數(shù)碼照片歸檔和管理規(guī)范

數(shù)碼照片歸檔和管理規(guī)范第1頁/共25頁數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（DA/T50-2014）第2頁/共25頁目錄Contents

1范圍

2規(guī)范性引用文件

3術(shù)語和定義

4歸檔

5整理和著錄

6存儲和保管

7利用和鑒定銷毀第3頁/共25頁范圍

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義歸檔整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

一范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。第4頁/共25頁規(guī)范性引用文件

范圍

規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義歸檔整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀二規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)。第5頁/共25頁規(guī)范性引用文件

范圍

規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義歸檔整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀GB/T2887-2011計算機場地通用規(guī)范GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范GB/T17235.1-1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第1部分:要求和指南GB/T17235.2-1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第2部分:一致性測試GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式DA/T15-1995磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范第6頁/共25頁術(shù)語和定義

范圍規(guī)范性引用文件

術(shù)語和定義

歸檔整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀三、術(shù)語和定義

1

、數(shù)碼照片

用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

2、數(shù)碼照片檔案

機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。第7頁/共25頁術(shù)語和定義

范圍規(guī)范性引用文件

術(shù)語和定義

歸檔整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

3、EXIF信息

數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。

主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。

第8頁/共25頁。術(shù)語和定義

范圍規(guī)范性引用文件

術(shù)語和定義

歸檔整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

4、照片組有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。

如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)。

第9頁/共25頁歸檔

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀四、歸檔1歸檔范圍：（1

）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。

①本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的數(shù)碼照片；本單位重點建設(shè)項目、重點科研項目的數(shù)碼照片；

②領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片；

第10頁/共25頁歸檔

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

③本單位勞動模范、先進人物及其典型活動的數(shù)碼照片；

④

本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。（2）、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。

（3）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。

（4）其他具有保存價值的數(shù)碼照片。三第11頁/共25頁歸檔

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

2保管期限3歸檔時間

數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。第12頁/共25頁歸檔

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀4

歸檔要求

（1）

歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進行修改和處理。

（2）

對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。（3）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。第13頁/共25頁歸檔

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

（4）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。（5）數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進行在線歸檔。（6）歸檔時，應(yīng)參照GB/T18894-2002

（電子文件歸檔與管理規(guī)范）對數(shù)碼照片進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。第14頁/共25頁整理和著錄

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀1分類和排列（1）同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。（2）同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。2

命名（1）整理過程中，應(yīng)對數(shù)碼照片文件進行重命名。（2）數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴展名”格式命名。保管期限代碼：分別用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。五整理和著錄第15頁/共25頁整理和著錄

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照

片組從“0001”開始順序編號。張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。示例2009年某單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.jpg。第16頁/共25頁整理和著錄

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀（1）數(shù)碼照片檔案的著錄項目包括以下著錄項目：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張?zhí)?、參見號、攝影者、時間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)。全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號保管期限：照片所劃定的保管期限包括永久、30年、10年。年度：形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱。3著錄第17頁/共25頁整理和著錄

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的組從“0001”開始順序編號。張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。參見號：與本張或本組照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案（如文書檔案、科技檔案等）的檔號。攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。時間：數(shù)碼照片拍攝時間。采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前面補“0”。

第18頁/共25頁整理和著錄

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔

整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容。文字說明：本張照片的說明，包括人物、地點、事由等要素。文件格式：本張照片的計算機文件類型，包括JPEG、TIFF或RAW。開放狀態(tài)：本張照片是否開放的標(biāo)記，開放為“Y”,不開放為“N”。

(2)

建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可參見附錄B

第19頁/共25頁存儲和保管

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔整理和著錄

存儲和保管利用和鑒定銷毀

1存儲結(jié)構(gòu)

數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲。一般應(yīng)在計算機硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。示例：某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2011年該單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2011年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下：D：\數(shù)碼照片檔案\YJ\2011\0001\存儲和保管

第20頁/共25頁存儲和保管

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔整理和著錄

存儲和保管利用和鑒定銷毀

（1）數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲載體。

（2）數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲為一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

（3）存儲數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。2存儲載體第21頁/共25頁存儲和保管

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔整理和著錄

存儲和保管利用和鑒定銷毀

（1）在線存儲的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合GB/T2887-2011的要求。（計算機場地通用規(guī)范）

(2)離線存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA/T15-1995的要求。（磁性載體檔案管理與保護規(guī)范）

(3)離線存儲在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA/T38-2008的要求。（電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范）（4）對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

3保管第22頁/共25頁利用和鑒定銷毀

范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義

歸檔整理和著錄存儲和保管利用和鑒定銷毀

（5）