關(guān)于辦公用品及固定資產(chǎn)管理辦法(預(yù))

辦公室字[2014]第3號(hào)辦公用品及設(shè)備管理辦法1.目的為了規(guī)范學(xué)校辦公用品及設(shè)備的購買、使用、維護(hù)、報(bào)廢等管理，充分利用現(xiàn)有資源，降低管理成本，特制定本辦法2.范圍適用于學(xué)校所有部門。3.職責(zé)3.1各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門的資產(chǎn)進(jìn)行管理。3.2辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校資產(chǎn)的購置、實(shí)物管理。3.3財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校的資產(chǎn)進(jìn)行價(jià)值管理，并監(jiān)督公司資產(chǎn)管理的全過程。4.方法和過程控制4.1學(xué)校資產(chǎn)是指由學(xué)校購進(jìn)、建造或以其他方式取得的、歸公司所有、服務(wù)于學(xué)校經(jīng)營(yíng)過程的各種財(cái)產(chǎn)物資；資產(chǎn)按其性質(zhì)可分為固定資產(chǎn)、低值易耗品、物料用品、圖書等幾大類。4.2辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌所屬學(xué)校資產(chǎn)的實(shí)物管理，財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行價(jià)值管理。辦公室設(shè)置專人管理，對(duì)固定資產(chǎn)、低值易耗品、物料用品等進(jìn)行實(shí)物管理，并委托使用部門保管。4.3固定資產(chǎn)的管理4.3.1固定資產(chǎn)是指使用期限在一年以上，單位價(jià)值較高，在使用過程中保持原有實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)，是服務(wù)部門進(jìn)行有償服務(wù)所必須的物質(zhì)條件。為保證固定資產(chǎn)的安全完整，提高使用效率，應(yīng)管好、4.3.21）凡單價(jià)在200元以上的一般設(shè)備，單價(jià)在500元以上的專用設(shè)備，其耐用時(shí)間在一年以上的，均列為固定資產(chǎn)。2）不滿上述金額的設(shè)備而耐用時(shí)間在一年以上的大批量同類財(cái)產(chǎn)，也列為固定資產(chǎn)。3）固定資產(chǎn)按其用途可分為交通工具、機(jī)械設(shè)備、辦公設(shè)備、通訊設(shè)備、房屋及建筑物等五大類。4.3.31）固定資產(chǎn)的購置實(shí)行計(jì)劃管理。由使用部門提出購置計(jì)劃，經(jīng)辦公室統(tǒng)籌安排、合理調(diào)配，財(cái)務(wù)管理部門提出資金建議后，匯總后報(bào)校長(zhǎng)審批后，由辦公室統(tǒng)一購置。2）固定資產(chǎn)購進(jìn)入庫或投入使用前，辦公室應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，技術(shù)要求比較高的設(shè)備，還要有專業(yè)技術(shù)部門進(jìn)行技術(shù)鑒定。驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)由庫管填制“入庫單”，由采購人、驗(yàn)收人及使用人三方簽字確認(rèn)。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)留存，一聯(lián)作為財(cái)務(wù)稽核單據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)管理部門入賬。4.3.41）固定資產(chǎn)以不計(jì)留殘值提取折舊。固定資產(chǎn)提完折舊后仍可繼續(xù)使用的，不再計(jì)提折；提前報(bào)廢的固定資產(chǎn)要補(bǔ)提足折舊。2）購入的固定資產(chǎn)，以進(jìn)價(jià)加運(yùn)輸、裝卸、包裝、保險(xiǎn)、稅金等費(fèi)用作為原價(jià)。需安裝的固定資產(chǎn)，還應(yīng)包括相關(guān)的稅費(fèi)等。作為投資的固定資產(chǎn)，應(yīng)以投資協(xié)議約定的價(jià)格為原價(jià)。3）固定資產(chǎn)必須每年盤點(diǎn)一次，對(duì)盤盈、盤虧、報(bào)廢及固定資產(chǎn)的計(jì)價(jià)，必須嚴(yán)格審查，按規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)后，于年度決算時(shí)處理完畢。4）盤盈的固定資產(chǎn)，以重置完全價(jià)值作為原價(jià)，按新舊的程度估算累計(jì)折舊入帳，原價(jià)減累計(jì)折舊后的差額轉(zhuǎn)入公積金。