工程變更索賠的管理的程序及方式方法

工程變更索賠的管理的程序及方式方法目前建筑業(yè)市場(chǎng)中，承包人對(duì)工程變更與索賠在合同管理中的重要性的認(rèn)識(shí)有了很大程度的提高，充分理解了當(dāng)前建筑市場(chǎng)干的好不如算的好的規(guī)則，但缺乏行之有效、淺顯易懂的歸納總結(jié)。本人結(jié)合4年的合同經(jīng)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，參考相關(guān)文獻(xiàn)，就合同管理中變更索賠工作做個(gè)淺談，總結(jié)出變更索賠管理的注意事項(xiàng)、方式方法、流程。標(biāo)簽：工程變更；管理方法；注意事項(xiàng)工程變更的本質(zhì)工程變更也就是施工合同的變更：是指合同條款中約定的工作內(nèi)容發(fā)生變化、追加或取消某些工作。工程變更的主要內(nèi)容工程變更主要是指對(duì)工程任何部分的結(jié)構(gòu)形式、質(zhì)量、等級(jí)或數(shù)量等邊界條件作出的改變；具體有如下一些內(nèi)容：合同中任何項(xiàng)目工程量的增加或者減少：如增加樁的長(zhǎng)度；取消或增加合同中的任何單項(xiàng)工程；改變合同中任何工作的性質(zhì)、質(zhì)量及種類：如將基坑回填土改成基坑回填熗灰土；改變工程任何部分的標(biāo)高、線形、位置和尺寸，如路基標(biāo)高調(diào)整；附加工作內(nèi)容，如增加的洞門裝飾石材等；改變本工程任何分項(xiàng)工程規(guī)定的施工順序、時(shí)間安排或邊界條件；施工圖與中標(biāo)清單的量差、漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)等。變更、索賠管理人員首先應(yīng)具備的能力全面掌握合同文件內(nèi)容，通曉合同條款，尤其是吃透專用條款約定雙方工作內(nèi)容部分；正確理解設(shè)計(jì)意圖，吃透施工圖紙；掌握施工技術(shù)和有關(guān)施工規(guī)范；具有一定的施工經(jīng)驗(yàn)和類似工程變更成功案例；了解投標(biāo)、招標(biāo)文件并熟悉經(jīng)過(guò)審批的施工組織設(shè)計(jì)意圖；吃透合同清單并懂得計(jì)量規(guī)則；精通預(yù)算，懂得工程造價(jià)組成；隨時(shí)了解、掌握當(dāng)?shù)卣皹I(yè)主的相關(guān)管理文件規(guī)定；跟蹤人員要具有良好的溝通、協(xié)調(diào)、應(yīng)酬能力，要具有釘子精神，并且要有較強(qiáng)的責(zé)任心和企業(yè)榮譽(yù)感。精心策劃變更、索賠的準(zhǔn)備工作項(xiàng)目中標(biāo)后，在進(jìn)場(chǎng)施工的同時(shí)，項(xiàng)目合同管理人員應(yīng)組織項(xiàng)目所有相關(guān)人員進(jìn)行商務(wù)策劃，重點(diǎn)做好如下工作：全面收集圖紙、合同、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、補(bǔ)遺書、合同簽訂備忘錄、業(yè)主及監(jiān)理部門的文件等一切與合同有關(guān)的資料，并應(yīng)全面閱讀、系統(tǒng)理解設(shè)計(jì)意圖及合同條款，包括通用條款和專用條款；認(rèn)真核對(duì)圖紙工程量與清單工程量，找出圖紙中的差、漏、錯(cuò)；對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行核查，結(jié)合項(xiàng)目施工組織情況，將現(xiàn)場(chǎng)與圖紙?jiān)O(shè)計(jì)意圖進(jìn)行對(duì)照，重點(diǎn)核對(duì)特殊路基處理、換填、摻灰、砂礫墊層、拋石、擠淤等利用方土質(zhì)情況及土石比例及土石比例、土方調(diào)配方案是否合理、取棄土場(chǎng)運(yùn)距、涵洞、通道、原地面尺寸和標(biāo)高與地形是否相符、防護(hù)工程設(shè)計(jì)是否合理，找出變更突破點(diǎn)，形成項(xiàng)目總體商務(wù)策劃；在施工過(guò)程中注意針對(duì)商務(wù)策劃內(nèi)容，做好施工過(guò)程設(shè)計(jì)審查工作，重點(diǎn)是路基開挖后土質(zhì)條件、路基原斷面復(fù)測(cè)和土石比例、基坑開挖后地基承載力檢測(cè)、地質