檔案安全巡檢制度

檔案平安巡檢制度檔案平安巡檢制度.物業(yè)文書與物業(yè)檔案的區(qū)別物業(yè)文書可以轉(zhuǎn)化為檔案，但文書與檔案以是有區(qū)別的。檔案是直接的、原始的歷史記錄，文件是現(xiàn)行的，喪失現(xiàn)實效用才能轉(zhuǎn)化為檔案；檔案是第一手的原稿，以物業(yè)檔案中物業(yè)修繕工程的審批表、費用結(jié)算單為例，它們是修繕過程中形成的表格，由工作人員在實際工作時填寫、審批人員核準(zhǔn)，是未經(jīng)任何加工、改動的真跡，這就是檔案原始性的表達。在維修工程進展時，它具備現(xiàn)行效力，屬于一種文件，但是在工程驗收、費用核算清楚后，它便成了對歷史的記錄，轉(zhuǎn)化為檔案，表達出檔案的歷史性。但是并非所有的文書資料都轉(zhuǎn)化為檔案，如重份文件、沒有查考價值的信封和通知卡、與物業(yè)各項業(yè)務(wù)無關(guān)的群眾來信、無保存價值介紹信、便條、錄音帶、錄像帶等都沒有利用價值，因此不轉(zhuǎn)化為檔案。.物業(yè)檔案在物業(yè)管理中的作用物業(yè)檔案最重要是內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建立成果的記錄和物業(yè)公司接收后對物業(yè)進展維修養(yǎng)護和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的、姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)或地址、租金、管理費繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要表達在這兩部分檔案上(1)物業(yè)本身的檔案是物業(yè)管理中維修養(yǎng)護、更新所必不可少的重要依據(jù)。(2)物業(yè)業(yè)主和住用人檔案是物業(yè)管理公司開展管理效勞的前提和根底。通過這部分檔案，物業(yè)管理公司可以全面了解物業(yè)業(yè)主和住用人的情況和需求，從而為物業(yè)業(yè)主和住用人提供各種有針對性的效勞和開展適當(dāng)?shù)慕?jīng)營活動。(3)物業(yè)檔案具有一定的憑證作用。比方平安監(jiān)控錄像檔案，它真實地記錄著某時某刻有何人進出過該幢大樓，當(dāng)有必要查詢當(dāng)時該幢大樓檔案室的出入情況時，平安錄像檔案就是最有力的憑證。.物業(yè)文書材料的形成物業(yè)文書材料物業(yè)管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的每個運作過程，每一環(huán)節(jié)都產(chǎn)生相應(yīng)的文書材料。(1)物業(yè)的接收驗收材料。房產(chǎn)資料：房屋、設(shè)備及其附著物業(yè)清單、清冊及表格。技術(shù)資料：竣工圖紙、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料。接收資料：公用設(shè)施(設(shè)備)驗收情況、驗收合格憑證、物業(yè)管理書及房屋、公用設(shè)施、設(shè)備及圖紙接收驗收清單、物業(yè)完好情況、接收文件。(2)住戶(租戶)入住材料。包括樓房驗收交樓表、房屋裝修中報表、裝修保證書、入住通知書、住戶房屋交吉單、住戶入住合約、身份證明材料、發(fā)證情況登記表、用戶情況登記卡(表)。(3)物業(yè)租賃材料。包括租賃、物業(yè)權(quán)屬證明材料、房屋平安鑒定材料、同意出(轉(zhuǎn))租文件、委托書、公證書、證明、報告、分戶圖。(4)物業(yè)維修材料。包括維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、平安鑒定書、材料單。（5）物業(yè)經(jīng)營管理材料。包括公司經(jīng)營開展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建立文件、合資、合作文件。（6）物業(yè)管理處花名冊。包括管理體制處工作人員相片、工作人員及水電技工證復(fù)印件等。（7）物業(yè)設(shè)備儀器管理材料。包括設(shè)備設(shè)施購置、安裝、使用、維修文件。（8）物業(yè)管理效勞材料。包括房屋維修文件、設(shè)備運行情況文件、業(yè)戶接待資料（含投訴與回訪記錄）、其他的相關(guān)資料。（9）其他管理材料。是指在物業(yè)管理過程中具有管理指導(dǎo)性、行政性的文件資料和內(nèi)部流轉(zhuǎn)、傳遞的文字材料。通常有上級主管部門的有關(guān)指令、信息、企業(yè)質(zhì)量手冊、程序文件等。.物業(yè)管理文件材料形成的根本要求（1）物業(yè)管理工作的手續(xù)和程序必須標(biāo)準(zhǔn)化，每個工作環(huán)節(jié)必須做好記錄。物業(yè)管理文件材料產(chǎn)生于物業(yè)管理工作的每一個環(huán)節(jié)，每一道手續(xù)和程序都產(chǎn)生相應(yīng)的記錄。如果物業(yè)管理工作的手續(xù)和程序不標(biāo)準(zhǔn)或沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)可參照，或有了標(biāo)準(zhǔn)不執(zhí)行，而造成物業(yè)管理文件材料不齊全或不標(biāo)準(zhǔn)，事后是很難全面、準(zhǔn)確補回的。（2）物業(yè)管理使用的載體材料必須標(biāo)準(zhǔn)和宜長期保存。文件制成材料是承受并反映文件內(nèi)容的物質(zhì)材料，它由承受文件內(nèi)容的載體材料和反映文件內(nèi)容的記錄材料組成。文件材料轉(zhuǎn)化為檔案進展長期或永久保存，其載體材料要宜于長期或永久保存，即必須選用耐久性能好的紙張和音像材料。（3）物業(yè)管理使用的記錄材料、記錄手段、記錄技術(shù)必須科學(xué)。物業(yè)管理文件材料轉(zhuǎn)化為物業(yè)檔案時其所記錄的內(nèi)容不能修改和刪節(jié)。