5）盤虧的固定資產(chǎn)，應(yīng)沖減原價(jià)和累計(jì)折舊，原價(jià)減累計(jì)折舊后的差額作營(yíng)業(yè)外支出處理。6）報(bào)廢的固定資產(chǎn)的變價(jià)收入（減除清理費(fèi)用后的凈額）與固定資產(chǎn)凈值的差額，其收益轉(zhuǎn)入公積金，其損失作營(yíng)業(yè)外支出處理。7）公司對(duì)固定資產(chǎn)的購入、出售、清理、報(bào)廢及內(nèi)部轉(zhuǎn)移等都要辦理會(huì)計(jì)手續(xù)，并設(shè)置固定資產(chǎn)明細(xì)臺(tái)帳對(duì)其進(jìn)行核算、管理。4.3.51）辦公室負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)實(shí)物管理，設(shè)置固定資產(chǎn)卡片，對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記。固定資產(chǎn)卡片實(shí)行一物一卡，一式兩聯(lián)，一聯(lián)由辦公室保管，詳細(xì)記錄該項(xiàng)固定資產(chǎn)的購置時(shí)間、實(shí)物編號(hào)、原價(jià)、使用年限、折舊率、領(lǐng)用登記及調(diào)撥情況，并經(jīng)使用人簽認(rèn)留存；一聯(lián)隨固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，由固定資產(chǎn)使用部門保管；固定資產(chǎn)卡片按種類設(shè)置。2）財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)帳務(wù)管理，負(fù)責(zé)各種資產(chǎn)的核算、計(jì)提折舊；設(shè)固定資產(chǎn)明細(xì)分類賬。3）辦公室和財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行全面的清查盤點(diǎn)，保證帳實(shí)相符，綜合管理部門對(duì)盤虧落實(shí)賠償責(zé)任（個(gè)人責(zé)任、部門責(zé)任），盤盈資產(chǎn)統(tǒng)一由綜合管理部門安排調(diào)配。4.3.61）辦公室負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)調(diào)撥、調(diào)劑管理，調(diào)撥前應(yīng)填制固定資產(chǎn)調(diào)撥單一式兩聯(lián)由綜合管理部門及財(cái)務(wù)管理部門留存，調(diào)出方、調(diào)入方、辦公室應(yīng)相互簽字確認(rèn)，并經(jīng)校長(zhǎng)審批，固定資產(chǎn)卡片應(yīng)隨實(shí)物相應(yīng)流轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)管理部門憑固定資產(chǎn)調(diào)撥單進(jìn)行帳務(wù)處理。2）禁止部門之間、員工之間私自調(diào)劑固定資產(chǎn)。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對(duì)部門之間、員工之間私自調(diào)換、調(diào)動(dòng)固定資產(chǎn)的，給予部門負(fù)責(zé)人或當(dāng)事員工50-200元的經(jīng)濟(jì)處罰。4.3.7固定資產(chǎn)清理包括：固定資產(chǎn)報(bào)廢、出售、變更等。固定資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)，應(yīng)由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)有關(guān)部門檢驗(yàn)符合報(bào)廢條件的，在報(bào)廢申請(qǐng)上簽字，由辦公室部門提交校長(zhǎng)審批，財(cái)務(wù)管理部門根據(jù)總經(jīng)理簽批的報(bào)廢申請(qǐng)，進(jìn)行固定資產(chǎn)報(bào)廢的帳務(wù)處理；變賣、出售固定資產(chǎn)應(yīng)由辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)管理部門根據(jù)申請(qǐng)單作變賣的帳務(wù)處理。4.3.8使用人應(yīng)愛惜使用的固定資產(chǎn)，如因工作調(diào)動(dòng)，須將所使用的固定資產(chǎn)及時(shí)收回。4.4低值易耗品的管理4.4.14.4.24.4.34.4.4低值易耗品日常管理，與固定資產(chǎn)管理辦法相同。辦公室按種類設(shè)帳，登記數(shù)量的增加、減少、調(diào)撥、存放地點(diǎn)等情況；財(cái)務(wù)管理部門設(shè)明細(xì)分類帳，只記金額，不記數(shù)量。辦公室4.4.4低值易耗品領(lǐng)用的管理。