綜合檔案管理制度

綜合檔案管理制度1總則為了更好地按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定保護(hù)、利用公司的文書(shū)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、安全標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量、技術(shù)檔案，特制定規(guī)定。2范圍凡公司在業(yè)務(wù)工作中的收文、發(fā)文，公司章程規(guī)定應(yīng)保持的各種記錄；人事勞資、工傷保險(xiǎn)、職業(yè)健康檔案，安全標(biāo)準(zhǔn)化擋案；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬冊(cè)、憑證、報(bào)表；重大設(shè)備、特種設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備的購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收資料、技術(shù)文件；承擔(dān)的施工項(xiàng)目的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知、合同、全部施工文件資料、圖、表、水下驗(yàn)收、完工驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、工程回訪的有關(guān)文件、資料以及其他途徑收集的技術(shù)資料等；工法、三新技術(shù)應(yīng)用及技術(shù)資料：安全資料；公司各種證照、產(chǎn)權(quán)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等均應(yīng)及時(shí)歸檔。公司綜合檔案管理職能部門(mén)為經(jīng)營(yíng)部綜合檔案室。3檔案資料的收集1有關(guān)收文、發(fā)文和公司章程規(guī)定的各種文件、記錄應(yīng)由辦公室在次年5月份前送交綜合檔案室歸檔。2有關(guān)財(cái)務(wù)賬冊(cè)、憑證、報(bào)表等應(yīng)由財(cái)務(wù)部在下年度末送交綜合檔案室歸檔。3施工項(xiàng)目的檔案資料由項(xiàng)目部按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》規(guī)定填寫(xiě)清單后送綜合檔案室歸檔。4人事勞資、工傷保險(xiǎn)、職業(yè)健康檔案由人力資源部負(fù)責(zé)收集并填寫(xiě)清單后送交綜合檔案室歸檔。5財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬冊(cè)、憑證、報(bào)表，重大設(shè)備、特種設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備的購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收資料、技術(shù)文件，由財(cái)務(wù)物資部收集并填寫(xiě)清單后送交綜合檔案室歸檔。6工法、三新技術(shù)應(yīng)用及技術(shù)資料由總工辦負(fù)責(zé)收集并填寫(xiě)清單后送交綜合檔案室歸檔。7安全資料由機(jī)務(wù)安全部負(fù)責(zé)收集并填寫(xiě)清單后送交綜合檔案室歸檔。8各種證照、產(chǎn)權(quán)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集并填寫(xiě)清單后送交綜合檔案室歸檔。4整理1檔案管理人員應(yīng)將收到的技術(shù)資料及時(shí)登記、整理。按國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編目、入庫(kù)、上架，力求簡(jiǎn)明，方便檢索。2辦公室、財(cái)務(wù)物資部應(yīng)分別對(duì)文書(shū)資料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料按照現(xiàn)行的國(guó)家或省有關(guān)規(guī)定進(jìn)行預(yù)立卷，做到分類(lèi)準(zhǔn)確、立卷規(guī)范、立卷手續(xù)齊全。在次年5月份前將全息電子檔案和紙質(zhì)檔案一并移交綜合檔案室歸檔，綜合檔案室應(yīng)及時(shí)辦理接收手續(xù)和入庫(kù)、上架等工作。3項(xiàng)目部工程資料按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)要求進(jìn)行整理歸檔，在項(xiàng)目完工后交綜合檔案室。5保管維護(hù)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好以下保管維護(hù)工作：5.1必須采取防火、防潮、防霉、防蛀等有效措施，配備必要設(shè)備、器具,并應(yīng)定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整。2檔案庫(kù)房應(yīng)采取必要的保安措施，確保檔案、技術(shù)資料的安全。3應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)保密的規(guī)定。對(duì)有密級(jí)要求的檔案應(yīng)定期檢查，及時(shí)按有關(guān)規(guī)定對(duì)密級(jí)提出調(diào)整意見(jiàn)。4應(yīng)保持庫(kù)內(nèi)、檔案資料的整潔和適宜的溫度、濕度。6檔案的利用檔案管理人員應(yīng)按用戶(hù)需要，準(zhǔn)確迅速地提供資料和咨詢(xún)服務(wù)。對(duì)文檔和財(cái)檔的調(diào)閱，不得超過(guò)閱文范圍人員外。一般應(yīng)在檔案室范圍內(nèi)查閱，特殊情況確需借出時(shí)，應(yīng)征得經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人的同意。2借閱檔案資料應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱者不得轉(zhuǎn)借給任何外單位人員；借出和歸還資料時(shí)，管理人員必須詳細(xì)清點(diǎn)和檢查。公司外的人員需借閱檔案資料或索取資料復(fù)印件，必須持有效介紹信,經(jīng)經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱、索取手續(xù)。7檔案資料的鑒定技術(shù)檔案資料的保存期限按相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行，一般劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)清理，組織做好鑒定工作，具體按《檔案鑒定管理規(guī)定》執(zhí)行。案資料的銷(xiāo)毀綜合檔案室負(fù)責(zé)將失去利用價(jià)值的檔案資料的名稱(chēng)、數(shù)量、鑒定意見(jiàn)等編列清單，送經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人審查，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀，并將銷(xiāo)毀的檔案資料清單及審批表歸檔。