第3章 會計電算化組織實(shí)施

第三章會計電算化組織實(shí)施【學(xué)習(xí)要點(diǎn)】●會計電算化的實(shí)施過程●會計電算化的宏觀管理●會計電算化的微觀管理●電算化會計系統(tǒng)的運(yùn)行3.1會計電算化的實(shí)施過程

3.1.1會計電算化工作的組織與計劃1．建立企業(yè)會計電算化工作的組織機(jī)構(gòu)2．制定會計電算化工作計劃在建立會計信息系統(tǒng)前，必須制定詳細(xì)的工作計劃，主要應(yīng)考慮如下問題：（1）會計電算化實(shí)施機(jī)構(gòu)的設(shè)置及人員安排

（2）制定配備計算機(jī)硬件設(shè)備的計劃

（3）軟件開發(fā)和購置計劃

（4）費(fèi)用預(yù)算

3.1.2配置計算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件1.選購和配置計算機(jī)硬件

（1）硬件配置

硬件配置是指會計電算化所需硬件系統(tǒng)的構(gòu)成模式。

目前主要有單機(jī)系統(tǒng)、多機(jī)系統(tǒng)、多用戶系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)四種。單機(jī)系統(tǒng)主要指用一臺計算機(jī)或幾臺計算機(jī)各自完成不同任務(wù)所組成的計算機(jī)系統(tǒng)。

多機(jī)系統(tǒng)主要指由兩臺以上計算機(jī)完成同一任務(wù)所組成的計算機(jī)系統(tǒng)。

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是指用通訊線將多臺獨(dú)立計算機(jī)連接起來的計算機(jī)系統(tǒng)。

多用戶系統(tǒng)是指多個用戶在不同的終端上同時使用一臺計算機(jī)主機(jī)，每個用戶通過終端或控制臺與主機(jī)打交道所組成的計算機(jī)系統(tǒng)。

（2）硬件設(shè)備的選擇

硬件設(shè)備的選擇主要考慮：主機(jī)的速度、內(nèi)存的容量、硬盤容量；顯示器的分辯率；打印機(jī)的速度、中文處理能力、行寬等因素。２.選購和配置計算機(jī)系統(tǒng)軟件

系統(tǒng)軟件的選擇要考慮：與所選擇計算機(jī)的兼容性；功能；中文處理能力；提供的安全保密措施等因素。3.1.3配置會計軟件1．會計軟件的來源及其選擇

會計軟件的來源主要有通用商品化會計軟件、定點(diǎn)開發(fā)（包括本單位自行開發(fā)、委托其他單位開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)）、通用與定點(diǎn)開發(fā)會計軟件相結(jié)合三種渠道。會計軟件取得方式的選擇：（1）在開展會計電算化初期應(yīng)盡量選擇商品化通用會計軟件，會計業(yè)務(wù)比較簡單的企事業(yè)單位（小型企業(yè)和行政事業(yè)單位）應(yīng)以選擇通用會計軟件為主。（2）大中型企業(yè)、事業(yè)單位會計業(yè)務(wù)一般都有其特殊要求，在取得一定會計電算化工作經(jīng)驗(yàn)以后，也可根據(jù)實(shí)際工作需要，選擇定點(diǎn)開發(fā)方式，以滿足本單位的特殊要求。(3）通常，大中型企事業(yè)單位待會計電算化工作深入后，通用會計軟件不能完全滿足其各種特殊的核算與管理要求時，可根據(jù)實(shí)際工作需要結(jié)合通用會計軟件定點(diǎn)開發(fā)部分配套的模塊，選擇通用會計軟件與定點(diǎn)開發(fā)會計軟件相結(jié)合的方式。

2．商品化會計軟件的選擇在選購商品化會計軟件時，主要注意以下問題：

（1）系統(tǒng)環(huán)境。

（2）功能規(guī)范。

（3）功能要求。

（4）技術(shù)指標(biāo)。

（5）售后服務(wù)。

（6）軟件價格

企業(yè)選擇會計軟件時應(yīng)全面考慮，權(quán)衡利弊，既要著眼于現(xiàn)在，又要放眼于未來，選擇最適合本企業(yè)要求的商品化會計軟件。3.1.4會計電算化人才培訓(xùn)1．高級人才的培養(yǎng)2．中級人才的培養(yǎng)３．初級人才的培養(yǎng)

