高效率時(shí)間管理70課件

高效率時(shí)間管理—讓你的時(shí)間多出20%

第一單元時(shí)間管理概述

時(shí)間管理的定義；時(shí)間管理的目的；時(shí)間管理的重要性；時(shí)間的價(jià)值。

時(shí)間管理的正確涵義應(yīng)該是如何面對時(shí)間的流動而進(jìn)行自我的管理，其所持的態(tài)度是將過去作為現(xiàn)在改善的參考，把未來作為現(xiàn)在努力的目標(biāo)，立刻去運(yùn)用正確的方法做正確的事。

時(shí)間管理的定義

時(shí)間管理的重要性

“績效＝工作成果＋工作品質(zhì)＋時(shí)效＋成本控管”，可知時(shí)間管理的能力，至少占工作績效1/4比重。

時(shí)間的價(jià)值

從出租車司機(jī)的份錢看經(jīng)理們每天的份錢!·時(shí)間管理心理學(xué)基本內(nèi)容；

·錯(cuò)誤的時(shí)間管理心態(tài)；

·正確的時(shí)間管理心態(tài)。

第二單元時(shí)間管理心理學(xué)

四種觀念特別不利于時(shí)間的有效運(yùn)用：

（1）視時(shí)間為主宰；

（2）視時(shí)間為敵人；

（3）視時(shí)間為神秘物；

（4）視時(shí)間為奴隸。

錯(cuò)誤的時(shí)間觀念

視時(shí)間為主宰

視時(shí)間為主宰的人，將一切責(zé)任交托在時(shí)間手中。對這種人來說，它被當(dāng)作一種信念。這種人深信“這只是時(shí)間問題”、“歲月不饒人”、“時(shí)間是最好的試金石”這一類的說法。在這種人心目中，時(shí)間猶如駕駛員，而他們則好像乘客。

視時(shí)間為敵人

管理者視時(shí)間為敵人，就是重效率而不重效能?！靶省被旧鲜且环N“投入——產(chǎn)出”的概念。當(dāng)管理者能以較少的“投入”獲得同等的“產(chǎn)出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”，甚至以較少的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”時(shí)，則被視為富有效率。效率與效能不應(yīng)偏廢，在效率與效能無法兼得時(shí)，管理者首先應(yīng)著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。難怪彼得·杜拉克會斬釘截鐵地說：“對企業(yè)不可缺少的是效能，而非效率。”

視時(shí)間為奴隸

視時(shí)間為奴隸的人最關(guān)切的，是如何管理時(shí)間?！耙晻r(shí)間為奴隸”的這種觀念轉(zhuǎn)化成管理者的一種行為，便是長時(shí)間地沉迷于工作，成為所謂的“工作狂”。

正確的時(shí)間觀念

只要管理者不對時(shí)間抱任何成見，或加諸任何價(jià)值判斷，而視之為中性資源，則可能對它作出比較有效的運(yùn)用。

第三單元找出時(shí)間“殺手”

時(shí)間財(cái)富是怎么被浪費(fèi)的？中國中層經(jīng)理為什么這么忙？不重視時(shí)間管理的原因。時(shí)間財(cái)富是怎么被浪費(fèi)的？典型的時(shí)間使用誤區(qū)

中國中層經(jīng)理為什么這么忙？

與國外的經(jīng)理人相比，中國的經(jīng)理人太累了。大家都感覺特別忙，時(shí)間特別緊，天天要加班，但效果卻并不盡如人意。國際上的一項(xiàng)調(diào)查表明，好的經(jīng)理人比糟的經(jīng)理人在時(shí)間效率方面，能夠高出10倍以上。為什么會有如此大的差別，原因有四種：第一，沒有計(jì)劃；第二，眉毛胡子一把抓；第三，沒有養(yǎng)成良好的習(xí)慣；第四，外部的打擾。

不重視時(shí)間管理的四個(gè)原因

中國很多的經(jīng)理人，包括老總，一談到時(shí)間管理，普遍的反應(yīng)就是不在乎，為什么會不在乎呢？——第一，對自己最常見的東西最不珍惜；第二，有人認(rèn)為忙忙碌碌應(yīng)該是他的一種狀態(tài)；第三，沒有嘗到時(shí)間管理的甜頭；第四，企業(yè)的整體運(yùn)行就是低效率。