則規(guī)定未盡事宜由公司管理層研究決定。規(guī)定由經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)灶C布之日起執(zhí)行。10附錄安全標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案內(nèi)容主要包括：1相關(guān)文件、證件及人員信息（1）主管部門(mén)、項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位的安全生產(chǎn)文件；（2）施工單位及相關(guān)單位印發(fā)的安全生產(chǎn)文件；（3）企業(yè)法人資質(zhì)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證；（4）主要負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、安全生產(chǎn)管理人員崗位安全考核合格證，特種作業(yè)人員操作資格證；（5）分包企業(yè)資質(zhì)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證；（6）人身意外傷害保險(xiǎn)及工傷保險(xiǎn)證明；（7）安全防護(hù)用品允許使用相關(guān)證明；（8）機(jī)械產(chǎn)品允許使用相關(guān)證明；（9）安全生產(chǎn)管理人員登記表；（10）特種作業(yè)人員登記表；（11）現(xiàn)場(chǎng)施工人員登記表；（12）安全生產(chǎn)檔案審核表；（13）其他文件及證件等。2安全生產(chǎn)目標(biāo)管理（1）安全生產(chǎn)目標(biāo)及相關(guān)文件；（2）安全生產(chǎn)目標(biāo)管理計(jì)劃及相關(guān)文件；（3）安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書(shū)；（4）安全生產(chǎn)目標(biāo)考核辦法；（5）安全生產(chǎn)目標(biāo)完成情況自查報(bào)告；（6）安全生產(chǎn)目標(biāo)考核結(jié)果等。3安全生產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)（1）項(xiàng)目部安全生產(chǎn)管理組織網(wǎng)絡(luò)；（2）安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組建文件；（3）安全生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要；（4）安全生產(chǎn)責(zé)任制；（5）安全生產(chǎn)責(zé)任制的考核結(jié)果等。4施工現(xiàn)場(chǎng)安全生產(chǎn)管理制度（1）施工單位的安全生產(chǎn)管理制度；（2）適用的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、規(guī)章、制度和標(biāo)準(zhǔn)清單;（3）施工現(xiàn)場(chǎng)各工種安全技術(shù)操作規(guī)程；（4）施工現(xiàn)場(chǎng)各機(jī)械設(shè)備安全操作規(guī)程；（5）安全生產(chǎn)管理制度的學(xué)習(xí)記錄；（6）安全生產(chǎn)管理制度的檢查評(píng)估報(bào)告；（7）安全生產(chǎn)管理制度執(zhí)行情況的檢查意見(jiàn)及整改報(bào)告等。5安全生產(chǎn)費(fèi)用管理（1）安全生產(chǎn)費(fèi)用使用計(jì)劃；（2）安全生產(chǎn)費(fèi)用使用臺(tái)賬；（3）安全生產(chǎn)費(fèi)用檢查意見(jiàn)及整改報(bào)告等。6安全技術(shù)措施和專(zhuān)項(xiàng)施工方案（1）施工組織設(shè)計(jì)（含安全技術(shù)措施專(zhuān)篇）；（2）危險(xiǎn)性較大工程匯總表；（3）專(zhuān)項(xiàng)施工方案及相關(guān)審查、論證記錄；（4）安全技術(shù)交底記錄；（5）工程度汛方案、超標(biāo)準(zhǔn)洪水應(yīng)急預(yù)案及演練記錄；（6）安全度汛目標(biāo)責(zé)任書(shū)；（7）消防設(shè)施平面布直圖；(8)施工現(xiàn)場(chǎng)消防安全檢查記錄等。7安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)(1)安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)計(jì)劃i(2)安全生產(chǎn)管理人員、特種作業(yè)人員教育培訓(xùn)記錄；(3)三級(jí)安全教育培訓(xùn)記錄；(4)日常安全教育培訓(xùn)記錄；(5)班組班前安全活動(dòng)記錄；(6)安全生產(chǎn)教育匯總表；(7)外來(lái)人員安全教育記錄等。8設(shè)施設(shè)備安全管理(1)設(shè)施設(shè)備管理臺(tái)賬；(2)勞動(dòng)保護(hù)用品采購(gòu)及發(fā)放臺(tái)賬；(3)設(shè)施設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收資料；(4)特種作業(yè)人員進(jìn)場(chǎng)審核材料；(5)設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄；(6)設(shè)施設(shè)備檢查記錄；(7)設(shè)施設(shè)備檢修、維修記錄等。9作業(yè)安全管理(1)安全標(biāo)志臺(tái)賬；(2)安全設(shè)施管理臺(tái)賬；(3)動(dòng)火作業(yè)審批表；(4)危險(xiǎn)作業(yè)審批臺(tái)賬；(5)危險(xiǎn)性較大作業(yè)安全許可審批表；(6)相關(guān)方安全管理登記表等。10事故隱患排查治理(1)各級(jí)主管部門(mén)、項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位安全檢杳的記錄、意見(jiàn)和整改報(bào)告等；(2)施工單位隱患排查的記錄、整改通知、整改結(jié)果等；(3)事故隱患排查、治理臺(tái)賬；(4)事故隱患排查治理情況統(tǒng)計(jì)分析月報(bào)表；(5)重大事故隱患報(bào)告：(6)重大事故隱患治理方案及治理結(jié)果；(7)重大事故隱患治理驗(yàn)收及評(píng)估意見(jiàn)等。11重大危險(xiǎn)源管理(1)重大危險(xiǎn)源辨識(shí)記錄及相關(guān)文件；(2)重大危險(xiǎn)源安全評(píng)估報(bào)告；(3)重大危險(xiǎn)源管理臺(tái)賬；(4)重大危險(xiǎn)源管理的責(zé)任單位、責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人；(5)重大危險(xiǎn)源檢查記錄；(6)重大危險(xiǎn)源監(jiān)控、檢測(cè)記錄等。12職業(yè)衛(wèi)生和環(huán)境保護(hù)(1)有毒、有害作業(yè)場(chǎng)所管理臺(tái)賬；(2)職業(yè)危害告知單；(3)從業(yè)人員健康監(jiān)護(hù)檔案；(4)職業(yè)危害場(chǎng)所檢測(cè)計(jì)劃、