公司檔案室管理制度

企業(yè)檔案管理制度一、總則1、為了規(guī)范企業(yè)檔案管理，特制定本制度。2、本制度合用于企業(yè)及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸檔案管理部，檔案管理部負(fù)責(zé)本制度の修訂完善。二、檔案管理機(jī)構(gòu)の設(shè)置及基本規(guī)定（一）檔案劃分及管理部門(mén)1、檔案是指我司過(guò)去和目前，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成の對(duì)企業(yè)有保留價(jià)值の多種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、企業(yè)設(shè)置檔案室，從屬于檔案管理部，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料の歸檔督促和平常管理工作。企業(yè)制定明確の檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。3、企業(yè)檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為企業(yè)級(jí)和部門(mén)級(jí)，企業(yè)級(jí)檔案應(yīng)按原則規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范の檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門(mén)資料管理1、企業(yè)所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職の資料管理員，制定明確の資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與企業(yè)檔案歸口管理。2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合企業(yè)級(jí)檔案管理措施，實(shí)行統(tǒng)一の原則分類管理。3、檔案の借閱和移交、銷毀，必須按照企業(yè)管理規(guī)定執(zhí)行。三

、檔案分類（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能精確反應(yīng)出卷內(nèi)文獻(xiàn)材料の內(nèi)容。2、檔案文獻(xiàn)嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損の檔案文獻(xiàn)要進(jìn)行修復(fù)處理。3、檔案必須遵照文獻(xiàn)材料形成の規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)材料之間の聯(lián)絡(luò)，辨別不一樣の價(jià)值，便于保管和運(yùn)用。4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文獻(xiàn)沒(méi)有提名の，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容確定標(biāo)題。（二）分類1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)要扼要，以充足表達(dá)檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范圍，不能籠統(tǒng)模糊。（如：證照類目、制度類目、文獻(xiàn)類目、協(xié)議類目等）。2、企業(yè)檔案大體分為如下幾類：（1）證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、企業(yè)章程等；（2）文獻(xiàn)類：分外來(lái)文獻(xiàn)和內(nèi)部文獻(xiàn)；（3）制度類：管理制度匯編；（4）協(xié)議類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理協(xié)議和業(yè)務(wù)協(xié)議兩種。（5）計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；（6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等;(7)項(xiàng)目類：完畢項(xiàng)目進(jìn)行歸檔.（三）檔案編號(hào)1、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定次序依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不適宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并確定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。3、企業(yè)檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文獻(xiàn)材料の搜集、整頓，各部門(mén)要積極配合企業(yè)檔案管理工作。四、檔案平常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在企業(yè)借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和償還日期，以備及時(shí)催還。（3）檔案償還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)償還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借の檔案，不得在文獻(xiàn)上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)同意不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文獻(xiàn)或摘抄文獻(xiàn)，需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)檔案管理部同意。5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)償還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿の檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子の《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人審核同意，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、企業(yè)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。2、銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷狀況匯報(bào)本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷毀清冊(cè)》需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀の檔案有下列四種：未結(jié)清の債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間の建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保留參照價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交1、需要進(jìn)行移交の檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人審核同意并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、企業(yè)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接受方簽章、移交時(shí)間、移交原因。2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接受方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室の任務(wù)是集中統(tǒng)一管理企業(yè)已形成の所有文獻(xiàn)資料檔案，維護(hù)檔案の完整和安全，積極做好檔案の提供運(yùn)用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)の思想，積極，精確，迅速地為運(yùn)用者提供檔案資料。3、愛(ài)惜檔案室の一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。六、附則（一）在本制度框架下，企業(yè)各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制定更為詳細(xì)の實(shí)行細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)綜合管理部立案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。檔案員職責(zé)1、負(fù)責(zé)搜集、記錄、整頓、立卷、鑒定、保管企業(yè)檔案；積極開(kāi)展檔案の提供運(yùn)用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理の有關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔の基本措施，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損或褪色の資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡の資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大の書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整潔，對(duì)字跡難以識(shí)別の資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行分類，再把文獻(xiàn)資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，防止盲目查找。5、做好保密工作，并采用防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。檔案移交登記表序號(hào)文獻(xiàn)名稱頁(yè)數(shù)/分?jǐn)?shù)/冊(cè)數(shù)移交原因移交