內(nèi)部控制手冊(cè)簿之規(guī)定合同管理系統(tǒng)

實(shí)用文案第二十二合同理22.1總本章所述的合同管理，是指對(duì)合同對(duì)方資信調(diào)查、商務(wù)談判、條款擬訂、審查會(huì)審、審批、簽署、備案、履行、變更、解除、歸檔等全過程的管理。22.2控目22.2.1合規(guī)目確保合同管理符合國(guó)家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。22.2.2財(cái)務(wù)目保證合同數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合合同管理及信息披露的要求。22.2.3經(jīng)營(yíng)目依據(jù)公平公正及誠信原則訂立合同，有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進(jìn)行，維護(hù)公司合法權(quán)益;規(guī)范合同管理制度及管理模式，確保合同文本、合同用章及合同審批制度獲得有效的執(zhí)行。22.3業(yè)流管22.3.1流程責(zé)部門行政管理部及各合同承辦部門為本流程的主要責(zé)任部門。22.3.2流程范合同管理包括以下二級(jí)流程：合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬訂、合同審核簽署、合同履行、合同結(jié)算、合同登記、合同管理后評(píng)估。22.3.3總體控政策公司應(yīng)建立合同管理制度，明確合同簽訂、合同審查、合同履行、合同歸檔管理及合同專用章管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理；建立合同管理崗位責(zé)任制，明確合同管理部門崗位、合同承辦部門/崗位、合同會(huì)簽部門/崗位的職責(zé)權(quán)限；按照合同簽訂、合同審查、合同履行、合同的文檔管理等環(huán)節(jié)，明確不相容崗位，如下崗位必須分離：文案大全------

實(shí)用文案合同擬定與審核；合同審核與合同專用章保管、使用；合同臺(tái)賬的建立與審核；合同審核與合同履行；合同款項(xiàng)支付的審核與款項(xiàng)支付；合同履行與合同履行情況評(píng)估。22.3.4風(fēng)險(xiǎn)控矩陣“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”縱向?qū)⒈玖鞒虅澐譃槿舾蛇壿嬒嚓P(guān)的二級(jí)流程（請(qǐng)參見22.3.2反映該流程涉及的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容；“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”橫向列示了各二級(jí)流程潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并據(jù)此設(shè)計(jì)具體的內(nèi)部控制措施。此外險(xiǎn)控制矩陣還包括該流程相關(guān)責(zé)任主體，以及體現(xiàn)相應(yīng)內(nèi)部控制措施的制度、單據(jù)。本流程的“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣請(qǐng)?jiān)斠娤马摗氨?2-122.3.5權(quán)限指本流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)所涉及的管理、決策權(quán)限分配情況，如“表”所示。文案大全實(shí)用文案表22-1風(fēng)控矩–同理業(yè)務(wù)流程二級(jí)末級(jí)流流程程

風(fēng)險(xiǎn)因素

控制編號(hào)

內(nèi)部控制準(zhǔn)/內(nèi)控制措施

合同對(duì)方主體資格未達(dá)

1.各業(yè)務(wù)部門訂立合同以前進(jìn)合同調(diào)查分了解合同合調(diào)

要求或缺乏履行能力，可能導(dǎo)致公司合法權(quán)益

資格、信用狀況等有關(guān)情況，確對(duì)方當(dāng)事人具備履約能收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)主體格是否恰當(dāng)（具體措施受到侵害

被調(diào)查對(duì)象的法人登記證書、資證明、授權(quán)委托書等證要時(shí)，可通過發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書真實(shí)性和合法性；關(guān)注的授權(quán)范圍等2.在情況允許的條件下各個(gè)部具體負(fù)責(zé)人對(duì)調(diào)查對(duì)方C1

查，實(shí)地了解和全面評(píng)估生產(chǎn)能、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，分析其合同履約能。3.與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商客戶、開戶銀行、主管稅商管理部門等溝通，了解其生產(chǎn)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能4.對(duì)于調(diào)查結(jié)果承辦部門應(yīng)成書面文件連對(duì)方當(dāng)資質(zhì)材料，提交至合同承辦部門管領(lǐng)導(dǎo)審核。初審工作合作方信息錄入“合作方檔案已在“合作方檔案檔案、客戶檔案）中的合同合作進(jìn)行再次業(yè)務(wù)往來前，門也應(yīng)對(duì)其進(jìn)行資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核工。

合同雙方未明確雙方的

1.承辦部門合同談判前應(yīng)事先集談判對(duì)手資料分熟合談

權(quán)利和違約責(zé)任，可能因忽略合同重大問題或

情況；研究國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、業(yè)監(jiān)督、產(chǎn)業(yè)政策、同務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息在重大問題上做出不當(dāng)讓步，使公司利益受損

