word郵件合并的資料

word郵件合并的資料第1頁/共26頁郵件合并的應(yīng)用成績單準(zhǔn)考證錄取通知書

學(xué)校中郵件合并的應(yīng)用面試通知單新年賀卡…………

企業(yè)中郵件合并的應(yīng)用第2頁/共26頁

一、制作面試通知單案例分析1、任務(wù)的提出學(xué)期結(jié)束時，班主任徐老師遇到了一個難題：學(xué)校要求根據(jù)已有的“各科成績”，給每位同學(xué)發(fā)一個“成績通知單”，“成績通知單”制作完成后，還要根據(jù)“班級通信錄”給每位同學(xué)制作一個信封，把“成績通知單”郵寄給學(xué)生。徐老師一開始將“成績通知單”復(fù)制了120份，但接下來的事卻讓他犯了愁，要把每位學(xué)生的姓名及分?jǐn)?shù)填寫進(jìn)去并不是一件輕松的事情；不僅花時間，更麻煩的是極易出錯！給每位同學(xué)制作一個信封也有同樣的問題。第3頁/共26頁一、制作面試通知單案例分析正當(dāng)他一籌莫展的時候，李老師恰巧來了，經(jīng)過李老師的一番指點(diǎn)，徐老師幾分鐘就準(zhǔn)確無誤地完成了任務(wù)。第4頁/共26頁2、解決方案先制作好“成績通知單”空白表，運(yùn)用郵件合并將“各科成績”的數(shù)據(jù)合并到“成績通知單”中，生成每人單獨(dú)一張的面試通知單。至于信封，先按一定格式制作好信封，運(yùn)用郵件合并將“班級通信錄”的數(shù)據(jù)合并到信封中，生成每人單獨(dú)一個的信封，然后打印出這些信封給每個學(xué)生郵寄“成績知單”。第5頁/共26頁郵件合并定義所謂郵件合并，是指先把文件中相同的結(jié)構(gòu)和信息創(chuàng)建為一份文檔，再把不同的信息創(chuàng)建為另一份文檔，然后將兩份文檔以一定的方式進(jìn)行合并，從而得到主體結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某些屬性不一致的一系列文檔。第6頁/共26頁郵件合并相關(guān)概念主文檔：指的是在合并操作中，對合并文檔的每個部分都相同的文檔。數(shù)據(jù)源：包含要合并到文檔中的信息的不同的部分。合并文檔：將主文檔和數(shù)據(jù)源合并后得到的結(jié)果性文檔。主文檔（相同部分）數(shù)據(jù)源（不同部分）合并文檔（結(jié)果）第7頁/共26頁郵件合并通常包含以下四個步驟：（1）創(chuàng)建或打開主文檔（2）創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源（3）插入合并域（4）執(zhí)行合并第8頁/共26頁相關(guān)知識點(diǎn)郵件合并批量制作處理信函、信封、標(biāo)簽、工資條、面試通知單、準(zhǔn)考證等郵件合并利用郵件合并向?qū)峁┑牟僮鞑襟E可以快速完成郵件合并。郵件合并向?qū)г卩]件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組數(shù)據(jù)，從而批量生成需要的郵件文檔，大大提高工作效率。第9頁/共26頁二、實(shí)現(xiàn)方法在word中制作好“面試通知單——數(shù)據(jù)源.docx”，作為面試通知單的后臺數(shù)據(jù)庫。1在Word中制作好美觀的“面試通知單.docx”。2利用郵件合并功能，將“面試通知單.docx”（模板）作為主文檔，將“面試通知單——數(shù)據(jù)源.xlsx”作為數(shù)據(jù)源3以“面試通知單.docx”中各種變化的數(shù)據(jù)作為合并域，將“面試通知單——數(shù)據(jù)源.xlsx”中的數(shù)據(jù)合并到“面試通知單.docx”中4第10頁/共26頁郵件合并的功能郵件合并功能用于創(chuàng)建套用信函、郵件標(biāo)簽、信封、目錄以及大宗電子郵件和傳真分發(fā)。郵件合并進(jìn)程涉及到三個文檔：主文檔、數(shù)據(jù)源和合并文檔。要完成基本郵件合并進(jìn)程，您必須按照下列步驟操作：1、打開或創(chuàng)建一個主文檔。

主文檔：在Word的郵件合并操作中，該文檔包含對于合并文檔的每個版本都相同的文本和圖形，例如套用信函中的寄信人地址或稱呼。2、使用獨(dú)特的收件人信息打開或創(chuàng)建數(shù)據(jù)源。

