合理控制風(fēng)險(xiǎn)提高工作效率提升企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理

合理控制風(fēng)險(xiǎn)提高工作效率提高公司標(biāo)準(zhǔn)化管理在公司中，我們常會(huì)聽(tīng)到“這項(xiàng)工作誰(shuí)負(fù)責(zé)，我接下來(lái)要怎么做？”，“現(xiàn)在的管理人員太不中用，什么事都得找一把手”，“沒(méi)有制度、沒(méi)有流程，我們公司這么數(shù)年了，發(fā)展的不是也很好！”……

讓我們一起分析一下這些抱怨背后的問(wèn)題：公司工作職責(zé)劃分不清，管理權(quán)限劃分不明，依經(jīng)驗(yàn)、按習(xí)慣辦事，無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)……這些問(wèn)題也許在公司發(fā)展初期或短期內(nèi)的破壞必表現(xiàn)得并不明顯，但是隨著業(yè)務(wù)的壯大，人員的擴(kuò)充，其對(duì)公司的制約性將會(huì)越來(lái)越突顯。隨著公司領(lǐng)導(dǎo)層管理意識(shí)的提高，科學(xué)管理被帶入了公司，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)公司制度、流程體系建設(shè)也越來(lái)越關(guān)注。

“一個(gè)好的公司文化可以讓公司走得很遠(yuǎn)，而清楚順暢的流程制度體系則可以讓員工工作得更快、更好、更容易”。對(duì)于一個(gè)提倡科學(xué)管理的公司而言，清楚順暢的流程制度體系是保障公司有序運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)；權(quán)責(zé)明晰的部門(mén)與崗位，則是保障流程制度體系執(zhí)行到位的前提。

公司的流程制度體系建設(shè)一般需具有體系科學(xué)化、設(shè)計(jì)合理化、執(zhí)行高效化、隱性透明化及形式規(guī)范化的特點(diǎn)。如此就需要理清各單位、部門(mén)職能，崗位職責(zé)，通過(guò)明確工作中的權(quán)限劃分，合理控制公司風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，進(jìn)而提高公司標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，提高公司內(nèi)、外部客戶滿意度。

一、

組織崗位職責(zé)界定

清楚、規(guī)范的部門(mén)職能與崗位說(shuō)明書(shū)對(duì)公司的成功運(yùn)營(yíng)具有重要意義，亦為公司流程制度體系建設(shè)奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

部門(mén)職能明確了各部門(mén)的在公司中的角色定位，明確了部門(mén)與部門(mén)間工作的配合關(guān)系；而崗位說(shuō)明書(shū)則是將部門(mén)的職能分解貫徹到了崗位，明確各崗位間的配合，明確各崗位的工作權(quán)限。

崗位說(shuō)明書(shū)通過(guò)基本資料、工作描述、任職資格、內(nèi)外部協(xié)調(diào)等維度，描述了崗位的工作特性、崗位的職責(zé)及崗位人員需具有的任職資格，初步建立了公司的崗位管理體系，在劃清公司權(quán)責(zé)分工的同時(shí)，亦為人力資源的科學(xué)化管理奠定了基礎(chǔ)。

二、

制度流程梳理與優(yōu)化

公司制度是關(guān)于公司組織、運(yùn)營(yíng)、管理等一系列行為的規(guī)范和模式的總稱，是公司全體員工在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中須共同遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，我們通常所說(shuō)的制度是指公司制度中的管理制度。

公司管理制度是公司各項(xiàng)管理活動(dòng)的內(nèi)容與方法的格式化文字表述，而管理流程則是管理制度中一系列順序相聯(lián)、發(fā)明價(jià)值的活動(dòng)，是公司管理制度的骨架，是公司管理制度可視化框圖的體現(xiàn)，流程與制度在一定限度上是可以互相轉(zhuǎn)化的。公司管理制度與流程是公司內(nèi)部在管理和業(yè)務(wù)領(lǐng)域優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和固化，并且永遠(yuǎn)存在連續(xù)改善的空間。

由于受知識(shí)體系及工作習(xí)慣的制約，公司在進(jìn)行制度流程體系建設(shè)時(shí)，往往與管理征詢公司共同合作完畢。

在公司制度流程體系建設(shè)中，征詢公司很少會(huì)建議公司開(kāi)展流程再造，其并非征詢公司不能重新設(shè)計(jì)公司的運(yùn)作流程，而是由于流程再造意味著對(duì)公司原有運(yùn)作流程的推倒重置，將使得處在運(yùn)營(yíng)中的公司工作陷入停滯狀態(tài)，員工無(wú)所事從。

