深圳市銘晨社工服務中心行政管理制度

#/10深圳市銘晨社工服務中心行政管理制度1.0總則目的：為讓各位員工更好在銘晨社工展現(xiàn)自我的風采，盡快地適應銘晨，順利的展開工作，結(jié)合機構(gòu)實際情況，制訂本制度。管理部門：人力資源部負責日常行政事務的管理。適應范圍：本制度適用于機構(gòu)全體員工。辦公紀律機構(gòu)辦公布局、辦公設施及座位由人力資源部負責規(guī)劃和布置。辦公區(qū)及桌面具體要求未經(jīng)人力資源部許可，員工不得擅自挪動辦公設備或設施；文件柜上不得擺放雜物，由人力資源部統(tǒng)一規(guī)定擺放位置；廢紙簍要求擺放在桌下的走道內(nèi)側(cè)或不顯眼處，不得放在走道旁；雨傘不得擺放在辦公區(qū)；辦公桌面要求簡單整齊，統(tǒng)一美觀。員工下班或外出離開公司時，要求桌面整潔，將重要資料鎖入抽屜,座椅推進辦公桌。2.3.1每天提前幾分鐘到崗，做好工作前的準備；員工上班必須配戴工作牌，洽談工作時，也須配戴工作牌。工作牌應正面朝外戴于胸前，保持干凈、完整，不得放置于襯衣口袋內(nèi)或用外衣遮擋。發(fā)現(xiàn)破損或遺失，應及時申請更換和補發(fā)。工作牌遺失，每次收取工本費5（待定）元。員工因公外出，須填寫《公出單》，由部門負責人簽字審批后交考勤負責人（前臺綜合文員統(tǒng)一管理），如果部門負責人不在可由人力資源部負責人代簽；總干事、副干事外出請知會人力資源部。員工因私外出，須提供《請假卡》，具體詳見公司相關考勤規(guī)定。員工因公外出返回公司后，由人力資源部前臺綜合文員在《公出單》上登記返回時間。員工著裝要求整潔，有重要會議或會見客戶及對外相關活動，要求員工著機構(gòu)統(tǒng)一服裝。員工著裝要求大方得體、正式莊重，與辦公環(huán)境協(xié)調(diào)工作語言要求：同事見面問候：“你好！”“早上好！”“下午好！”“晚上好！”請求同事幫助：“xxx請求你給與支持！”“能請你幫個忙嗎！”回報同事支持：“謝謝！有你的支持真好！”2.3.8.4接聽電話（三聲之內(nèi)）：“您好！銘晨社工，請問有什么可以幫到您？”同事不在場：“抱歉他不在，方便我?guī)湍D(zhuǎn)達嗎？”客戶咨詢電話：“您說的事情很關鍵，我將馬上與同事協(xié)商，XX分鐘后回復您”同事之間產(chǎn)生不同觀點的沖突：“我有一個想法，你可以參考一下”“我倒是這么想，你看有沒有參考意義”提倡鼓勵同事，贊美同事如：“你一定行！”“你太棒了！只有你才能做到”“有你做同事是我的榮幸！”提倡交流與個人技能提升和機構(gòu)經(jīng)營改善有關的信息不給自己設置框框，勇于挑戰(zhàn)自己。2.3.9內(nèi)部溝通：機構(gòu)提倡各個部門、崗位之間建立和諧、順暢的工作關系。員工可以通過以下公開的渠道開展同事間、部門間的溝通協(xié)作。例會：部門內(nèi)部工作信息交流、業(yè)績輔導、任務分配、建議提供、機構(gòu)信息通告?？偢墒滦畔洌ǎ簜€人建議、疑惑咨詢、投訴、征求意見。公告欄：發(fā)布機構(gòu)動態(tài)、機構(gòu)新聞、制度規(guī)章、人事任命、操作規(guī)定等。真情園地：鼓勵同事、感謝同事、生日祝賀、新婚祝賀、員工活動等情感表白園地。（待建）銘晨社工簡報：每月1期，反映社工專業(yè)活動，典型個案，社工知識，雙工聯(lián)動模式等。員工大會：每年一次，機構(gòu)高層的開放日直接面對全員的一次交流會。3.0電話及傳真管理分類及配置機構(gòu)電話為市內(nèi)電話?；疽蠊珓针娫拺L話短說、言簡意賅，私人電話不得超過3分鐘。電話用語“您好！銘晨社工”“＊＊正在電話中，有什么可以幫到您，請您留下您的聯(lián)系方式，我們將盡快為您服務。”“＊＊不在座位上，。。。。。同上句”，同事不在請代為留言及轉(zhuǎn)告；3.3費用管理進行總額控制,加強月度費用監(jiān)督管理。4.0辦公及勞保用品4.1辦公用品辦公用品分個人辦公用品和公用辦公用品個人辦公用品分易耗性個人辦公用品（筆類/膠水/涂改液/紙類/回形針/訂書針/橡皮擦等）和耐耗性個人辦公用品（文件夾/文件欄/剪刀/介刀/計算器/訂書機/打孔器/起釘器/直尺）；公用辦公用品分易耗性公用辦公用品（紙類/打印墨水/炭粉）和耐耗性公用辦公用品（文件夾/辦公設施等）。