企業(yè)行政事務(wù)管理制度

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總則

為進(jìn)一步適應(yīng)公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認(rèn)證的實(shí)施，規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件，以加強(qiáng)行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專責(zé)的工作局面。

第一章會(huì)議管理制度

一、內(nèi)部會(huì)議管理方法

〔一〕、公司會(huì)議主要包括總經(jīng)理辦公會(huì)議、工作調(diào)度會(huì)議、各種專題會(huì)議、全體員工大會(huì)、部門會(huì)議及臨時(shí)會(huì)議等。

〔二〕、公司級(jí)會(huì)議的組織者為綜合處。

〔三〕、會(huì)議由綜合處供應(yīng)服務(wù)，會(huì)議召開應(yīng)供應(yīng)、做好會(huì)議通知、材料、會(huì)場(chǎng)、記錄等各項(xiàng)服務(wù)，會(huì)議結(jié)束后，依據(jù)狀況撰寫會(huì)議紀(jì)要，必要時(shí)供應(yīng)水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。

〔四〕、會(huì)議通知形式主要為電話通知，處長(zhǎng)、部門經(jīng)理及以上人員應(yīng)通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。

〔六〕、因故不能參與會(huì)議的，必需親自向綜合處說明理由。

〔七〕、會(huì)議決議事項(xiàng)，與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)后馬上執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。

〔八〕、各處室、部門要把每次調(diào)度會(huì)及其它會(huì)議精神傳到達(dá)基層，也可依據(jù)自己部門的實(shí)際狀況，定期召開部門級(jí)會(huì)議傳達(dá)會(huì)議精神。

〔九〕、部門有關(guān)會(huì)議如需綜合處幫助的應(yīng)提前通知綜合處，以便做出統(tǒng)一支配。

二、對(duì)外出租會(huì)議室、多功能廳管理方法

〔一〕、公司所屬會(huì)議室及多功能廳由物業(yè)處負(fù)責(zé)辦理租用手續(xù)，綜合處負(fù)責(zé)供應(yīng)相關(guān)會(huì)議服務(wù)。

〔二〕、物業(yè)處依據(jù)會(huì)議室使用狀況與租用會(huì)議室單位商定相關(guān)出租事宜，填寫《會(huì)議室使用登記單》，經(jīng)主管經(jīng)理簽字確認(rèn)后通知綜合處，綜合處同使用單位協(xié)商會(huì)議室使用的詳細(xì)事宜〔預(yù)約時(shí)間、需供應(yīng)的服務(wù)等〕。

〔三〕、租用單位于租用當(dāng)天將《會(huì)議室使用登記單》交與綜合處會(huì)議管理人員，待會(huì)議室使用完畢后，由會(huì)議室管理人員填入會(huì)議室實(shí)際使用時(shí)間，由租用單位簽字確認(rèn)后，綜合處返還物業(yè)處作為收費(fèi)根據(jù)。

其次章辦公電話管理制度

為了提高公司辦事效率，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)，保證通訊聯(lián)絡(luò)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本規(guī)定：

一、公司電話主要用于辦公業(yè)務(wù)。使用電話通話要言簡(jiǎn)意賅，禁止在電話中閑聊，嚴(yán)禁撥打聲訊和信息電話。

二、各處室、部門使用管理插卡電話，經(jīng)理辦公室使用加鎖電話。

三、電話卡由辦公室負(fù)責(zé)刷卡。每次刷卡標(biāo)準(zhǔn)，處長(zhǎng)30元，部門經(jīng)理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長(zhǎng)每人15元。使用完話費(fèi)后，到辦公室刷卡，并進(jìn)行登記。

四、安裝管理插卡電話后，不允許私接電話機(jī)通話，否則，將追究其直接責(zé)任人或部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并依法追繳相應(yīng)的電話費(fèi)。

五、各處室負(fù)責(zé)人及員工要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，以仆人翁的看法管好、用好電話。員工因公或特別狀況需要撥打長(zhǎng)途電話者，統(tǒng)一到辦公室登記后，方可撥打。

