案員根據(jù)文件條目的年度、分類號、小類號組卷，生成卷內(nèi)目錄和案卷目錄，并且可以調(diào)整條目檔案員檔案員打印卷內(nèi)目錄和案卷目錄8-3-2-2借閱業(yè)務(wù)流程借閱人查詢檔案條目借閱人查詢檔案條目尋找要借閱文件借閱人填寫借閱申請單檔案員檔案員審查借閱申請借閱人閱讀文件借閱人閱讀文件歸還文件檔案員從光盤中把文件拷貝到檔案庫中領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)審批借閱申請8-3-3功能說明初始化光盤把用來歸檔的光盤進展編號，并貼上標(biāo)簽，初始化用來保存歸檔公文文件的數(shù)據(jù)庫。公文歸檔由系統(tǒng)或檔案員自動定期從收文和發(fā)文庫中提取待歸檔文件,把文件保存到光盤上的數(shù)據(jù)庫中，在檔案庫中生成一個文件的條目，記錄文件的簡要信息如分類號、保存期限、年度、小類號、文件類型、文件標(biāo)題、主題詞、保存文件的光盤號等等，用于生成目錄，供借閱人查詢以及查找文件所處的位置等。當(dāng)一個光盤滿了以后，系統(tǒng)提示更換光盤。已歸檔文件查詢文件歸檔后，在檔案庫中生成一個條目，包含文件的根本信息，借閱人可以可以按年度、文件種類、標(biāo)題、收文來文單位、主題詞、文號等查詢公文，支持組合模糊查詢公文。借閱管理借閱人查詢已歸檔文件，生成借閱申請單，檔案員和領(lǐng)導(dǎo)審批后，借出文件，系統(tǒng)自動查找存儲文件的光盤號，并提示檔案員放入相應(yīng)的光盤后，把文件發(fā)送給借閱人，如果在規(guī)定期限內(nèi)借閱人不歸還，那么自動取消借閱人的閱讀權(quán)限。生成卷內(nèi)文件目錄按年度、分類號、保存期限和小類號自動生成卷內(nèi)文件目錄。生成案卷封面為每一個案卷生成案卷封面。生成案卷目錄系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前存在的案卷自動生成案卷目錄。打印可以用白紙或標(biāo)準(zhǔn)辦公稿紙打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面等。檔案的銷毀把到期的短期和長期公文文件從光盤中刪除。8-4會議管理子系統(tǒng)8-4-1系統(tǒng)描述完成安排、組織會議，發(fā)送會議通知、撰寫會議紀(jì)要，安排、落實會議決定事項，設(shè)置例會等功能。同時，還具有管理會議室、自動預(yù)定會議室、會議室占用檢測沖突等功能。8-4-2業(yè)務(wù)流程8-4-2-1會議流程會議組織者會議組織者起草會議安排時間地點會議組織者設(shè)置例會生成一年內(nèi)的所有例會會議組織者發(fā)送會議通知發(fā)送變動通知取消會議如果占用其它部門會議室會議組織者重新安排時間地點不同意會議管理員審批申請會議組織者會議組織者設(shè)置例會生成一年內(nèi)的所有例會會議組織者發(fā)送會議通知發(fā)送變動通知取消會議如果占用其它部門會議室會議組織者重新安排時間地點不同意會議管理員審批申請會議組織者申請會議室領(lǐng)導(dǎo)審批填寫意見紀(jì)要起草人起草會議紀(jì)要領(lǐng)導(dǎo)紀(jì)要起草人起草會議紀(jì)要領(lǐng)導(dǎo)批示、修改紀(jì)要起草人發(fā)送會議紀(jì)要承辦人填寫承辦結(jié)果8-4-3功能說明8-4-3-1安排會議起草會議安排：內(nèi)容包括會議名稱、會議時間、會議地點、主持人、承辦單位、聯(lián)系人、參加人員等。修改會議安排會議在尚未召開以前，均可以修改。送審會議安排把會議安排送給審批領(lǐng)導(dǎo)審批。審批會議安排：審批領(lǐng)導(dǎo)審閱會議申請后，作出批準(zhǔn)或否決的決定，并且，可以附上意見，送還給報批人。會議申請如果被批準(zhǔn)，可以繼續(xù)流程；如果被否決，就變?yōu)椤捌鸩莰暊顟B(tài)。申請會議室如果占用其它部門的會議室，必須發(fā)送會議室申請到會議室管理員。審批會議室申請會議室管理員可以批準(zhǔn)或否決，如果否決可附上原因，或者可以修改占用會議室的時間，回復(fù)會議組織者。8-4-3-2會議通知發(fā)送會議通知已經(jīng)審批的會議，就可以發(fā)送會議通知到主持人、參加人員。變動通知已經(jīng)發(fā)送通知的會議，如果時間地點變動，可以發(fā)送會議變動通知到會議參加人員。會議取消通知已經(jīng)審批的會議安排，如果因故取消，可以發(fā)送會議取消通知到主持人、參加人員。答復(fù)會議通知收到會議通知的人員，應(yīng)該給聯(lián)系人回復(fù)能不能出席。會議通知答復(fù)查詢?yōu)闀h組織者提供參考信息。8-4-3-3例會設(shè)置如果會議定期召開，可以設(shè)置為例會?？