外籍員工檔案管理暫行辦法

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔外籍員工檔案管理暫行辦法總則：為加強對分公司外籍員工檔案的科學、規(guī)范化管理，有效地保護和利用檔案，維護其真實性、嚴肅性，維護分公司的合法權益，充分發(fā)揮外籍員工檔案在雇員管理工作中的作用，根據(jù)公司相關檔案管理制度，結(jié)合分公司實際，特制定本辦法。本辦法所稱的檔案是指在雇員管理各項工作中直接形成的對公司、分公司具有保存、查考利用價值的的各種文字、圖表、報表、電腦盤片、聲像、實物、證件等不同形式的歷史紀錄。人力資源部為外籍員工檔案管理的職能部門，負責收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、開發(fā)利用以及鑒定銷毀等工作，并指導各部門、各現(xiàn)場及分包商的雇員檔案管理工作。人力資源部統(tǒng)一領導分公司外籍員工檔案管理工作，并委托各現(xiàn)場雇員管理人員負責現(xiàn)場雇員的檔案管理工作，由人力資源部對其進行業(yè)務培訓。外籍員工檔案范圍外籍員工人事檔案：包括個人基本資料(簡歷、ID卡或護照復印件、學歷證明、工作經(jīng)歷證明、健康證明、駕駛執(zhí)照復印件等)、勞動合同、出勤紀錄、工資表、加班紀錄、獎懲紀錄、病假、事假、年假紀錄、領取勞保用品紀錄等。離職人員檔案：除以上規(guī)定應收入的檔案外，還包括離職紀錄(辭職信或解雇信)、補償證明、社會保險結(jié)算記錄、勞動糾紛處理紀錄等。分公司內(nèi)部文件：包括分公司制定和頒布的涉及外籍員工管理工作的政策或辦法，涉及外籍員工的內(nèi)部備忘錄、通知、傳真、申請表、報表、警告信、停工信、解雇信等。外部文件：包括蘇丹政府機構(gòu)制定的法律法規(guī)和政策，法律糾紛處理紀錄及對外信函等文件材料的整理與歸檔新形成的文件材料應及時整理并歸檔，基本程序為：對文件材料進行鑒別，看是否符合歸檔的要求。按照文件材料的屬性及內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。在目錄上登記文件的名稱及有關內(nèi)容。將新文件材料存入檔案。檔案保管期限：檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久：凡是反映人力資源部主要職能活動，公司和分公司需要長遠利用的檔案，應為永久保管。主要分為：分公司制定的重要文件材料；公司針對分公司所發(fā)的重要文件材料；蘇丹當?shù)卣畽C構(gòu)或相關組織制定的指導性文件材料。長期：凡是相當長的時間內(nèi)，分公司需要查考利用的檔案，應為長期保管。主要分為：分公司制定或產(chǎn)生的，在相當長時間內(nèi)各項工作需要查考利用的文件材料；蘇丹當?shù)卣畽C構(gòu)或相關組織下發(fā)的與分公司雇員管理工作有關的比較重要的文件材料。短期：凡是在短期內(nèi)人力資源部需要查考利用的檔案(如離職雇員個人資料、工資明細、考勤明細等)，均為短期保管，保管期限為五年（含五年）。檔案的管理外籍員工個人人事檔案應每人單獨存檔并建立臺帳，自開始工作之日至離職，所有與雇員個人有關的文件材料按雇員姓名分別保存。所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等材料必須備份；重要文件材料在妥善保存原件同時要掃描保存軟拷貝，重要的、需保密保存的外籍員工人事檔案原件要存所在工作地文控部門。所有保存檔案必須建立臺帳，管理人員要定期(每季度一次)檢查核對所管檔案，作到帳物相符；人力資源部定期或不定期檢查，以監(jiān)督各工作地外籍員工檔案管理工作。各工作地雇員管理人員應認真做好外籍員工檔案材料的保密管理工作。防止丟失，嚴禁擅自泄露檔案內(nèi)容，擅自涂改、抽取、銷毀或偽造檔案材料。如因保管不善，造成檔案材料的損壞、丟失，責任人應負責補建損壞、丟失的檔案材料（必要時出具補建檔案材料的證明），由人力資源部審核后歸入檔案。存放檔案材料的場所嚴禁吸煙，要保持清潔，保持適當溫度，并應有防盜、防火、防曬、防蟲、防潮、防霉、防塵、防鼠等安全措施。所有外籍員工檔案材料由人力資源部統(tǒng)一管理，未經(jīng)人力資源部批準任何人無權查閱。人力資源部相關管理人員使用檔案材料應拷貝復印件并及時將原件歸檔，使用完畢立即銷毀拷貝件。