領(lǐng)用低值易耗品，由領(lǐng)用部門填制“領(lǐng)料單”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后由庫管填制“出庫單”一式三聯(lián)，經(jīng)領(lǐng)用人、庫管、部門負(fù)責(zé)人4.4.54.5辦公用品、物料用品的管理4.5.1辦公用品、物料用品是指單位價(jià)值在100元以下，使用年限在一年以下的各種材料物品、辦公用品；或者單位價(jià)值在100元以上，但只能使用一次的物資。由于物料用品價(jià)值小、易消耗、收發(fā)頻繁，為降低消耗，防止浪費(fèi)，所有物料用品的采購和保管由辦公室4.5.2辦公用品、物料用品采購管理。各部門每月25日提出下月物料用品的領(lǐng)用申請(qǐng)。辦公室統(tǒng)一核實(shí)審批后，按計(jì)劃集中進(jìn)行購買，其他部門不得擅自購買。采購時(shí)，除要有銷售發(fā)票外，必須附采購物品清單；報(bào)銷時(shí)，超購置計(jì)劃、計(jì)劃單價(jià)并未經(jīng)批準(zhǔn)的部分，原則上不得報(bào)銷。辦公室4.5.3辦公用品、物料用品領(lǐng)用管理。統(tǒng)一由部門專人填制“領(lǐng)料單”，并必須由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，庫管方可發(fā)放。庫管根據(jù)“領(lǐng)料單”填制“出庫單”，一式三聯(lián)，經(jīng)領(lǐng)用人、部門負(fù)責(zé)人、庫管簽字后，一聯(lián)留存登帳，一聯(lián)月末匯總后交財(cái)務(wù)管理部門登帳，一聯(lián)交領(lǐng)用部門對(duì)帳。月末，庫管統(tǒng)計(jì)出“各部門辦公用品、物料用品領(lǐng)用匯總表”4.5.4可循環(huán)使用物品領(lǐng)用的管理。辦公室4.6圖書類管理4.6.1書籍分類：教科圖書4.6.1書籍購買管理。使用部門提出購買申請(qǐng)，辦公室負(fù)責(zé)資源調(diào)整、核實(shí)后報(bào)公司校長(zhǎng)審批后，由辦公室4.6.1日常管理。教務(wù)室負(fù)責(zé)書籍日常管理，對(duì)所有圖書進(jìn)行分類編號(hào)建卡、歸檔、領(lǐng)取管理、借閱管理。教科書的發(fā)放按照實(shí)名制，必須與財(cái)務(wù)管理部門和招生部門核實(shí)后發(fā)放。4.7處罰條例：4.7.1若個(gè)人使用、管理的物資出現(xiàn)人為損壞，根據(jù)受損情況由使用人照價(jià)賠償；若出現(xiàn)丟失現(xiàn)象的，給予當(dāng)事人50-200元的經(jīng)濟(jì)處罰，并照價(jià)賠償；若部門公用物資出現(xiàn)人為損壞或丟失現(xiàn)象的，分別給予部門負(fù)責(zé)人和當(dāng)事人50-200元的經(jīng)濟(jì)處罰，4.7.2擅自對(duì)公司物資做出報(bào)廢、出售、變更等情況，給予當(dāng)事人50-200元的經(jīng)濟(jì)處罰4.7.3圖書類：超出借閱時(shí)間經(jīng)通知仍不還書者或遇清點(diǎn)期而仍不還者，4.8總則4.8.1本辦法所指辦公用品及設(shè)備是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等辦公家私，傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)等辦公器具設(shè)備，電視、空調(diào)等家電設(shè)備。4.8.2根據(jù)實(shí)際情況，學(xué)校將辦公用品及設(shè)備分為包括耐用品和低值易耗品兩大類。其中：1）耐用品：第一類：辦公家私，如：各類辦公桌、辦公椅、會(huì)議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺(tái)、保險(xiǎn)箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。第二類：辦公設(shè)備類，如：電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、照相機(jī)、電風(fēng)扇、音響器材及相應(yīng)耗材（機(jī)器耗材、復(fù)印紙）等。2）低值易耗品：第三類：辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品等。第四類：生活用品，如：拖把、紙球、掃把、茶具等。4.8.3辦公室為學(xué)校辦公用品及設(shè)備的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定使用和配置標(biāo)準(zhǔn)。4.9辦公用品及設(shè)備的購置4.9.1辦公用品及設(shè)備的申購實(shí)行費(fèi)用預(yù)算制。各部門本著實(shí)事求是、節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本的原則，于每年底提出本部門次年度辦公用品及設(shè)備需求和費(fèi)用預(yù)算并報(bào)辦公室審核。