梢灾付ㄕ匍_的周期或指定一年中例會召開的時間，提前發(fā)送通知的天數(shù)，系統(tǒng)自動生成一年中所有會議并預(yù)定會議室，并按照設(shè)置，由系統(tǒng)自動發(fā)送會議通知。8-4-3-4會議紀(jì)要對于有些重要會議〔不形成局文的〕，主辦單位需要整理會議紀(jì)要，系統(tǒng)提供了撰寫、編輯、發(fā)送會議紀(jì)要的功能。每份會議紀(jì)要，在發(fā)送以前，只有簽發(fā)、擬稿、打字、封發(fā)人員可以看見其內(nèi)容，發(fā)送以后，接收到紀(jì)要的相關(guān)人員才可以閱讀會議紀(jì)要。起草會議紀(jì)要擬稿人將會議紀(jì)要輸入系統(tǒng)。內(nèi)容包括紀(jì)要題目、紀(jì)要內(nèi)容、紀(jì)要發(fā)至、紀(jì)要送至、批示領(lǐng)導(dǎo)、承辦人等。批示、修改會議紀(jì)要會議紀(jì)要在發(fā)送以前，可以由擬稿人編輯、修改、領(lǐng)導(dǎo)填寫批示意見或者修改紀(jì)要。發(fā)送會議紀(jì)要擬稿人在確認紀(jì)要無需修改后，可以把會議紀(jì)要送給相關(guān)人員。打印會議紀(jì)要在任何階段，都可以打印會議紀(jì)要。8-4-3-5會議查詢可以按時間、承辦單位、狀態(tài)、自己要出席的會議等查詢。8-4-3-6會議統(tǒng)計可以按時間、承辦單位統(tǒng)計。8-4-3-7會議室管理局內(nèi)常用的會議室，應(yīng)該作為會議管理系統(tǒng)內(nèi)的會議室管理起來，以便安排會議的人員能夠方便、迅速地選擇會議時間、地點，以防多個會議的地點發(fā)生沖突。會議室的信息有會議室名稱、可容納人數(shù)、描述等。8-4-3-8會議室預(yù)定防止多個會議發(fā)生地點沖突，系統(tǒng)提供了會議室的自動預(yù)定功能。預(yù)定內(nèi)容有預(yù)定人、預(yù)定日期、使用時間。系統(tǒng)在承受預(yù)定前，進展沖突檢查。8-5電子子系統(tǒng)8-5-1系統(tǒng)概述電子子系統(tǒng)主要提供的起草、發(fā)送、接收、回復(fù)等功能，另外提供活動安排的功能。8-5-2功能說明電子提供電子的收發(fā)功能?；顒影才庞脩暨€可以在此創(chuàng)立邀請、約會、事件或紀(jì)念日，并將其存儲在您的日歷中?？梢詫ρ垖ο蟀l(fā)送通知，手動回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀(jì)念日發(fā)生的時間。活動安排查詢可以用日歷的形式為用戶顯示當(dāng)天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)立新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。8-6公告欄子系統(tǒng)8-6-1系統(tǒng)概述本子系統(tǒng)提供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全局的所有公告信息。8-6-2功能說明創(chuàng)立公告信息每個上網(wǎng)人員都可以發(fā)布公告信息，并可以指定需要特別通知的人員，直接發(fā)送電子告知。還可以在公告中嵌入多媒體信息。查詢公告信息可以按類別、時間、作者查詢公告信息。自動刪除公告信息系統(tǒng)自動在公揭發(fā)布者指定的時間刪除公告信息。平安性控制使用者只能編輯、修改、刪除自己發(fā)布的公告信息，只能查看別人發(fā)布的公告信息。8-7論壇子系統(tǒng)8-7-1系統(tǒng)概述本子系統(tǒng)為全局上網(wǎng)人員提供一個信息交流的場所，可以進展各種各樣的問題的討論，比方技術(shù)問題探討、辦公自動化系統(tǒng)使用經(jīng)歷交流等。圍繞一個中心議題，每個上網(wǎng)人員都可以方便地發(fā)表自己的觀點，了解他人的觀點，可以針對他人的意見發(fā)表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。8-7-2功能說明創(chuàng)立主題每個人都可以創(chuàng)立一個討論主題，發(fā)表自己的觀點看法，供大家討論。答復(fù)每個人都可以對主題或答復(fù)進展答復(fù)，發(fā)表自己的觀點。匿名答復(fù)如果發(fā)表意見者不希望留名，可以匿名發(fā)表自己的意見。工作組討論使用者在創(chuàng)立主題時，可以指定那些人員或部門可以參加本主題的討論，并發(fā)送電子通知有關(guān)人員。主題創(chuàng)立者還可以公開主題，供所有人員討論。平安性控制使用人員只能編輯、修改和刪除自己創(chuàng)立的主題和答復(fù)，只能查看別人創(chuàng)立的主題和答復(fù)。8-8專題信息子系統(tǒng)8-8-1系統(tǒng)概述本子系統(tǒng)用于對各種專題信息如平安生產(chǎn)簡報、供電信息、后勤簡訊、行風(fēng)建立簡報和影像信息的管理。