數(shù)據(jù)源：該文件包含要合并到文檔中的信息。例如，您要在郵件合并中使用的名稱和地址的列表。您必須首先連接到數(shù)據(jù)源，然后才能使用該文件中的信息完成郵件合并進(jìn)程。第11頁/共26頁3、在主文檔中可以添加或自定義合并域。

合并域：它是您在主文檔中插入的占位符。例如，插入“城市”合并域可以讓W(xué)ord插入存儲在“城市”數(shù)據(jù)字段中的城市名稱，例如“巴黎”。4、在主文檔中合并來自數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)可創(chuàng)建一個新的合并文檔。

合并文檔：它是您將郵件合并主文檔與您的地址列表合并后得到的結(jié)果文檔。結(jié)果文檔可以是打印結(jié)果文檔或包含合并結(jié)果的新的Word文檔第12頁/共26頁（1）建立主文檔——設(shè)計(jì)“面試通知單”設(shè)計(jì)好的面試通知單（模板）必須處于打開狀態(tài)，不能關(guān)閉。操作：郵件選項(xiàng)卡→開始郵件合并組→開始郵件合并按鈕→郵件合并分步向?qū)А蜷_郵件合并的任務(wù)窗格利用郵件合并制作面試通知單第13頁/共26頁單擊此處建立一個主文檔。在郵件合并任務(wù)窗格選擇文檔類型向?qū)ы撨x中“信函”→單擊下一步：正在啟動文檔超鏈接第14頁/共26頁主文檔：在Word的郵件合并操作中，該文檔包含對于合并文檔的每個版本都相同的文本和圖形，例如套用信函中的寄信人地址或稱呼。在選擇開始文檔向?qū)ы撝?，選中使用當(dāng)前文檔單選按鈕并單擊下一步選取收件人。打開選擇收件人向?qū)ы摚x中使用現(xiàn)有列表并單擊瀏覽命令。點(diǎn)選“使用當(dāng)前文檔”單擊此處創(chuàng)建數(shù)據(jù)源點(diǎn)選“使用現(xiàn)有列表”第15頁/共26頁二、創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源：該文件包含要合并到文檔中的信息。例如，你要在郵件合并中使用的名稱和地址的列表。你必須首先連接到數(shù)據(jù)源，然后才能使用該文件中的信息完成郵件合并進(jìn)程。當(dāng)修改數(shù)據(jù)源后保存數(shù)據(jù)源文檔并關(guān)閉，重新打開主文檔時會自動更新數(shù)據(jù)域，再次合并數(shù)據(jù)即可。單擊此處打開數(shù)據(jù)源單擊此處創(chuàng)建數(shù)據(jù)源第16頁/共26頁如果之前沒有已經(jīng)做好的數(shù)據(jù)源，可以回到上一步重新創(chuàng)建。在郵件合并收件人對話框中，取消不符復(fù)試要求（初試成績低于80分）的人員的選擇→確定第17頁/共26頁合并域：它是你在主文檔中插入的占位符。例如，插入“姓名”合并域可以讓W(xué)ord插入存儲在“姓名”數(shù)據(jù)字段中的人名，例如“張彬”。將插入點(diǎn)移到需要插入合并域的地方，在撰寫信函向?qū)ы搯螕簟捌渌?xiàng)目……”

（單擊插入域按鈕）→打開插入合并域?qū)υ捒?，把?shù)據(jù)源表中對應(yīng)的域添加到主文檔的對應(yīng)位置。注意：括住合并域的“《》”是Word插入的特殊字符,用戶不可自己鍵入字符“《》”，插入的合并域也可以設(shè)置格式。在主文檔中插入合并域第18頁/共26頁在撰寫信函向?qū)ы搯螕粝乱徊剑侯A(yù)覽信函→在打開的預(yù)覽信函向?qū)ы撝锌梢圆榭葱藕瘍?nèi)容→確認(rèn)無誤后單擊下一步：完成合并預(yù)覽信函第19頁/共26頁在完成合并向?qū)ы撝袉螕簟按蛴　泵羁梢灾苯訉⒑喜⒌慕Y(jié)果打印出來在完成合并向?qū)ы撝袉螕簟熬庉媶蝹€信函……”命令將合并的結(jié)果以一個新的文檔來存放，最終生成一個名稱為“信函1”的新文檔完成合并第20頁/共26頁小結(jié)：本節(jié)課主要講述了什么是郵件合并，學(xué)習(xí)了郵件合并的三個關(guān)鍵步驟：創(chuàng)建主文檔建立數(shù)據(jù)源插入合并域并結(jié)合一個實(shí)例介紹了郵件合并的具體應(yīng)用。第21頁/共26頁思考：