C2

2.關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)款的確定式與支付方式，履約期違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合變更或解除條件等。3.談判人員應(yīng)具備所需專業(yè)技、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)知識(shí)重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律系復(fù)雜的合同，組織法財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，充分揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)的優(yōu)勢(shì)，研究確定下一步談判策；必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專文案大全實(shí)用文案業(yè)務(wù)流程二級(jí)末級(jí)流流程程

風(fēng)險(xiǎn)因素

控制編號(hào)

內(nèi)部控制準(zhǔn)/內(nèi)控制措施工作，并充分了解專家的專業(yè)資、勝任能力和職業(yè)道德4.承辦部門應(yīng)加強(qiáng)談判人員管好保密工作和建立嚴(yán)制度，避免泄露本公司談判策略導(dǎo)致公司在談判中處于5.金額重大合同或性質(zhì)重要合談判過程中的重要事判人員的主要意見，予以記錄并善保存，作為避免合同

未及時(shí)簽訂合同、未使

控制手段和責(zé)任追究的依據(jù)。1.合同模板由法律風(fēng)險(xiǎn)部與合承辦部門共同制定。合

用標(biāo)準(zhǔn)合同范本、或合

2.合同一般選取本公司統(tǒng)一合文本；但是由簽約對(duì)方起文

同審核未能發(fā)現(xiàn)合同文

各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查，確保同內(nèi)容準(zhǔn)確反映公司訴擬

本中的不當(dāng)內(nèi)容和條

成的一致意見；其中特別留意“他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)款，導(dǎo)致糾紛或公司利

目，如不存在其他約定事項(xiàng)，應(yīng)明“此項(xiàng)空白”或“無益受損

C3

項(xiàng)防止合同后續(xù)被篡改。3.合同標(biāo)的為人民幣10000元以（不含本數(shù)并且能夠付完畢的可以不簽訂書面合同。4.凡國(guó)家、行業(yè)或公司有標(biāo)準(zhǔn)格式模板文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)行認(rèn)真審查，并根據(jù)實(shí)適當(dāng)修改。CM04.1

合同簽署不規(guī)范，未經(jīng)

1.承辦部門按照合同的審批流報(bào)送審批，將“合同文本合審

合同審核

適當(dāng)授權(quán)導(dǎo)致合同無效，公司利益受損

料提交至OA系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)簽審查（1）水處理銷售合同：經(jīng)銷售監(jiān)、設(shè)計(jì)公司、預(yù)決算部簽

部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、經(jīng)理會(huì)簽審查；C4

（）采購合同：經(jīng)物流管理部理、設(shè)\數(shù)據(jù)公司、法信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)（董事長(zhǎng)）會(huì)簽審查；（3大數(shù)據(jù)銷售合同經(jīng)大數(shù)據(jù)司技術(shù)負(fù)責(zé)人數(shù)據(jù)公法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查（4）中天亞控合同：經(jīng)中天亞經(jīng)理、電氣總工程師、法信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)會(huì)簽審查；文案大全實(shí)用文案業(yè)務(wù)流程二級(jí)末級(jí)流流程程

風(fēng)險(xiǎn)因素

控制編號(hào)

內(nèi)部控制準(zhǔn)/內(nèi)控制措施（）工程公司外包合同：經(jīng)工公司項(xiàng)目經(jīng)理、工程公司公司、預(yù)決算部、法律事務(wù)部、息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部簽審查；（6）外協(xié)加工合同：經(jīng)東升公廠長(zhǎng)、設(shè)計(jì)公司、法律事企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)審查。2.單筆采購合同50萬元以上、售合同500萬上必須報(bào)批。3.特別重大合同是指根據(jù)公司程必須經(jīng)董事會(huì)或股東大過的重大事項(xiàng)所涉及的各類合同特別重大合同應(yīng)當(dāng)由董司董事會(huì)審議通過或根據(jù)公司章召開股東大會(huì)審議批準(zhǔn)事長(zhǎng)簽署后方可對(duì)外簽訂。4.合同各會(huì)簽部門應(yīng)當(dāng)在收到批信息后及時(shí)履行各自職核。審核后各會(huì)簽部門應(yīng)簽署明意見，最后由承辦人按報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.遇緊急情況順次逐序會(huì)簽影響合同如期簽訂時(shí)合可以請(qǐng)求合同審批領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)門對(duì)合同進(jìn)行集體審查CM04.2

