科研課題檔案建檔規(guī)范

八、中國(guó)科學(xué)院大科學(xué)項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范1總則1.1為加強(qiáng)中國(guó)科學(xué)院大科學(xué)工程項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目)檔案建檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，發(fā)揮項(xiàng)目檔案在運(yùn)行、維修、管理和擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造等工作中的作用，制定本規(guī)范。1.2本規(guī)范提出了項(xiàng)目建檔工作的基本要求及管理職責(zé)，規(guī)定了項(xiàng)目文件的歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理組卷和項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、歸檔與移交，適用于中國(guó)科學(xué)院大科學(xué)工程項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目的建檔工作。1.3項(xiàng)目建檔工作除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的規(guī)定。2規(guī)范性引用文件下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過(guò)在本規(guī)范中引用而構(gòu)成為本規(guī)范的條文。

GB/Tll822-2000((科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》DA/T28-2002(<國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范)3術(shù)語(yǔ)3.1大科學(xué)工程項(xiàng)目(Largescalescientificconstructionproject)是指大科學(xué)裝置的建設(shè)項(xiàng)目，亦稱作大科學(xué)裝置建造工程，具有工程和研制雙重特性。它包括大科學(xué)裝置的建造及與其相配套的建筑物、構(gòu)筑物和附屬基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。其組成見示意圖(附錄A)。3.2大科學(xué)裝置(Large-scalescientificfacility)是指通過(guò)較大規(guī)模投入和工程建設(shè)來(lái)完成，建成后通過(guò)長(zhǎng)期的穩(wěn)定運(yùn)行和持續(xù)的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)重要科學(xué)技術(shù)目標(biāo)的大型設(shè)施。按照不同的應(yīng)用目的，大科學(xué)裝置可分為三類：(1)為多學(xué)科領(lǐng)域的基礎(chǔ)研究、應(yīng)用基礎(chǔ)研究和應(yīng)用研究服務(wù)的，具有強(qiáng)大的支持能力的大型公共實(shí)驗(yàn)平臺(tái)；(2)為特定學(xué)科領(lǐng)域的重大科學(xué)技術(shù)目標(biāo)建設(shè)的專用研究裝置；(3)為國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)家安全和社會(huì)發(fā)展提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重大公益基礎(chǔ)設(shè)施。3.3系統(tǒng)(System)由若干相互聯(lián)系和相互作用的部分(要素)，按一定的關(guān)系組成的具有特定功能的有機(jī)整體。它是大科學(xué)裝置的有機(jī)組成部分。3.4部件(Subassembly)由若干零件裝配而成的組件。它是系統(tǒng)的組成部分。3.5零件(Member)用來(lái)裝配成部件的單個(gè)制件。它是部件的基本組成單元。3.6單項(xiàng)工程(Unitofproject)具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，可獨(dú)立組織施工，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，它是構(gòu)成建設(shè)項(xiàng)目的組成部分。對(duì)大科學(xué)裝置而言，是指構(gòu)成大科學(xué)裝置的獨(dú)立組成部分。3.7單位工程(Subunitofproject)具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，可獨(dú)立組織施工，但竣工后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。它是單項(xiàng)工程的組成部分。3.8分部工程(Subproject)單位工程中可以獨(dú)立施工的工程。它是單位工程的組成部分。3.9分項(xiàng)工程(Subunit)單位工程中最基本的計(jì)算單位。它是分部工程的組成部分。分部工程按不同的施工方法和不同的規(guī)格等劃分具體的分項(xiàng)項(xiàng)目。4基本要求4.1項(xiàng)目建檔工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、確保質(zhì)量、便于利用的原則。4.2項(xiàng)目檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套，能夠全面反映項(xiàng)目由來(lái)、建造過(guò)程和竣工驗(yàn)收結(jié)果。4.3項(xiàng)目建檔工作必須納入建設(shè)單位和各參建單位項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和工作人員的職責(zé)范圍，與項(xiàng)目管理同步進(jìn)行，并建立項(xiàng)目文件的形成積累和整理歸檔制度。4.4建立以建設(shè)單位為核心、參建單位參與的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做到各單位有負(fù)責(zé)人主管和有專人負(fù)責(zé)本單位形成的項(xiàng)目文件的全過(guò)程管理工作。