公司日常費(fèi)用報銷管理方法 Microsoft Office Word 文檔

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第一章總則

第一條為明確公司費(fèi)用管理歸口部門職能職責(zé)，明確各項(xiàng)費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)和控制方法，使公司儉約日常不必要開支，降低費(fèi)用，以提高經(jīng)營效益，杜絕通過費(fèi)用開支侵占公司利益的行為發(fā)生，特制定本方法。

其次條本方法適用公司及其控股子公司。第三條術(shù)語和定義：

本方法所稱費(fèi)用，是指公司日常發(fā)生的，歸入銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用和制造費(fèi)用核算的日常開支。主要包括：業(yè)務(wù)接待費(fèi)、車輛費(fèi)、會務(wù)費(fèi)等。

其次章管理職責(zé)

第四條財務(wù)部職責(zé)：

財務(wù)管理部是公司整體費(fèi)用控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司整體費(fèi)用管理的組織協(xié)調(diào)、總量控制、動態(tài)發(fā)生額跟蹤、報銷審核及核算、效能分析、考核等工作。

第五條行政辦公室職責(zé)：

行政辦公室負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)接待費(fèi)、車輛費(fèi)用、通訊費(fèi)用、會議費(fèi)等的前置審核及定額標(biāo)準(zhǔn)歸口管理部門，控制公司日常費(fèi)用的發(fā)生。

第三章費(fèi)用管理手段及措施

第六條預(yù)算管理：通過預(yù)算管控手段，設(shè)定預(yù)算期間的費(fèi)用總體目標(biāo)，將預(yù)算期間公司整體費(fèi)用控制在合理水平范圍內(nèi)。

第七條效能分析管理：通過經(jīng)營分析或財務(wù)分析手段，分析各項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生效能，促進(jìn)各部門降低低效費(fèi)用投入。

第八條費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化管理：對于符合標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l件的費(fèi)用，設(shè)定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，將費(fèi)用發(fā)生額控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。

第九條專項(xiàng)審批管理：對于不符合標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l件的、且單筆金額較大的費(fèi)用，采用業(yè)務(wù)發(fā)生前立項(xiàng)審批并進(jìn)行費(fèi)用專項(xiàng)控制。

第十條審批權(quán)限管理：針對各項(xiàng)費(fèi)用設(shè)定合理的權(quán)限審批人和審批流程，保證單筆費(fèi)用真實(shí)、確鑿、合理。

第十一條財務(wù)監(jiān)視管理：一是進(jìn)行業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)的審核，審核費(fèi)用發(fā)生的立項(xiàng)

文件、合同、發(fā)票等原始單據(jù)，確保費(fèi)用的真實(shí)性；二是權(quán)限審核，審核費(fèi)用報銷是否經(jīng)過了正確的權(quán)限審批。

第四章業(yè)務(wù)接待費(fèi)

第十二條業(yè)務(wù)接待費(fèi)應(yīng)本著合理、儉約、最小支出、最大成果原則進(jìn)行開支。

第十三條業(yè)務(wù)接待費(fèi)用包括：因公司業(yè)務(wù)需要發(fā)生的餐費(fèi)、考察費(fèi)等交際應(yīng)酬費(fèi)用。

第十四條業(yè)務(wù)接待費(fèi)用實(shí)行“歸口管理，對口接待〞原則。各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍、次年工作目標(biāo)等編制年度業(yè)務(wù)接待費(fèi)預(yù)算，并納入部門預(yù)算控制。

第十五條業(yè)務(wù)接待費(fèi)實(shí)行預(yù)算單項(xiàng)控制，各部門業(yè)務(wù)接待費(fèi)預(yù)算一旦審定，須嚴(yán)格依照預(yù)算控制執(zhí)行，不與其他預(yù)算混淆使用。

第十六條除公司董事長、總經(jīng)理安排或直接接待客人或在公司所在地以外接待客戶外，在公司所在地接待客人原則上應(yīng)由公司行政辦公室統(tǒng)一指定接待單位及地點(diǎn)。

