什么才叫會計電算化

第頁什么才叫會計電算化電算化會計是以電子計算機為工具，運用會計所特有的方法，對企業(yè)的經(jīng)營活動狀況進行反映和監(jiān)督，所以，它既是提供以〔財務〕信息為主的信息系統(tǒng)，同時又是參加〔管理〕的一種管理活動。電算化會計的職能是反映和監(jiān)督，它的內(nèi)容是核算和管理，因此，電算化會計一般可分為電算化會計核算子系統(tǒng)和電算化會計管理子系統(tǒng)，目前又出現(xiàn)了更高層次的會計決策支持子系統(tǒng)。通過會計核算來反映企業(yè)的經(jīng)營活動狀況，通過會計管理來監(jiān)督企業(yè)的經(jīng)營活動狀況，通過會計決策來參加企業(yè)管理。

針對電算化會計的以上內(nèi)容，會計軟件主要分為核算型財務軟件、管理型財務軟件和決策支持型財務軟件。目前，核算型財務軟件的發(fā)展已趨于成熟。

2會計電算化遵循的原則

⒈合法性原則。

即企業(yè)實施會計電算化的各項工作，都必須以有關(guān)法律制度為原則。

第一，實施會計電算化，必須遵循我國的會計制度、財務制度及有關(guān)法律。

第二，必須遵循財政、財務部門會計電算化管理制度。

第三，還要遵循本企業(yè)的財務制度，以確保機構(gòu)設置的合法性，崗位分工和人員使命的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。

⒉效益性原則。

提升經(jīng)濟效益，是會計電算化的最終目的。提升經(jīng)濟效益，也要從兩方面合計，一是直接經(jīng)濟效益，即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟效益，即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟效益。間接經(jīng)濟效益，雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實施電算化。

以下幾個方面值得特別注意：

第一，在系統(tǒng)實施前，應從經(jīng)濟效益，技術(shù)力量，管理水平，各種約束條件進行全面分析，先進行整個系統(tǒng)的可行性分析，以確定是否具備條件進行會計電算化工作。第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟效益來開展。一般來說，評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益，要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量,能否準確、及時和全面地提供必須的信息,能否提升企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計算機是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。

第三，在系統(tǒng)〔制定〕過程中，也應保持效益性原則，力求降低制定開發(fā)成本，提升會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

⒊系統(tǒng)性原則。

也就是以包括整體觀點，關(guān)聯(lián)觀點，發(fā)展觀點，最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進行會計電算化實施工作。要注意以下兩點：

第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。

會計部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門，與其他職能部門是密切聯(lián)系的，因此實施會計電算化時，應合計包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作，把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，既要分清各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)制定上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。第二，局部目標與整體目標相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實施會計電算化，不可能一次全部完成各子系統(tǒng)，必須分階段進行。這樣，在進行部分子系統(tǒng)制定實施時，必須有全局的觀點，合計到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性，使逐個實施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計信息系統(tǒng)，而不能只合計局部的優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。

3電算化會計與傳統(tǒng)手工會計的區(qū)別

首先，電算化會計建立了一套新的會計資料檔案。

傳統(tǒng)會計檔案包括原始憑證、記帳憑證、日記帳、明細帳、總帳以及報表。一個單位每個會計期間的會計檔案都要按一定的要求排列，連同各種附件定期加具封面，裝訂成冊，耗費了大量的時間和空間，查找十分不便，又易于毀壞。原來的老會計人員現(xiàn)在應該還記得每到月初報表出來以后，還有一項重要的工作要做裝訂憑證，雖然美其名曰：活動筋骨，但穿孔打眼，飛針走線，也夠難為我們的會計人員了。等到年底，三大檢查團來檢查工作時，我們的會計人員還得在堆積如山的檔案庫中翻找憑證?，F(xiàn)在，隨著計算機在會計中的運用，這一切都成為歷史，電算化會計檔案都存放在軟盤或硬盤等設備中，這些設備的存貯密度，是以往任何一種會計檔案所不能比擬的，查詢速度快、檢索能力強，可以快速傳遞會計信息。