立定標(biāo)竿、全力以赴

譬如射標(biāo)，一定要有一個(gè)靶，才會射中標(biāo)的。同樣地，人生若沒有目標(biāo)，只會任由環(huán)境影響，而非自己影響環(huán)境。根據(jù)耶魯大學(xué)研究，只有3%的學(xué)生為自己訂下目標(biāo)，而其他的學(xué)生則沒有。經(jīng)過長時(shí)間的研究指出，當(dāng)初有訂下目標(biāo)的3%學(xué)生，其成就遠(yuǎn)超過其余97%學(xué)生的總和。

不愿設(shè)定目標(biāo)的三個(gè)原因

恐懼。

無此意愿。誤將行動當(dāng)成就。

立定標(biāo)竿的四個(gè)步驟

消除恐懼。不要擔(dān)心失敗，立定目標(biāo)是必須的；認(rèn)同每個(gè)人一定要有“目標(biāo)”這個(gè)想法；

完成耶魯大學(xué)七步驟；

堅(jiān)持目標(biāo)。一位希望追求成功的人須能堅(jiān)持決不放棄，才會成功地達(dá)到目標(biāo)，例如愛迪生不斷地嘗試及堅(jiān)持，終于達(dá)成目標(biāo)。

目標(biāo)設(shè)定的步驟

（1）寫下目標(biāo)：通常只想還是不夠，一定要寫下您的目標(biāo)，才能加深印象，進(jìn)入我們的潛意識；（2）設(shè)定優(yōu)先順序：目標(biāo)可能有很多，一定要排定其優(yōu)先順序；（3）擬定計(jì)劃：依據(jù)目標(biāo)之優(yōu)先順序擬定計(jì)劃；（4）對計(jì)劃設(shè)定優(yōu)先等級和先后順序；（5）排定時(shí)程表；（6）確實(shí)做、馬上做。

耶魯大學(xué)目標(biāo)設(shè)定的七個(gè)步驟

擬出目標(biāo)；

列出好處；

列出障礙點(diǎn)；

列出所需資訊；

列出尋求支持的對象；

訂定行動計(jì)劃；訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。

有效專案管理的內(nèi)容

當(dāng)在工作上和時(shí)間管理上愈來愈有績效時(shí)，可能會被指派更多的工作，有效的專案管理（組織和執(zhí)行能力）將是成功的關(guān)鍵。

第五單元時(shí)間管理的原則

優(yōu)先順序的確定；

目標(biāo)ABC原則；

80/20原則；

制訂計(jì)劃；養(yǎng)成習(xí)慣。

優(yōu)先順序的確定

時(shí)間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。

三一四二強(qiáng)弱強(qiáng)弱緊迫性重要性最大時(shí)間管理迷思：重要但不緊迫的事

目標(biāo)ABC原則

目標(biāo)ABC原則就是在最有價(jià)值的那些項(xiàng)目旁邊,標(biāo)上大寫的A字,在稍低價(jià)值的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上大寫的B字,在價(jià)值最低的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上C字。

如何堅(jiān)持目標(biāo)ABC原則

80/20原則

80/20法則：假如工作項(xiàng)目是以某價(jià)值序列排定的，則80%的價(jià)值來自于20%的項(xiàng)目，而剩下的20%的價(jià)值則來自于80%的項(xiàng)目。

制訂計(jì)劃

所謂計(jì)劃，就是事先對時(shí)間進(jìn)行全面規(guī)劃，以提高時(shí)間的利用效能，充當(dāng)時(shí)間的主人。計(jì)劃的目的就是幫助自己獲得清楚的想法，以便獲得清晰的行動。

待辦單

待辦單就是將你每日要做的一些工作事先列出一份清單、排出優(yōu)先次序、確認(rèn)完成時(shí)間，以突出工作重點(diǎn)、避免遺忘，未完事項(xiàng)留待明日。

