產(chǎn)品要求評審控制程序

產(chǎn)品要求評審控制程序批準(zhǔn)：審核：編制：主管部門：機(jī)要室發(fā)布日期:年月日實(shí)施日期:年月日XX食品有限公司XX食品有限公司記錄控制程序-QPXo-01實(shí)施日期年月日版本/修訂次：01/00實(shí)施日期年月日版本/修訂次：01/00第#頁共9頁文件修訂履歷No修訂日期修訂頁碼修訂原因主要修訂內(nèi)容產(chǎn)品要求評審控制程序1目的本程序用于確保顧客的需求和期望得到充分理解，明確產(chǎn)品的要求并形成文件，并通過合同／訂單評審確保公司有能力滿足顧客的要求。2范圍適用于對顧客要求的識別、評審及與顧客的溝通。適用于合同／訂單要求的確定及評審，包括修訂的控制。3職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批特殊合同的合同/訂單評審表。進(jìn)出口部負(fù)責(zé)識別顧客需求與期望，組織有關(guān)部門對合同／訂單進(jìn)行評審，并負(fù)責(zé)其合法性、完整性及價(jià)格的合理性評審，負(fù)責(zé)常規(guī)合同／訂單的評審，負(fù)責(zé)與顧客溝通。質(zhì)檢科負(fù)責(zé)評審對特殊合同／訂單產(chǎn)品質(zhì)量要求的檢測能力。生產(chǎn)部負(fù)責(zé)評審產(chǎn)品的生產(chǎn)能力及交貨期。采購部負(fù)責(zé)評審所需物料采購的能力。4程序顧客需求的識別進(jìn)出口部負(fù)責(zé)識別顧客對產(chǎn)品的需求與期望，根據(jù)顧客規(guī)定的訂貨要求，如合同草案，協(xié)議草案及口頭訂單等填寫在《合同/訂單評審表》中：a）顧客明示的產(chǎn)品要求，包括產(chǎn)品質(zhì)量要求及涉及可用性、交付、支持服務(wù)（如運(yùn)輸、保修、培訓(xùn)等）、價(jià)格等方面的要求；b）顧客沒有明確要求，但預(yù)期或規(guī)定的用途所必要的產(chǎn)品要求。這是一類習(xí)慣上隱含的潛在要求，公司為滿足顧客要求應(yīng)做出承諾；c）顧客沒有規(guī)定，但國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)規(guī)定的要求。對產(chǎn)品要求的評審4.2.1在接受合同或訂單之前，進(jìn)出口部應(yīng)對已識別的顧客要求及本公司確定的附加要求實(shí)施評審或組織相關(guān)部門對合同的產(chǎn)品要求實(shí)施評審。XX食品有限公司XX食品有限公司記錄控制程序-XXo-oiXX食品有限公司XX食品有限公司記錄控制程序-XXo-01實(shí)施日期年實(shí)施日期年月日版本/修訂次：01/00第5頁共9頁實(shí)施日期年月日版本/修訂次：01/00實(shí)施日期年月日版本/修訂次：01/00第4頁共9頁4.2.2評審實(shí)施產(chǎn)品要求的評審應(yīng)在合同簽訂之前進(jìn)行，應(yīng)確保：a）產(chǎn)品要求（包括顧客的要求和公司自行確定的附加要求）得到規(guī)定；b）顧客沒有以文件形式提供要求時(shí)（如口頭訂單），顧客要求在接受前得到確認(rèn)；c）與以前表述不一致的合同或訂單要求（如投標(biāo)或報(bào)價(jià)單）已予以解決；d）公司有能力滿足規(guī)定的要求。合同的分類a）常規(guī)合同：對公司定型產(chǎn)品所訂的合同。b）特殊合同：常規(guī)合同以外的所有銷售合同，如有定型產(chǎn)品改進(jìn)要求的合同。4.2.2.3對于有現(xiàn)貨的常規(guī)合同，由進(jìn)出口部將產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格和數(shù)量等填寫在出庫單上并簽名，經(jīng)倉庫管理員確認(rèn)無誤并簽名即視為完成產(chǎn)品要求的評審。4.2.2.4對于無現(xiàn)貨的常規(guī)合同，進(jìn)出口部負(fù)責(zé)將《合同/訂單評審表》交相關(guān)部門進(jìn)行評審。生產(chǎn)部、采購部分別對生產(chǎn)能力、交貨日期及物料采購能力進(jìn)行評審，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人填寫《合同/訂單評審表》并簽名確認(rèn)；然后進(jìn)出口部綜合各部門意見，并對合同條款的適用性、完整性、明確性等進(jìn)行評審，并填寫《合同/訂單評審表》的相關(guān)欄目，進(jìn)出口部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)即完成評審。4.2.2.5對于特殊合同，除生產(chǎn)部、采購部、進(jìn)出口部進(jìn)行評審?fù)猓|(zhì)檢科對確保產(chǎn)品質(zhì)量要求的檢測能力進(jìn)行評審，并在《合同/訂單評審表》中簽名確認(rèn)?！逗贤?訂單評審表》報(bào)付總經(jīng)理批準(zhǔn)。