3.1.5建立會計電算化的管理制度為了保證企業(yè)會計電算化的的順利實(shí)施，必須建立相應(yīng)的管理制度。會計信息系統(tǒng)的管理制度包括會計電算化崗位責(zé)任制、日常使用管理制度、系統(tǒng)維護(hù)管理制度以及會計檔案管理制度等。3.2會計電算化的管理3.2.1會計電算化的宏觀管理會計電算化的宏觀管理是指各級財政部門和各級業(yè)務(wù)主管部門對全國和本地區(qū)、本系統(tǒng)、本行業(yè)會計電算化工作實(shí)施的組織推動、制訂規(guī)劃、培訓(xùn)、制定制度等方面的管理活動。１．宏觀管理的體系

為了加強(qiáng)對會計電算化工作的管理，促進(jìn)我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國會計法》的有關(guān)規(guī)定，財政部制定會計電算化管理辦法，管理全國的會計電算化工作，地方各級財政部門管理本地區(qū)的會計電算化工作。財政部門管理會計電算化工作的基本任務(wù)是：（1）研究制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃，并組織實(shí)施；（2）制定會計電算化管理規(guī)章及專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并組織實(shí)施；（3）評審會計核算軟件，引導(dǎo)會計核算軟件質(zhì)量不斷提高；（4）會同有關(guān)部門管理會計軟件市場；（5）組織和管理會計電算化人才培訓(xùn)工作；（6）總結(jié)、交流、推廣會計電算化經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)基層單位開展會計電算化工作。２．作用及發(fā)展趨勢作為會計制度一個重要組成部分，我國會計電算化管理制度甚有特色。它經(jīng)歷了從無到有，從不完善到完善的過程。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和會計軟件行業(yè)的成熟，國家不再直接管理企業(yè)的會計電算化的具體工作，今后將主要通過相關(guān)法律間接調(diào)控。3.2.2會計電算化的微觀管理會計電算化的微觀管理指基層單位對已建立的會計信息系統(tǒng)進(jìn)行的全面管理。它一般包括以下幾個方面的內(nèi)容：１．會計電算化工作的崗位設(shè)置實(shí)行會計電算化后，會計工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。

基本會計崗位包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。

電算化崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。在財政部《會計電算化工作規(guī)范》中，電算化會計崗位和工作職責(zé)一般可劃分如下：

（1）電算主管

（2）軟件操作

（3）審核記賬

（4）電算維護(hù)

（5）電算審查

（6）數(shù)據(jù)分析

２．操作管理操作管理是指對計算機(jī)及系統(tǒng)操作運(yùn)行的管理工作，主要體現(xiàn)在建立與實(shí)施各項(xiàng)操作管理制度上。操作管理制度主要包括以下內(nèi)容：（1）明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)操作會計軟件的現(xiàn)象。（2）操作人員必須按照規(guī)定的操作規(guī)程進(jìn)行工作，如預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿。（3）操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件。

（4）根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

３．維護(hù)管理系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)兩部分。（1）硬件維護(hù)硬件維護(hù)主要由銷售廠家負(fù)責(zé)，企業(yè)一般只負(fù)責(zé)一些簡單的日常維護(hù)工作。（2）軟件維護(hù)軟件維護(hù)包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)和完善性維護(hù)三種。４．機(jī)房管理５．檔案管理６．預(yù)防計算機(jī)病毒

計算機(jī)病毒應(yīng)以防范為主。一般可采取以下措施：（1）不使用盜版軟件。（2）避免可能有病毒的磁盤接觸系統(tǒng)。、（3）使用防病毒工具經(jīng)常對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查。（4）使用防火墻，防止外來病毒或“黑客”對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的非法入侵

3.2.3電算化會計系統(tǒng)的運(yùn)行

一般單位在開展會計電算化工作時，要經(jīng)過三個階段：準(zhǔn)備階段、試運(yùn)行階段和正式運(yùn)行階段。這三個階段緊密相連。在實(shí)際工作中，要認(rèn)真完成這三個階段的任務(wù)，使整個電算化工作有條不紊地進(jìn)行。1．準(zhǔn)備階段電算化會計系統(tǒng)的使用準(zhǔn)備階段是整個電算化會計系統(tǒng)使用的首要環(huán)節(jié)，這個階段的主要任務(wù)有：（1）規(guī)范會計業(yè)務(wù)

（2）電算化會計信息系統(tǒng)操作使用人員的培訓(xùn)

２．試運(yùn)行階段試運(yùn)行階段是電算化會計信