公文附件和附件說明標(biāo)注位置

WORD格式-專業(yè)學(xué)習(xí)資料-可編輯公文附件和附件說明標(biāo)注位置、 格式及附件的附件處理日常公文寫作過程中，公文附件是文秘人員經(jīng)常碰到的問題。筆者在教學(xué)工作中也發(fā)現(xiàn)，相關(guān)文獻(xiàn)中，對附件和附件說明所在位置、標(biāo)注格式以及附件所帶的附件如何處置，要么語焉不詳，要么大而統(tǒng)之，孰是孰非，給工作實(shí)踐帶來諸多困惑。一、公文附件本身所附的正確位置《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（下簡《格式》）中提出：?公文如有附件，在 正文下空 l 行左空 2字用3號仿宋體字標(biāo)識?附件?，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如?附件： 1．×××××? )；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂， 并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識?附件?，有序號時(shí)標(biāo)識序號 ；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)?。上述表述中對附件的表述，實(shí)際上暗含兩個(gè)概念：一個(gè)是附件說明，一個(gè)是附件本身。前半段實(shí)際上是講公文有附件時(shí)在正文下所標(biāo)注的附件說明的標(biāo)注要求，總體來說還比較明確；而后一段話，主要講附件本身的標(biāo)注問題，在講述附件本身的標(biāo)注問題時(shí)，細(xì)分為兩種情況：一種是附件本身學(xué)習(xí)資料分享----WORD格式-專業(yè)學(xué)習(xí)資料-可編輯與公文主件一起裝訂的情況，一種是附件本身與公文主件不能一起裝訂的情況。后一種情況，附件實(shí)際上就是一份獨(dú)立的文書，《格式》中對其標(biāo)注的方法也是比較明確的。關(guān)鍵是第一種情況， 《格式》中要求 ?應(yīng)與公文正文一起裝訂 ?，在這里?公文正文?一詞容易引起一定歧義。因?yàn)楦鶕?jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（下簡《辦法》）及《格式》中相關(guān)規(guī)定，公文的 ?正文?是公文?主體?的一個(gè)組成因素，如果理解為 ?附件說明?放在?公文正文?之后是妥當(dāng)?shù)?，但如果附件本身放在公文正文之后，顯然不好操作。也正因?yàn)橐陨系母拍钚阅：趯?shí)踐中，附件本身與主件一起裝訂的情況，附件本身所在的位置通常就能見到以下兩種：一是附件本身附在公文的版記之后。二是附件本身附在公文生效標(biāo)識印公章之后（有附注時(shí)在附注之后），且從下一頁頂行標(biāo)識。對這兩種位置的設(shè)定，不少著作中要么是《格式》中的原文照抄，要么是見仁見智，自由發(fā)揮：有的認(rèn)為二者皆可，有的認(rèn)為只能取第二種。因此很有必要查根問據(jù)，統(tǒng)一規(guī)范。《辦法》第十條規(guī)定，?公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?，《格式》中也提出從公文正文中抽出的附件應(yīng)該是 ?放在公文生學(xué)習(xí)資料分享----WORD格式-專業(yè)學(xué)習(xí)資料-可編輯效標(biāo)識印章之后 ?。所以從表述的邏輯順序上講，可以毫無疑義地判斷， 附件本身必然放在公文的主體之后， 即?附注?之后，至于是否另轉(zhuǎn)下頁開始標(biāo)識，不少人也很模糊，其實(shí)如果細(xì)讀《格式》中?附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識‘附件’?，這個(gè)問題就昭然若雪，理應(yīng)轉(zhuǎn)下頁標(biāo)識，而不是緊隨附注之后。所以《公務(wù)員考試公文寫作答疑》中提出， ?