Excel在財(cái)務(wù)與管理中的高效運(yùn)用

Excel在財(cái)務(wù)與管理中的高效運(yùn)用第1頁(yè)/共30頁(yè)韓小良實(shí)用高效的數(shù)據(jù)整理技巧快速修改非法日期快速轉(zhuǎn)換文本型數(shù)字快速刪除數(shù)據(jù)中的特殊字符快速分列數(shù)據(jù)快速填充數(shù)據(jù)第2頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速修改非法日期日期是特殊的數(shù)字，是從1開(kāi)始的序列號(hào)。日期永遠(yuǎn)是大于零的正整數(shù)。正確輸入日期正確輸入日期：2010-11-17，或者2010/11/17錯(cuò)誤的輸入日期方式：2010.11.17，或者20101118很多情況下，從系統(tǒng)導(dǎo)入的日期數(shù)據(jù)是文本，并不是真正的日期，必須進(jìn)行修改（案例01）第3頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速轉(zhuǎn)換文本型數(shù)字在有些情況下，從數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入的數(shù)字是文本型數(shù)字。文本型數(shù)字無(wú)法使用SUM等函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，也無(wú)法利用數(shù)據(jù)透視表等工具進(jìn)行分析，需要轉(zhuǎn)換為純數(shù)字。方法1：利用智能標(biāo)記方法2：利用VALUE函數(shù)方法3：利用公式（兩個(gè)負(fù)號(hào)或者乘以1或除以1）方法4：利用選擇性粘貼的批量修改功能（乘以1或者除以1）方法5：利用分列工具案例02將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)化為純數(shù)字第4頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速刪除數(shù)據(jù)中的特殊字符數(shù)據(jù)中的很多“垃圾”字符會(huì)影響到數(shù)據(jù)的處理和分析，應(yīng)當(dāng)刪除。比如：刪除數(shù)據(jù)中的空格刪除字符中的看不見(jiàn)、打印不出的特殊字符（案例03）第5頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速分列數(shù)據(jù)有些情況下，從數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)是一列數(shù)據(jù)，需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分列。方法方法1：使用“分列”工具方法2：實(shí)用文本函數(shù)案例04數(shù)據(jù)分列

分列前的數(shù)據(jù)分列后的數(shù)據(jù)第6頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速填充數(shù)據(jù)有些時(shí)候，從系統(tǒng)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)表格有大量的空白單元格，需要進(jìn)行填充。根據(jù)具體情況：填充為上一行的數(shù)據(jù)填充為數(shù)字0案例05快速填充數(shù)據(jù)第7頁(yè)/共30頁(yè)韓小良常用函數(shù)的高效運(yùn)用一個(gè)表格中，處理分析最多的是數(shù)據(jù)求和匯總和數(shù)據(jù)查詢，因此必須熟練掌握相關(guān)求和匯總函數(shù)和查找函數(shù)的使用。高效求和匯總數(shù)據(jù)的靈活查詢第8頁(yè)/共30頁(yè)韓小良高效求和匯總低效率的加減公式，既不科學(xué)，也容易出錯(cuò)。在很多情況下，可以使用有關(guān)的求和函數(shù)來(lái)解決。常用的求和函數(shù)SUM函數(shù)：無(wú)條件求和。但SUM函數(shù)還有另類(lèi)用法，比如快速計(jì)算表格中的小計(jì)總和；快速對(duì)多個(gè)工作表求和SUMIF函數(shù)：?jiǎn)螚l件求和=SUMIF(條件判斷區(qū)域，條件值，實(shí)際求和區(qū)域)SUMPRODUCT函數(shù)：計(jì)算乘積和，可以用于多條件求和與多條件計(jì)數(shù)=SUMPRODUCT(數(shù)組1，數(shù)組2，數(shù)組3，……..)SUBTOTAL函數(shù)：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總，主要用于篩選和列表

=SUBTOTAL(函數(shù)類(lèi)型，計(jì)算區(qū)域1，計(jì)算區(qū)域2，……..)案例06高效求和匯總第9頁(yè)/共30頁(yè)韓小良數(shù)據(jù)的靈活查詢查找函數(shù)有很多，其中使用最多的是VLOOKUP函數(shù)、INDEX函數(shù)、MATCH函數(shù)、INDIRECT函數(shù)。VLOOKUP函數(shù)：根據(jù)首列數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢（案例07）=VLOOKUP(查找依據(jù)，查找區(qū)域，指定列位置，邏輯值)INDEX函數(shù)：根據(jù)行索引和列索引進(jìn)行查詢（案例08）=INDEX(查找區(qū)域，指定行位置，指定列位置)MATCH函數(shù)：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定位（案例08）=MATCH(查找依據(jù)，指定行位置，指定列位置)