第十七條公司行政辦公室應(yīng)在公司所在地確定不同級別接待酒店或飯店，并簽訂協(xié)議，每年度根據(jù)公司評分結(jié)果對接待各接待點(diǎn)進(jìn)行更新或淘汰。

第十八條業(yè)務(wù)接待申請審批規(guī)定：

1、接待工作前經(jīng)辦人員應(yīng)填寫“業(yè)務(wù)接待申請表〞，列明客人來公司的目的、人員、職務(wù)、時間、活動安排、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)公司總經(jīng)理同意后方可實(shí)施?！皹I(yè)務(wù)接待申請表〞見附件一。公司原則按1—3級標(biāo)準(zhǔn)接待客人，超標(biāo)準(zhǔn)需由總經(jīng)理審批。業(yè)務(wù)接待申請表需報行政辦公室審核，并由行政辦公室統(tǒng)一指定消費(fèi)地點(diǎn)和消費(fèi)級別，并統(tǒng)一由行政辦公室定期與酒店進(jìn)行結(jié)算。

2、業(yè)務(wù)接待申請以書面形式進(jìn)行審批，特別狀況不能填寫申請表的，須事先電話請示公司總經(jīng)理同意（事后需補(bǔ)充相關(guān)簽批手續(xù)），事前未申請或超過標(biāo)準(zhǔn)的接待費(fèi)用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，超支部分由經(jīng)辦人承受。

第十九條業(yè)務(wù)接待費(fèi)報銷規(guī)定：

1、業(yè)務(wù)接待等級及費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)見附件，單次接待費(fèi)用1000元以上的，

必需附上消費(fèi)清單。

2、業(yè)務(wù)接待費(fèi)用報銷要件：業(yè)務(wù)接待費(fèi)發(fā)票、消費(fèi)清單、紀(jì)念品清單、接待申請單。

3、報銷業(yè)務(wù)接待費(fèi)時，經(jīng)辦人應(yīng)填制費(fèi)用報銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽確定真實(shí)性后、經(jīng)總經(jīng)理簽字后在財務(wù)部門審核報銷。接待內(nèi)容只能在接待申請單上注明，不能在發(fā)票上明示接待內(nèi)容。

4、報銷業(yè)務(wù)接待費(fèi)時必需按月嚴(yán)格控制在業(yè)務(wù)接待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，超支自理。

5、特別狀況超出業(yè)務(wù)接待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的，必需總經(jīng)理審批同意后，方可報銷。其次十條接待任務(wù)完成后（或出差返回后），經(jīng)辦人員應(yīng)在七個工作日之內(nèi)到財務(wù)部門履行報銷手續(xù)。超過報賬日期必需說明理由，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報賬。

其次十一條業(yè)務(wù)接待申請單由財務(wù)部門單獨(dú)存放，合理保管。未經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審批，任何人不能查閱、拍照或復(fù)印。嚴(yán)禁遺失、泄密。

其次十二條為降低費(fèi)用，煙、酒、茶等由運(yùn)營管理部實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范購買，對口領(lǐng)用。由各部門向行政辦公室提出需求申請，行政辦公室收集整理后提出購買申請，經(jīng)總經(jīng)理審批后由行政辦公室統(tǒng)一購買入庫。

其次十三條各部門使用煙、酒、茶時，按《紀(jì)念品管理方法》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

其次十四條不需要相關(guān)人員陪伴的客人，由歸口業(yè)務(wù)部門憑業(yè)務(wù)接待申請向行政辦公室申請，由運(yùn)行政辦公室統(tǒng)一安排就餐地點(diǎn)及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，費(fèi)用由各申請部門承受。

其次十五條在業(yè)務(wù)接待費(fèi)開支審計(jì)中，如發(fā)現(xiàn)弄虛作假、違背原則，擅自開支或變相隱瞞業(yè)務(wù)接待費(fèi)的實(shí)際開支，一經(jīng)核實(shí)，金額在500元以下的，對當(dāng)事人以及主要責(zé)任人給予違反金額的3倍至10倍的經(jīng)濟(jì)處罰；金額在500元以上的，除對當(dāng)事人以及主要責(zé)任人給予經(jīng)濟(jì)處置的同時，還將給予取消績效或降級等行政處罰。