通過本子系統(tǒng)可以制作各類專題信息以及發(fā)布專題信息等。其中影像信息專門用于發(fā)布影像或錄像信息的。8-8-2功能說明創(chuàng)立專題信息專題信息主辦單位人員可以創(chuàng)立專題信息，輸入標(biāo)題、內(nèi)容，還可以用其它字處理軟件或電子表格軟件輸入信息內(nèi)容，然后引入到本系統(tǒng)中來。創(chuàng)立影像信息時，把影像文件引入到專題信息中。發(fā)送專題信息專題信息創(chuàng)立者可以指定專題信息的發(fā)送X圍，并通過電子發(fā)送專題信息給指定人員。查詢專題信息擁有閱讀權(quán)限的人員按專題信息的類別可以快速地查詢各類專題信息。平安性控制只有主辦單位的指定人員可以創(chuàng)立專題信息，并由創(chuàng)立者指定可以看到專題信息的人員，其他人員將不能看到專題信息。界面設(shè)計9-1概述系統(tǒng)界面是系統(tǒng)提供應(yīng)最終用戶訪問系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)的界面，一個系統(tǒng)是否容易使用主要取決于系統(tǒng)的界面對最終用戶是否友好、是否操作簡便。辦公自動化系統(tǒng)的界面設(shè)計遵循以下原那么：面向最終用戶真正滿足最終用戶的實際需要。不是功能和信息越多越好，而是提供最終用戶真正需要的功能和信息。符合GUI規(guī)X圖形化、風(fēng)格統(tǒng)一、操作方法一致。界面友好最終用戶易于理解和承受。操作簡便操作過程盡量簡單、方便。功能和數(shù)據(jù)集成最終用戶可以在一個單一的界面中方便地訪問各子系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)，雖然這些功能和數(shù)據(jù)可能來源于不同的子系統(tǒng)和不同的數(shù)據(jù)庫。9-2界面劃分按最終用戶的行政職務(wù)，可以把辦公自動化系統(tǒng)的最終用戶劃分為局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部，一般人員三個層次；按最終用戶的系統(tǒng)管理職責(zé)，可以劃分為系統(tǒng)管理員、子系統(tǒng)管理員和一般人員三個層次。雖然局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、一般人員對不同子系統(tǒng)的側(cè)重點不同，但對每個子系統(tǒng)的使用權(quán)限、功能要求根本一樣，因此不按行政職務(wù)劃分不同的界面，而是提供統(tǒng)一的個人辦公界面。對于系統(tǒng)管理員、子系統(tǒng)管理員，其對各子系統(tǒng)的使用權(quán)限、功能要求不同于一般人員，因此為他們提供各子系統(tǒng)專用界面，方便他們對子系統(tǒng)的管理。9-3個人辦公界面?zhèn)€人辦公界面面向一般用戶〔非系統(tǒng)管理員、非子系統(tǒng)管理員〕，為一般用戶提供風(fēng)格統(tǒng)一、操作簡單方便、友好的用戶界面。用戶可以方便地訪問辦公自動化系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)，獲取各種各樣的信息，幫助個人處理日常辦公業(yè)務(wù)，提高工作效率。9-4子系統(tǒng)專用界面子系統(tǒng)專用辦公界面面向子系統(tǒng)的管理員和系統(tǒng)管理員。其中收文管理子系統(tǒng)專用界面、發(fā)文管理子系統(tǒng)專用界面，主要面向機要秘書；會議管理子系統(tǒng)專用界面，主要面向局辦秘書；檔案管理子系統(tǒng)專用界面，主要面向檔案室；其它子系統(tǒng)可以使用個人辦公界面，不需要專用界面。第三局部總體規(guī)劃Notes系統(tǒng)總體方案辦公自動化系統(tǒng)采用LotusDomino/Notes作為辦公自動化系統(tǒng)平臺，因此建立一個覆蓋整個的Notes系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)運行的根底。以下圖是Notes系統(tǒng)總體方案圖。10-1Notes/Web效勞器Notes/Web效勞器采用LotusDomino/NotesServer.LotusDomino/NotesServer是Notes效勞器和Web效勞器的集成。通過Notes效勞器可以為用戶提供電子和OA應(yīng)用效勞；通過Web效勞器可以為用戶提供Intranet/Internet應(yīng)用效勞。10-1-1局大院Domino/Notes效勞器局大院的Notes用戶數(shù)將到達近200個，這樣規(guī)模的Notes系統(tǒng)最好采用多效勞器的構(gòu)造，以均衡負載，提高性能。在效勞器中，按功能可分為應(yīng)用效勞器和效勞器。應(yīng)用效勞器提供辦公自動化應(yīng)用的訪問和數(shù)據(jù)存儲，效勞器負責(zé)電子的通訊。各OA數(shù)據(jù)庫應(yīng)用一年的數(shù)據(jù)量估計如下：發(fā)文管理：<1G收文管理：1-2G會議管理：<100M檔案管理：1-2G電子公告：