第10頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速匯總多個(gè)工作簿和工作表數(shù)據(jù)快速匯總多個(gè)結(jié)構(gòu)完全相同的工作表快速匯總結(jié)構(gòu)不同的多個(gè)工作表（特殊情況）快速匯總結(jié)構(gòu)不同的多個(gè)工作表（一般情況）快速匯總多個(gè)有關(guān)聯(lián)的工作表第11頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速匯總多個(gè)結(jié)構(gòu)完全相同的工作表當(dāng)多個(gè)工作表的結(jié)構(gòu)相同時(shí)，可以使用合并計(jì)算工具快速進(jìn)行合并計(jì)算，同時(shí)還可以創(chuàng)建分類(lèi)匯總和分級(jí)顯示。案例研究:案例09快速合并多個(gè)結(jié)構(gòu)相同的分報(bào)表(當(dāng)前工作簿)案例10快速合并多個(gè)結(jié)構(gòu)相同的分報(bào)表(不同工作簿)

第12頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速匯總結(jié)構(gòu)不同的多個(gè)工作表（特殊情況）利用多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域的數(shù)據(jù)透視表，可以快速把數(shù)十個(gè)甚至上百個(gè)工作表的數(shù)據(jù)匯總在一起，然后在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析。注意：要匯總的多個(gè)工作表數(shù)據(jù)行數(shù)和列數(shù)可以不同，但從數(shù)據(jù)區(qū)域的第2列開(kāi)始必須是數(shù)字。案例11快速匯總多個(gè)工作表數(shù)據(jù)(特殊情況)

三個(gè)分公司數(shù)據(jù)匯總到一張工作表第13頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速匯總結(jié)構(gòu)不同的多個(gè)工作表（一般情況）一般情況下，要匯總的各個(gè)工作表數(shù)據(jù)可能含有多列文本，此時(shí)就不能采用普通的多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域的數(shù)據(jù)透視表來(lái)進(jìn)行匯不總了。最好的解決方法：使用導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)+SQL語(yǔ)句。案例12快速匯總多個(gè)工作表數(shù)據(jù)(一般情況)

第14頁(yè)/共30頁(yè)韓小良快速匯總多個(gè)有關(guān)聯(lián)的工作表有些情況下，幾個(gè)工作表中分別保存不同的數(shù)據(jù)，但他們通過(guò)一個(gè)關(guān)鍵列數(shù)據(jù)（比如工號(hào)）聯(lián)系起來(lái)。要將這樣幾個(gè)相關(guān)聯(lián)的工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，可使用MicrosoftQuery。案例13快速匯總多個(gè)有關(guān)聯(lián)的工作表數(shù)據(jù)

