03合同與合同檔案管理辦法

03合同與合同檔案管理辦法LtD合同與合同檔案管理辦法編號(hào)：HFZD-CS-CB03版號(hào)：A/1頁(yè)碼：第頁(yè)共6頁(yè)第4頁(yè)共18頁(yè)文件編號(hào)：HFZD-CS-CB03重慶宏帆實(shí)業(yè)有限公司合同與合同檔案管理辦法（試行）編制：楊先波日期：2011年10月日審核：各相關(guān)部門(mén)日期：批準(zhǔn)：日期：修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人其他相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)的與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)成本相關(guān)的合同文件及合同文件的檔案資料，其它如行政、融資、房屋銷(xiāo)售等合同不在此管理范圍內(nèi)。合同范圍成本部組織招投標(biāo)產(chǎn)生的各類(lèi)工程合同（含配套工程合同）、設(shè)計(jì)、咨詢(xún)合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同和其他合同（招標(biāo)代理、物業(yè)管理委托協(xié)議等）。非招標(biāo)產(chǎn)生的協(xié)議發(fā)包（含配套工程、材料設(shè)備、服務(wù)等）和其他發(fā)包產(chǎn)生的各類(lèi)合同。職責(zé)成本部：為工程合同辦理的主責(zé)部門(mén)，對(duì)外洽談、合同擬訂，對(duì)合同真實(shí)性、合理性、可行性負(fù)責(zé)。工程部：對(duì)合同承包內(nèi)容的界面劃分、工程管理、技術(shù)條款等內(nèi)容進(jìn)行審核，并對(duì)相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)。開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)部：對(duì)合同涉及技術(shù)要求、規(guī)范執(zhí)行、建筑做法等內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)，并作為公司設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)相關(guān)類(lèi)合同的主責(zé)部門(mén)。營(yíng)銷(xiāo)策劃部：對(duì)與銷(xiāo)售相關(guān)合同的要求、數(shù)量、時(shí)間要求等進(jìn)行審核，對(duì)相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)，并作為公司銷(xiāo)售類(lèi)合同的主責(zé)部門(mén)。財(cái)務(wù)部：對(duì)合同收支條款的履約、收付款方式、單據(jù)開(kāi)具或收取等情況監(jiān)督審核。法務(wù)：對(duì)合同內(nèi)容、形式、文字表述、合同法性、有效性以及所承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任負(fù)責(zé)。綜合部：主要負(fù)責(zé)蓋章過(guò)程，并應(yīng)核對(duì)審核意見(jiàn)的執(zhí)行情況。管理原則：合同訂立原則書(shū)面訂立合同原則：訂立合同，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。格式合同原則：統(tǒng)一使用公司制定的合同范本；對(duì)于尚未制定合同范本的，由經(jīng)辦部門(mén)起草合同草稿，參照本管理辦法經(jīng)審批后方可簽訂。格式合同一般需由成本部根據(jù)外界環(huán)境的實(shí)際情況不定期做適當(dāng)?shù)男抻喓透?。事前簽訂原則：合同須先簽訂，然后開(kāi)始履行。嚴(yán)禁未簽合同即先行履行。在特殊情況有正當(dāng)理由的，經(jīng)辦部門(mén)將事件緣由、合作方選擇依據(jù)、結(jié)算方式、工作計(jì)劃安排等事項(xiàng)進(jìn)行說(shuō)明，由經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后實(shí)施。并在10日內(nèi)由經(jīng)辦部門(mén)參照本管理辦法規(guī)定的流程辦理報(bào)批。合同審查原則：所有合同的簽訂、修改、補(bǔ)充都必須按照本管理辦法規(guī)定的相應(yīng)審查流程進(jìn)行報(bào)批。