對于口頭形式的訂單（如電話訂貨），進(jìn)出口部負(fù)責(zé)將相關(guān)內(nèi)容填入《口頭訂單確認(rèn)表》中，經(jīng)雙方確認(rèn)（可用傳真件、電話記錄等方式確認(rèn)），視為書面訂單予以評審，并執(zhí)行422.3?4.225相應(yīng)條款的規(guī)定。在評審過程中，評審人員對產(chǎn)品要求中有關(guān)內(nèi)容提出問題或修改建議時(shí)，由進(jìn)出口部負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)系，征求其書面意見。4.2.2.8進(jìn)出口部負(fù)責(zé)保存《合同/訂單評審表》、《口頭訂單確認(rèn)表》、合同及其他相關(guān)文件，包括對于評審過程中提出的問題的解決、顧客信息的反饋及評審結(jié)果的實(shí)現(xiàn)等跟蹤措施的記錄。4.3合同的簽訂和實(shí)施對產(chǎn)品要求評審后，由進(jìn)出口部或總經(jīng)理代表公司與顧客簽訂合同；對老顧客的口頭訂單，雙方對《口頭訂單確認(rèn)表》的內(nèi)容確認(rèn)后，即視同簽訂合同。對于新顧客則必須簽訂正式合同。合同簽訂后，進(jìn)出口部負(fù)責(zé)將相關(guān)的文件，根據(jù)各部門的需要發(fā)到相關(guān)部門，作為生產(chǎn)、采購、檢驗(yàn)和出貨等的依據(jù)。進(jìn)出口部負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的監(jiān)督，根據(jù)需要及時(shí)將信息與顧客溝通。產(chǎn)品要求的變更當(dāng)產(chǎn)品要求由于某種原因需要變更時(shí)，相應(yīng)的文件（如合同、訂單確認(rèn)表等）應(yīng)得到修改，應(yīng)把變更的要求與顧客協(xié)商一致，進(jìn)出口部發(fā)行《合同／訂單修訂通知單》通知相關(guān)部門。必要時(shí),對更改的內(nèi)容還需再評審。進(jìn)出口部負(fù)責(zé)與顧客的溝通在產(chǎn)品售出前及銷售過程中，進(jìn)出口部應(yīng)通過多種渠道（如廣告宣傳、顧客訂貨會等）向顧客介紹產(chǎn)品，回答顧客的咨詢，并予以記錄。根據(jù)需要將合同的執(zhí)行情況隨合同的進(jìn)展反饋給顧客，包括產(chǎn)品要求方面的更改，要與組織內(nèi)部相關(guān)部門及顧客協(xié)調(diào)一致。產(chǎn)品售出后，要搜集顧客的反饋信息，妥善處理顧客投訴，以取得顧客的持續(xù)滿意，執(zhí)行《顧客滿意程度測量程序》的有關(guān)規(guī)定。5相關(guān)文件《顧客滿意程度測量程序》XX-QP821-016質(zhì)量記錄《合同/訂單評審表》QP720-01-JCK-BG01《□頭訂單確認(rèn)表》QP720-01-JCK-BG02QP720-01-JCK-BG01QP720-01-JCK-BG01合同/訂單評審表□初次評審□修訂顧客名稱交付日期訂貨日期訂貨數(shù)量信息來源□電話記錄□附招標(biāo)書或合同草案等共頁顧客要求（品名，技術(shù)要求、質(zhì)量要求、支持服務(wù)、價(jià)格等）合同/訂單接受部門（可附合同/訂單草案）填寫人：日期：采購部（評審物料供應(yīng)能力）填寫人：日期：質(zhì)檢科（評審檢測能力）填寫人：日期：生產(chǎn)部（評審生產(chǎn)能力及交貨期）填寫人：日期：進(jìn)出口部（評審標(biāo)書或合同的合法、完整性、明確性）填寫人：日期：評審結(jié)論填寫人：日期：備注：1.本表只用于對沒有現(xiàn)貨的常規(guī)產(chǎn)品或有特殊要求的特殊合同產(chǎn)品的評審；2?沒有現(xiàn)貨的常規(guī)產(chǎn)品要求評審部門：生產(chǎn)部門、采購部門；3?特殊合同產(chǎn)品要求評審部門：表內(nèi)全體部門；4.合同評審結(jié)論應(yīng)由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽批。合同／訂單修訂通知單合同／訂單修訂通知單QP720-01-JCK-BG03口頭訂單確認(rèn)表口頭訂單確認(rèn)表QP720-01-JCK-BG02訂貨日期：顧客企業(yè)名稱：訂貨人：訂貨形式：□電話口頭□來人口頭訂貨名稱：交付日期：顧客對產(chǎn)品型號規(guī)格、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、數(shù)量及其他要求：評審結(jié)論（對書面評審的產(chǎn)品要求，應(yīng)注明評審表編號：）：承辦人簽名：日期：顧客確認(rèn)：聯(lián)系人：地址：電話：傳真：郵編：日期：備注：1?本表僅用于對口頭定單的記錄、確認(rèn)，對常規(guī)產(chǎn)品的老客戶可視冋合冋執(zhí)行；2?對于有特殊產(chǎn)品要求的顧客，必須對產(chǎn)品要求進(jìn)行評審、填寫“合同/訂單評審表”并