對已失去保存價值的檔案要及時制定銷毀清單并提交銷毀報告，經(jīng)人力資源部審核，分公司領導審批同意后，予以銷毀；同時人力資源部會同財務部等相關部門共同派員兼銷，兼銷人必須在檔案銷毀清單上簽字；銷毀清單及銷毀報告永久保存。有下列行為之一者，視情節(jié)輕重給予50-500美金罰款處理，構(gòu)成犯罪的移交當?shù)厮痉ú块T處理：損毀、丟失或擅自銷毀分公司外籍員工檔案材料的。擅自向外界提供、摘抄分公司外籍員工檔案材料的。涂改、偽造檔案材料的。未及時上報歸檔或管理不善的。未辦理相關手續(xù)而借閱、外帶或越級查閱的（管理責任人同罰）。檔案的移交外籍員工檔案管理責任人變更時，必須辦理交接手續(xù)，即制作檔案移交目錄一式兩份，雙方核對無誤后簽字確認。檔案交接時必須有兩名以上兼交人，監(jiān)督交接文件數(shù)量、質(zhì)量及移交過程，確認無誤后在移交目錄上簽字。移交目錄由新的管理責任人及人力資源部分別保存。附則本辦法適用于公司各現(xiàn)場外籍員工的檔案管理。本辦法由人力資源部負責解釋。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔新員工入職管理辦法修訂記錄、、版本修訂頁修訂人日期修訂內(nèi)容簡述11551總則：1.1目的：為了使新員工入職達到以下效果，特制定本辦法。1.1.1使新員工盡快熟悉工作環(huán)境、組織架構(gòu)及人際關系，盡快融入工作團隊。1.1.2使新員工了解本部門、本崗位工作流程和崗位職責，迅速進入工作角色。1.1.3明確人力資源部門和用人部門在新員工入職流程中的職責分工，以團隊協(xié)作方式高效完成新員工入職工作。1.1.4規(guī)范和統(tǒng)一公司各部門、各層級員工的入職作業(yè)流程，提高新員工滿意度和工作效度。1.2適用范圍：本辦法適用公司。1.3管理單位：人力資源部。2定義：本管理辦法之新員工指：2.1公司從本公司外的任何場所和途徑招聘至本公司工作之員工；2.2公司內(nèi)部各公司之間調(diào)換崗位之員工；2.3公司內(nèi)已離職員工重新受雇（返聘）于公司之員工；2.4包括正式員工和臨時員工在內(nèi)、但不包括外包員工（如保安、保潔員等）及短期實習學生在內(nèi)的所有人員。3職責分工：3.1綜合部：負責新員工入職手續(xù)辦理和引導；負責統(tǒng)一組織新員工入職培訓包括企業(yè)文化、員工工作規(guī)則、消防及安全知識、員工禮儀、職業(yè)化訓練等培訓內(nèi)容的具體實施。公司此部分業(yè)務由綜合部兼之。3.2綜合部：負責公司新入職人員工作環(huán)境、水電設施和辦公用品作業(yè)等內(nèi)容之培訓講解。3.3新員工入職之部門：負責對新員工進行公司組織架構(gòu)、部門工作執(zhí)掌、業(yè)務流程和崗位職責的培訓宣導。4流程說明：4.1原則上，應聘者通過《員工招聘管理辦法》相關程序面試合格者，公司予以錄用。在確定錄用該應聘者后，人力資源部門須在其正式入職前由專人帶至指定醫(yī)院進行身體檢查。體檢合格者，正式通知其入職報到細節(jié)。4.2確定新員工報到入職日期后，綜合部負責填寫《新人報到通知單》（格式見附件）至少提前1天E-mail至擔當部門、總經(jīng)理、部門主管處，并抄送各部門。4.3新員工所在部門主管接到《新人報到通知單》后，應于晨會或夕會（或部門員工聚集之其它場合）上對全體部門同仁預告新同事的到來，以使部門內(nèi)有良好而積極的迎新氣氛。4.4綜合部負責準備好“新員工卡片”及《新員工入職培訓反饋表》放置在新員工的辦公桌上，要求卡片正面（印有公司經(jīng)營理念）朝上，端正擺放在桌面正中間，并告知新員工此卡之意義、提醒其妥善保管。若新員工無專用辦公桌，綜合部負責在辦理新員工入職時把卡片交予新員工。4.5新人到達公司后，綜合部必須立即進行入職報到手續(xù)辦理，主要包括：4.5.1查對證件原件并影印備份：身份證、畢業(yè)證、學位證、職業(yè)資格證及其他相關證件；4.5.2新員工填寫《員工個人綜合資料卡》；4.5.3新員工簽訂《勞動試用合同》、《勞動補充合同》或?qū)嵙暫贤?.5.4新員工簽訂《保密協(xié)議》，如試用不合格，保密協(xié)議終止執(zhí)行；4.5.5辦理其他手續(xù)，如財務出納、結(jié)算員、配件采購員之擔保手續(xù)等；4.5.6發(fā)放相關物資如考勤卡、工作牌、飯票、宿舍鑰匙等；4.5.7新員工抵達公司后，人事部門不得以任何其他理由延遲辦理造成新人無故等待；若業(yè)務經(jīng)辦人員確有緊急事情需要立即處理時，須向新人做好解釋和安排工作，最晚不能超過15分鐘。