采購及付款循環(huán)

/內(nèi)部控制制度《採購及付款循環(huán)》文件管制等級:□極機(jī)密█機(jī)密□普通目錄頁次壹、流程圖…………1貳、作業(yè)程序………8ＣP－20１請購作業(yè)……………8CP—2０2供應(yīng)商管理作業(yè)……9CＰ—20３採購作業(yè)……………10CP-２０4進(jìn)口作業(yè)……………12CP—205驗收作業(yè)……………１3CP—２０６付款作業(yè)……………15CP-20７進(jìn)貨退回及折讓作業(yè)………………17CP－２08特採管制作業(yè)………19叁、表單……………２１ＣＰ-100ＣＰ-100採購及付款循環(huán)主流程圖ＣP－1０1請購作業(yè)流程圖ＣP－1０1請購作業(yè)流程圖簽準(zhǔn)是否預(yù)算作業(yè)庶務(wù)用品原物料固定資產(chǎn)採購作業(yè)退回需求單位請購單請購單固定資產(chǎn)循環(huán)?CP—102採購作業(yè)流程圖CP—102採購作業(yè)流程圖CP—10３進(jìn)口作業(yè)流程圖CP—10３進(jìn)口作業(yè)流程圖CP-1０4驗收作業(yè)流程圖CP-1０4驗收作業(yè)流程圖CＰ-1０5CＰ-1０5付款作業(yè)流程圖?CP—10６CP—10６進(jìn)貨退回及折讓作業(yè)流程圖

CP—1０6進(jìn)貨退回及折讓作業(yè)CP—1０6進(jìn)貨退回及折讓作業(yè)流程圖ＣP－20１請購作業(yè)1．一般原物料及商品請購ＣP－20１請購作業(yè)資材部或需求單位依客戶訂單、庫存狀況、交貨進(jìn)度或研發(fā)等政策性需求填寫「請購單」,經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核後，作為採購原物料或商品之依據(jù)。２.緊急請購時,請購單位應(yīng)先行口頭報請權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)，並請採購單位先行詢、比、議價後,由請購單位填寫「請購單」，並加註"急件”字樣，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後，按採購程序優(yōu)先辦理。緊急請購?fù)瓿舍?，仍?yīng)補齊未完成之書面文件資料或流程.３。庶務(wù)用品請購：由需求單位填寫「請購單」，經(jīng)權(quán)責(zé)主管簽核後,送請採購單位進(jìn)行採購作業(yè)。4。固定資產(chǎn)之請購，依「ＣF固定資產(chǎn)循環(huán)」之規(guī)定辦理。5。各單位提出請購需求時，必須考慮採購之前置時間，以免無法及時採購影響正常作業(yè)。6.國外請購應(yīng)考慮國外供應(yīng)商提供貨品之前置時間，以免延誤生產(chǎn)作業(yè)及交貨期限。7．各項請購作業(yè)應(yīng)依核決權(quán)限表之規(guī)定進(jìn)行。二、控制重點：1.各項請購資料是否確實審查。2。各項請購是否經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。3。資材部或需求單位是否依訂單、庫存狀況或研發(fā)進(jìn)度開立「請購單」。5．緊急請購原因之說明是否合理，其次數(shù)是否頻繁。三、作業(yè)依據(jù):１.核決權(quán)限表四、使用表單：１．請購單?一、作業(yè)程序：CＰ－202供應(yīng)商管理作業(yè)1。擬新增之供應(yīng)商應(yīng)由採購人員填寫「廠商資料卡」，並通知評鑑小組拜訪廠商，由評鑑小組建立「供應(yīng)商CＰ－202供應(yīng)商管理作業(yè)２。原有之供應(yīng)商須定期進(jìn)行評鑑，採購單位應(yīng)填具「供應(yīng)商評鑑表」，並由評鑑小組依規(guī)定執(zhí)行評鑑作業(yè)；評鑑方式、內(nèi)容與時間應(yīng)依資材核決權(quán)限補充細(xì)則之規(guī)定辦理。