第15頁(yè)/共30頁(yè)韓小良數(shù)據(jù)透視表的靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表的基本概念數(shù)據(jù)透視表的類(lèi)型準(zhǔn)備工作創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的基本方法和注意事項(xiàng)設(shè)置數(shù)據(jù)透視的格式利用數(shù)據(jù)透視表快速編制各類(lèi)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表綜合應(yīng)用1：對(duì)比分析兩個(gè)表格數(shù)據(jù)綜合應(yīng)用2：進(jìn)銷(xiāo)存數(shù)據(jù)查詢第16頁(yè)/共30頁(yè)韓小良數(shù)據(jù)透視表的基本概念什么是數(shù)據(jù)透視表？數(shù)據(jù)透視表能做什么？怎樣靈活使用數(shù)據(jù)透視表？第17頁(yè)/共30頁(yè)韓小良數(shù)據(jù)透視表的類(lèi)型普通區(qū)域數(shù)據(jù)透視表合并區(qū)域數(shù)據(jù)透視表外部數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)透視表OLAP數(shù)據(jù)透視表第18頁(yè)/共30頁(yè)韓小良準(zhǔn)備工作制作數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域必須是數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)區(qū)域第一行為列標(biāo)題列標(biāo)題不能重名數(shù)據(jù)區(qū)域中不能有空行和空列數(shù)據(jù)區(qū)域中不能有合并單元格每列數(shù)據(jù)為同一種類(lèi)型的數(shù)據(jù)整理數(shù)據(jù)區(qū)域修改非法日期把文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為純數(shù)字刪除數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的所有空行和空列取消合并單元格并進(jìn)行填充去掉字符串前后的空格刪除數(shù)字中的特殊字符刪除不必要的小計(jì)行和總計(jì)行將二維表格整理為數(shù)據(jù)清單等等第19頁(yè)/共30頁(yè)韓小良創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的基本方法和注意事項(xiàng)利用數(shù)據(jù)透視表向?qū)Вò咐?4）按照向?qū)Р襟E進(jìn)行操作缺點(diǎn)：無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)源的動(dòng)態(tài)更新，除非使用動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)區(qū)域名稱解決方法：（1）利用導(dǎo)入數(shù)據(jù)方法；（2）利用OFFSET函數(shù)定義動(dòng)態(tài)名稱利用導(dǎo)入數(shù)據(jù)方法按照導(dǎo)入數(shù)據(jù)向?qū)нM(jìn)行操作優(yōu)點(diǎn)：可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)源的動(dòng)態(tài)更新；可以在不打開(kāi)其他工作簿的情況下創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表可以以數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表缺點(diǎn)：刪除數(shù)據(jù)項(xiàng)目后，會(huì)遺留“假”項(xiàng)目名稱利用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢方法按照數(shù)據(jù)庫(kù)查詢向?qū)нM(jìn)行操作優(yōu)點(diǎn)：不用導(dǎo)入數(shù)據(jù)，就可以制作需要的報(bào)表可以有選擇性地對(duì)某些符合條件的數(shù)據(jù)制作報(bào)表可以在不打開(kāi)其他工作簿的情況下創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表可以以數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表第20頁(yè)/共30頁(yè)韓小良設(shè)置數(shù)據(jù)透視的的格式在數(shù)據(jù)透視表上對(duì)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行重新布局修改字段名稱設(shè)置字段的數(shù)字格式取消數(shù)據(jù)透視表的行或列匯總?cè)∠侄蔚姆诸?lèi)匯總讓數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)按照某一字段進(jìn)行排序合并數(shù)據(jù)標(biāo)志設(shè)置錯(cuò)誤值的顯示方式更新數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)第21頁(yè)/共30頁(yè)韓小良利用數(shù)據(jù)透視表快速編制各類(lèi)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表布局透視表設(shè)置字段的分類(lèi)匯總方式（案例14）設(shè)置字段的顯示方式（案例14）自定義數(shù)據(jù)透視表（案例14）組合字段（案例15）制作明細(xì)表快速匯總大量工作表數(shù)據(jù)第22頁(yè)/共30頁(yè)韓小良綜合應(yīng)用1：對(duì)比分析兩個(gè)表格數(shù)據(jù)兩個(gè)工作表有什么不同？如何快速把兩個(gè)工作表的差異數(shù)據(jù)找出來(lái)？案例16對(duì)比分析兩個(gè)表格數(shù)據(jù)

第23頁(yè)/共30頁(yè)韓小良綜合應(yīng)用2：進(jìn)銷(xiāo)存數(shù)據(jù)查詢?nèi)绾慰焖倭私飧鱾€(gè)物料、商品等的入庫(kù)、出庫(kù)以及庫(kù)存情況？利用數(shù)據(jù)透視表，可以非常容易地制作出進(jìn)銷(xiāo)存數(shù)據(jù)查詢表格。案例17進(jìn)銷(xiāo)存數(shù)據(jù)查詢第24頁(yè)/共30頁(yè)韓小良其他應(yīng)用圖表制作的注意事項(xiàng)和典型圖表演示宏和VBA簡(jiǎn)介Excel報(bào)表和圖表與Word/PPT的鏈接第25頁(yè)/共30頁(yè)韓小良圖表制作的注意事項(xiàng)和典型圖表演示用圖表準(zhǔn)確表達(dá)出你的觀點(diǎn)繪制圖表基本方法及注意事項(xiàng)圖表的修飾與美化用組合圖表表達(dá)更加復(fù)雜的信息讓圖表按照您的要求靈活顯示案例18組合圖表演示案例案例19動(dòng)態(tài)圖表演示案例第26頁(yè)/共30頁(yè)韓小良宏和VBA簡(jiǎn)介什么是宏？什么是VBA？如何學(xué)習(xí)宏和VBA？宏和VBA的應(yīng)用：提高數(shù)據(jù)分析效率（案例演示）開(kāi)發(fā)自己的管理系統(tǒng)（案例演示）第27頁(yè)/共30頁(yè)