4.9.2辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)各部門提交的辦公用品及設(shè)備預(yù)算，編制學(xué)校辦公用品及設(shè)備年度費(fèi)用預(yù)算，并按學(xué)校年度費(fèi)用預(yù)算的審批程序進(jìn)行審批。4.9.3辦公用品及設(shè)備的費(fèi)用預(yù)算一經(jīng)確定，必須嚴(yán)格執(zhí)行。每月25日前，各部門應(yīng)根據(jù)預(yù)算費(fèi)用和實(shí)際需求提出辦公用品及設(shè)備申領(lǐng)需求，辦公室必須進(jìn)行嚴(yán)格審核。4.9.4辦公用品及設(shè)備的購置工作按學(xué)校的《采購管理辦法》執(zhí)行。5.1辦公用品及設(shè)備的管理5.1.1辦公用品及設(shè)備的使用按學(xué)校的《庫房管理辦法》執(zhí)行。5.1.2在使用耐用品時(shí)，庫管應(yīng)分部門、分個(gè)人建立使用臺(tái)帳，以加強(qiáng)對(duì)辦公家私與辦公設(shè)備的控制。5.1.3辦公用品的使用人作為責(zé)任人，負(fù)責(zé)從學(xué)校領(lǐng)取辦公用品的安全和正常使用，使用人所在部門負(fù)責(zé)人作為監(jiān)管人負(fù)有監(jiān)督和管理職能。5.1.4各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、厲行節(jié)約，打印或復(fù)印資料時(shí)紙張要雙面使用；回形針、大頭針應(yīng)重復(fù)使用，不得隨意丟棄；圓珠筆應(yīng)更換筆芯使用。5.1.5在日常使用中，發(fā)現(xiàn)有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知辦公室安排維修（主指第一、二類辦公用品）。5.1.6公共辦公設(shè)備（如攝像機(jī)、投影儀、照相機(jī)）借用時(shí)，借用人須填寫辦公用品借用申請(qǐng)單，詳細(xì)說明借用事因和借用期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室主任批準(zhǔn)后，方可借出。使用完畢后應(yīng)時(shí)歸還。5.1.7任何個(gè)人均不得有意損壞或因私使用，損壞或遺失由使用人按相應(yīng)價(jià)值賠償。5.1.8教職工在調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，必須將所使用的辦公用品交回所在部門負(fù)責(zé)人指定的人員，交接雙方必須簽字確認(rèn)；其中第一、二類辦公用品還應(yīng)與庫管辦理相關(guān)手續(xù)，否則不予于辦理離職、異動(dòng)手續(xù)。5.1.9每月末，庫管應(yīng)進(jìn)一步核對(duì)各部門領(lǐng)用的辦公用品，統(tǒng)計(jì)出“各部門辦公用品、物料用品領(lǐng)用匯總表”交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門據(jù)此一次計(jì)入各部門的費(fèi)用支出中，監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行情況。5.1.10辦公室設(shè)置實(shí)物帳，詳細(xì)登記各種類辦公用品的收發(fā)存報(bào)表，逐筆登記數(shù)量、單價(jià)、金額，按年度打印賬本并歸檔。財(cái)務(wù)部門進(jìn)行總分類核算，只記金額，不記數(shù)量。6.附則：6.1本辦法由學(xué)校辦公室、財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋。6.2本辦法自2014年8月1日起生效施行。資產(chǎn)報(bào)損申請(qǐng)單Hxjy申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)購進(jìn)原價(jià)單位數(shù)量報(bào)廢原因申請(qǐng)人簽名/日期：部門經(jīng)理意見簽名/日期：辦公室意見簽名/日期：財(cái)務(wù)部門意見簽名/日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽名/日期：校長(zhǎng)意見簽名/日期：處理情況物資已（）按規(guī)定廢棄（）修復(fù)使用（）其他處理人/日期：物資購置申請(qǐng)表Hxjy物資品名規(guī)格及使用要求單位數(shù)量單價(jià)金額用途使用時(shí)間備注合計(jì)佰拾萬仟佰拾元角分（￥）申購人庫管員核對(duì)部門負(fù)責(zé)人意見簽名：日期:辦公室意見簽名：日期:分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽名：日期:財(cái)務(wù)部門意見簽名：日期:校長(zhǎng)審批簽名：日期:固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表Hxjy序號(hào)資產(chǎn)編號(hào)名稱型號(hào)類別單位數(shù)量單價(jià)購進(jìn)原值使用部門使用人實(shí)地盤點(diǎn)備注