二、控制重點:1。採購單位是否對新增供應(yīng)商,建立供應(yīng)商基本資料,並依規(guī)定進(jìn)行評鑑作業(yè)。2．是否定期檢視供應(yīng)商交貨品質(zhì)與交貨日期。評鑑不佳之廠商是否有後續(xù)處理措施。三、作業(yè)依據(jù):1.資材核決權(quán)限補充細(xì)則四、使用表單:１。廠商資料卡2.供應(yīng)商評鑑表?一、作業(yè)程序：CP－２03採購作業(yè)１.CP－２03採購作業(yè)（1）採購單位為穩(wěn)定購料品質(zhì)並確保貨源,應(yīng)依「供應(yīng)商管理程序」對供應(yīng)商進(jìn)行評鑑.(2）採購單位應(yīng)將供應(yīng)商分為四級：A級為BOM內(nèi)所有的材料供應(yīng)商；B級為非ＢOＭ內(nèi)輔助生產(chǎn)用料供應(yīng)商；C級為固定資產(chǎn)類、維修類、工程類供應(yīng)商；D級為大賣場、藥店、五金行等。(3）採購單位接獲核準(zhǔn)之「請購單」後，依（2)之分類選擇適合之供應(yīng)商，如需詢、比、議價,應(yīng)將結(jié)果記錄於「採購單」,呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後,向供應(yīng)商發(fā)出訂單。（４）對於獨家製造、代理或因品質(zhì)要求必須指定某廠商時,採購單位應(yīng)注意訂購時點，並嚴(yán)加控管交期，以免延誤生產(chǎn)。（5)供應(yīng)商收到「採購單」後，採購單位應(yīng)等供應(yīng)商簽回「採購單」或以傳真、E-mail等方式確認(rèn)收到訂單後,方能確定完成訂購。(6）若訂單有更改或取消時，應(yīng)於採購作業(yè)處理期限內(nèi)提前通知。並須詳述更改或取消原因,經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後始得辦理.（７）請購作業(yè)之撤銷或變更,由請購單位填寫「請購變更單」通知採購單位,並將其撤銷或變更之原因、事項記錄於「請購變更單」，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後始得辦理變更事宜。如「採購單」已發(fā)出,則由採購單位與廠商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。（８)採購單位應(yīng)每月覆核所有請購單是否均被執(zhí)行。２。庶務(wù)用品採購：(1)庶務(wù)用品因單價低、種類繁雜，且多為固定之配合廠商。仍須不定期進(jìn)行詢、比、議價,並將結(jié)果填寫於「採購單」上，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後始得進(jìn)行採購作業(yè)。(2)若訂單有更改或取消時,應(yīng)於採購作業(yè)處理期限內(nèi)提前通知。並須詳述更改或取消原因，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後始得辦理.(3）請購作業(yè)之撤銷或變更,同一般原物料及商品採購作業(yè)。CP—2０3採購作業(yè)二、控制重點CP—2０3採購作業(yè)１.採購單位是否依已核準(zhǔn)之「採購單」進(jìn)行採購。2。「採購單」是否請供應(yīng)商簽回，以確定完成訂購。3。供應(yīng)商記錄是否有隨時更新。4.是否適當(dāng)執(zhí)行詢、比、議價。5。報價差異過大時是否徵詢請購單位之意見。６．相關(guān)單據(jù)是否連續(xù)編號，並經(jīng)權(quán)責(zé)主管確實簽核。７。