第五章紀(jì)念品管理

其次十六條公司各部門因業(yè)務(wù)需要使用紀(jì)念品的，一律由行政辦公室購買，

任何部門不得私自購買，否則財務(wù)部門不予報賬。

其次十七條公司紀(jì)念品是指經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)由行政辦公室直接購置的煙、酒、茶葉以及批量購置或訂制用于對外公關(guān)、業(yè)務(wù)交往等，以公司名義向有關(guān)單位、個人贈送的紀(jì)念物品。

其次十八條公司紀(jì)念品由行政辦公室指定專人負(fù)責(zé)管理。

其次十九條紀(jì)念品管理員必需嚴(yán)格依照紀(jì)念品管理方法執(zhí)行，紀(jì)念品的領(lǐng)用必需履行審批、登記手續(xù)。

第三十條紀(jì)念品領(lǐng)用金額低于1000元（含1000元），由領(lǐng)用人填寫申請單，分管行政辦公室的副總簽字審批，由紀(jì)念品管理員登記后，方可領(lǐng)用；金額大于1000元的，由領(lǐng)用人填寫申請單，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理審批、由紀(jì)念品管理員登記后，方可領(lǐng)用。

第三十一條申請人領(lǐng)取紀(jì)念品后因故未使用或送出的紀(jì)念品，應(yīng)及時退回行政辦公室，由紀(jì)念品管理員進(jìn)行銷賬。

第三十二條如遇特別狀況，審批領(lǐng)導(dǎo)不在公司時，可由上一級領(lǐng)導(dǎo)審批或電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，獲得批準(zhǔn)后，由紀(jì)念品管理員登記后，方可領(lǐng)用。以電話方式辦理的領(lǐng)用，需在領(lǐng)用后三個工作日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。

第三十三條部門需要紀(jì)念品數(shù)量比較大、有特別要求，需提前報批，由行政辦公室按要求進(jìn)行購買。

第三十四條公司紀(jì)念品領(lǐng)用必需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，建立登記制度。對不符合紀(jì)念品領(lǐng)用管理方法的，紀(jì)念品管理員有權(quán)拒絕發(fā)放。

第三十五條每月月初由紀(jì)念品管理員對各部門上個月所領(lǐng)紀(jì)念品數(shù)量及金額進(jìn)行匯總，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，交財務(wù)部門劃入部門費(fèi)用。

第六章車輛費(fèi)用

第三十六條車輛費(fèi)用開支原則為：有效地安排使用公司車輛，最大限度的發(fā)揮車輛的使用效能，提高工作效率及管理效率，確保行車安全，達(dá)到儉約增效的目的。

第三十七條車輛費(fèi)用定額及預(yù)算管理

1、公司的車輛費(fèi)用實(shí)行預(yù)算總額控制，并由行政辦公室統(tǒng)一管理。

2、公司車輛由行政辦公室統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)這類車輛的日常維護(hù)保養(yǎng)、維修、加油，派出、回收及記錄運(yùn)行相關(guān)數(shù)據(jù)。

3、公司各部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，使用由行政辦公室管理的公用車輛。使用時由使用部門提出申請，并填制派車單。派車單上需記錄初始里程、車況、油量位置等信息，并經(jīng)車輛使用部門簽字確認(rèn)，車輛返回時應(yīng)添寫行駛里程、車況、油量位置等信息，并雙方簽字確認(rèn)。車輛使用期間形成的車輛非機(jī)械性損害，由使用部門承受相關(guān)維修費(fèi)用。車輛的機(jī)械性故障維修由行政辦公室統(tǒng)一管理，費(fèi)用納入行政辦公室預(yù)算。

4、行政辦公室應(yīng)對公司車輛建立使用臺賬，登記車輛里程、油耗、路橋費(fèi)、使用部門等信息，每月定期將相應(yīng)費(fèi)用分?jǐn)傊潦褂貌块T。

5、公司車輛原則上應(yīng)在公司指定油站加油，指定4S店或指定修理廠維修保養(yǎng)。行政辦公室按月提供合規(guī)油票、修理費(fèi)、停車費(fèi)、過路費(fèi)等票據(jù)到財務(wù)部門報銷，車輛保險費(fèi)由行政辦公室統(tǒng)一購買報銷，并由財務(wù)部門核算到各車輛，記入各車輛費(fèi)用總額。