(zhì)條件與設(shè)計(jì)是否相符等；一旦發(fā)現(xiàn)變更項(xiàng)目，要及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理或總工程師，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)然后與監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、業(yè)主單位相關(guān)人員做好溝通，促成相關(guān)方的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議盡早召開，對(duì)于沒(méi)有溝通又沒(méi)有履行手續(xù)的變更千萬(wàn)不能施工，特殊情況除外，但是施工時(shí)一定要留下相關(guān)變更基礎(chǔ)證據(jù)；及時(shí)收集整理變更依據(jù)，包括：業(yè)主、監(jiān)理等各管理部門下發(fā)的文件、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)文件、現(xiàn)場(chǎng)照片、實(shí)驗(yàn)資料等等（一般在進(jìn)行變更前先準(zhǔn)備好這些資料，如變更時(shí)間比較緊張，在后期上報(bào)審核的過(guò)程中也要及時(shí)補(bǔ)齊，有些時(shí)候你的資料太齊全了，不給你簽認(rèn)都不行）；要適時(shí)跟蹤變更設(shè)計(jì)審批進(jìn)度，掌握業(yè)主各管理部門對(duì)于該變更的審批情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)溝通解決，對(duì)于自己無(wú)法解決的問(wèn)題，要及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，直至完全解決問(wèn)題為止，卡主后不能等、拖、靠；所有變更設(shè)計(jì)都需要有設(shè)計(jì)院的正規(guī)變更文件作為支撐（有的地方規(guī)定變更文件需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門審查即圖審過(guò)程），所有現(xiàn)場(chǎng)簽證均需相關(guān)人員及時(shí)簽字齊全，并附上相關(guān)相片及日期；上報(bào)各種文件資料要留存?zhèn)浞?，特別是要讓對(duì)方簽文件接收記錄單和平時(shí)施工現(xiàn)場(chǎng)的簽證單據(jù)，防止丟失無(wú)處尋找和補(bǔ)報(bào)?，F(xiàn)場(chǎng)照片是變更設(shè)計(jì)非常重要的證據(jù)，照片拍攝應(yīng)包含三個(gè)時(shí)間段：變更前、施工中、施工完成后。照片要反映出地貌情況、并附有明顯清晰的標(biāo)牌，樁號(hào)、位置、變更內(nèi)容、日期等，色彩要逼真、清晰，最好有相關(guān)人員在變更項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的特寫鏡頭。項(xiàng)目變更設(shè)計(jì)管理人員要養(yǎng)成隨時(shí)拍照的習(xí)慣，并對(duì)用于變更的照片進(jìn)行整理備份（最好命名準(zhǔn)確部位及發(fā)生日期）。策略進(jìn)行變更設(shè)計(jì)的溝通工作當(dāng)需要提出變更設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)及時(shí)溝通監(jiān)理、設(shè)計(jì)、業(yè)主單位負(fù)責(zé)人，并按規(guī)定上報(bào)變更立項(xiàng)申請(qǐng)，特殊情況時(shí)可以等溝通好了以后再上報(bào)正式申請(qǐng)；做好現(xiàn)場(chǎng)變更會(huì)議匯報(bào)基礎(chǔ)資料和做好現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作，及時(shí)促成各方參加的現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議，并形成有決策的會(huì)議紀(jì)要；對(duì)變更的工作內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)要符合客觀實(shí)際，邏