公司在進(jìn)行管理制度梳理與優(yōu)化前，一般會(huì)先對(duì)涉及到需多部門(mén)、多單位配合的管理流程進(jìn)行梳理與優(yōu)化。結(jié)合部門(mén)職能與崗位權(quán)限，在流程梳理過(guò)程中明確各單位、部門(mén)、崗位在流程各環(huán)節(jié)所起的作用，以合理控制風(fēng)險(xiǎn)為前提，提高公司各項(xiàng)管理活動(dòng)之工作效率。

(一)

公司管理流程的梳理與優(yōu)化

管理征詢公司重要從以下四方面對(duì)公司的管理流程進(jìn)行梳理與優(yōu)化：

1.

流程問(wèn)題挖掘：對(duì)流程中所涉及到單位、部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)研、訪談，挖掘工作流程中影響工作效率、減少（內(nèi)外部）客戶滿意度、違反國(guó)家政策公司方針目的等的流程問(wèn)題。

2.

流程問(wèn)題分析：對(duì)流程中的問(wèn)題進(jìn)行分析，找出減少工作效率、影響客戶滿意度及違反國(guó)家政策、公司方針目的等的背后因素及顯現(xiàn)出的工作環(huán)節(jié)。

3.

流程問(wèn)題解決：重要從流程目錄擬定、關(guān)鍵流程繪制、關(guān)鍵流程優(yōu)化及流程過(guò)程描述四方面對(duì)管理流程進(jìn)行梳理優(yōu)化。

(1)

流程目錄擬定：以公司價(jià)值鏈為主線，各部門(mén)職能為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際工作，通過(guò)與各部門(mén)、二級(jí)單位等相關(guān)人員的多次溝通、討論后，擬定需單位間、部門(mén)間、班組間互相配合的關(guān)鍵管理流程目錄。以公司價(jià)值鏈為主線，便于公司內(nèi)部各重要業(yè)務(wù)流的關(guān)聯(lián)；以各部門(mén)職能為基礎(chǔ)，可使部門(mén)職能、崗位職責(zé)與關(guān)鍵流程有機(jī)結(jié)合，具體工作貫徹到崗，主責(zé)部門(mén)清楚、責(zé)任明確，如此，也便于日后工作中對(duì)流程的改善與維護(hù)。

(2)

關(guān)鍵流程繪制：運(yùn)用Visio軟件，依溝通擬定后的流程目錄繪制“泳道式”流程圖?！坝镜朗健绷鞒虉D特點(diǎn)重要體現(xiàn)為：崗位權(quán)責(zé)于業(yè)務(wù)活動(dòng)的“合理化”；業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)于各部門(mén)間的“透明化”；工作環(huán)節(jié)于時(shí)間結(jié)點(diǎn)的“高效化”；活動(dòng)載體于作業(yè)環(huán)節(jié)的“規(guī)范化”。

(3)

關(guān)鍵流程優(yōu)化：優(yōu)秀流程的標(biāo)準(zhǔn)是風(fēng)險(xiǎn)控制與效率提高的有效結(jié)合。流程的首要因素是控制風(fēng)險(xiǎn)，即把事情做對(duì)，進(jìn)而在適度控制風(fēng)險(xiǎn)的前提下，提高效率。

風(fēng)險(xiǎn)控制與效率提高是互損的，因此一個(gè)優(yōu)秀的流程要做好這兩個(gè)指標(biāo)的平衡。對(duì)于一個(gè)優(yōu)秀流程而言，其標(biāo)準(zhǔn)不是一成不變的，而是根據(jù)公司或業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行擬定。如：某公司在物資采購(gòu)中，其認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)控制的重要性要遠(yuǎn)高于效率的提高，因此加強(qiáng)了對(duì)招標(biāo)采購(gòu)中各環(huán)節(jié)的控制。然而亦為此公司在工程的事故搶修中，效率的提高則要遠(yuǎn)遠(yuǎn)重于風(fēng)險(xiǎn)的控制。從微觀經(jīng)濟(jì)學(xué)投入產(chǎn)出理論角度而言，一個(gè)好的流程是在適度控制風(fēng)險(xiǎn)的前提下越簡(jiǎn)潔越好，而不是控制的越嚴(yán)越好、規(guī)定的越細(xì)越好（如圖1）。

在公司流程的優(yōu)化中，一方面對(duì)流程中每一項(xiàng)作業(yè)任務(wù)進(jìn)行“價(jià)值增值分析”（如圖2），找到需優(yōu)化的關(guān)鍵流程；然后再運(yùn)用“魚(yú)骨圖”分析法（如圖3），找出流程中存在的問(wèn)題，及這些問(wèn)題發(fā)生的根源；進(jìn)而與流程中所涉及到部門(mén)、二級(jí)單位等相關(guān)人員共同探討，優(yōu)化關(guān)鍵流程、簡(jiǎn)化冗余環(huán)節(jié)，隱性或問(wèn)題多發(fā)流程顯性化。

圖3

“魚(yú)骨圖”分析法示例

4.