6、公用車發(fā)生所有費(fèi)用統(tǒng)一由運(yùn)營管理部統(tǒng)一建立臺賬歸集，按派車單記錄里程及費(fèi)用與車輛使用部門結(jié)算，將費(fèi)用劃歸用車部門。

7、由行政辦公室按月建立車輛行駛里程臺賬及派車單臺賬，車輛行駛里程與派車單里程差異率在10%以上的，應(yīng)查實(shí)責(zé)任人，除賠償公司損失外，還將對繞行司機(jī)處以300-500績效罰款；每月根據(jù)車輛實(shí)際耗油總量/實(shí)際行駛里程合計(jì)，對單位油耗進(jìn)行分析，對存在單位油耗超過正常水平10%以上的車輛進(jìn)行調(diào)查，對虛報油費(fèi)等司機(jī)除賠償公司損失外，還將處以300-500元罰款，各輛車的單位正常油耗由行政辦公室、財務(wù)部進(jìn)行認(rèn)定。

第三十八條私車公用

1、私車公用是指員工個人車輛因公司業(yè)務(wù)需要，在公司車輛不能滿足公司業(yè)務(wù)用車需求的狀況下，使用員工個人車輛而發(fā)生的費(fèi)用。

2、公司因業(yè)務(wù)需要臨時使用員工個人車輛，應(yīng)報總經(jīng)理審批后同意后，按標(biāo)準(zhǔn)給予1.5元/公里予以補(bǔ)貼，報銷人需注明起始地、到達(dá)地、里程、事由，并提供稅務(wù)局代開發(fā)票。

3.私車公用費(fèi)用包含油費(fèi)、修理費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等，凡記錄車牌號及車主的票據(jù)如保險費(fèi)等均不得報銷。

4.如員工臨時因公出差，但公司無法提供公車的狀況下使用私車辦公的，按公差交通車費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)報銷；

5.私車公用由行政辦公室進(jìn)行統(tǒng)一按次審批并進(jìn)行登記管理。第三十九條保險費(fèi)管理

公司車輛保險管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，每年由行政辦公室根據(jù)車輛狀況，提出保險方案，包括每輛車險種、保費(fèi)測算、3-5家備選保險公司保險方案等，由行政辦公室、財務(wù)部共同探討確定保險方案，報公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

第四十條公司車輛發(fā)生所有費(fèi)用統(tǒng)一由行政辦公室指定專人匯總、歸集相關(guān)合規(guī)票據(jù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字、總經(jīng)理簽字后，在財務(wù)部門規(guī)定時段內(nèi)按月報銷。

第七章郵電通訊費(fèi)

第四十一條移動話費(fèi)報銷及管理報銷移動話費(fèi)人員的范圍包括：

1.各工作崗位根據(jù)工作需要報銷部份移動話費(fèi)，移動話費(fèi)的報銷范圍為月基本費(fèi)、語音通信費(fèi)、增值業(yè)務(wù)費(fèi)。

2.原則上各職能部門人員不得報銷移動話費(fèi)。

3.各部門移動話費(fèi)報銷人員范圍、定額標(biāo)準(zhǔn)由行政辦公室、財務(wù)部門制定后，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：序號移動話費(fèi)報銷人員范圍123董事長、總經(jīng)理分管銷售副總話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)500元/月400元/月副總經(jīng)理、總工、副總工、購買總監(jiān)、銷售總監(jiān)、財務(wù)300元/月總監(jiān)45部門第一負(fù)責(zé)人其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的話費(fèi)報銷人員4.移動話費(fèi)報銷：

200元/月100元/月①公司移動話費(fèi)報銷由行政辦公室統(tǒng)一管理，經(jīng)行政辦公室負(fù)責(zé)人審簽、財務(wù)審核后報銷。

②公司移動話費(fèi)實(shí)行限額管理，超支部分自行承受。

③一人兼多職的，按就高不就低的原則報銷，只能按一崗位標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第四十二條辦公座機(jī)及費(fèi)用管理