輯清晰，且不損害各方利益，這樣才能不引起有關(guān)部門的反感；跟蹤變更設(shè)計(jì)審批情況，對(duì)審批中提出的問(wèn)題和退回的變更設(shè)計(jì)，要及時(shí)修改、補(bǔ)充資料重新上報(bào)，并應(yīng)由相應(yīng)級(jí)別的人員進(jìn)行溝通和解釋，這樣知識(shí)面對(duì)稱且給予對(duì)方以尊重，便于溝通理解；當(dāng)各管理部門意見不一致時(shí)，要重點(diǎn)溝通業(yè)主，因?yàn)闃I(yè)主是最終買單的；遇到項(xiàng)目無(wú)法溝通的問(wèn)題，要及時(shí)上報(bào)公司高層，不得拖延時(shí)間，不能讓問(wèn)題停滯在自己手中。6變更溝通過(guò)程中的博弈上報(bào)立項(xiàng)要做到有利、有理有利，即任何一項(xiàng)變更索賠的提出必須對(duì)自己有直接或間接的效益；有理，即任何一項(xiàng)變更索賠必須有相對(duì)較大的合理性。在實(shí)踐中往往沒(méi)有遵循這一原則，或者在有利與有理的結(jié)合上顧此失彼，給變更索賠工作帶來(lái)被動(dòng)甚至是損失。只有確立了有利、有理原則，將促使承包人在開展任何一項(xiàng)變更索賠工作時(shí)，從方案到報(bào)價(jià)到證據(jù)材料，時(shí)時(shí)事事圍繞有利性充分挖掘合理因素，使有利與有理緊密結(jié)合，且有利不一定對(duì)當(dāng)事項(xiàng)有利，也可以為下一個(gè)大的利益埋下伏筆，但前提是很有把握的情況下，不然到時(shí)候賠了夫人又折兵，就得不償失了。進(jìn)行變更時(shí)要做到預(yù)判與整體結(jié)合考慮通常在選擇工作重點(diǎn)時(shí)往往“抓大放小”，選擇期望利潤(rùn)大的項(xiàng)目為重點(diǎn)。然而，期望利潤(rùn)大的項(xiàng)目，它往往是為合同雙方關(guān)注的重點(diǎn)，利益矛盾突出，導(dǎo)致談判難度較大。如果，在利益矛盾尚未顯現(xiàn)，投入少量精力把小規(guī)模的變更完結(jié)后，當(dāng)出現(xiàn)大規(guī)模的、工作內(nèi)容相同或相似的項(xiàng)目時(shí)，可能事半功倍地得到較高利益，反之可能帶來(lái)很大損失。如XX隧道項(xiàng)目，開始進(jìn)行一項(xiàng)隧道局部滲水加固變更，金額只有2萬(wàn)多元，各方單位均同意，會(huì)議紀(jì)要中寫明以后出現(xiàn)類似情況，為了保證安全，均采用此類方案進(jìn)行加固，雖然合同約定設(shè)計(jì)時(shí)已經(jīng)考慮此類情況出現(xiàn)，費(fèi)用由施工單位承擔(dān)，但是加上這條安全責(zé)任，效果就不一樣了，當(dāng)隧道再次出現(xiàn)大范圍斷裂層滲水時(shí)，施工單位很輕松的將二級(jí)圍巖變更成三、四級(jí)圍巖進(jìn)行加固。客觀存在的分部分項(xiàng)工程特性通過(guò)確立預(yù)判與整體原則，合同人員應(yīng)盡可能地對(duì)當(dāng)前變更索賠項(xiàng)目的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)判，從而在利益矛盾未顯現(xiàn)的時(shí)候，以相對(duì)較小的代價(jià)獲取未來(lái)的預(yù)期收益。審批過(guò)程中的程序、方向正確合理隨著企業(yè)管理制度的不斷完善，特別是公司內(nèi)部制衡機(jī)制和責(zé)任追究制度的不斷完善，那種在變更索賠中直接通過(guò)高層會(huì)談獲得成功的案例已越來(lái)越少了，但是中國(guó)特色的原因造成還存在此類現(xiàn)象。所以在變更索賠工作中應(yīng)將與業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)各方的各職能部門進(jìn)行有效溝通作為工作重點(diǎn)，爭(zhēng)取在執(zhí)行層上解決問(wèn)題。如果在執(zhí)行層上無(wú)法徹底解決，應(yīng)通過(guò)有效溝通在業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)各方的各層中形成廣泛的、有利的輿論氛圍，以詳實(shí)的資料和有效的分析獲得各方廣泛的同情和支持，再通過(guò)高層與高層的談判求得解決。