六、由辦公室定期到電信局對(duì)各處室及部門電話使用狀況進(jìn)行查詢監(jiān)督，并予以公布。

第三章公文收發(fā)傳閱管理制度

依據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際狀況，現(xiàn)就非質(zhì)量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理方法規(guī)定如下：

一、公文撰寫

1、公文草擬。依據(jù)需要和領(lǐng)導(dǎo)指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由綜合處草擬，涉及各處室職責(zé)，需要由公司統(tǒng)一行文的，由各處室、部門草擬文稿。

2、公文審核。指對(duì)草擬文稿的審核，由綜合處負(fù)責(zé)。審核的主要內(nèi)容是：看是否確實(shí)需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)章和擬制公文的有關(guān)要求等。不需由公司統(tǒng)一行文的公文，由各處室、部門自行發(fā)文。

3、公文復(fù)核。指公文正式印制前對(duì)文稿的校對(duì)、核稿，重點(diǎn)是看：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

4、公文簽發(fā)。將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導(dǎo)簽字，批準(zhǔn)發(fā)文。公司級(jí)公文由總經(jīng)理簽發(fā)，各處室、部門或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文，由處室、部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

5、公文的印刷、用印。經(jīng)審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理方法》加蓋公章。

二、公文發(fā)放

指將公文發(fā)放到相關(guān)部門。確定發(fā)文后，綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號(hào)，登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。對(duì)內(nèi)發(fā)放文件須有各處室、部門相關(guān)人員簽收。公司級(jí)文件發(fā)放時(shí)只發(fā)處處室及相關(guān)部門，處室、部門內(nèi)部的傳達(dá)由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到文件后要簽字確認(rèn)。

三、公文的傳閱

接收的文件需由多部門閱看時(shí)，經(jīng)綜合到處長(zhǎng)、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關(guān)處室、部門閱看，閱看人員簽字確認(rèn)。

四、公文歸檔

公司發(fā)文由綜合處準(zhǔn)時(shí)歸檔，填寫《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件，如有必要應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)送綜合處歸檔。

第四章辦公用品管理制度

為進(jìn)一步開源節(jié)流，規(guī)范辦公用品管理，特做如下規(guī)定：

一、職責(zé)及范圍

〔一〕本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規(guī)定了辦公用品打算、選購、發(fā)放、使用、保管等方面的職責(zé)和管理要求。

〔二〕辦公用品的選購、保管及發(fā)放歸口綜合處管理。各處室、部門辦公用品打算、領(lǐng)取、使用、保管等由各處室、部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)。

二、辦公用品打算、選購、保管及發(fā)放管理方法

〔一〕、每月15日以前，各處室、部門自行統(tǒng)計(jì)本處或部門的辦公用品需求狀況，并列出具體打算，分類〔日常辦公用品、印刷品、其它〕填寫《用料打算單》，打算本著“節(jié)約、有用、必需”的原則，經(jīng)處室、部門負(fù)責(zé)人審批后統(tǒng)一提交綜合處。

〔二〕、綜合處選購人員依據(jù)實(shí)際狀況賜予審核并制定選購打算及預(yù)算，報(bào)經(jīng)綜合到處長(zhǎng)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行選購，并于每月25日至30日發(fā)放。

〔三〕、公司新到工作人員的辦公用品，綜合處依據(jù)各處室、部門負(fù)責(zé)人供應(yīng)的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配備必要的辦公用品，以保證新到人員的正常工作。

〔四〕、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由使用部門填寫書面《辦公用品申請(qǐng)單》，須經(jīng)綜合到處長(zhǎng)批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。

〔五〕、選購人員要以做到辦公用品齊全、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、庫存合理、開支適當(dāng)為原則，并要建立帳目，依據(jù)《物資的驗(yàn)收、出入庫及保管制度》辦好入庫、出庫手續(xù)。

〔六〕、辦公用品管理肯定要做到文明、清潔、留意平安、防火、防盜、嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦事，非工作人員不得隨便進(jìn)入庫房。

