電子郵件的規(guī)范使用

關(guān)于電子郵件的規(guī)范使用第一頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二目錄一二三四第二頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二一、電子郵件的重要性（一）電子郵件是一種正式、便捷的職場(chǎng)溝通方式；（二）電子郵件是最好的工作記錄；（三）電子郵件是最好的證據(jù)；（四）電子郵件是展示企業(yè)形象的窗口。

電子郵件伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的誕生就一直存在，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，其重要性也絲毫未減。但實(shí)際使用中還存在很多不規(guī)范現(xiàn)象，正因?yàn)殡娮余]件的普遍、重要且基礎(chǔ)，那么通過此次專題培訓(xùn)，希望對(duì)公司員工規(guī)范郵件書寫，提升職業(yè)素養(yǎng)、提升品牌形象起到較好的效果。為什么電子郵件很重要？第三頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二一、電子郵件的重要性1、正式工作報(bào)告2、工作相關(guān)各方需要留下書面資料的往來信息3、公告、通知4、知識(shí)推薦和信息傳遞5、沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容6、復(fù)雜事項(xiàng)，難以簡(jiǎn)單說明的事項(xiàng)……

什么情況下，需要發(fā)郵件？？？第四頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二一二三四第五頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二二、電子郵件的書寫格式電子郵件格式與書信格式相同內(nèi)容構(gòu)成如下：?jiǎn)柡蛘Z寫在稱呼的下一行空兩格，它可以獨(dú)立段正文一般分為連接語、主體文、總括語三個(gè)部分每個(gè)部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“?！钡瓤梢跃o接著正文寫，也可獨(dú)占一行，空兩格寫寫完郵件之后，在郵件的右下角寫上發(fā)件人的姓名發(fā)件日期可寫在署名的后邊，也可以另起一行因電子郵件的即時(shí)性，可省略問候正文祝頌語日期稱呼署名稱呼頂格寫在第一行加上冒號(hào)，表示下面有話要說第六頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二常見書寫格式問題列舉1.附件名稱不規(guī)范、不明晰；2.稱呼標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤，應(yīng)為逗號(hào)；3.正文首行未空兩格；4.郵件無簽名。第七頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二常見書寫格式問題列舉1.主題不清晰；2.無稱呼、落款，正文未注明附件。總體是一封超級(jí)無禮的電子郵件。正文提及有附件，但郵件漏發(fā)附件第八頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二標(biāo)準(zhǔn)格式例舉郵件雖短

禮儀俱全！第九頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二一二三四第十頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二三、電子郵件撰寫規(guī)則這些主題恰當(dāng)嗎？1、無主題空白郵件標(biāo)題是失禮的2、陜西MIC**關(guān)于您*年*月*日提出的**問題的回復(fù)標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，不宜冗長3、車先生收標(biāo)題要體現(xiàn)郵件內(nèi)容和重要性，含糊不清是不可取的4、關(guān)于**和**等相關(guān)問題的回復(fù)一封郵件盡可能針對(duì)一個(gè)主題，便于整理5、RE……應(yīng)根據(jù)需要擬定回復(fù)郵件的標(biāo)題，簡(jiǎn)單的“RE……”有欠妥當(dāng)

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。（一）主題要明確第十一頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二三、電子郵件撰寫規(guī)則（二）稱呼問候要得當(dāng)（1）恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度（2）Email開頭結(jié)尾最好要有問候語第十二頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二三、電子郵件撰寫規(guī)則（三）正文完整簡(jiǎn)潔第十三頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二三、電子郵件撰寫規(guī)則（三）正文完整簡(jiǎn)潔（1）Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順；（2）注意Email的論述語氣；史上最牛女秘書“郵件門”.docx（3）Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表，將事情說明清楚；（4）郵件正文不可缺少的三個(gè)部分：

需要對(duì)方提供哪些信息；

希望對(duì)方采取哪些行動(dòng)措施；需要對(duì)方什么時(shí)候給予回復(fù)。（5）盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查；（6）合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。第十四頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二三、電子郵件撰寫規(guī)則（四）附件處理要科學(xué)（1）若郵件帶有附件，應(yīng)在正文內(nèi)提示收件人查看附件；（2）附件文件應(yīng)按有意義的名字命名；（3）正文應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；（4）如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；（5）如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，或用QQ郵箱發(fā)送超大附件。第十五頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二（五）結(jié)尾署名不能忘三、電子郵件撰寫規(guī)則（1）簽名信息不宜過多；（2）不要只用一個(gè)簽名檔；（4）簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。公司簽名格式如何設(shè)置:

郵件簽名檔設(shè)置.docx第十六頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二一二三四第十七頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二四、電子郵件使用注意事項(xiàng)1.回復(fù)的技巧第十八頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二四、電子郵件使用注意事項(xiàng)

將CC人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和“垃圾”。2.正確使用主送、抄送與密送第十九頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二四、電子郵件使用注意事項(xiàng)3.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則

比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。4.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息通常情況，當(dāng)郵件內(nèi)容未到達(dá)應(yīng)收者或者郵件內(nèi)容值得共享時(shí)，可以使用轉(zhuǎn)發(fā)；如果FW:過多，請(qǐng)刪除重復(fù)的，避免郵件標(biāo)題過長；

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收。第二十頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二四、電子郵件使用注意事項(xiàng)5.切記收信對(duì)象是一個(gè)“人”，而不是一臺(tái)機(jī)器

態(tài)度友好，措辭得當(dāng)。避免情緒激動(dòng)的時(shí)候回郵件，如果對(duì)方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對(duì)面回應(yīng)或電話溝通。第二十一頁，共二十三頁，編輯于2023年，星期二②不要在Email里談?wù)摳ぷ鳠o關(guān)的事③不要轉(zhuǎn)發(fā)有不良影響的Email④保留好發(fā)送Email的證據(jù)⑥Email的收發(fā)要及時(shí)①不要越級(jí)發(fā)郵件