日計(jì)劃

也可以用待辦單，也可以做日計(jì)劃。首先確定每天的重要事項(xiàng)，把一天的工作安排排好優(yōu)先的順序，然后完成排序第一的工作。為了確保計(jì)劃能一絲不茍地完成，務(wù)必將計(jì)劃寫下來，一份書面的每日計(jì)劃是你必備的工具，有了它就可以控制你的時(shí)間，能使你拒絕干擾。

周計(jì)劃

要使你的日計(jì)劃成為一個(gè)有效快速的過程，一般情況日計(jì)劃要遵守周計(jì)劃。因?yàn)橐话阒匾氖马?xiàng)不是一天可以完成的，是一個(gè)連續(xù)的過程，周計(jì)劃是一個(gè)比較合適的時(shí)間計(jì)劃。同時(shí)，事情變化得比較快，你不可能預(yù)先定出來一個(gè)詳細(xì)的月計(jì)劃。

月計(jì)劃

月計(jì)劃提供一種宏觀的視野，會使周計(jì)劃更加有效。一般包括下一個(gè)月的重要事項(xiàng)，是一項(xiàng)較為長期的計(jì)劃。

養(yǎng)成習(xí)慣

人們不會認(rèn)為習(xí)慣也成為一種原則，但在時(shí)間的原則中它確實(shí)是一種存在形式，即：你要知道什么是最好的時(shí)間管理習(xí)慣；對于職業(yè)經(jīng)理人來說好習(xí)慣是可以并且必須要形成的；時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣，壞的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。你是否有這樣的一些習(xí)慣和慣例（一）？

工作效率低、辦事拖拉；時(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭蹭；工作時(shí)眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次；經(jīng)常被電話、不速之客干擾；上班時(shí)間不緊湊，晚上加班干；你是否有這樣的一些習(xí)慣和慣例（二）？

什么事情都認(rèn)為自己做才好；沒有目標(biāo)，沒有計(jì)劃，人云亦云；零碎時(shí)間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時(shí)間；沒有時(shí)間安排表，由別人來安排；不會休息、不會娛樂、沒有空閑。⊙你每天要花30分鐘作計(jì)劃；

⊙你要有書面的待辦單、日計(jì)劃、月度計(jì)劃和周計(jì)劃；

⊙你的下屬都了解你的工作習(xí)慣和時(shí)間習(xí)慣；

⊙你每周都將你的工作排出優(yōu)先順序；

⊙你能在高效的時(shí)間里做完你的重要工作；

⊙你的授權(quán)形成了一種工作風(fēng)格和管理方式。必須養(yǎng)成的好習(xí)慣(一)

必須養(yǎng)成的好習(xí)慣（二）

在固定的時(shí)間里處理往來的函件；

盡量將無用的文件處理掉；能使每件工作善始善終避免頭緒多而亂；

除非萬不得已才召開會議；常年使用工作效率手冊。

第六單元時(shí)間管理的技巧

時(shí)間管理的技巧之一

時(shí)間管理的技巧之二時(shí)間管理的技巧之三

時(shí)間管理的技巧之一

消除電話干擾；

消除不速之客；

應(yīng)付意外事件；

有效計(jì)劃；

養(yǎng)成記錄習(xí)慣，時(shí)間管理效果加倍；

當(dāng)日事當(dāng)日畢；

消除電話干擾

據(jù)統(tǒng)計(jì)，電話干擾是時(shí)間管理最大的殺手之一，許多經(jīng)理人也認(rèn)為電話常占去他們大量的時(shí)間。

消除不速之客

不速之客--泛指未經(jīng)預(yù)約的訪客，主要來源為屬下員工，其次是同一階層的同事，再其次是組織以外的人士。為有效地應(yīng)付不速之客的干擾，秘書人員的協(xié)助幾乎是不可或缺的。

消除不速之客的有效途徑

由秘書全權(quán)安排約會事宜，或至少授權(quán)；秘書對約會事宜作初步安排；規(guī)定接見部屬的時(shí)間；在辦公室外接見外界不速之客；站立會客；讓秘書控制會談時(shí)間。