其次，數(shù)據(jù)處理程序具有新的特點。

電算化會計數(shù)據(jù)處理程序與傳統(tǒng)會計不同。在傳統(tǒng)會計中，針對企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理方式形成的特征，必須采納與之適應的不同的帳簿組織形式、記帳程序和記帳方法。而在電算化會計中，由于數(shù)據(jù)處理的精度高和速度快，可以采納一種統(tǒng)一的核算形式。而且由于計算機處理數(shù)據(jù)差錯的概率小，沒必要象傳統(tǒng)會計那樣，在數(shù)據(jù)處理過程中，進行各種核對，如帳帳核對、帳證核對、帳表核對?，F(xiàn)在的會計人員應該有過這種體驗：到了月底對帳時，為了幾分錢的差額而必須翻遍所有的憑證、帳冊。

第三，記帳的含義不盡相同

手工條件下，記帳指明細帳、日記帳、總帳由不同人員按?同的科目，分別在不同的帳冊上加以記錄。這種重復而繁瑣的抄抄寫寫造成會計工作周期長，速度慢，效率低。電算化后，記帳僅是一個數(shù)據(jù)處理過程，通過記帳這一數(shù)據(jù)處理步驟，使被審核過的記帳憑證成為正式會計檔案，從"憑證臨時庫'轉(zhuǎn)移到"流水帳庫'中存放，記帳后的憑證不再同意修改，記帳的同時，對科目的發(fā)生額進行匯總，更新"科目余額，發(fā)生額庫'。而真正的帳冊，只有在必須要時臨時從"流水帳庫'中把有關(guān)科目的經(jīng)濟業(yè)務分開出來，在屏幕上顯示或在打印機上打印。

第四，會計信息的特點不盡相同。

相關(guān)于傳統(tǒng)會計，電算化會計提供的信息具有速度快、質(zhì)量高、針對性強的特點。

4軟件的性能特點

⒈合法性。

合法性是指軟件應符合現(xiàn)行化管理所必須的財會信息。一方面，要求核算工作中體現(xiàn)現(xiàn)行會計制度及其他財經(jīng)法規(guī)的要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準確可靠的會計信息，滿足管理的要求。對商品化會計軟件的合法性來說，主要應滿足財政部公布的《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定(試行)》中對會計軟件的十條基本要求。即：

(1).軟件提供的數(shù)據(jù)輸入項目,滿足財政部或財政部審核批準的現(xiàn)行會計制度的規(guī)定。

(2).軟件提供用戶的會計科目編碼方案符合財政部或財政部審核批準的會計制度中有關(guān)會計科目編碼方案的規(guī)定。

(3).軟件具有必要的防范會計數(shù)據(jù)輸入差錯的功能。

(4).軟件的計算和結(jié)帳功能符合財政部或財政部審核批準的現(xiàn)行會計核算制度的規(guī)定。

(5).經(jīng)計算機登帳處理的系統(tǒng)內(nèi)會計憑證及據(jù)以登記的相應帳薄,軟件只能提供留有痕跡的更正功能。

(6).軟件具有按規(guī)定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功能,打印輸出的帳頁連續(xù)編號。

(7).對計算機依據(jù)已輸入的會計憑證和據(jù)以登記的相應帳本生成的各種報表數(shù)據(jù),軟件無修改功能。

(8).軟件具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人員實現(xiàn)使用權(quán)限控制的功能。

(9).對存儲在磁性介質(zhì)或在其它介質(zhì)上的程序文件和相應的數(shù)據(jù)文件,軟件有必要的保護措施。

(10).軟件具有在計算機發(fā)生故障或由于其它原因引起內(nèi)外存會計數(shù)據(jù)破壞的狀況下,使用原有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能。

此外，商品化會計軟件還應滿足《規(guī)定》中其他有關(guān)規(guī)定，比如設置的功能應確保日記帳每日打印等。

⒉安全可靠性。

安全性指軟件防止會計信息被泄漏和破壞的能力?？煽啃允侵干唐坊浖厘e，查錯，糾錯的能力，防止產(chǎn)生不正確的會計信息的能力。評價商品化會計軟件的安全可靠性，主要是視察把軟件提供的各種可靠性確保措施結(jié)合起來，是否能有效地防止差錯的發(fā)生，在發(fā)生時能否及時查出并能進行修改;安全性確保措施是否能有效地