4.5嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密和保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)等法規(guī)，確?？萍紮C(jī)密和項(xiàng)目檔案的安全。5．管理職責(zé)5.1院業(yè)務(wù)主管部門職責(zé)下達(dá)大科學(xué)工程項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)時(shí)，同時(shí)下達(dá)項(xiàng)目建檔任務(wù)。負(fù)責(zé)對(duì)院屬大科學(xué)工程項(xiàng)目建檔工作的監(jiān)督、檢查、協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在國(guó)家檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)組織大科學(xué)工程項(xiàng)目竣工的檔案驗(yàn)收。5.2建設(shè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目建檔工作，將項(xiàng)目建檔工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，納入領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員的職責(zé)范圍。編制包括項(xiàng)目各組成部分在內(nèi)的項(xiàng)目檔案分類表，建立健全項(xiàng)目建檔工作的相關(guān)制度并監(jiān)督執(zhí)行。配備專(兼)職人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促本單位各工作部門做好項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作。在與大科學(xué)裝置研制建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)制定專門條款，對(duì)移交項(xiàng)目檔案的套數(shù)、質(zhì)量、移交時(shí)間及費(fèi)用等提出明確要求。負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)大科學(xué)裝置研制建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等單位的項(xiàng)目文件的形成、積累和立卷歸檔工作。負(fù)責(zé)收集和整理項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段和建設(shè)單位承擔(dān)大科學(xué)裝置的設(shè)計(jì)和研制過(guò)程中形成的項(xiàng)目文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔。負(fù)責(zé)收集和整理與項(xiàng)目有關(guān)的引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的技術(shù)文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔。負(fù)責(zé)接收、審查和匯總大科學(xué)裝置研制建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等單位以及本單位各部門移交的項(xiàng)目檔案，確保接收的項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套。負(fù)責(zé)向國(guó)家檔案局上報(bào)《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》。5.3大科學(xué)裝置設(shè)計(jì)、研制建造單位職責(zé)應(yīng)按合同、協(xié)議規(guī)定，將大科學(xué)裝置設(shè)計(jì)、研制建造過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔的項(xiàng)目文件，經(jīng)規(guī)范整理立卷后移交建設(shè)單位。5.4勘察、設(shè)計(jì)單位職責(zé)應(yīng)按合同、協(xié)議規(guī)定，將勘察、設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的全部勘察、設(shè)計(jì)文件，經(jīng)規(guī)范整理立卷后移交建設(shè)單位。5.5建筑安裝工程施工單位職責(zé)應(yīng)按合同、協(xié)議規(guī)定，將施工過(guò)程中形成的全部施工文件，經(jīng)規(guī)范整理立卷后移交建設(shè)單位。建筑安裝工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的項(xiàng)目檔案，并及時(shí)向建設(shè)單位移交。各分包單位應(yīng)將本單位形成的項(xiàng)目文件整理立卷后及時(shí)移交總承包單位。在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目，施工單位應(yīng)整理一套(原件)符合本規(guī)范的項(xiàng)目檔案移交建設(shè)單位，另編制一套與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案移交城建檔案館。5.6監(jiān)理單位職責(zé)應(yīng)按合同、協(xié)議規(guī)定，將監(jiān)理過(guò)程中形成的全部監(jiān)理文件，經(jīng)規(guī)范整理立卷后移交建設(shè)單位。負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查大科學(xué)裝置設(shè)計(jì)、研制、建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工等單位項(xiàng)目文件的形成積累和立卷歸檔工作。審查大科學(xué)裝置設(shè)計(jì)、研制、建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工等單位向建設(shè)單位移交項(xiàng)目檔案情況，對(duì)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性簽署意見，并在竣工圖上簽字。