易耗性辦公用品：使用周期短或一次性消耗的辦公用品；耐久性辦公用品：長期使用的辦公用品；易耗性個人辦公用品實行崗位定額使用制，12元/月（待定），特殊崗位例外，如文控等可按工作需要適當增加。易耗性公用辦公用品按月度計劃申購領用。耐耗性辦公用品實行限量使用制。原領用的未核銷收繳時，不發(fā)放同類用品。員工離職，須退還所領用的耐耗性辦公用品，如有損壞，由人力資源部視具體情況要求給予賠償。公用耐耗性辦公用品由部門負責人指定專人領用及保管。個人辦公用品實行月度計劃申購制。由人力資源部綜合文員每月度30日前進行次月辦公用品需求分部門統(tǒng)計，人力資源部負責人審核，總干事審批，然后購買。特殊情況視情況而定。勞保用品:指用于公司清潔、環(huán)境維護等需要的日常用品，勞保用品不得用于私人用途。員工領用辦公及勞保用品時須按申請計劃領用，在指定日期以部門為單位領用，領用時填寫《辦公用品登記表》。辦公用品管理人員（綜合文員負責）詳細填寫物品出入庫登記表，定期進行盤點。員工制服管理：發(fā)放對象：社工人員。機構(gòu)辦公室人員不發(fā)放工作服。制服標準：（待定）新員工入職之日起，由人力資源部根據(jù)崗位不同發(fā)放制服。制服費用：每人元，財務部分兩期從員工工資中扣除，從入職后的第2個月開始扣，并由財務部出據(jù)收據(jù)給員工。工作滿3年后（不含3年），全部退還制服費。制服破損或磨損后，可向人力資源部申請更換，以舊換新，如未到相應的退還制服年限，需按照成本價支付款項。如丟失及人為損壞，由個人負責賠償成本價后，方可領用新的制服。制服退還：員工離職時，工作服需清洗干凈退還給公司，財務部會根據(jù)相應折舊標準予以扣除折舊額，退還員工制服費。制服折舊:（待討論）制強折舊標準及退還制服費標準折舊標準期限工齡應扣制服折舊題應退制腮款備注6個月6個月以下含6個月1年6個月以上1年以下含1年1年半1年以上1年半以下含1年半2年1年半以上？年以下含2年M年2年以上多年以下含3年3年后3年以上0不含3年制服采購及管理由人力資源部提出采購申請計劃，總干事審批后執(zhí)行。前臺負責員工制服的入庫及保管，憑入庫明細單及發(fā)票辦理報銷手續(xù)。6.0名片管理名片印制資格部門負責人以上員工；對外聯(lián)系較多的部門主管以上員工；公關人員、社工、外勤行政人員；對有業(yè)務需要聯(lián)絡，但頻率不是很多的，可使用公司名片，由人力資源部根據(jù)工作需要統(tǒng)一印制、分配。員工填寫《名片印制申請單》，由部門負責人及人力資源部負責人審核。特殊情況，報人力資源部負責人審批。由相關部門于三個工作日內(nèi)印制完畢并交付使用。名片版本的設計和更換（待定）。員工離職，其名片由人力資源部負責收回、銷毀。郵寄管理公務郵寄分包裹、速遞等。包裹：名片等一般物品類；速遞：合同（協(xié)議）、委托書、重要文件、憑證及其它等資料，可用速遞處理；人力資源部（前臺）應做好速遞的登記工作。安全管理樹立安全防范意識，共同做好保衛(wèi)工作，是每一位員工的義務和責任。一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時查問并報人力資源部。嚴禁精神病人，酗酒人員等情緒不正常人員進入辦公與經(jīng)營區(qū)域；嚴禁攜帶槍支、彈藥、刀械、危險品人員進入公辦公與經(jīng)營區(qū)域。出入辦公區(qū)域的來客實行登記制度，嚴禁閑雜人員進入辦公場所。員工下班時要求關閉空調(diào)、電腦、電源等，鎖好文件柜、保險柜和各辦公室的門，關好窗戶。財務人員要嚴格遵守現(xiàn)金保管制度。員工須妥善保管機構(gòu)專用鑰匙，不得擅自轉(zhuǎn)交他人。使用機構(gòu)的貴重物品，如有損壞或遺失，須照價賠償。私人貴重物品不得存放在機構(gòu)，如丟失，機構(gòu)不負責任。注意防火、防盜。不能擅接電線。除樓梯口外，公司內(nèi)禁止吸煙。吸煙區(qū)嚴禁亂扔煙頭。如發(fā)現(xiàn)事故苗頭或聞到異味，必須立即查找處理并及時報告人力資源部。員工必須熟記火警電話、訊號，熟悉走火通道及出口位置，掌握滅火器具的使用方法。在救火過程中聽從消防中心的指揮。如發(fā)生火警，無論程度大小，必須采取以下措施：保持鎮(zhèn)靜，不可驚慌失措；呼喚附近的同事援助并報機構(gòu)領導；直撥火警電話：119，清楚說出火警地點、燃燒物質(zhì)、火勢情況及公司名稱、本人姓名；在不影響人員安全疏散的情況下，把火警現(xiàn)場的所有門窗關閉，將電源切斷，采取有效措施進行補救。切記不可使