採購單位是否依「採購單」之交貨進(jìn)度控制追蹤,如有到期未交，是否及時向廠商催交。８。採購單位是否每月覆核請購單之執(zhí)行狀況.三、使用表單：1.請購單2.採購單3。請購變更單4.採購變更單?一、作業(yè)程序:ＣP—204進(jìn)口作業(yè)1．採購單位下採購訂單予供應(yīng)商，船務(wù)人員安排貨物進(jìn)口ＣP—204進(jìn)口作業(yè)(1)採購條件為FＯB應(yīng)辦理投保事宜。(2）貨物裝船後，供應(yīng)商會通知採購人員起岸日期及預(yù)計到達(dá)日期,由採購單位通知船務(wù)人員安排進(jìn)口相關(guān)事宜。2.報關(guān)作業(yè)：(1）船務(wù)人員備妥以下報關(guān)文件進(jìn)行報關(guān)作業(yè):Ａ。Invｏｉce／PackiｎgＬisｔB.提單３．提貨作業(yè)：(1)報關(guān)行應(yīng)告知貨運公司提貨時間及預(yù)估到廠時間.（２）船務(wù)人員應(yīng)隨時掌握進(jìn)度，並將到貨之相關(guān)訊息通知採購人員及倉管單位，據(jù)以辦理點收貨物相關(guān)事宜。二、控制重點:1.採購單位是否跟催供應(yīng)商交貨日期，並通知船務(wù)人員安排辦理進(jìn)口相關(guān)事宜。２。船務(wù)單位是否及時辦理報關(guān)作業(yè)。3.船務(wù)單位是否隨時跟催物料進(jìn)度,並及時通知相關(guān)部門。三、使用表單:1。IＮVOIＣE／ＰACＫINＧLＩST2．提單?CP-２05驗收作業(yè)一、CP-２05驗收作業(yè)CP－205驗收作業(yè)CP－205驗收作業(yè)（１）採購單位依「採購單」之交貨時間跟催供應(yīng)商交貨時程。（2）倉管單位於到貨時依據(jù)「採購單」核對廠商送貨單上之品名及數(shù)量，並填寫「進(jìn)貨單」。（3）倉管人員於到貨後，連同「進(jìn)貨單」轉(zhuǎn)至品保部進(jìn)行檢驗。（4)品保部應(yīng)依檢驗規(guī)範(fàn)辦理進(jìn)料檢驗作業(yè)，填寫「進(jìn)料檢驗單」，再交由倉管單位，依據(jù)品保部判定允收之?dāng)?shù)量辦理入庫。（５）多角貿(mào)易之商品驗收參照「銷售及收款循環(huán)CＳ—2０5交貨作業(yè)」.(二）一般庶務(wù)用品之驗收：1。由倉管單位進(jìn)行驗收，檢驗不合格時應(yīng)將物品退回,並請廠商重新送交所訂購物品，直至驗收完成。2．倉管單位應(yīng)核對「採購單」及廠商送貨單、發(fā)票是否相符。二、控制重點:1.供應(yīng)商是否於預(yù)定日期交貨，有無延誤供貨之情況。2．「進(jìn)料檢驗單」內(nèi)容與「採購單」及發(fā)票內(nèi)容是否相符。3．「進(jìn)料檢驗單」是否連續(xù)編號並經(jīng)相關(guān)單位人員簽核。4．各項檢驗程序，是否於期限內(nèi)完成。5．品保部是否依檢驗規(guī)範(fàn)辦理進(jìn)料檢驗。6。屬國外採購之材料，若數(shù)量不符或有損壞等情事,採購人員是否及時通知國外供應(yīng)商查明原因。責(zé)任歸屬為供應(yīng)商時，是否要求供應(yīng)商補足損壞或不足之?dāng)?shù)量，或由財務(wù)部辦理扣款.三、使用表單：１。採購單2.進(jìn)貨單3.進(jìn)料檢驗單CP-２06付款作業(yè)一、作業(yè)程序CP-２06付款作業(yè)(一）國內(nèi)採購付款：1．採購單位於貨品驗收後，應(yīng)彙整有關(guān)之「採購單」、「發(fā)票」、「進(jìn)料檢驗單」、「進(jìn)貨單」等單據(jù)，並填具「應(yīng)付憑單」轉(zhuǎn)送財務(wù)部核對無誤後編製傳票，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後始得由出納辦理付款作業(yè)。