新《辦法》十條規(guī)定中，把‘附件’一詞置于‘附注’之后、‘主題詞’之前，這種排列的本身就告訴我們一個(gè)應(yīng)當(dāng)注意的問題，即公文的附件一般應(yīng)與公文的主體一體裝訂，公文的版記要置于附件之后，以保證公文正文與附件的完整一體性，不少機(jī)關(guān)或單位把公文的版記即文尾置于公文正件之后、附件之前，形成主、附兩分離的做法，是不正確的 ?。這種說法應(yīng)該是具有權(quán)威性的，也是符合實(shí)際情況的。那么，為何長期以來出現(xiàn)了附件本身標(biāo)注位置的混亂，筆者認(rèn)為原因有二：一是《辦法》和《格式》中的相關(guān)表述不太到位，比如在《辦法》中對 ?附件說明?和?附件?是分開解釋的，而《格式》中則將二者合在一起統(tǒng)放在 ?公文正文?之后表述，這就容易引起歧義，所以宜于按照其應(yīng)在位置將?附件說明?和?附件?分開表述；二是不少文秘工作者認(rèn)為，如果將附件本身附在公文主體之后，有時(shí)可能某一頁當(dāng)中，正文只有一、兩行，加上?附件說明?和生效標(biāo)學(xué)習(xí)資料分享----WORD格式-專業(yè)學(xué)習(xí)資料-可編輯識、簽發(fā)日期、附注等公文主體要素，下面留白太多，于是便自作聰明，將公文的版記部分提前標(biāo)注了。二、附件及附件說明的標(biāo)注格式需要規(guī)范如前所述，附件的位置確定之后， 但附件本身如何標(biāo)注，因?yàn)槿鄙倜鞔_規(guī)定， 所以實(shí)踐中往往也是各行其是。 《格式》中規(guī)定?在附件的左上角第 1行頂格標(biāo)識‘附件’，有序號時(shí)標(biāo)識序號?，但這種規(guī)定過于原則。標(biāo)注時(shí)存在兩個(gè)需要規(guī)范的問題：一是在標(biāo)識模式上，是 ?‘附件’ +冒號+附件名稱?模式，還是?‘附件’ +冒號?為一行，?附件名稱?換行居中。二是?附件?2字、附件名稱字號、字體的問題，似乎在《格式》中均未做明確規(guī)定。筆者認(rèn)為，既然附件作為公文主體的一個(gè)組成部分，其標(biāo)注的格式除了明文規(guī)定之外，一是在字體、字號上應(yīng)該遵循?正文用3號仿宋字?的規(guī)定，與?附件說明?的標(biāo)識字體、字號相同，而不應(yīng)再生枝節(jié)，至于像有些教科書上講?附件?2字用黑體的說法，缺少權(quán)威支撐。二是附件標(biāo)注時(shí)應(yīng)該強(qiáng)調(diào)采用?附件+冒號+附件名稱?的格式，以與?附件說明?的標(biāo)注格式相同，而不是其他。此外，當(dāng)附件名稱較長需要回行時(shí)，應(yīng)該參照 ?抄送機(jī)關(guān)?的標(biāo)識方法，回行時(shí)與冒號后內(nèi)容對齊，這一點(diǎn)在《格式》中未加說明。同樣，附件說明的標(biāo)注上，關(guān)于這一點(diǎn)也應(yīng)該按照?抄送機(jī)關(guān)?的標(biāo)識回行辦法執(zhí)行。學(xué)習(xí)資料分享----WORD格式-專業(yè)學(xué)習(xí)資料-可編輯三、附件的附件處理方法在實(shí)踐工作中， 不少公文附件的正文也有附件， 這個(gè)?附件?應(yīng)附于何處、如何標(biāo)注，也是困惑不少文秘工作者的一項(xiàng)工作。筆者接觸到的處理方法主要有：一是參照公文主件與附件的位置關(guān)系及標(biāo)識方法進(jìn)行安排。二是簡而化之，在附件的正文中用括號標(biāo)注為?附件略?等。對于第二種方法，從公文的完整性上來說，是不符合要求的。而第一種方法帶來的結(jié)果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件標(biāo)注為 ?附件?，而如附件本身所帶的附件為兩件，那么按此辦法必然標(biāo)注為?附件 1?、?附件 2?，這樣在同一個(gè)文件當(dāng)中，就出現(xiàn)了 ?附件?、?附件 1?、?附件 2?，這樣的標(biāo)注既不規(guī)范，同時(shí)也容易讓人摸不著頭腦，搞不清誰是誰的附件。