〔七〕、各部門物品領(lǐng)用人應(yīng)本著勤儉節(jié)省的原則使用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，綜合處有權(quán)對(duì)各部門的領(lǐng)用狀況予以審核與監(jiān)督。

第五章辦公設(shè)備〔軟件〕更新、維護(hù)、使用制度

一、職責(zé)及范圍

1、公司辦公設(shè)備包括：電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、多功能廳彩電、音響、投影儀及各處室、部門配備的空調(diào)等各種珍貴物品。辦公軟件是指各類因辦公需要而購置或?qū)I(yè)制作的.軟件。為了保證各項(xiàng)辦公設(shè)備的正常使用，各類辦公軟件的平安操作，發(fā)揮辦公設(shè)備及辦公軟件的最大成效，特制定本制度。

2、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、多功能廳〔會(huì)議室〕內(nèi)彩電及VCD、DVD均由綜合處指定專人保管、使用，定期進(jìn)行檢查，發(fā)覺問題應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告，由綜合處通知定點(diǎn)修理公司的技術(shù)人員前來檢查、修理、保養(yǎng)。

3、各處室配備的計(jì)算機(jī)，由各處室指定專人定期負(fù)責(zé)清潔工作。

二、更新、修理及維護(hù)保養(yǎng)

1、辦公設(shè)備的更新是指辦公設(shè)備的升級(jí)或更新、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的選購、各類耗材的補(bǔ)給、特別配套設(shè)備的購置。辦公設(shè)備發(fā)生各種故障不能使用時(shí)即可進(jìn)行修理。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購置或升級(jí)的各類應(yīng)用軟件。

2、需要進(jìn)行辦公設(shè)備更新時(shí)，由各處室、部門或設(shè)備監(jiān)管人填寫《辦公設(shè)備更新〔修理〕申請(qǐng)單》，由處室、部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合處負(fù)責(zé)選購。綜合處依據(jù)市場(chǎng)報(bào)價(jià)做好新購置辦公設(shè)備的預(yù)算，經(jīng)綜合到處長(zhǎng)、總經(jīng)理審批后購置、發(fā)放。

3、各類辦公設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，可隨時(shí)填寫《辦公設(shè)備更新〔修理〕申請(qǐng)單》，通過定點(diǎn)公司或?qū)I(yè)修理人員進(jìn)行修理。

4、各類辦公設(shè)備需要更換部件時(shí)，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備更新〔修理〕申請(qǐng)單》，經(jīng)綜合到處長(zhǎng)、總經(jīng)理審批后方可更換。

5、各處室、部門要妥當(dāng)保管本部門或分管的辦公設(shè)備保修、修理、使用說明書等資料。

三、辦公設(shè)備使用管理規(guī)定

1、計(jì)算機(jī)及外設(shè)使用時(shí)要留意防塵、防磁、防靜電、防水、防腐。

2、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備包括移動(dòng)硬盤和U盤。移動(dòng)硬盤使用時(shí)留意，在硬盤高速運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)嚴(yán)禁硬盤受到外力碰撞，嚴(yán)禁移動(dòng)硬盤。移動(dòng)硬盤及U盤在斷開與電腦的連接時(shí)肯定要進(jìn)行相關(guān)操作，當(dāng)系統(tǒng)提示“您可以平安的拔下設(shè)備”時(shí)方可拔除設(shè)備。

3、會(huì)議室投影設(shè)備的使用由綜合處設(shè)專人負(fù)責(zé)，其它人員未經(jīng)允許及培訓(xùn)嚴(yán)禁使用該設(shè)備。每次關(guān)閉投影儀的時(shí)候都肯定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅后，才能關(guān)閉電源。

4、計(jì)算機(jī)軟件及應(yīng)用軟件由綜合處統(tǒng)一購置。軟件在使用時(shí)，要根據(jù)要求步驟進(jìn)入或退出，以免造成軟件的損壞。禁止在公司計(jì)算機(jī)安裝其他軟件，以免病毒傳播。