嚴(yán)禁任何部門(mén)在合同內(nèi)容未經(jīng)審查的情況下擅自簽訂。合同檔案管理原則合同檔案管理由成本部專(zhuān)人統(tǒng)一管理，以確保合同檔案資料的完整性和有效利用；其他相關(guān)部門(mén)的合同管理由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)管理，參照?qǐng)?zhí)行本管理制度。成本部負(fù)責(zé)公司工程合同的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織管理工作，保管公司各項(xiàng)目部的工程合同及檔案管理，并指導(dǎo)和監(jiān)督各工程項(xiàng)目部的合同及檔案管理工作。合同檔案管理應(yīng)實(shí)行分項(xiàng)目分合同類(lèi)別管理的原則。合同形成的程序及要點(diǎn)合同擬稿成本部根據(jù)招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)、詢(xún)標(biāo)或談判記錄、中標(biāo)單位的審定意見(jiàn)以及公司有關(guān)規(guī)定起草合同文件。合同經(jīng)辦人與項(xiàng)目公司、對(duì)方單位溝通的合同條款。合同簽訂前，經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真理解合同范本，熟悉相關(guān)合同條款內(nèi)容。合同簽訂中，相關(guān)經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫(xiě)合同項(xiàng)目，對(duì)于對(duì)方地址、聯(lián)系方式、合同內(nèi)容、簽訂日期等條款應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)明確，對(duì)于不需要填寫(xiě)的合同空白之處，應(yīng)當(dāng)明確填寫(xiě)“無(wú)約定”。合同填寫(xiě)中如出現(xiàn)各種形式的涂改，合同各方當(dāng)事人均須在涂改處簽章確認(rèn)。合同履行過(guò)程中對(duì)于合同需要對(duì)某些特殊情況加以約定時(shí)，或某些條款需要修改時(shí)可以另行簽訂補(bǔ)充合同，但是應(yīng)當(dāng)保證補(bǔ)充合同與主合同主體的一致性，并須按照合同審批流程進(jìn)行審批。合同簽訂后，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)跟蹤合同的履行情況，對(duì)于合同范本中不完善的地方，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同執(zhí)行部門(mén)溝通完善，可以根據(jù)合同履行情況填寫(xiě)《合同修訂情況調(diào)查表》，及時(shí)反饋合同履行過(guò)程中的相關(guān)信息及修改意見(jiàn)，由合同執(zhí)行部門(mén)、成本部及相關(guān)部門(mén)協(xié)商后加以調(diào)整。合同文稿流轉(zhuǎn)會(huì)簽合同經(jīng)辦人填寫(xiě)合同文件審批單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，編號(hào)流轉(zhuǎn)。編號(hào)規(guī)則如下：編號(hào)編制原則：以各項(xiàng)目公司獨(dú)立編號(hào)，編號(hào)簡(jiǎn)潔、明了，反映出合同對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目、簽訂年份、合同類(lèi)別及合同序號(hào)。合同編號(hào)內(nèi)容：HFCQ-項(xiàng)目名稱(chēng)（類(lèi)別）年份-序號(hào)HFCQ—————————宏帆重慶項(xiàng)目部項(xiàng)目名稱(chēng)(類(lèi)別)————項(xiàng)目名稱(chēng)的簡(jiǎn)稱(chēng)，類(lèi)別分為設(shè)計(jì)、工程、咨詢(xún)（含服務(wù)）、材設(shè)等。年份-001———————合同簽訂年份及順序號(hào)。舉例：HFCQ-鳳凰灣（工程）12年-001HFCQ—————————宏帆重慶公司

鳳凰灣一期（工程）——鳳凰灣一期的工程類(lèi)合同

