54內(nèi)部印章使用管理制度

內(nèi)部印章使用管理制度總則第一條目的為加強對公司印章的制發(fā)、改正與廢止、使用及管理，特制訂本制度。第二條公司印章的定義本制度中的印章是指在公司或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)相關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。在蓋公司印章時使用含公司名稱、部門名稱及簽名人的橡皮圖章，不得在本制度所指印章之內(nèi)。刻制、改制與廢止第三條提起議案者公司印章的刻制、改制與廢止議案由行政部負(fù)責(zé)人提出。第四條手續(xù)行政部負(fù)責(zé)人必須在提出的議案中將新舊公司的印章種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限加以說明。第五條刻印與改刻公司印章的刻制由行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，同時，需要更換或廢止的印章應(yīng)由第八條的各管理人迅速將舊印章交還行政部。第六條廢止印章的保管年限除特別需要，由行政部將廢止印章保存三年，然后在征求原使用者的意見后再行處理。第七條失散、損毀、被盜公司印章在遇到失散、損毀、被盜的情況時，各管理者應(yīng)迅速向行政部負(fù)責(zé)人遞交說明情況的報告書，行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)情況依照本章各條規(guī)定的手續(xù)處理。用印手續(xù)第八條蓋章審批公章的使用依據(jù)以下手續(xù)進行：（一）公司及高級職員名章使用公司或高級職員名章時應(yīng)填寫“公司印章申請單”，寫明申請事項，征得部門經(jīng)理后連同需蓋章文件一并交印章管理人。（二）部門印章使用部門印章時應(yīng)填寫“公司印章申請單”，填寫用印理由，然后送交部門經(jīng)理獲認(rèn)可后，連同用印文件一并交印章管理人。第九條公司印章使用人公司印章原則上由印章管理人（行政部經(jīng)理）或文件處理人掌握，印章使用人必須嚴(yán)格控制用印范圍，仔細(xì)檢查用印申請單上是否有批準(zhǔn)人的印章。第十條用印手續(xù)的簡化常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯(lián)系后，有文字證明者可省去填寫申請單的手續(xù)。最后，印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表，以備查考。用印要領(lǐng)第十一條用印原則公司印章的用印按照以下原則進行。（一）公司、部門名章，分別用于以各自名義行文時。（二）職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時使用。第十二條用印方法公司印章的用印方法有以下幾條：（一）公司印章應(yīng)蓋在文件下面。（二）蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫印。（三）公司印章的蓋章處除有另行規(guī)定或文件形式無固定要求之外，一般參照以下規(guī)定進行。1．公司名稱章名稱章一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè)，但公司名章與職務(wù)名章并用時應(yīng)蓋在名稱中間或豎寫名稱的下方。2．職務(wù)名章蓋在職務(wù)名稱的右下方。如豎式書寫應(yīng)蓋于下方。（四）蓋公司名章除特殊規(guī)定外，一律用朱紅印泥。（五）張數(shù)較多，須蓋章的材料，在得到總裁的批準(zhǔn)后，可采取印刷方式。五辦公物品管理制度為使公司辦公物品管理工作規(guī)范化，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。辦公物資的采購及發(fā)放原則：保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支。采購需從實際需要出發(fā)，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設(shè)備時要珍惜愛護，杜絕破壞和浪費。本制度所指辦公物資包括：1．文具、紙張等文案用品；2．辦公桌椅、檔案柜等家俱器具；3．話機、傳真機、計算機、打印機等辦公機具設(shè)備；4．電扇、空調(diào)等家電設(shè)備等。各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計劃，納入年度預(yù)算計劃當(dāng)中，經(jīng)批準(zhǔn)后，按月制訂具體計劃。辦公物資的采購及發(fā)放實行集中管理，由行政部負(fù)責(zé)，具體細(xì)則如下：辦公物資的月度采購。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費用預(yù)算，結(jié)合本部門的實際需要，填寫“月度采購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月28日前報至行政部，行政部審查是否在預(yù)算之內(nèi)。如在預(yù)算外，行政部要求各部門重新填單，如在預(yù)算內(nèi)，行政部簽署意見后，報公司總監(jiān)批準(zhǔn)。辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預(yù)算外需要而申請采購時，應(yīng)填寫“采購申請單”，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽準(zhǔn)，報行政部預(yù)審，然后報公司總監(jiān)審批。行政部預(yù)留1000元作為采購備用金，用于行政采購。備用金由行政部負(fù)責(zé)人保管，行政購物由公司行政總監(jiān)審批。物資管理員（可兼職）負(fù)責(zé)辦理采購物資的驗收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理。采購員在辦理入庫手續(xù)時，物資管理員應(yīng)根據(jù)“采購申請單”進行認(rèn)真核對，仔細(xì)檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求，如不符合要求，有權(quán)拒絕入庫并督辦辦理退貨。如果符合要求，應(yīng)填寫“入庫單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交財務(wù)部，一聯(lián)留存于行政部），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù)量帳。物資管理員應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢”：1．八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。四檢：上班必須檢查門鎖有無異常，物品有無丟失。下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（一）物資管理員應(yīng)合理有效地使用儲藏室（柜），分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（二）物資管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守物資保管工作紀(jì)律。物資保管工作紀(jì)律內(nèi)容如下：1．嚴(yán)禁在儲藏室內(nèi)（或儲藏柜附近）吸煙、動用明火。2．嚴(yán)禁無關(guān)人員進入儲藏室。3．嚴(yán)禁在儲藏室堆放雜物。4．嚴(yán)禁在儲藏室內(nèi)存放私人物品。5．嚴(yán)禁私領(lǐng)、私分儲藏室物品。6．嚴(yán)禁隨意挪動儲藏室的消防器材。7．嚴(yán)禁在儲藏室內(nèi)私拉亂接電源電線。物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點，做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任，寫出書面報告，呈報行政部。各部門要指定專人負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計工作，需要時負(fù)責(zé)同行政部核對。領(lǐng)用時由指定專人填寫“物品領(lǐng)用單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領(lǐng)用部門存根，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)報行政部）。物資管理員要認(rèn)真核對“物品領(lǐng)用單”所列項目和審批手續(xù)，準(zhǔn)確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表”（本表一式兩份，一份自存，一份報行政部），同時按部門別匯總統(tǒng)計各部門本月辦公物資的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報行政部）。行政部根據(jù)物資管理員上報的“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”審核各部門的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預(yù)算，視情況采取相應(yīng)的措施。凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