<50M論壇：<50M電子：每個用戶<10M專題信息：<1G接待：<50M總計一年的硬盤需求為4-7G，加上系統(tǒng)占用，建議容量為10G。Domino/Notes效勞器機型選擇建議采用IBMPCServer704作為Domino/Notes效勞器.IBMPCServer704作為主效勞器，它為每一處理器配置512KBL2高速緩存，可實現(xiàn)四路200MHzPentiumPro處理器并行工作的強勁功能，其主要配置如下：200MHzPentiumPro處理器最多可支持４個CPU的SMP功能高于60nsECC內(nèi)存，標(biāo)準(zhǔn)配置為128MB，最大可擴展到2GB每個處理器帶有512KBL2可回寫式緩沖６個PCI/ESIA總線構(gòu)造可選100/10Mbps高速以太網(wǎng)卡17個擴展托架可使存儲容量擴大到54GB〔包括12個熱拔插托架〕雙SCSI-2Fast/WidePCI磁盤控制器和PCIRAID適配器(RAID型)8倍速CD-ROM驅(qū)動器隨機配有ServerGuide效勞器使用安裝指南軟件預(yù)裝TME10NetFinity網(wǎng)絡(luò)管理軟件贈送LotusNotesIBMPCServer330作為效勞器，它提供了可選的熱拔插機型和磁盤陣列機型，200MHzPentiumPro處理器，32MBECC內(nèi)存系統(tǒng)，大型熱拔插硬盤系統(tǒng)，9個32位適配器插槽，其主要配置如下：可選100/10Mbps高速以太網(wǎng)卡PentiumPro200MHz處理器支持2個CPU的SMP功能標(biāo)準(zhǔn)配置為32MBECCEDODIMM內(nèi)存，最大可擴大到1GB每個處理器帶有256MB或512KBL2可回寫式緩沖PCI/ESIA總線9/10個擴展托架使內(nèi)置存儲容量可以高達27GBUitraSCSI-2Fast/WidePCI磁盤控制器和PCIRAID適配器(RAID型)支持40MB/s數(shù)據(jù)吞吐量８倍速CD-ROM驅(qū)動器隨機配有ServerGuide效勞器使用安裝指南軟件預(yù)裝TME10NetFinity網(wǎng)絡(luò)管理軟件11.贈送LotusNotesDomino/Notes效勞器操作系統(tǒng)選擇效勞器操作系統(tǒng)選用WindowsNT4.0,安裝LotusNotes4.6DominoWebServer軟件。10-1-2縣分局Domino/Notes效勞器區(qū)縣分局的情況和局大院的情況相似，只是規(guī)模相對小一些，建議采用IBMPCServer330作為Domino/Notes效勞器。10-2Notes/WebClientNotes/WebClient是NotesClient，它內(nèi)置Web瀏覽器，因此也是一個WebClient。NotesClient要求486或以上PC，內(nèi)存最好16M以上，因此建議采用586PC，內(nèi)存16M，硬盤1G。由于NotesClient內(nèi)置的有Web瀏覽器，因此不需要另外購置Web瀏覽器。操作系統(tǒng)可以采用Windows3.x和Windows95，推薦使用Windows95，Windows95強大的連網(wǎng)能力和易用性是Windows3.x不可比較的。工作站是586微機，內(nèi)存不小于16MB，磁盤容量建議不小于1GB。工作站數(shù)量決定使用計算機的崗位數(shù)，最好為每個工作人員配一臺。此處推薦的機型是IBMPC300GL.它配備了Wake-on-LAN功能的內(nèi)置以太網(wǎng)卡，支持DMI2.0標(biāo)準(zhǔn)接口的BIOS，并能夠進展遠程開機／關(guān)機控制，遠程維護，軟件集中開發(fā)等高級網(wǎng)絡(luò)管理，同時自動識別連接在網(wǎng)上計算機的型號，配置軟件和元件序列號等數(shù)據(jù)，其內(nèi)存是16MB，2.5GB硬盤，Pentium133MHz、166MHz處理器，支持MMX技術(shù)。10-3移動用戶和撥號效勞器移動用戶或遠程用戶可以通過公用網(wǎng)連接到Notes系統(tǒng)中來，在用戶端需要Modem和訪問公用網(wǎng)的手段如線或手提。效勞器端可以有兩種方式：一是Notes效勞器連接一個Modem，通過線接入公用網(wǎng)，Notes用戶可以撥號進入Notes系統(tǒng)，這種方法的好處在于平安性較高，只有登記的Notes用戶可以而且只能連接到Notes系統(tǒng)中，平安性由Notes系統(tǒng)控制。