合同人員務(wù)必合理判斷每個(gè)變更應(yīng)該走自下而上還是自上而下或者兩者相結(jié)合的策略，達(dá)到最終變更批復(fù)、計(jì)量。善用“合作共贏”策略隨著建筑市場(chǎng)的不斷成熟、“雙贏”理念的不斷深入人心，越來(lái)越多的施工項(xiàng)目基本都在雙贏的基礎(chǔ)向前推進(jìn)，最終完成預(yù)期目標(biāo)。變更過(guò)程中更是要靈活掌握“合作共贏”的原則，提出的變更首先對(duì)自己有利，然后不能對(duì)其他各方造成不利或者壓力，這樣別人才能同意你的變更，施工方可以從多方面給予其他各方利益，這種利益可以是有形的也可以是無(wú)形的，做的好還可以先抑后揚(yáng)來(lái)達(dá)到不付出就得到預(yù)期目的。技術(shù)與經(jīng)濟(jì)相結(jié)合技術(shù)與經(jīng)濟(jì)相結(jié)合，是解決合同變更索賠問(wèn)題的重要途徑，也是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。使單純的價(jià)格爭(zhēng)議變?yōu)閷?duì)有關(guān)技術(shù)方案的可行性及合理性評(píng)價(jià)，通過(guò)對(duì)技術(shù)方案的經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)來(lái)解決價(jià)格爭(zhēng)議。同時(shí)通過(guò)技術(shù)方案的詳實(shí)地分析，評(píng)價(jià)變更索賠項(xiàng)目與合同項(xiàng)目實(shí)施中的差異性，并將這種差異性做出量化反映，為報(bào)價(jià)提供依據(jù)。技術(shù)與經(jīng)濟(jì)相結(jié)合的原則，要求承包人在制定有關(guān)施工技術(shù)方案時(shí)，合同管理人員應(yīng)參與其中，以便明確報(bào)價(jià)的重點(diǎn)、難點(diǎn)，在技術(shù)上作出嚴(yán)謹(jǐn)、詳實(shí)的分析并量化。對(duì)施工技術(shù)方案進(jìn)行經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)，使技術(shù)方案與報(bào)價(jià)獲得相對(duì)完美的統(tǒng)一結(jié)合。多個(gè)方案對(duì)比、以優(yōu)取勝作為業(yè)主與承包人，往往有一種慣性思維：對(duì)方想要的一定不能給，對(duì)方不要的一定硬塞給他。因此，在談判過(guò)程中，應(yīng)制定多個(gè)方案，用對(duì)方不愿接受的方案與對(duì)方磋商，在磋商過(guò)程中使對(duì)方認(rèn)識(shí)到目前的方案有比較大的缺陷，此時(shí)再提出較優(yōu)的方案能收到好的效果。塞翁失馬焉知非福堅(jiān)持和妥協(xié)是合同談判永遠(yuǎn)的主題，合同談判過(guò)程就是一次次堅(jiān)持和妥協(xié)的過(guò)程。因此，在變更和索賠談判之前，應(yīng)該認(rèn)真分析哪些因素有利有理，應(yīng)該堅(jiān)持；哪些因素雖有利、有理、但證據(jù)有一定缺陷，或者存在重大阻力，可以作為籌碼在適當(dāng)時(shí)機(jī)拋出去放棄。但必須明確，所有的妥協(xié)和放棄應(yīng)當(dāng)要有恰當(dāng)?shù)幕貓?bào)。這種回報(bào)可以是對(duì)其他變更項(xiàng)目的認(rèn)可，也可以是對(duì)變更項(xiàng)目中一個(gè)有爭(zhēng)議問(wèn)題的認(rèn)可，甚至可以是對(duì)我方境遇在道義上的理解和同情（這種同情經(jīng)過(guò)有意識(shí)的不斷強(qiáng)化后將成為一個(gè)新的籌碼）。現(xiàn)在的施工合同基本都缺乏公平，施工方必將在履約過(guò)程中遇到種種困境，并最終為履約雙方帶來(lái)?yè)p失。但是，如果承包人事事、時(shí)時(shí)爭(zhēng)取公平，則必然給承包人帶來(lái)不利影響，最終為合作履約埋下隱患。不可小看的負(fù)變更由于業(yè)主在合同上的主導(dǎo)地位，承包人的合同管理人員往往處于既無(wú)法接受業(yè)主的價(jià)格條件，又不愿繼續(xù)爭(zhēng)執(zhí)導(dǎo)致矛盾激化的局面。