試看一例：×××教育局關(guān)于印發(fā)《×××市師范生考核方案》的通知各縣（市、區(qū)）教育局：現(xiàn)將《×××市師范生考核方案》印發(fā)給你們，請結(jié)合各地區(qū)實(shí)際情況，貫徹執(zhí)行。附件：《×××市師范生考核方案》二○○八年二月八日附件：×××市師范生考核方案學(xué)習(xí)資料分享----WORD格式-專業(yè)學(xué)習(xí)資料-可編輯××××××××××××（《方案》正文） ??。附件1：《×××市師范生入職考核細(xì)則》附件 1：×××師范生入職考核細(xì)則×××××××××（《細(xì)則》正文）??。這種的標(biāo)識給人的感覺眼花繚亂，不夠明晰。那么如何處理這個(gè)問題，筆者認(rèn)為可以通過兩個(gè)途徑來解決：一是效仿國務(wù)院辦公廳所發(fā)公文實(shí)例，從附件的使用范圍來進(jìn)行完善?！陡袷健窏l文釋義規(guī)定：附件所附內(nèi)容主要包括一些圖表、名單和規(guī)定等。因此可以這樣理解：一般來說圖表和名單本身不帶附件，那么有可能附件本身帶有附件的只有 ?規(guī)定性公文?，而?規(guī)定性公文?通常都是以轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報(bào)送等名義發(fā)布的，此時(shí)公文的主件僅僅是個(gè)包裝或外殼而已，而公文的實(shí)體就是這些?規(guī)定性公文?。試看一例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)人力資源社會保障部財(cái)政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法的通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：人力資源社會保障部、財(cái)政部《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。學(xué)習(xí)資料分享----WORD格式-專業(yè)學(xué)習(xí)資料-可編輯二○○九年十二月二十八日《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》才是此篇公文的主體和實(shí)質(zhì)（也有學(xué)者干脆就稱之為主件，當(dāng)然這種稱呼有待商榷），此公文的主件?人力資源社會保障部、財(cái)政部《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。?，僅僅是起到轉(zhuǎn)發(fā)附件的作用。這個(gè)觀點(diǎn)是站得住腳的。如果這樣，附件的附件的標(biāo)注問題就迎刃而解了。秘書學(xué)界有一個(gè)約定俗成的習(xí)慣：凡是正文中已經(jīng)提及附件名稱的，正文下面就不再加注 ?附件說明?，以使整個(gè)公文更為簡潔。此等做法，國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳所發(fā)的公文均為如此，是有事實(shí)依據(jù)的。因此，對于日常公文寫作過程中出現(xiàn)的附件的附件標(biāo)注完全可以按此辦法來解決。諸如第一例，公文可以標(biāo)注為：×××教育局關(guān)于印發(fā)《×××市師范生考核方案》的通知各縣（市、區(qū)）教育局：現(xiàn)將《×××市師范生考核方案》印發(fā)給你們，請結(jié)合各地區(qū)實(shí)際情況，貫徹執(zhí)行。×××市師范生考核方案二○○八年二月八日學(xué)習(xí)資料分享----WORD格式-專業(yè)學(xué)習(xí)資料-可編輯×××市師范生考核方案××××××××××××（《方案》正文）附件 1：《×××市師范生入職考核細(xì)則》附件 1：×××師范生入職考核細(xì)則×××××××××（《細(xì)則》正文）。這樣就能有效避免兩重附件標(biāo)識不準(zhǔn)和關(guān)系混亂的現(xiàn)象，使公文的主體與附件以及與附件的附件之間的關(guān)系更為明晰。除此而外，筆者認(rèn)為，可以根據(jù)附件的附件的重要性分而行文。比如像上例中《×××市師范生考核方案》與《