缺點是遠程用戶只能訪問Notes系統(tǒng)，不能訪問其它網(wǎng)上資源，同一時刻只有一個遠程用戶可以連接到Notes效勞器，并且對Notes效勞器的性能有較大影響；二是采用遠程撥號效勞器，遠程用戶通過公用網(wǎng)撥通撥號效勞器后，可以通過撥號效勞器連接到局大院局域網(wǎng)中，訪問網(wǎng)絡(luò)上的任何資源。這種方法的好處是遠程用戶不但可以訪問Notes系統(tǒng)，還可以訪問其它網(wǎng)絡(luò)上的資源，并且同一時刻允許多個遠程用戶同時訪問網(wǎng)絡(luò)資源，而不會影響系統(tǒng)的性能。缺點是平安性不高，雖然撥號效勞器提供了平安控制，但平安級別不高，一旦非法用戶通過了撥號效勞器的檢查，它就可以訪問網(wǎng)絡(luò)上的任何資源，雖然每個系統(tǒng)都有自己的平安控制，但暴露在非法用戶面前將是非常危險的。補救的方法是可以指定遠程用戶只能訪問Notes效勞器，這樣平安性就有了保證，雖然和第一種方法一樣只能訪問Notes系統(tǒng)，但它允許多個用戶同時訪問，并且不會影響Notes效勞器的性能。推薦使用撥號效勞器。10-4各Notes系統(tǒng)之間的連接Notes系統(tǒng)包括局大院Notes系統(tǒng)和各區(qū)縣分局Notes系統(tǒng)，各系統(tǒng)之間通過公用網(wǎng)相連。公用的辦公自動化應(yīng)用、共享的數(shù)據(jù)庫信息，由效勞器之間通過Notes無可比較的數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)在各個Notes系統(tǒng)中保持一致，這樣既提高了Notes用戶的訪問速度，又實現(xiàn)了信息共享。以公告欄為例，可以在局大院和各分局的效勞器之間建立復(fù)制關(guān)系，Notes系統(tǒng)會自動維持電子公告數(shù)據(jù)庫的一致性，當(dāng)一個地方的數(shù)據(jù)庫發(fā)生變化，這個變化會被傳播到其它地方的同一數(shù)據(jù)庫中，并且只有變化會被傳播。變化的最小單位是〞域〞。也就是說一個文檔如果只有一個域發(fā)生了變化，只有這個域變化會被傳播到其它地方，而不是整個文檔。這就大大提高了復(fù)制效率。不管用戶位于哪個地方，他都可以和其它地方的用戶通過電子通訊，本地Notes效勞器會自動轉(zhuǎn)發(fā)電子。第四局部系統(tǒng)的投資概算和效益分析系統(tǒng)軟件：〔推薦使用〕Domino510userstarterpack(10用戶)內(nèi)容包括：1DominoServer+1Designer+9NotesClient價格：35200元辦公自動化軟件系統(tǒng)名稱根本數(shù)〔套〕根本費用〔萬元〕費用預(yù)算〔萬元〕公文管理13.53.5會議管理122檔案管理133日常辦公133合計11.5專用管理根據(jù)需求調(diào)研協(xié)商解決第五局部系統(tǒng)實施方案一、Notes系統(tǒng)設(shè)計包括域的劃分、網(wǎng)絡(luò)的劃分、命名規(guī)那么、平安性設(shè)置等Notes系統(tǒng)的設(shè)計。二、市局Notes系統(tǒng)管理員和開發(fā)人員的培訓(xùn)由LotusNotes對市局的人員進展Notes系統(tǒng)管理培訓(xùn)和開發(fā)培訓(xùn)，時間為7天。三、分局Notes系統(tǒng)管理員培訓(xùn)由軟件公司對各分局(每分局1~2人)進展Notes系統(tǒng)管理員培訓(xùn)，時間為5天。四、安裝辦公自動化試運行系統(tǒng)總部安裝Notes效勞器，選擇局辦、黨辦作為收文管理子系統(tǒng)的試點部門，檔案室作為檔案的試點部門，選擇另外1~2個處室作為發(fā)文管理子系統(tǒng)的試點部門，各相關(guān)部門作為專題信息子系統(tǒng)的試點部門，在這些部門安裝1~2臺工作站。選擇一個分局作為試點分局，在該分局安裝一臺Notes效勞器和5~10臺工作站，建立分局的會議、收文、發(fā)文、檔案和其他系統(tǒng)。五、辦公自動化系統(tǒng)試點和完善在各試點部門和分局運行，提出修改完善意見，對辦公自動化系統(tǒng)進展修改完善。在此期間，完成辦公自動化系統(tǒng)使用手冊的最后定稿。六、辦公自動化系統(tǒng)培訓(xùn)和推廣印發(fā)使用手冊，對不同使用人員進展不同培訓(xùn)。在局大院所有部門安裝工作站，在一局部分局安裝效勞器和工作站，辦公自動化系統(tǒng)正式使用。