入職報到全程不得超過30分鐘。4.5.8以上每項，相關當事人須在《新員工入職管制表》相關欄目處簽字確認。4.6手續(xù)辦理完成后，綜合部把《員工工作規(guī)則》、部門執(zhí)掌和本崗崗位說明書交予新人閱習，在新人確認已經(jīng)了解后，請其在《新員工入職管制表》上相應欄目簽名確認。4.7上述流程完成后由綜合部負責帶領新人至各部門進行介紹：4.7.1管理人員（包括各級主管、職能管理人員）：總經(jīng)理、本部門全體同仁、其他部門主管。4.7.2銷售人員：總經(jīng)理、本部門全體同仁、綜合全體、財務全體、市場全體、售后部各級主管（含售后經(jīng)理、前臺主任、車間主任、配件主任等）。4.7.3售后人員：總經(jīng)理、本部門（指小部門：前臺、車間、配件）全體、其他部門主管。綜合部負責把新人介紹給總經(jīng)理及各部門主管；新人所在部門主管負責在本部門內(nèi)之介紹；4.7.4若新員工為部門第一負責人及以上職位，則由總經(jīng)理或其職務代理人負責介紹。4.7.5所有新入職人員須在入職后第一個周一早會上作自我介紹。4.8初步認識同事后，綜合部負責為新人講解公司環(huán)境（或與介紹認識同事同時進行）：4.8.1綜合部帶領熟悉各個辦公環(huán)境、水電空調(diào)及門禁系統(tǒng)，并根據(jù)值班項目表一一核對，確保新人已了解工作環(huán)境基本常識。4.8.2各部門新人由綜合部帶領熟悉公司整體環(huán)境（包括各個業(yè)務功能區(qū)、生活區(qū)、工作區(qū)等）；部門水電設置、空調(diào)及門禁等由部門主管負責介紹宣導。4.9在確認新員工了解了基本之狀況之后，綜合部負責印制新員工之名片、協(xié)助和指導新員工領取辦公器具，確保新人擁有初步開展工作之辦公用品，并在《員工個人物品保管卡》做好登記。如情況允許，此步驟可在新員工報到前完成，把新人之辦公用品提前領取、與“新員工卡片”和《新員工入職管制表》一齊放置在其辦公位上。4.10新人入職后的首次午餐：4.10.1未設食堂之單位：新人所在部門主管在員工用餐室（如培訓室、會議室）用銘牌為新人留下餐位，并親自與新人、其他部門同仁共進午餐；4.10.2設食堂之單位：新人所在部門主管與新人一道前往食堂，并與新人共進午餐；4.10.3如部門主管出差或業(yè)務原因未能完成上述工作，須委托職務代理人完成。4.11新人入職當日，部門主管或委托代理人負責召開臨時座談會（或夕會），歡迎新人加入，并讓每位老同事報告所負責之業(yè)務職責以及工作心得，為新人解惑。部門主管負責主講部門工作執(zhí)掌、辦公注意事項、辦公用品分配及管理等事項。如新員工為部門經(jīng)理（或部門負責人）以上職位，則由總經(jīng)理或綜合部負責組織。4.12以上各流程，新員工均須在《新員工培訓反饋表》的相應欄目處親筆簽字確認，表明所述事項已經(jīng)完成。4.13綜合部在員工入職后即發(fā)放員工編碼，員工編碼（亦稱員工工號）為公司唯一號碼，由綜合部負責統(tǒng)籌管制。4.14員工編碼由9位數(shù)字構(gòu)成，從左至右分別為:公司編碼（2位）+部門編碼（1位）+個人流水號（3位）+入職年度碼（2位）。4.15綜合部將根據(jù)新員工入職人數(shù)，每月至少統(tǒng)一舉行一次新員工入職培訓活動，培訓課程由招聘培訓部負責開發(fā)和主導實施。新員工須在培訓時將原件之《新員工入職管制表》隨身攜帶至培訓現(xiàn)場。4.16新員工入職培訓結(jié)束后將隨即舉行新人座談會，新人可就在公司工作、生活中之感受、困惑和建議直接與公司經(jīng)營團隊領導進行溝通反映。4.17新人座談會結(jié)束后，新人填寫《新員工入職管制表》并交至綜合部，綜合部根據(jù)新人培訓表現(xiàn)給新員工所在單位出具考核意見，并填寫《新員工入職管制表》，本表最終放入員工檔案資料中。綜合部進行員工轉(zhuǎn)正作業(yè)時，《新員工入職管制表》將作為重要參考依據(jù)。對于所有員工（臨時性或車間維修工人除外）在試用期結(jié)束經(jīng)考核可予以轉(zhuǎn)正時，須簽訂《佛山駿達員工保密協(xié)議》方可進入轉(zhuǎn)正程序。4.18離職人員重新受雇于公司之新員工，如離職期超過一年以上者，可參照外招新員工流程進行培訓；離職期一年以內(nèi)者，可參照員工內(nèi)部調(diào)動流程進行培訓。5流程圖請參見附件。6附注及附件：6.1本辦法解釋權