淺談機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理檔案信息資源的有效利用 - 圖書(shū)館管理

淺談機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理檔案信息資源的有效利用-圖書(shū)館管理導(dǎo)讀：機(jī)關(guān)檔案真實(shí)記錄了機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作，因此，這個(gè)地區(qū)的各種事業(yè)的開(kāi)展情況必將以此為依據(jù)。為此，怎樣提升機(jī)關(guān)檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。本文就機(jī)關(guān)檔案管理的工作實(shí)際，淺談下列機(jī)關(guān)檔案如何加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)管理，檔案信息資源如何才能獲得有效利用。一、有效利用檔案信息資源的重要性。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案，標(biāo)準(zhǔn)管理，信息資源，有效利用

機(jī)關(guān)檔案真實(shí)記錄了機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作，因此，這個(gè)地區(qū)的各種事業(yè)的開(kāi)展情況必將以此為依據(jù)。近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)始終處于高速開(kāi)展的狀態(tài)，社會(huì)也在不斷向前進(jìn)步著，我們的檔案管理工作也必將隨之發(fā)生一系列的改變。當(dāng)前，檔案的數(shù)量與日俱增，檔案的內(nèi)容和形式日趨豐盛，效勞對(duì)象的范圍也在逐步擴(kuò)大。為此，怎樣提升機(jī)關(guān)檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。本文就機(jī)關(guān)檔案管理的工作實(shí)際，淺談下列機(jī)關(guān)檔案如何加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)管理，檔案信息資源如何才能獲得有效利用。

一、有效利用檔案信息資源的重要性。

通過(guò)以往的工作經(jīng)歷，我們可以認(rèn)識(shí)到，檔案管理是一種效勞工作，這種工作需要長(zhǎng)期進(jìn)行，檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出了檔案管理的價(jià)值和作用。

1、檔案工作的效勞職能主要是通過(guò)檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出來(lái)的。參考。整個(gè)檔案管理工作需要足夠的人力、財(cái)力和物力來(lái)收集、整理、歸檔、保留和管護(hù)大量繁雜的信息和數(shù)據(jù)，在檔案管理的過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的及時(shí)收集和平安保留，更重要的是，他還能為社會(huì)開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供效勞，這也是檔案管理工作所起的最重要的作用。要讓檔案管理工作更加具有生機(jī)和活力，只能是將檔案管理工作的效勞職能充沛發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

2、對(duì)檔案管理工作的檢驗(yàn)主要就是通過(guò)檔案信息資源的有效利用情況體現(xiàn)出來(lái)的。要對(duì)檔案工作人員的管理工作和取得的成績(jī)進(jìn)行衡量檢測(cè)，檔案信息資源的利用情況是表明這一問(wèn)題的最正確途徑。進(jìn)行歸檔的檔案資料是否齊全，是否系統(tǒng)，質(zhì)量如何，庫(kù)藏和檢索情況如何，都會(huì)對(duì)檔案信息資源的有效利用產(chǎn)生影響。所以，利用檔案信息資源的有效利用情況，就可以對(duì)檔案管理工作是否能夠貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行很好的檢驗(yàn)。

3、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用這一目標(biāo)，可以很好的拖動(dòng)檔案管理工作的提升和改良。經(jīng)過(guò)對(duì)檔案信息資源的有效利用情況的調(diào)查收集，可以決定是否要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行提升和改良以及如何進(jìn)行檔案管理工作的提升和改良。根據(jù)機(jī)關(guān)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，當(dāng)保留的檔案材料超過(guò)保留期限時(shí)，必須對(duì)這局部檔案進(jìn)行鑒定，來(lái)決定是銷毀這局部檔案還是繼續(xù)保留這局部檔案。在進(jìn)行鑒定的時(shí)候，要考慮到很多因素，其中，對(duì)檔案價(jià)值的判定，并且找到對(duì)應(yīng)的檔案信息資源的有效利用情況作為依據(jù)，是進(jìn)行鑒定的時(shí)候必須要考慮到的最重要的因素，因?yàn)檫@些內(nèi)容對(duì)檔案的鑒定工作是有利的，也能對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理的良好開(kāi)展起到促進(jìn)作用。參考。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施。

1、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的根底前提是抓好公文制發(fā)。公文用紙以及對(duì)文件進(jìn)行的排版和文件的裝訂質(zhì)量必須保證按規(guī)范進(jìn)行；文件的辦理過(guò)程必須按規(guī)范程序來(lái)實(shí)施；確定要進(jìn)行存檔的文件必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明。