詳細要求是：書寫要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、藍黑墨水或檔案專用筆等耐久性好的記錄材料，不得用或盡量不用普通圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙等不耐久的記錄材料；文件編制要使用國家規(guī)定的簡化漢字、專業(yè)術(shù)語、符號和計量單位；文件編制必須有編制(記錄)時間、地點，有編制人簽字，重要文件要有領(lǐng)導(dǎo)審批，須蓋公章時應(yīng)及時蓋上公章；在不能防止復(fù)寫紙復(fù)寫的情況下，要保存書寫版本，有些文件那么要進展復(fù)印后一起保存，或要求者事后提交原件。.物業(yè)管理文書材料的歸檔基層物業(yè)管理處日常運作形成的，反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、效勞、經(jīng)營活動情況，具有查考選用價值的各種形式的文件材料都作為物業(yè)檔案資料的歸檔范圍。正在辦理或暫不辦理的案卷和工程未完成的文件材料，不屬歸檔范圍。根據(jù)收集、積累的物業(yè)文書進展歸類如下：(1)物業(yè)清冊：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文書材料。包括房屋的棟數(shù)、戶數(shù)、面積、構(gòu)造、完損情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等文件材料等；(2)物業(yè)維修材料，物業(yè)中各單元在進展維修時所產(chǎn)生的一系列文書材料。包括單元范圍內(nèi)的維修申請審批表、工程預(yù)決算表、用料單、施工圖、驗收證明材料，公共范圍內(nèi)的維修、大修材料歸入根本建立檔案內(nèi)等；(3)物業(yè)租賃材料，物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務(wù)時所形成的原始的文書材料。包括租賃審批表、租賃合約、計租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、租賃房屋產(chǎn)權(quán)證明材料等；(4)業(yè)主、住戶資料，反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的詳細情況的文書材料。包括房屋交吉單、樓房驗收交樓表、住戶入住合約、業(yè)主身份證復(fù)印件、用戶情況登記卡（表）、房屋裝修申報表、發(fā)證情況登記表戶主類型（業(yè)主或租戶）等。（5）工程技術(shù)檔案資料（含產(chǎn)權(quán)）：規(guī)劃圖紙、工程批文、用地批文/建筑許可證、投資許可證、開工許可證/拆遷安置資料/竣工總平面圖/地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告/工程合同、工程預(yù)決算/工程設(shè)計變更通知/竣工圖（單體建筑、構(gòu)造及隱蔽工程竣工圖，消防、燃氣等工程及地下管網(wǎng)竣工圖）/房屋消防、燃氣竣工驗收證明書/主要材料質(zhì)量保證書，新材料、購配件的簽訂合同證書/水、電、消防等設(shè)備的檢驗合格證書及設(shè)備技術(shù)資料/砂漿、混凝土塊試壓報告/綠化工程竣工圖；各類房屋清單/出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或本錢核算清單/公用設(shè)施設(shè)備及公共場地清單；未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場地的竣工日期/產(chǎn)權(quán)方面的資料/其他工程技術(shù)資料。（6）效勞檔案資料：效勞檔案，一般又可細分為業(yè)戶效勞檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區(qū)文化檔案等資料。（7）業(yè)主及住戶效勞檔案：業(yè)戶意見調(diào)查、統(tǒng)計結(jié)果；業(yè)戶接待記錄；業(yè)戶投訴及處理記錄；回訪記錄等/裝修檔案資料：二次裝修申請表、裝修責(zé)任書；施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表；室內(nèi)裝修設(shè)計平面圖；裝修竣工圖等/維修檔案資料：維修申請記錄、回房記錄；維修派工單；公共設(shè)施巡檢記錄等/治安交通管理檔案：巡檢記錄、交接-班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；進出人記錄、應(yīng)急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細資料等/設(shè)備設(shè)施管理檔案：公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)方案；公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄；機電設(shè)備運行、巡查記錄；設(shè)備分承包方資料；公用設(shè)備設(shè)施臺賬及更新記錄等/綠化清潔管理檔案，清潔班檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲記錄、綠化病蟲害檢查記錄等；社區(qū)文化檔案：社區(qū)文化創(chuàng)立設(shè)想、組織活動方案及實施情況記錄/社區(qū)文化活動圖片等記錄內(nèi)容；傳媒報道資料；文化活動場所、設(shè)施臺賬及使用記錄等。（以上初步形成的文書材料，經(jīng)確定為沒有查考價值或利用價值的不列入檔案范圍。）（8）其他管理檔案：在物業(yè)管理日常工作中形成的一些公務(wù)性、行政性、指導(dǎo)性的管理文件資料。①行政文件：財務(wù)文件；管理記錄、文件；政府主管部門文件；內(nèi)部管理規(guī)章、通知、簽報等文件；②管理指導(dǎo)文件：質(zhì)量手冊；程序文件（質(zhì)量）；環(huán)境手冊；程序文件（環(huán)境）；作業(yè)文件等；③業(yè)委會相關(guān)資料：下屬管理處業(yè)委會籌備成立文件及業(yè)委會成立后的運行文件等。.確定物業(yè)檔案保管期限的詳細標(biāo)準(zhǔn)檔案的保管期限分為以上永久、長期和短期三種，永久為50年以上，長期為16?50年，短期為15年以下。確定物業(yè)檔案保管期限的詳細標(biāo)準(zhǔn)是：（1）永久保管的物業(yè)檔案。但凡反映物業(yè)公司或管理處主要活動和歷史面貌，對公司工作