附錄B：LotusNotes簡介公司總部美國麻省波士頓市劍橋區(qū)全球員工約6000人中國員工約40人中國組織銷售及市場、技術(shù)支持、培訓(xùn)和產(chǎn)品開發(fā)Notes全球用戶超過10000家企業(yè)用戶，全球最大的500家企業(yè)有423家使用NotesNotes全球安裝量超過900萬〔至1996年底〕Notes在中國用戶超過500家政府及企業(yè)級用戶Notes在中國的安裝量超過30000套Notes局部中國用戶國務(wù)院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動部、公安部、國家信息中心、中國人民銀行、中國工商銀行、中國銀行、中國人民銀行保險公司、中國石油化工總公司、中國化工進出口總公司、中國五金礦產(chǎn)進出口總公司、某開展銀行、某招商銀行、某進出口商檢局、某郵電管理局、某省人民政府、某省人民政府、某市政府、某省政府、某市政府、寶鋼、某金山石化總公司、某市郵電管理局、中國太平洋保險公司Notes合作伙伴中國60多家，全球超過8000家Notes開發(fā)力量全球超過1000位工程師長期投入研發(fā)Notes營銷目標(biāo)1997年底全球超過1800萬套安裝量Notes策略1領(lǐng)導(dǎo)Internet/Intranet大趨勢2客戶信息系統(tǒng)最正確平臺3繼續(xù)領(lǐng)導(dǎo)群件的標(biāo)準(zhǔn)和開展cc:Mail狀況為全球最大安裝量的系統(tǒng)附錄C：LotusNotes/Domino與企業(yè)信息網(wǎng)傳統(tǒng)信息技術(shù)的局限性在現(xiàn)代意義上的電子數(shù)字計算機問世以來的半個世紀(jì)的時間里，信息技術(shù)的開展經(jīng)歷了三個主要階段：以大型機為中心的計算；以微機為中心的計算；以網(wǎng)絡(luò)為中心的計算。所謂的傳統(tǒng)信息技術(shù)，主要指以大型機或微機為中心的計算模式，具有以下的特點：數(shù)據(jù)具有嚴(yán)格的構(gòu)造，主要儲存在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中；應(yīng)用系統(tǒng)建立在某種規(guī)X的計算模型之上；“信息處理〞實質(zhì)上是以數(shù)據(jù)為中心的計算；“信息系統(tǒng)〞的適用X圍局限在部門內(nèi)部，甚至局限于個人。這種信息技術(shù)雖然提高了許多事務(wù)處理工作的生產(chǎn)效率，但也存在不少問題，因而制約了信息技術(shù)應(yīng)用的廣度和深度。概括起來，主要問題有：信息衰減。由于大量數(shù)據(jù)均有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)構(gòu)造并依賴背后的模型，因此，一旦脫離這樣的環(huán)境，就難以解釋其意義。例如，某一業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)很難被其它部門或領(lǐng)導(dǎo)部門理解。這樣，信息的應(yīng)用價值就被打了折扣。信息表達問題。現(xiàn)實世界中許多信息并不具有構(gòu)造化的特點，有效地管理和利用這類信息，是企業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用向深層次開展的瓶頸問題。通信和信息共享問題。通信的實質(zhì)是大X圍的信息共享，由于大多數(shù)電子系統(tǒng)僅僅提供了信息傳輸，缺乏信息利用和開發(fā)功能，大大抑制了企業(yè)的通信設(shè)施的潛在效能。協(xié)調(diào)問題。高度經(jīng)濟的開展，要求企業(yè)打破部門間的限制，更多地進展協(xié)作和協(xié)調(diào)性工作。由于不同業(yè)務(wù)部門的工作習(xí)慣和工作流程都不盡一樣，迫切需要在企業(yè)級進展信息集合，并以此為根底調(diào)整和協(xié)調(diào)企業(yè)行為。認識企業(yè)信息網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及，為突破傳統(tǒng)信息技術(shù)的局限性，提供了技術(shù)上的可能性。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)潛在的價值和作用來看，人們有理由稱其為一場革命。經(jīng)歷了令人目眩的演變以后，這場網(wǎng)絡(luò)革命給信息界提出了一個統(tǒng)一而又明確的目標(biāo)——建立企業(yè)信息網(wǎng)。定義企業(yè)信息網(wǎng)【定義】使用標(biāo)準(zhǔn)的Internet/Web協(xié)議〔如TCP/IP作為通訊協(xié)議，HTTP作為文件效勞和傳輸協(xié)議，SMTP作為傳輸協(xié)議，HTML作為數(shù)據(jù)描述協(xié)議〕構(gòu)建的企業(yè)級信息集成和信息效勞的信息設(shè)施，就是企業(yè)信息網(wǎng)。