12年-001———————公司在2012年簽訂合同第一份合同但對(duì)于由集團(tuán)總部簽訂，服務(wù)于各項(xiàng)目部的合同，其合同編號(hào)則取消子公司代碼和項(xiàng)目名稱(chēng)，其成本歸集則在費(fèi)用支付時(shí)按服務(wù)項(xiàng)目歸集或進(jìn)行分?jǐn)?。合同文件審批單流轉(zhuǎn)附件。采用招標(biāo)方式確定的合同，應(yīng)附評(píng)標(biāo)報(bào)告。非招標(biāo)確定的合同，應(yīng)附發(fā)包審批文件。其他方式確定的合同，應(yīng)附會(huì)議紀(jì)要或其他審批文件。部門(mén)審核內(nèi)容成本部：全面審核合同文件的內(nèi)容，包括合同價(jià)款、計(jì)價(jià)、價(jià)格調(diào)整、結(jié)算，以及文字、排版等。工程部：主要審核工作界面劃分、合同工期、工藝措施、技術(shù)要求、質(zhì)量約定等。開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)部：主要審核技術(shù)參數(shù)、技術(shù)規(guī)范、建筑做法等。營(yíng)銷(xiāo)策劃部：主要審核銷(xiāo)售類(lèi)合同和與銷(xiāo)售產(chǎn)品有關(guān)的合同，并作為銷(xiāo)售類(lèi)合同的主辦部門(mén)，應(yīng)認(rèn)真把握合同標(biāo)的的要求、數(shù)量及時(shí)間要求、產(chǎn)品變化對(duì)銷(xiāo)售的影響等。財(cái)務(wù)部：主要審核合同的付款方式、付款時(shí)間、履約收支等。法務(wù)：主要審核合同內(nèi)容、形式、文字表述合法性、有效性及所承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任等。合同審批流轉(zhuǎn)程序合同審批由經(jīng)辦部門(mén)的經(jīng)辦人填寫(xiě)《合同文件審批表》，并附相關(guān)文件，在經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批。合同文件流轉(zhuǎn)在流轉(zhuǎn)前，應(yīng)當(dāng)由成本部?jī)?nèi)業(yè)人員進(jìn)行合同統(tǒng)一編號(hào)和登記。各級(jí)合同審核人員應(yīng)認(rèn)真審核合同文本并各自在《合同文件審批表》上簽署意見(jiàn)或直接修改到合同文件的相應(yīng)部位，應(yīng)做到字跡清楚，觀點(diǎn)明確，詞句不得存在歧義。如沒(méi)有修改意見(jiàn)，要簽署“同意”的字樣。相關(guān)部門(mén)審核完畢后，按權(quán)責(zé)體系上報(bào)審批。《合同文件審批表》上的審核意見(jiàn)，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)審查意見(jiàn)一一落實(shí)，凡提有意見(jiàn)的，都應(yīng)當(dāng)經(jīng)原審核人員再次確認(rèn)執(zhí)行行況，然后繼續(xù)審批，但部門(mén)之間可同時(shí)進(jìn)行，流轉(zhuǎn)到領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)，其前面的審批意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)?shù)玫铰鋵?shí)（除需領(lǐng)導(dǎo)定論的除外）。需總部審批的合同，應(yīng)在項(xiàng)目公司審批完成后立即上報(bào)總部審批。合同蓋章流程合同審批完畢，應(yīng)由合同經(jīng)辦部門(mén)準(zhǔn)備正式合同文本，一般應(yīng)當(dāng)由合同另一方先簽章，對(duì)方簽章完成后，由公司綜合部加蓋合同章，合同文本在兩頁(yè)或兩頁(yè)以上時(shí)應(yīng)加蓋騎縫章。有附件的合同，附件應(yīng)與合同主體一起加蓋騎縫章；如有分冊(cè)的，應(yīng)當(dāng)注明分冊(cè)順序。按印章使用規(guī)定辦理蓋章手續(xù)時(shí)應(yīng)對(duì)照合同會(huì)簽表審查合同是否已經(jīng)修改、有無(wú)簽名、是否已填時(shí)間、地點(diǎn)、是否已按合同約定附有附件。合同分發(fā)與檔案管理由合同經(jīng)辦部門(mén)完成合同分包工作，并確保成本部、財(cái)務(wù)部、綜合部（公司存檔）、業(yè)務(wù)部門(mén)的合同文本均為原件合同（不分正副本）。合同審批過(guò)程的《合同文件審批表》及原文件，均應(yīng)當(dāng)保存到成本部，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)保存《合同文件審批表》復(fù)印件。