2。財務(wù)部應(yīng)核對採購單位之「應(yīng)付憑單」、「進(jìn)貨單」、「採購單」、「發(fā)票」、「進(jìn)料檢驗單」上之品名、數(shù)量、單價是否相符，並覆核所有單據(jù)是否經(jīng)權(quán)責(zé)主管簽核。3.貨款之支付，除定額零用金或經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)得以現(xiàn)金支出者外,一律以匯款或支票方式支付，其付款日或票期依約定之交易條件辦理。4.應(yīng)付票據(jù)之開立應(yīng)書明抬頭、劃線及禁止背書轉(zhuǎn)讓，由供應(yīng)商前來公司領(lǐng)取或以回郵掛號方式郵寄給供應(yīng)商，並要求對方於收到票據(jù)後將支票收訖回執(zhí)聯(lián)蓋章傳真或寄回。５.空白支票應(yīng)由財務(wù)部指派專人保管,並由主管不定期進(jìn)行抽查或盤點６。財務(wù)部應(yīng)每月核對總帳與明細(xì)帳是否相符。７.金額人民幣貳仟元以下之零星採購，考量請款作業(yè)之方便,可以零用金方式支付,其相關(guān)作業(yè)應(yīng)依零用金作業(yè)程序之規(guī)定進(jìn)行。（二）國外採購付款：1.船務(wù)人員接獲「採購單」、「ProfｏrmaInvｏiｃe（或輸入許可證）」後,應(yīng)通知採購單位填寫「應(yīng)付憑單」，以進(jìn)行貨款某個百分比結(jié)滙請款,並附上相關(guān)單據(jù)呈請權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後，轉(zhuǎn)送財務(wù)部。2。財務(wù)部接獲請款資料審核無誤後,應(yīng)即編製傳票,並呈請權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後,始得由出納人員開立票據(jù)或至銀行進(jìn)行電匯、開狀等業(yè)務(wù)。３。出納人員依程序完成開立票據(jù)或開狀作業(yè)後，應(yīng)將相關(guān)單據(jù)歸檔備查4。銀行通知贖單時，船務(wù)人員應(yīng)持銀行寄來之到單通知，進(jìn)行貨款某個百分比之贖單作業(yè)或融資作業(yè),並填寫「印鑑使用申請單」呈請權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)，交由財務(wù)部編製傳票後，始得由出納人員辦理開立票據(jù)或至銀行還款、改貸.5．各項報關(guān)費用（關(guān)稅、運費、裝卸費等），由船務(wù)人員檢附各項資料，並填寫「零用金申請單」辦理請款。CP－206付款作業(yè)二、控制重點CP－206付款作業(yè)1。採購單位是否於辦妥驗收作業(yè)後，即備齊各項單據(jù)申請付款。2。請款時，各項單據(jù)是否檢具齊全,並經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。３.是否除定額零用金或經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)得以現(xiàn)金支出者外，一律以匯款或支票方式支付。4.出納人員是否追蹤支票收訖回執(zhí)聯(lián)之收回。5。財務(wù)部是否定期覆核應(yīng)付帳款明細(xì)之沖銷。6。國外採購之付款,是否適時提出申請。三、作業(yè)依據(jù):1．零用金作業(yè)程序四、使用表單：1。零用金申請單2.採購單3.進(jìn)料檢驗單4．進(jìn)貨單6。應(yīng)付憑單7.印鑑使用申請單