企業(yè)信息網(wǎng)的兩層含義由上述定義可以看出，企業(yè)信息網(wǎng)包括了兩層重要的含義：〔1〕符合標(biāo)準(zhǔn)。事實上，這是構(gòu)造企業(yè)級網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的根本原那么。無論在大型機時代還是在微機時代，由于機器的體系構(gòu)造，操作系統(tǒng)，通訊協(xié)議，數(shù)據(jù)構(gòu)造以及應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對象等方面存在著較多的差異，給信息工作的開展和普及設(shè)置了重重障礙。因此，建立企業(yè)信息網(wǎng)不能重蹈這樣的覆轍，應(yīng)建筑在符合標(biāo)準(zhǔn)的跨操作系統(tǒng)平臺和通訊協(xié)議的根底之上?！?〕企業(yè)級信息的集成，包括采集、開發(fā)、使用和管理。這是構(gòu)建企業(yè)級網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的重要目標(biāo)。另外，考慮網(wǎng)絡(luò)通信功能時，一定要結(jié)合通信的對象、通信的目的和通信的應(yīng)用進展考慮。通信的對象。不僅包括電子和信函，而且應(yīng)當(dāng)包括應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的報表和數(shù)據(jù)文件，包括涉及到人員和部門的工作和事件的狀態(tài)和流程?？傊?，通信的對象應(yīng)當(dāng)包容企業(yè)的各類信息和信息流程，使人們在通信過程中，明了企業(yè)當(dāng)前的運作狀態(tài)和未來的開展趨勢，使信息直接為決策效勞。通信的目的。不僅為了提高信息傳遞的效率，通信還應(yīng)當(dāng)使得人們可以跨地域和時間來實現(xiàn)信息共享和交流。顯然，單純的電子系統(tǒng)無法勝任這種要求。通信的應(yīng)用。應(yīng)當(dāng)使“通信〞和“計算〞兩大功能相結(jié)全，這種結(jié)合將使信息工作和信息應(yīng)用到達前所未有的高度，并大大提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。深入的應(yīng)用將涉及企業(yè)的戰(zhàn)略級工作過程，包括綜合的信息效勞系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、工作流程的自動化和各類業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等。企業(yè)信息網(wǎng)的作用企業(yè)信息網(wǎng)在企業(yè)信息工作現(xiàn)代化的進程中，將扮演核心的應(yīng)用。我們可以圍繞以下幾個方面認識和理解企業(yè)信息網(wǎng)的作用。信息收集和存儲由于企業(yè)信息網(wǎng)的連接能力〔可以連接企業(yè)幾乎所有的計算機〕和數(shù)據(jù)包容能力〔可以識別和集成廣泛的數(shù)據(jù)對象〕，它將構(gòu)成企業(yè)事實上的信息存放和訪問中心。當(dāng)然，這可能僅僅是一個邏輯上的中心，實際上數(shù)據(jù)可以分布存儲在不同的地點和不同的物理載體之上，但對于企業(yè)網(wǎng)的用戶來說，可以透明地訪問任何一類信息，就象它們存儲在手邊一樣。信息處理和傳輸如前所述，和“計算〞的結(jié)合是釋放“通信〞的潛在價值的必由之路。大量事實說明，在瀏覽和查詢的同時提供信息操作和處理能力，是影響到企業(yè)網(wǎng)應(yīng)用前景的關(guān)鍵所在。因此，企業(yè)信息網(wǎng)必須在提供信息傳輸效勞的同時，具有信息處理的能力。這是問題的一個方面。另一個方面，為了保護企業(yè)過去在信息技術(shù)上的投資，企業(yè)信息網(wǎng)還應(yīng)當(dāng)兼容企業(yè)已有的信息系統(tǒng)〔即所謂的LegacySystem〕，如基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用系統(tǒng)等。信息發(fā)布和共享標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)信息網(wǎng)應(yīng)當(dāng)具有向企業(yè)外〔如通過國際互聯(lián)網(wǎng)Internet〕或企業(yè)內(nèi)用戶發(fā)布信息的功能。作為企業(yè)戰(zhàn)略級的信息根底設(shè)施，企業(yè)網(wǎng)在提供信息共享效勞的同時，應(yīng)當(dāng)可以實施靈活的平安和加密策略，限制信息的作用X圍和用戶訪問、加工等操作的權(quán)限。