合同專用章管理不當(dāng)，

1.行政管理部負(fù)責(zé)公司及分子司（除上海分公司）合同合同專

導(dǎo)致公司權(quán)益受到侵害

章、法人章的管理工作，包括使、更換和保管等。用章的

2.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照合同核程序確定合同文件經(jīng)相管理

審批通過“合同會(huì)簽審批表寫完整方可加蓋合同專C5

3.印章保管人應(yīng)當(dāng)記錄印章使情況以備查果發(fā)生印遺失或者被盜，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告相負(fù)責(zé)人并采取妥善措施公安機(jī)關(guān)報(bào)案、登報(bào)聲明作廢等以最大限度消除可能帶響。CM04.3合同簽

超越權(quán)限簽訂合同，合同印章管理不當(dāng)，簽署

C6

1.公司應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同，立的合同應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人由其授權(quán)的委托人簽署文案大全實(shí)用文案業(yè)務(wù)流程二級(jí)末級(jí)流流程程

風(fēng)險(xiǎn)因素

控制編號(hào)

內(nèi)部控制準(zhǔn)/內(nèi)控制措施訂

后的合同被篡改，導(dǎo)致

2.公司授權(quán)委托人簽訂合同時(shí)必須持有法定代表人簽署公司利益受損

托書”及蓋有授權(quán)公司公章。合履

CM04.4合同補(bǔ)充、變更和合同解除

合同變更沒有嚴(yán)格遵照合同約定進(jìn)行或相關(guān)資料未妥善保管，導(dǎo)致變更無效或引起糾紛。未及時(shí)跟蹤合同履行過程，導(dǎo)致公司利益受損

C7

1.合同的補(bǔ)充變更和解除應(yīng)以書面形式提出申請(qǐng)嚴(yán)上涂改、添加，補(bǔ)充、變更的合需要附上原始合同重新批流程。1.合同的承辦部門（含分、子司）或承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)生效面履行，并負(fù)責(zé)配合信息企管部財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、法律事務(wù)行的監(jiān)督。2.合同簽訂后，承辦部門必須合同的履行過程（含簽約收、結(jié)算等）進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)跟蹤理。承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)掌握本部門合同的履行情況，及發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)處理。C8

情況應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)并提解決建議。否則，造成行或不能完全履行并造成公司損的，應(yīng)追究承辦部門負(fù)人的責(zé)任。3.合同的履行涉及到財(cái)務(wù)資產(chǎn)的辦部門在合同簽訂復(fù)印件送至財(cái)務(wù)資產(chǎn)部。4.對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的法問題辦部門應(yīng)及時(shí)向反映。

結(jié)算部門未能按照合同

1.財(cái)務(wù)資產(chǎn)部應(yīng)當(dāng)按照“資金劃審批單”及合合結(jié)

規(guī)定期限、金額和方式付款，可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利

C9

合同收付款事項(xiàng)。2.未按合同條款履約或應(yīng)簽訂面合同而未簽訂的務(wù)益受損文案大全實(shí)用文案業(yè)務(wù)流程二級(jí)末級(jí)流流程程

風(fēng)險(xiǎn)因素

控制編號(hào)

內(nèi)部控制準(zhǔn)/內(nèi)控制措施拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)人報(bào)告。CM07.1

合同檔案管理不規(guī)范，

1.合同承辦部門應(yīng)對(duì)已經(jīng)簽訂合同建立管理臺(tái)賬細(xì)合

合同臺(tái)

導(dǎo)致合同丟失、泄密

訂立、履行、變更和終結(jié)等情況并將已經(jīng)登賬的合同文登

賬

合同檔案管理不規(guī)范，

歸檔。勞動(dòng)合同由人力資源部單存檔管理。導(dǎo)致合同丟失、泄密

2.行政管理部對(duì)公司合同進(jìn)行一分類和連續(xù)編碼，建立賬及時(shí)登記合同主要內(nèi)容、同方信息、合同簽訂時(shí)間C10

詢。3.行政管理部負(fù)責(zé)人定期對(duì)“同臺(tái)賬”記錄情況進(jìn)行核CM07.2

1.以公司名義正式簽訂的合同本均應(yīng)由承辦人在簽訂合合同存

至行政管理部統(tǒng)一存檔保存。檔

2.行政管理部按照不同公司的同進(jìn)行區(qū)分保管得將泄，不得將合同原件丟失。如因同原件丟失引起法律糾C11

究當(dāng)事人員責(zé)任。文案大全實(shí)用文案業(yè)務(wù)流程二級(jí)末級(jí)流流程程

風(fēng)險(xiǎn)因素

控制編號(hào)

內(nèi)部控制準(zhǔn)/內(nèi)控制措施

合同管理未能持續(xù)改

1.每年末行政管理部組織各合承辦部門對(duì)司合同訂合

進(jìn)，無法滿足公司管理

理的總體情況和重大合同履行的體情況進(jìn)行分析評(píng)估，管

提升的需要

后