管理文秘第六章信息管理

管理文秘第六章信息管理第一頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.1信息工作概述6.1.1信息的含義及類型

對(duì)事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)經(jīng)過(guò)一定的方式傳遞后的再現(xiàn)。文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。6.1.2信息的特點(diǎn)

1、客觀性。2、共享性。3、開(kāi)發(fā)性。4、傳遞性。5、時(shí)效性。6、存儲(chǔ)性。7、可塑性。8、無(wú)限性。第二頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.1.3信息對(duì)秘書(shū)工作的意義秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)；秘書(shū)人員處理日常事務(wù)的依據(jù)。秘書(shū)人員起草文書(shū)的基礎(chǔ)；秘書(shū)人員協(xié)助管理、協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。

第三頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.1.4信息工作的基本要求及時(shí)；準(zhǔn)確；全面；適用。6.1.5目前最急需的信息預(yù)測(cè)性信息。動(dòng)態(tài)性信息。反饋性信息。綜合性信息。6.1.6秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)普遍性。緊迫性。開(kāi)拓性。第四頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.2信息工作程序圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開(kāi)發(fā)反饋第五頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.3信息的收集與整理6.3.1信息的收集

1、范圍

政策法規(guī)信息;社會(huì)動(dòng)態(tài)信息組織內(nèi)部信息；國(guó)際信息同級(jí)相關(guān)信息；貿(mào)易信息客戶信息；交際信息

第六頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日2．渠道信息網(wǎng)絡(luò)渠道、大眾傳播媒介渠道文書(shū)渠道、調(diào)查渠道會(huì)議渠道、圖書(shū)館渠道關(guān)系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道3、方法

1)觀察法2)詢問(wèn)法3)問(wèn)卷法4)閱讀法5)交換法6)索取法7)購(gòu)置法8)網(wǎng)絡(luò)法4、原則價(jià)值性原則；時(shí)效性原則；層次性原則；針對(duì)性原則；全面系統(tǒng)性原則。第七頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.3.2信息整理

1、分類方法1）字母分類法；2）主題分類法；3）來(lái)源分類法；4）地區(qū)分類法；5）數(shù)字分類法；6）時(shí)間分類法。2、篩選方法1）查重法。2）時(shí)序法。3）比較法。4）測(cè)評(píng)法。

3、校核方法1）溯源法。2）比較法。3）核對(duì)法。4）邏輯法。5）調(diào)查法。6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。第八頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日

4、綜合分析方法1）點(diǎn)面結(jié)合法。2）定性定量分析法。3）預(yù)測(cè)分析法。

5、信息加工的形式1）編寫(xiě)信息簡(jiǎn)報(bào)。2）信息資料的編寫(xiě)。第九頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日

6.4信息的傳遞與存儲(chǔ)

6.4.1信息傳遞的方法當(dāng)面對(duì)話召開(kāi)會(huì)議

1、語(yǔ)言傳遞

接打電話電臺(tái)傳送電視傳輸

文本

2、文字傳遞

表格圖表

第十頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日表格示例收文機(jī)關(guān)名稱收文號(hào)

收文日期

年月日存檔號(hào)

第十一頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日柱狀圖第十二頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日餅狀圖第十三頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日折線圖第十四頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日框圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開(kāi)發(fā)反饋第十五頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日組織圖校長(zhǎng)教學(xué)副校長(zhǎng)副校長(zhǎng)后勤副校長(zhǎng)教務(wù)科實(shí)習(xí)基地教研組圖書(shū)館實(shí)驗(yàn)室學(xué)生科招生就業(yè)辦辦公室人事科總務(wù)科財(cái)務(wù)室門(mén)衛(wèi)食堂醫(yī)務(wù)室第十六頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.4信息的傳遞與存儲(chǔ)3、電訊傳遞傳真電子郵件攝影、攝像

4、實(shí)物及輔助設(shè)備傳遞投影實(shí)物展示第十七頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.4信息的傳遞與存儲(chǔ)

6.4.2信息的存儲(chǔ)

1、方法登記編碼存放排列檢索

2、方式手工存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、電子存儲(chǔ)、縮微膠片存儲(chǔ)。第十八頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.5信息的開(kāi)發(fā)與利用

6.5.1信息的開(kāi)發(fā)

1、形式剪報(bào)、剪報(bào)、索引、目錄編制、文摘簡(jiǎn)訊、調(diào)查報(bào)告、資料冊(cè)和綜述。

2、方法匯集法。歸納法?？v深法。連橫法。圖表法。轉(zhuǎn)換法。第十九頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.5信息的開(kāi)發(fā)與利用

6.5.2信息的利用

1、信息利用服務(wù)的途徑

（1）信息檢索服務(wù)①信息復(fù)制服務(wù)。②信息發(fā)布服務(wù)。

③數(shù)據(jù)庫(kù)檢索服務(wù)。④網(wǎng)絡(luò)信息檢索。⑤電子期刊利用。(2)信息加工服務(wù)(3)定題、查詢利用服務(wù)(4)信息咨詢服務(wù)(5)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)第二十頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日6.6信息的反饋

6.6.1信息反饋的形式

1、正反饋和負(fù)反饋2、縱向反饋和橫向反饋3、前反饋和后反饋6.6.2信息反饋的方法

1、口頭反饋2、書(shū)面反饋3、通訊反饋第二十一頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日注意事項(xiàng)既報(bào)喜也報(bào)憂做到快準(zhǔn)結(jié)合做到深淺結(jié)合做到冷熱結(jié)合第二十二頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日信息的保密1、注意事項(xiàng)：主要是注意在以下一些場(chǎng)合和環(huán)節(jié)中強(qiáng)調(diào)保密。（1）口頭信息：交談；電話；來(lái)訪；會(huì)議。（2）書(shū)面信息：登記；簽收；傳遞；封存；整理；送交；復(fù)??；傳真；縮微；粉碎。（3）電子信息：電腦；打?。缓藢?duì)；密碼；殺毒；備份；2、保密范圍（1）文件；（2）會(huì)議；（3）科技。（4）特定信息：人事、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品、客戶。第二十三頁(yè)，共二十五頁(yè)，2022年，8月28日

問(wèn)題討論1、為什么說(shuō)“在一定程度上，秘書(shū)工作就等于接收、變換、傳輸信息的工作”？2、秘書(shū)收集信息的渠道和方法有哪些？3、秘書(shū)如何做好信息整理工作？4、秘書(shū)如