為什么采用LotusDomino/Notes建立企業(yè)信息網(wǎng)LotusDomino/Notes功能概述LotusDomino/Notes是一個典型的群件和交互式的Web效勞器。它的主要功能可以概述為：電子和文件傳輸。LotusDomino/Notes是一個客戶機/效勞器構(gòu)造的通信處理軟件，它在提供通信效勞的同時，還具有管理、開發(fā)和數(shù)據(jù)集成的功能。文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。LotusDomino/Notes是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。一方面，它突破了傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)表達和數(shù)據(jù)操縱的局限性；另一方面，它借鑒了關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的技術(shù)，可以以較高的效率管理象文檔這樣的非構(gòu)造化或多媒體信息。工作流自動化的實現(xiàn)工具。工作流自動化是信息技術(shù)的嶄新的應(yīng)用領(lǐng)域，事實上，這也是克制傳統(tǒng)信息技術(shù)局限性的突破口。國內(nèi)外用戶的實踐經(jīng)歷說明，LotusNotes是實現(xiàn)工作流自動化的理想平臺。許多諸如協(xié)同工作、信貸業(yè)務(wù)追蹤和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公自動化這樣的傳統(tǒng)信息技術(shù)無從著手解決的應(yīng)用問題，在LotusDomino/Notes面前，都可迎刃而解。交互式的Web效勞器。LotusDomino/Notes完全支持Internet標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或瀏覽Web信息。此外還提供擴展功能，支持交互式Web開發(fā)和與現(xiàn)有的關(guān)系數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的集成。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)平臺。lotusDomino/Notes提供了一整套面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。其中包括：數(shù)據(jù)庫、表單、視圖和字段的設(shè)計；可視化的導(dǎo)航器的定制；定義查詢和檢索機制；設(shè)計和實現(xiàn)基于應(yīng)用邏輯的平安和加密策略；宏公式語言；面向?qū)ο蟮母呒壘幊陶Z言LotusScript，等等。數(shù)據(jù)連接和訪問中心。LotusDomino/Notes不是取代傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫技術(shù)，而是對其功能的補充和完善。因此，它提供了眾多手段集成企業(yè)的其它信息來源。支持OLE、OCX和NotesFX等數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，可以與桌面應(yīng)用軟件集成；通過ODBC或?qū)Ｓ械母郊赢a(chǎn)品NotesPump可以與關(guān)系數(shù)據(jù)庫集成；通過NotesFaxServer或PhoneNotes可以與機或機上的信息集成；通過對MAPI/VIM/SMTP等協(xié)議的支持，可以與其它系統(tǒng)如MSmail、cc:Mail、POP3等集成；通過CICS/MQSeries網(wǎng)關(guān)可以與大型交易系統(tǒng)集成，等等。復(fù)制和分布計算/移動計算。LotusDomino/Notes提供了業(yè)界領(lǐng)先的復(fù)制技術(shù)，通過這種技術(shù)，企業(yè)可以在集中和分布之間進展靈活的折中，并較好地解決了移動計算〔即外出辦公〕問題。LotusDomino/Notes與企業(yè)信息網(wǎng)通過比較和分析，我們認為LotusDomino/Notes是構(gòu)建企業(yè)信息網(wǎng)的理想平臺。對于這個問題的技術(shù)討論可以圍繞以下幾個方面：LotusDomino/Notes可以連接幾乎所有的計算資源并屏蔽了后端的差異。在效勞器端它可以運行在IBMAIX、HP-UX、SUNSolaris、WindowsNT、ALPHANT、OS/2Warp、NetWare和Win95之下。這樣就保障了它可以連接從高端到低端的各種計算設(shè)備。由于LotusDomino/Notes運行在