合同完成分發(fā)后，合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同形成過(guò)程的全部書(shū)面文件資料整理成冊(cè)，并形成文件目錄，以備審查。合同簽訂部門(mén)在合同分發(fā)時(shí)，應(yīng)同時(shí)向合同主要業(yè)務(wù)部門(mén)交接“合同交底表”，將合同注意事項(xiàng)及合同主要事項(xiàng)向業(yè)務(wù)部門(mén)作交接，交接須經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。對(duì)需政府部門(mén)備案的合同（如總承包施工合同），一般需采用政府標(biāo)準(zhǔn)文本格式，該類(lèi)合同在簽訂前必須要求合同對(duì)方出具“僅作為備案使用”的相關(guān)承諾。公司的所有合同文檔均屬公司機(jī)密性文件，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開(kāi)或外傳，違者視情節(jié)予以處罰。合同履行的跟蹤合同履行過(guò)程中，成本部應(yīng)及時(shí)了解合同運(yùn)行中的問(wèn)題，及時(shí)分析，采取措施，使合同履行得到有效控制。成本部根據(jù)各方面情況進(jìn)行匯總，對(duì)合同履行中的較大問(wèn)題提出處理意見(jiàn)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)決定。較重要的合同履行完畢，應(yīng)會(huì)同項(xiàng)目部和相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)“合同履行綜合情況表”，并提出合同條款的總結(jié)與改進(jìn)建議。在合同履行過(guò)程中，如生生乙方代表更換的，則由業(yè)務(wù)主管部門(mén)根據(jù)合同履行的實(shí)際情況和對(duì)擬更換人員的考察情況作綜合評(píng)估后報(bào)公司審批，批準(zhǔn)后方可更換。合同文檔的移交由成本部經(jīng)辦的工程合同文件，其相關(guān)過(guò)程文件資料，由成本部經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)相關(guān)資料的收集整理，并成冊(cè)建檔，然后移交到內(nèi)業(yè)管理人員。由公司其他相關(guān)部門(mén)經(jīng)辦的合同文件，應(yīng)當(dāng)在合同簽訂完成后及時(shí)收集整理完善相關(guān)資料，成冊(cè)后移交成本部統(tǒng)一管理，雙方必須當(dāng)面清點(diǎn)，并完善交接清單手續(xù)。合同文檔管理辦法合同文本的管理，應(yīng)當(dāng)分項(xiàng)目以簽訂年份結(jié)合合同分類(lèi)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理，建立統(tǒng)一的合同管理臺(tái)帳。合同文本的形成過(guò)程資料，應(yīng)當(dāng)分項(xiàng)目以合同名稱(chēng)和編號(hào)為目錄，統(tǒng)一建檔管理，達(dá)到既可以通過(guò)合同目錄直接查閱過(guò)程資料，也可以通過(guò)過(guò)程資料的管理目錄查閱合同文本。成本部應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案的檢索工具，以有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、閱讀和利用工作。成本部的合同內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)加強(qiáng)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，編制合同管理清單，并在清單目錄中注明缺少或遺失資料、文件是原件還是復(fù)印件。合同文件的借閱：公司各部門(mén)人員因工作需要須借閱合同文件時(shí)，應(yīng)完善相應(yīng)借閱手續(xù)；合同原件不得外借。如特殊情況需外借的，必須經(jīng)成本部分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可外借并辦理相應(yīng)的外借手續(xù)；借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。合同電子文檔：凡由公司相關(guān)部門(mén)起草的合同文件，其電子合同文本（蓋章版），均應(yīng)當(dāng)傳至成本部?jī)?nèi)業(yè)管理人