應(yīng)付意外事件

火車、飛機(jī)、公共汽車、輪船等依時(shí)間表運(yùn)行，但依然會有意外事件，同樣的情形也可能發(fā)生在你身上，所以，為意外事件留時(shí)間，是很明智的。

有效計(jì)劃

絕大多數(shù)難題都是由未經(jīng)認(rèn)真考慮的行動引起的。在制訂有效的計(jì)劃中每花費(fèi)1小時(shí)，在實(shí)施計(jì)劃中就可能節(jié)省3-4小時(shí)，并會得到更好的結(jié)果。如果你沒有認(rèn)真作計(jì)劃，那么實(shí)際上你正計(jì)劃著失敗。

養(yǎng)成記錄習(xí)慣

真想做好時(shí)間管理，很重要的的方法就是養(yǎng)成記錄的習(xí)慣。就像寫日記一樣，把每天應(yīng)該開的會、待追蹤事項(xiàng)、待處理事項(xiàng)，以及上司交辦事項(xiàng)，按類別列下來，用不同顏色的筆，區(qū)分輕重緩急。

當(dāng)日事當(dāng)日畢

清人文嘉有著名的《今日歌》：“今日復(fù)今日，今日何其少？今日又不為，此事何時(shí)了？人生百年幾今日，今日不為真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。為君聊賦《今日詩》，努力請從今日始?！?/p>

時(shí)間管理的技巧之二善用零碎時(shí)間；業(yè)余時(shí)間管理；消除無效會議；出差期間的時(shí)間利用；授權(quán)；保持辦公室整潔；

善用零碎時(shí)間

滴水成河。用“分”來計(jì)算時(shí)間的人，比用“時(shí)”來計(jì)算時(shí)間的人，時(shí)間多59倍。

業(yè)余時(shí)間管理

睡眠；學(xué)習(xí)；娛樂。

消除無效會議

馬拉松式的會議已經(jīng)開了兩天了，還沒有什么結(jié)果。會上你進(jìn)來他出去，東一句西一句，說著說著就跑題了。有的人在會上長篇大論、表揚(yáng)與自我表揚(yáng)；有的人開了半天會，還不知來干什么；還有的，把開會當(dāng)休息，閉目養(yǎng)神，你們愛發(fā)言發(fā)言、愛爭吵爭吵吧……

出差期間的時(shí)間利用

評估需要；

出差前的準(zhǔn)備工作；出差中要做的。

授權(quán)

授權(quán)可減輕本人工作負(fù)擔(dān)，提高下屬積極性。中層經(jīng)理應(yīng)明確授權(quán)是必須的一種趨勢，下屬是完全可以承擔(dān)的，應(yīng)盡早培養(yǎng)和鍛煉下屬的工作能力和知識水平。

保持辦公室整潔

保持整潔能夠提升我們的自我價(jià)值、自我形象以及自我尊嚴(yán)。例如將桌面保持整潔、做完事立即歸檔、做事只經(jīng)手一次，經(jīng)手五、六次才完成就很浪費(fèi)時(shí)間，盡可能一次就把它做完，凡事若能預(yù)先準(zhǔn)備，才能有效地掌握時(shí)間。

時(shí)間管理的技巧之三優(yōu)化文件處理流程；克服拖延習(xí)慣；學(xué)會說“不”；最佳時(shí)段分析與利用；成為時(shí)間管理大師五步曲。

優(yōu)化文件處理流程

投擲。

轉(zhuǎn)手。

行動。歸檔。

克服拖延的習(xí)慣

拖延必然要付出更大的代價(jià)。能拖就拖的人心情總不愉快，總覺疲乏，因?yàn)閼?yīng)做而未做的工作不斷給他壓迫感?！叭魺o閑事掛心頭，便是人間好時(shí)節(jié)”，拖延者心頭不空，因而常感時(shí)間壓力。拖延并不能省下時(shí)間和精力，剛好相反，它使你心力交瘁，疲于奔命。不僅于事無補(bǔ)，反而白白浪費(fèi)了寶貴時(shí)間。