2、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的關(guān)鍵步驟是要抓好文件的歸檔。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理利用價(jià)值的最大化、檢索利用便捷化和案卷的完整化，加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)管理是必須的，要實(shí)現(xiàn)上面的所有目標(biāo)，文件的歸檔就是其關(guān)鍵的步驟，在這一過(guò)程中，必須始終貫徹"以本單位形成文件為主";這一工作原那么。辦文人員的歸檔意識(shí)需要進(jìn)一步增強(qiáng)，檔案的時(shí)效性要有更好的把握，要確保保留檔案的完整性，并且重點(diǎn)是要明確對(duì)文件和資料進(jìn)行分類歸檔。貫徹好"以本單位形成文件為主";這一工作原那么之外，為了保證檔案的利用價(jià)值，檔案全宗的完整性需要引起足夠的重視。

3、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)就是要抓好案卷的整理工作。在檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，案卷整理這一環(huán)節(jié)需要消耗大量的人力和較多的時(shí)間，但是對(duì)檔案的最終形成以及將來(lái)的開(kāi)發(fā)利用，他都起著至關(guān)重要的作用。歸檔的案卷不經(jīng)過(guò)專業(yè)、細(xì)致的整理，最終形成的檔案就不是標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的，將來(lái)對(duì)其進(jìn)行使用的時(shí)候，它就不可能提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的信息資源。案卷整理要以有利于分類和檢索作為出發(fā)點(diǎn)，要按照檔案規(guī)范化管理的相關(guān)要求，將檔案整理辦法進(jìn)

行進(jìn)一步的改良。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷開(kāi)展，可以盡量實(shí)行電子檔案目錄錄入和啟動(dòng)檔案全文掛接工作，有利于檔案資源的有效利用。4、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的最正確途徑就是要抓好檔案的查閱或借閱這一效勞環(huán)節(jié)。首先，要建立健全檔案查閱或借閱的主體審核機(jī)制。制作出標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)的檔案查閱或借閱申請(qǐng)表，查閱或借閱檔案的人員在接觸檔案之前必須填寫"申請(qǐng)表";，在經(jīng)過(guò)相關(guān)科室審核后，按照相關(guān)科室的審核意見(jiàn)，檔案室工作人員為查閱或借閱檔案的人員提供效勞，這樣，加強(qiáng)了對(duì)檔案信息資源利用的統(tǒng)籌管理。其次，檔案的查閱或借閱要實(shí)行嚴(yán)格登記管理制度，同樣需要制作出標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)的"檔案查閱或借閱登記表";，查閱或借閱的人員在接觸檔案前，要在"登記表";中詳細(xì)寫明：查閱或借閱人員的單位、姓名、查閱或借閱時(shí)間、檔案的盒號(hào)、保管期限、案卷或文件題名等各種信息，并在相應(yīng)的表格欄目中準(zhǔn)確填寫好利用目的，進(jìn)一步提高了檔案信息資源利用過(guò)程的管理明細(xì)化程度；最后，對(duì)檔案信息資源的利用效果要進(jìn)行及時(shí)的跟蹤反應(yīng)，查閱或借閱檔案的人員在使用完檔案后，在償還所借檔案時(shí)，及時(shí)的辦理相應(yīng)的償還手續(xù)，在上面所說(shuō)的"登記表";中的相應(yīng)欄目處填寫利用效果，有利于后期的跟蹤效勞，同時(shí)，還要及時(shí)的進(jìn)行回訪，進(jìn)一步完善檔案信息資源有效利用效果的反應(yīng)機(jī)制。參考。

5、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的保障措施就是要抓好平安工作這一重要環(huán)節(jié)。要加強(qiáng)排查重點(diǎn)設(shè)施設(shè)備，防止平安事故的發(fā)生，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有可能出現(xiàn)問(wèn)題或隱患的地方時(shí)，應(yīng)采取一定的措施，及時(shí)的予以整改，防止各種影響檔案平安的平安事故的發(fā)生。為確保檔案資料的平安和萬(wàn)無(wú)一失，在對(duì)檔案進(jìn)行收集、保管、利用、保留和設(shè)備管理等的各項(xiàng)工作要按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格做好，檔案管理的各項(xiàng)工作制度要逐步的建立健全，要有專人負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和各種登記的工作，要明確責(zé)任到人，制定的措施要實(shí)施到位。

6、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作需要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心和使命感。要讓檔案工作人員充沛認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，增強(qiáng)他們的責(zé)任心和使命感。要讓檔案工作人員認(rèn)識(shí)到，案卷中的一頁(yè)薄紙就可能左右著領(lǐng)導(dǎo)的決策，就可能改變一個(gè)人的命運(yùn)，或者影響一個(gè)重要項(xiàng)目能否順利完工，所以檔案工作人員的工作是神圣的，是崇高的，值得我們引以為豪。

檔案工作記錄了歷史，傳承了文明，為社會(huì)提供效勞，為人民進(jìn)行造福，由此可見(jiàn)，檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。檔案事業(yè)也是一種崇高的事業(yè)，黨和國(guó)家的開(kāi)展離不開(kāi)檔案事業(yè)的開(kāi)展，因此，在實(shí)際工作中，檔案工作人員要將自己的工作職責(zé)履行好，將自身的作用充沛發(fā)揮出來(lái)，為進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