在此情況下可以尋找負(fù)變更的可能性了，就有關(guān)項(xiàng)目的工作內(nèi)容、環(huán)境、質(zhì)量要求等與業(yè)主協(xié)商，在不改變相關(guān)價(jià)格的前提下參照投標(biāo)報(bào)價(jià)水平對(duì)該工作的有關(guān)特性做出限定（一般是包干項(xiàng)目減少工作內(nèi)容和工作量），從而保障自身成本利益。談判過(guò)程注重張弛有度的節(jié)奏要有張弛有度的談判技巧，談判時(shí)主動(dòng)調(diào)節(jié)氣氛、把握節(jié)奏，避免在激烈的爭(zhēng)論過(guò)程中雙方情緒緊張、對(duì)立，以致談判無(wú)法進(jìn)行下去；在對(duì)方提出不合理的觀點(diǎn)時(shí)，應(yīng)以平和的態(tài)度和準(zhǔn)確的說(shuō)理指出對(duì)方的不合理。具體做法上，要求承包人在談判時(shí)注意控制情緒，主動(dòng)選擇繼續(xù)深入討論或者轉(zhuǎn)換話題，談?wù)撘恍?duì)方有興趣或者能接受的話題調(diào)整談判節(jié)奏。7最后要重視變更的審計(jì)問(wèn)題目前基本任何施工項(xiàng)目都必須通過(guò)相關(guān)部門審計(jì)后才能最終得到結(jié)算支付，所以審計(jì)是施工方的變更是否得到確保的最后一關(guān)，務(wù)必引起高度重視，其對(duì)變更的效益影響程度有時(shí)超過(guò)變更過(guò)程。審計(jì)注意事項(xiàng)一般有如下幾點(diǎn)：（1）審計(jì)就是相關(guān)審計(jì)部門，對(duì)業(yè)主已經(jīng)計(jì)量的工程款的合法性進(jìn)行審查，對(duì)不合規(guī)定的工程款進(jìn)行沒(méi)收、上繳，如果數(shù)額巨大以及存在瀆職的項(xiàng)目法人可能受到司法處理；（2）審計(jì)的根據(jù)是所有合同文件及相關(guān)技術(shù)規(guī)范，凡是違背合同及規(guī)范的設(shè)計(jì)變更都是核減對(duì)象，當(dāng)然也有核增的可能；（3）審計(jì)具有全面、系統(tǒng)、延伸、專業(yè)、嚴(yán)肅等特點(diǎn)。首先審計(jì)部門雇傭了比較有經(jīng)驗(yàn)的施工管理專家進(jìn)行審計(jì)，對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的審計(jì)是全面、系統(tǒng)的，有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目可能審計(jì)數(shù)月時(shí)間，可以對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的疑點(diǎn)進(jìn)行延伸到其它單位核查，必要時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)踏查、鉆芯取樣；（4）審計(jì)的深度與審計(jì)所在地區(qū)、審計(jì)人員業(yè)務(wù)水平及素質(zhì)有很大關(guān)系；（5）審計(jì)結(jié)束前施工單位通常會(huì)有一次答辯機(jī)會(huì)，所以在做變更設(shè)計(jì)的同時(shí)，就要考慮到審計(jì)問(wèn)題，同時(shí)要對(duì)合同、規(guī)范、計(jì)量規(guī)則非常熟悉以便順利通過(guò)審計(jì)。以上是本人通過(guò)參考業(yè)內(nèi)前輩的文獻(xiàn)、文章，結(jié)合自己的工作理解，加以整理歸納，對(duì)施工單位中標(biāo)后的變更全過(guò)程注意事項(xiàng)進(jìn)行淺顯的闡述，希望對(duì)合同管理人員進(jìn)行變更工作時(shí)有所幫助。如果項(xiàng)目為BT或者其他建設(shè)模式，則變更工作注意事項(xiàng)還要提前到初步設(shè)計(jì)、概預(yù)算階段了?？傊艺J(rèn)為合同管理人員應(yīng)享受真正經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的終極樂(lè)趣。參考文獻(xiàn)：徐崇祿，任燕增，劉新鋒.《建設(shè)工程施工合同示范文本應(yīng)用指南》.中國(guó)物價(jià)出版社，2001年11月版李國(guó)光.《合同法釋解與運(yùn)用》.新華出版社，1999年版國(guó)際咨詢工程師聯(lián)合會(huì)編.國(guó)際咨詢工程師聯(lián)合會(huì)（FederationInternationleDesIng