6項(xiàng)目文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求6.1項(xiàng)目文件的歸檔范圍項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施到竣工交付使用全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。6.I.2項(xiàng)目文件的歸檔范圍及保管期限見《大科學(xué)工程項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限參考表》(附錄B)。6.2歸檔文件的質(zhì)量要求歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。項(xiàng)目文件的內(nèi)容必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。項(xiàng)目文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)物、實(shí)況相符合。項(xiàng)目文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料。項(xiàng)目文件應(yīng)字跡工整、圖樣清晰、圖表整潔、紙質(zhì)優(yōu)良，簽字蓋章手續(xù)和文件形成日期完備。外文文件和相應(yīng)的中文譯件應(yīng)歸檔，未翻譯的外文文件，應(yīng)譯出中文標(biāo)題，并附上內(nèi)容提要。錄音、錄像文件的歸檔應(yīng)保證載體的有效性，符合《中國(guó)科學(xué)院聲像檔案建檔規(guī)范》的要求。電子文件應(yīng)使用不可擦寫的電子介質(zhì)存儲(chǔ)，與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，并應(yīng)保持內(nèi)容一致?？⒐D應(yīng)是新藍(lán)圖，均應(yīng)逐張加蓋竣工圖章，履行簽字手續(xù)。修改必須符合技術(shù)要求，設(shè)計(jì)變更單和工程洽商記錄均應(yīng)歸人相關(guān)的案卷。7項(xiàng)目文件的整理立卷7.1分類根據(jù)建設(shè)單位編制的項(xiàng)目檔案分類表，將不同類別、不同層次的項(xiàng)目文件進(jìn)行分類。.1項(xiàng)目文件可按項(xiàng)目組成部分、建設(shè)程序或階段等分為項(xiàng)目綜合管理文件、監(jiān)理文件、大科學(xué)裝置研制建造文件、建筑安裝工程施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件以及聲像、電子文件等大類。.2每一大類的項(xiàng)目文件，再按建設(shè)程序、階段、單項(xiàng)工程、系統(tǒng)、專業(yè)等逐級(jí)細(xì)分。項(xiàng)目文件的分類見《大科學(xué)工程項(xiàng)目文件分類示例圖(參考件)》(附錄c)。建設(shè)單位在編制項(xiàng)目檔案分類表時(shí)，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)項(xiàng)目的構(gòu)成和項(xiàng)目文件的類別、數(shù)量和形成等情況，逐級(jí)分層次設(shè)置各級(jí)類目，并將類目組合成有機(jī)整體，以完整、系統(tǒng)反映項(xiàng)目全貌，便于整理立卷和檔案管理。7.2立卷立卷原則應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。立卷單元根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)、職責(zé)分工和文件形成等情況，明確項(xiàng)目文件的各個(gè)立卷單元。每個(gè)立卷單元由立卷責(zé)任者(部門或單位)負(fù)責(zé)將項(xiàng)目文件收齊，根據(jù)項(xiàng)目文件類別、數(shù)量等組成若干案卷。如大科學(xué)裝置可以單項(xiàng)工程、系統(tǒng)等為立卷單元，由研制部門負(fù)責(zé)將項(xiàng)目文件組成多卷。立卷方法.1項(xiàng)目綜合文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等立卷；.2監(jiān)理文件按單項(xiàng)工程、問(wèn)題或文種等立卷；.3大科學(xué)裝置研制建造文件按單項(xiàng)工程、系統(tǒng)等立卷；.4建筑安裝工程施工文件按單項(xiàng)工程、專業(yè)等立卷；.5竣工圖按單項(xiàng)工程、專業(yè)、系統(tǒng)等立卷；.6竣工驗(yàn)收文件按單項(xiàng)工程、專業(yè)、系統(tǒng)等立卷。立卷的其他事項(xiàng)立卷要求、卷內(nèi)文件排列、案卷編目、案卷裝訂、案卷排列等均執(zhí)行《中國(guó)科學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》第6章的有關(guān)規(guī)定。其中大科學(xué)裝置部分每個(gè)立卷單元還應(yīng)填寫《科研課題檔案歸檔說(shuō)明書》(式樣參見《中國(guó)科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》附錄D8)，作為該立卷單元首卷的第一份文件，登人卷內(nèi)目錄。8項(xiàng)目檔案的匯總整理8.1建設(shè)單位各部門及各參建單位在項(xiàng)目任務(wù)完成后、驗(yàn)收前，將各自形成的應(yīng)歸檔的項(xiàng)目檔案移交給建設(shè)單位。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制項(xiàng)目檔案案卷移交目錄(附錄Ga、Gb)，辦理交接手續(xù)。8.2整套項(xiàng)目檔案匯總整理由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織，其內(nèi)容包括：對(duì)整套項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)，并根據(jù)項(xiàng)目檔案分類表對(duì)全部案卷進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列和逐卷編寫檔號(hào)(檔號(hào)可用鉛筆l臨時(shí)填寫)。并由項(xiàng)目綜合管理部門填寫《大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案建檔總說(shuō)明》(附錄I)及組織編制整套項(xiàng)目檔案案卷總目錄(附