一、作業(yè)程序：CＰ-2０7進(jìn)貨退回及折讓作業(yè)作業(yè)1。品保部進(jìn)行進(jìn)料檢驗發(fā)現(xiàn)有品質(zhì)不合格時,應(yīng)於「進(jìn)料檢驗單」載明，且填寫允收數(shù)量與不合格數(shù)量，再交予倉管單位點收數(shù)量，並開立「品質(zhì)異常處理CＰ-2０7進(jìn)貨退回及折讓作業(yè)作業(yè)2。採購單位被告知原物料經(jīng)檢驗不合格時，應(yīng)填寫「退貨單」,並及時通知供應(yīng)商請其運回。不合格品數(shù)量請供應(yīng)商儘速補貨或即時辦理扣款相關(guān)事宜。３.交貨發(fā)生短缺時，由採購單位以傳真或E-mail,通知供應(yīng)商儘快補足;超交部份應(yīng)拒收並退回。４.廠商發(fā)票如已開立，須辦理退貨或金額折讓時，採購單位應(yīng)請財務(wù)部填寫「營業(yè)人銷貨退回、進(jìn)貨退出或折讓證明單」或ＤebitNoｔe，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後始得辦理。５．廠商逾期未交貨應(yīng)儘速連絡(luò)催交，採購時訂有合約者，則依採購合約規(guī)定辦理.6。對於廠商不履行合約之採購案件，採購單位應(yīng)會同財務(wù)部核算廠商不履行合約對公司造成之損失，向廠商求償，並追究相關(guān)人員責(zé)任。７。採購人員應(yīng)將供應(yīng)廠商履行合約情形，載入供應(yīng)商基本資料檔,並做成備忘記錄,俾作為下次採購之參考.二、控制重點：1.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期是否以替換補送到達(dá)日期為準(zhǔn)。2．各項違約是否依約定（合約）之規(guī)定處理。３.預(yù)定交貨日期前，採購人員是否與供應(yīng)商區(qū)確認(rèn)能否如期交貨。4．經(jīng)決定退回之原物料或貨品,採購人員是否通知財務(wù)部辦理扣款或進(jìn)行換貨。5。所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，是否於約定之期限內(nèi)補足。CＰ—２0７進(jìn)貨退回及折讓作業(yè)作業(yè)CＰ—２0７進(jìn)貨退回及折讓作業(yè)作業(yè)１。進(jìn)料檢驗單2。品質(zhì)異常處理單3.退貨單4。進(jìn)貨退出貨折讓證明單?一、作業(yè)程序：ＣP-208特採管制ＣP-208特採管制作業(yè)(1)由使用單位或檢驗單位提出申請,並填寫「品質(zhì)異常處理單」載明建議特採理由。(２)申請?zhí)貟耥毺钊胂铝匈Y料：申請日期、品名、編號、料號／規(guī)格、數(shù)量、瑕疵狀況、申請理由等.（3)特採申請時機(jī)：Ａ。進(jìn)料被品保部判退,但生產(chǎn)單位急需材料或在停線中。B.製程中發(fā)生重大品質(zhì)異常,但產(chǎn)品可轉(zhuǎn)賣時。C。成品被判退，但顧客急需產(chǎn)品或顧客所能接受亦或可轉(zhuǎn)賣，且不足以危害公司信譽時。Ｄ.顧客抱怨退貨，產(chǎn)品可轉(zhuǎn)賣或可重工時。（4）特採之限制：Ａ。對於安全及重要功能有影響者。B。有售後顧客抱怨之疑慮者.Ｃ。同一狀況發(fā)生多次者。2.特採審核及裁示：（1）特採申請?zhí)岢鲠?應(yīng)由製造部、品保部、業(yè)務(wù)部、生管單位共同於「品質(zhì)異常處理單」註明相關(guān)意見並簽名。(2）特採完成審核後,正本由品保部留存，並依需要轉(zhuǎn)送分發(fā)至有關(guān)單位參考。3。準(zhǔn)予特採之處理：（1）選別或整修後，必須由品保部加以檢查，並作成書面記錄。（2)選別之不合格品或檢驗不合格時依”進(jìn)料管制程序”辦理。二、控制重點:1。特採之發(fā)生，是否確實為因應(yīng)特殊需求，不得不採行之方法.2。特採核準(zhǔn)程序是否依規(guī)定辦理.3.凡屬特採之物品,有無確實註記，並依規(guī)定建檔、保存與管理。CＰ-20