流程過(guò)程描述：明確流程的主責(zé)部門(mén)/單位、流程職能帶的歸屬，及流程中所涉及的崗位在工作環(huán)節(jié)的描述。工作環(huán)節(jié)應(yīng)體現(xiàn)為該崗位職責(zé)所涵蓋的內(nèi)容，關(guān)鍵環(huán)節(jié)的時(shí)間結(jié)點(diǎn)，及完畢整個(gè)流程的時(shí)間周期與發(fā)生頻率等等。

5.

表單證據(jù)留痕：對(duì)流程中所涉及的表單依優(yōu)化后的流程進(jìn)行重新梳理、優(yōu)化、設(shè)計(jì)，使其更符合優(yōu)化調(diào)整后的流程，工作過(guò)程留痕、管理留痕，避免責(zé)任不清，因證據(jù)局限性而產(chǎn)生工作扯皮。

(二)

公司管理制度的梳理與優(yōu)化

管理征詢公司重要從以下五方面對(duì)公司的管理制度進(jìn)行梳理與優(yōu)化：

1.

擬定制度評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：從公司制度在管理模塊中的全面性及自身內(nèi)容的完整、實(shí)用性等方面出發(fā)，對(duì)制度結(jié)構(gòu)、制度內(nèi)容、制度形式、制度管理及制度執(zhí)行五個(gè)維度進(jìn)行制度模塊評(píng)估。

2.

界定制度修訂內(nèi)容：通過(guò)與各制度所涉及的部門(mén)、公司相關(guān)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)等多次溝通交流，明確各制度的修訂內(nèi)容。

3.

梳理優(yōu)化制度內(nèi)容：重新構(gòu)思每一制度結(jié)構(gòu)框架，其中包含該制度的目的、范圍、管理活動(dòng)的內(nèi)容、開(kāi)展的方法等等，以求不交叉、不漏掉。經(jīng)與各制度所涉及的部門(mén)、公司相關(guān)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)等多次溝通確認(rèn)后，以結(jié)構(gòu)圖為制度編寫(xiě)框架，編寫(xiě)制度。

4.

管理活動(dòng)描述原則：管理活動(dòng)為管理制度的主體現(xiàn)內(nèi)容，其應(yīng)具體規(guī)定該項(xiàng)管理活動(dòng)所涉及的所有內(nèi)容和應(yīng)達(dá)成的規(guī)定，及采用的措施和方法。明確每個(gè)環(huán)節(jié)“由誰(shuí)干、干什么、怎么干、干到什么限度、所要達(dá)成的規(guī)定”等，也就是常說(shuō)的“5W2H”。Why為什么要這么做？理由何在？因素是什么？What目的是什么？做什么工作？Where在哪里做？從哪里入手？When什么時(shí)間完畢？什么時(shí)機(jī)最適宜？Who由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)？誰(shuí)來(lái)完畢？誰(shuí)負(fù)責(zé)？How如何提高效率？如何實(shí)行？方法如何？Howmuch做到什么限度？數(shù)量如何？質(zhì)量水平如何？費(fèi)用產(chǎn)出如何？

5.

統(tǒng)一規(guī)范制度格式：公司管理制度在梳理前明確名稱、格式上的統(tǒng)一、規(guī)范。例如：

在制度名稱上的統(tǒng)一：一級(jí)管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX管理制度》，二級(jí)管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX管理辦法》，三級(jí)管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX實(shí)行細(xì)則》、《XXX規(guī)范》、《XXX規(guī)程》等（如圖4），制度名稱由單位名稱+合用范圍+規(guī)范事項(xiàng)+制度類型+制度時(shí)效五個(gè)要素組成。

在制度格式上的統(tǒng)一。制度按標(biāo)題分級(jí)，以分章貫條進(jìn)行內(nèi)容描述。各級(jí)制度的格式可以統(tǒng)一，也可以有所區(qū)別。一般常見(jiàn)的格式形式如下（如圖5）：三、

公司標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)行

公司標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的構(gòu)建從主