5、日常文檔及數(shù)據(jù)由各處室自行備份。每月二十日前由綜合處負(fù)責(zé)使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)各處室重要文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。日常殺毒工作由各處室自行處理，要求每周至少殺毒一次、升級(jí)一次，殺毒軟件由綜合處供應(yīng)。

6、計(jì)算機(jī)的清潔與維護(hù)實(shí)行誰使用誰負(fù)責(zé)清潔的原則。每周清潔外部?jī)纱?，不得使用濕抹布，?nèi)部每季度必需打開機(jī)箱清潔一次，用毛刷或?qū)Ｓ霉ぞ叽祪魤m土。第一次清理由綜合處指導(dǎo)，以后的清潔由各處自行負(fù)責(zé)，綜合處進(jìn)行不定期抽查。

7、各類辦公設(shè)備嚴(yán)禁外借、外用。嚴(yán)禁上班時(shí)間在計(jì)算機(jī)上玩嬉戲、處理與工作無關(guān)的文件，嚴(yán)禁用微機(jī)看VCD盤，嚴(yán)禁使用計(jì)算機(jī)從事不健康活動(dòng)或不符合國(guó)家政策法規(guī)的活動(dòng)，嚴(yán)禁利用網(wǎng)絡(luò)傳播淫穢及危害國(guó)家平安的信息。

第六章傳真、復(fù)印制度

一、辦公復(fù)印、傳真的管理部門為綜合處。

二、復(fù)印、傳真承辦范圍為行政管理文件、合同及各類相關(guān)資料，私人資料恕不接待。

三、各處室、部門在進(jìn)行復(fù)印時(shí)，必需填寫《打印、復(fù)印登記單》，登記復(fù)印紙張的規(guī)格和數(shù)量。

四、各處室在進(jìn)行傳真文件或資料時(shí)，要填寫《傳真收、發(fā)文登記表》。

五、綜合處每月25日依據(jù)使用紙張的實(shí)際數(shù)量，按本錢匯總后報(bào)財(cái)務(wù)處。

企業(yè)行政事務(wù)管理制度2

(一)總則

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

其次條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等。

(二)檔案管理

第三條歸檔范圍：

公司的規(guī)劃、年度打算、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞開工資、經(jīng)營(yíng)狀況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、確定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。

第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完好，密級(jí)檔案必需保證平安。

第五條檔案的借閱與索?。?/p>

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔;

2.公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù);

3.借閱檔案必需愛惜，保持干凈，嚴(yán)禁涂改，留意平安和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔緣由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

第六條檔案的銷毀：

1.任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨便銷毀公司檔案材料;

2.若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要仔細(xì)填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

(三)印鑒管理

第七條公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。

第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字答應(yīng)后管理印鑒人方可蓋章，如違背此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。

第九條公司全部需要蓋印鑒的介紹信、說明及對(duì)外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢，存檔。

第十條公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特別狀況確需開具時(shí)，必需經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必需向公司匯報(bào)其介紹信的用處，未使用的必需交回。

第十一條蓋章后消失的意外狀況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

(四)公文打印管理

第十二條公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。

第十三條各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交電腦部打印，按價(jià)計(jì)費(fèi)。

第十四條公司各部、室全部打印公文、文件，必需一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。

(五)辦公及勞保用品的管理

第十五條辦公用品的購發(fā)：

1.每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定打算提交總經(jīng)理辦公室;

2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品打算及預(yù)算;經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，依據(jù)實(shí)際工作需要有打算的分發(fā)給各個(gè)部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回;

3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用;

4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室依據(jù)部室負(fù)責(zé)人供應(yīng)的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作;

5.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;

6.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫肯定要由領(lǐng)取人員簽字;

7.辦公室用品管理肯定要做到文明、清潔、留意平安、防火、防盜、嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。

第十六條勞保用品的購發(fā)：

勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室依據(jù)各部、室的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購置、統(tǒng)一發(fā)放。

(六)庫房管理

第十七條庫房物資的存放必需按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。

第十八條選購人員購入的物品必需附有合格證及入庫單，收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)覺短缺或損壞，應(yīng)馬上拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)覺實(shí)物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。

第十九