1.座機(jī)費(fèi)用由行政辦公室統(tǒng)一交費(fèi)并建立費(fèi)用臺帳，對電話費(fèi)用進(jìn)行月度對比分析與核實(shí)，并定期通報。

2.所有通話必需遵守“長話短說，儉約費(fèi)用〞的原則，不得用于與工作無關(guān)的通話，嚴(yán)禁使用公司電話撥打國際長途和語音電話（因公除外）。

3.如有座機(jī)月度費(fèi)用異動（過高）狀況，應(yīng)查明原因，如查實(shí)為公話私用，相關(guān)費(fèi)用由責(zé)任人承受，并根據(jù)狀況減發(fā)當(dāng)事人50-500元/人/次的績效。

第八章辦公用品費(fèi)

第四十三條為了控制費(fèi)用支出,辦公用品由公司行政辦公室統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負(fù)責(zé)。

第四十四條購置申請:公司行政辦公室每月根據(jù)各部門提出的購買需求及庫存狀況按購買管理制度規(guī)定辦理購置申請。

第四十五條報銷程序：報銷人先填寫費(fèi)用報銷單，按日常費(fèi)用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)交財務(wù)部，按日常費(fèi)用報銷流程付款或沖抵借支。

第四十六條辦公用品領(lǐng)用：行政辦公室應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，在辦妥領(lǐng)用手續(xù)的狀況下，發(fā)放辦公用品，并將領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表折算為價值金額，按規(guī)定時間報財務(wù)部門。

第四十七條費(fèi)用歸集：財務(wù)部按月根據(jù)公司行政辦公室提供的各部門領(lǐng)用辦公用品金額統(tǒng)計(jì)表，歸集核算各部門相關(guān)費(fèi)用。

第九章會議費(fèi)

第四十八條公司委派參與各種會議的費(fèi)用開支，按會議通知上注明的交費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)報銷，并附經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的申請報告或會議文件、通知。參會人員自行承受的住宿費(fèi)用、伙食補(bǔ)貼在差旅費(fèi)中報銷，已包食宿的，住宿、伙食補(bǔ)貼不

得報銷。

第四十九條公司組織的行業(yè)會議、交流會議，按事項(xiàng)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算，事前報總經(jīng)理審批后按預(yù)算進(jìn)行控制。

第十章日常費(fèi)用的審批流程

第五十條公司經(jīng)營日常費(fèi)用開支實(shí)行總經(jīng)理“一支筆〞審批制度，總經(jīng)理可以書面授權(quán)給副總經(jīng)理在一定范圍內(nèi)審批部分財務(wù)開支，但授權(quán)不替代和減弱財務(wù)監(jiān)視。

第五十一條日常費(fèi)用所有財務(wù)開支，均須附上合法、完整的原始憑證和其他相關(guān)票據(jù)，依照規(guī)定程序逐級審簽，最終經(jīng)總經(jīng)理或者按總經(jīng)理的授權(quán)簽批后方可付款。

第五十二條公司日常費(fèi)用開支審批流程如下：

1.預(yù)算內(nèi)及2萬元以下：經(jīng)辦人-經(jīng)辦部門部長-分管副總經(jīng)理-會計(jì)-財務(wù)部部長-總經(jīng)理-出納；

2.預(yù)算外和2萬元以上費(fèi)用：經(jīng)辦人-經(jīng)辦部門部長-分管副總經(jīng)理-會計(jì)-財務(wù)部長-財務(wù)總監(jiān)-總經(jīng)理-出納。

第十一章罰則

第五十三條超過1個月以上的出差單據(jù)、假票據(jù)或不符合規(guī)定的票據(jù),財務(wù)有權(quán)不予報銷。

第五十四條財務(wù)有權(quán)對費(fèi)用事項(xiàng)向相關(guān)單位直接核實(shí)，如有虛假行為，公司將視其情節(jié)予以處罰。

第五十五條利用虛假票據(jù)虛報冒領(lǐng)者，一經(jīng)查實(shí)，責(zé)令其退回虛報金額，并按虛報數(shù)額處以三至五倍的績效罰