郵件合并功能使用方法

Word2003和Word2007郵件合并功能使用方法在日常工作中，我們經(jīng)常會遇見這種情況?處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已。在填寫大量格式相同，只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容，其他文檔內(nèi)容不變時，我們可以靈活運用Word郵件合并功能，不僅操作簡單，而且還可以設(shè)置各種格式、打印效果又好，可以滿足許多不同客戶不同的需求。下面Word聯(lián)盟就分別給大家提供Word2003和Word2007郵件合并功能制作過程及使用方法。學習掌握郵件合并的功能，相信可以為你以后的工作中節(jié)省不少時間，下面就讓我們一起來學習吧！Word2003郵件合并功能使用方法（成績單的制作）一、建立數(shù)據(jù)源1、啟動y|，建立含有學生月考考試成績表（4月份）的工作簿“月考成績”文件，（如下圖）。licrosoftExcel-月考成績6辱文明秋也馬汪亶王瓏語509英776

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數(shù)8;整14licrosoftExcel-月考成績6辱文明秋也馬汪亶王瓏語509英776

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數(shù)8;整142染8699589866661766875876374726392?■/心、8天據(jù)。把數(shù)據(jù)源看作一維表格,,

805力■包：590在郵N4>M、4月偷月份乂6月淆■■>[^數(shù)字Word聯(lián)wwwwordlrr件合并中稱為合并域，如成績表（4月份）中的學生姓名；其中的每一行對應(yīng)合并文檔某副本中需要修改的信息，如成績表中某學生的姓名、語文成績、數(shù)學成績等信息。完成合并后，該信息被映射到主文檔對應(yīng)的域名處。小提示：工作表的第一行一般是標題記錄，第二行起為數(shù)據(jù)記錄。2用Excel提供的函數(shù)Average、Max求出班內(nèi)各門考試科目的平均分和最高分，并記錄在案。二、創(chuàng)建合并主文檔，并設(shè)置主文檔類型1、啟動Word2003，建立“月考成績單”主文檔，并錄入各科班江陰市輕工職業(yè)高級中學

同學2006年4月份月考成堵單考試科目個人成蒙班內(nèi)最高分班內(nèi)均分語文幻72.3數(shù)學9467.8內(nèi)最高分和平均分，（如下圖所示）。8678.4景小提示藝時效果為了節(jié)約用設(shè)置的主文檔格式也將決定各個副本分為兩欄或者多欄,的顯示和打印/效果；為了節(jié)約用象單擊菜單土紙，也可將頁〈面伸的“視圖”選1分為兩欄或者多欄。1i項，在彈出的下拉菜單中指向“工.，voRilT工具欄”?；蛘?，也可以單擊菜單欄上的“工具”選項，然后在其彈，出的下拉菜單中指向“信函和郵件”選項，再單擊“顯示郵件合并工具欄”選項。3、單擊郵件合并工具欄上的“設(shè)置文檔類型”按鈕，選擇“目錄”型主文檔并單擊“確定”按鈕，（如下圖）。主文待類型文檔類型：O信函也）O贖⑦o標簽值）二、連接到數(shù)據(jù)源文件并選擇工作表單擊郵件合并工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，然后選擇以上創(chuàng)亥I勺數(shù)據(jù)源文曜—月考成績，再選擇此次合并數(shù)據(jù)所在的工作表（4

月份）并單擊“確定”按鈕，（如下圖所示）。四、向主文檔插入合并域先將光標定位在需要插入合并域的位置上，然后單擊郵件合并工具欄上的“插入域”按鈕，選擇需要插入的合并域，并按“插入”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就完成了一個合并域的插入。重復(fù)以上操作，直至將所需插入的合并域全部插入為止，（如下圖所示）。江陰市輕工職業(yè)高級中學〈姓鈴?fù)瑢W2006年4月份月考成績單考試科目個人成瑩語文空語文考試科目個人成瑩語文空語文*數(shù)學忒數(shù)學*英語端英語》染整工芝式染整冷染整設(shè)備:《設(shè)備*班內(nèi)星高分班內(nèi)均分87|7239467.8S678.49372.6中*注意：此時可先將主文檔保存，以防意外發(fā)生。五、合并數(shù)據(jù)源到新文檔1、單擊郵件合并工具欄上的“合并至新文檔”按鈕，在彈出的對話框中選擇“全部”記錄，并按“確定”按鈕，（如下圖所示），則可以生成數(shù)據(jù)源中所有學生個人的成績單新文檔。2、檢查新文檔的合并效果，如果在頁面內(nèi)出現(xiàn)的學生個人成績單有不完整的，則可以在主文檔中增加空行、調(diào)整行間距或主文檔的頁邊距。3、重復(fù)以上1、2操作，直至在合并的新文檔每頁中出現(xiàn)的學生個人成績單都是完整的，（如下圖所示），然后保存主文檔。4、最后將生成的新文檔讓打印機打印輸出或者保存后供下次打印。小提示：以后只需重新錄入工作表中學生的月考成績即可生成符合以上設(shè)置要求的學生成績單。六、結(jié)語1、用Word2003郵件合并功能創(chuàng)建的目錄型（在Word2002中是分類型）主文檔，具有在同一頁面每一欄內(nèi)打印多個主文檔副本的特點。2、若在同一頁面內(nèi)只打印一個主文檔的副本，如全校學生畢業(yè)證的打印、各類獎狀、期末學生成績單等，則應(yīng)創(chuàng)建“信函”型主文檔，其余操作基本類同。Word2007郵件合并自動提取數(shù)據(jù)批量制作成績單本例介紹如何讓Word2007自動提取Excel成績表中的數(shù)據(jù)批量制作成績單，這個神奇的通知單自己會從Excel成績表中提取學生的姓名、學號、各科成績等等，然后按老師指定的格式自動制作全班同學的成績通知單！下面是我們前兩次用到的Excel成績單。重點在介紹方法。如果數(shù)據(jù)多，也許表格會比較復(fù)雜，不過不管簡單還是復(fù)雜，Word2007都能輕松幫你搞定！現(xiàn)在主角出場！選擇“郵件”選項卡中的“選擇收件人”。選擇“使用現(xiàn)有列表”。

啊！在這里我們選擇指定的數(shù)據(jù)源一一也就是Excel成績表，這樣，Word2007才知道從哪里取成績數(shù)據(jù)呀！選理教雄源以查找范圍（I）；□我最近的文檔幽桌面我的文檔I我的電腦選理教雄源以查找范圍（I）；□我最近的文檔幽桌面我的文檔I我的電腦■g網(wǎng)上鄰居才績表的ExcelnG績表?，F(xiàn)在Excel的成績表已經(jīng)和我們的Word成績通知單關(guān)聯(lián)在一起了！小提示：如果成績表文件里面有多個工作表，下圖中都會列出來，選擇需要的工作表就可以了。我們可以點擊“郵件”選項卡中的“編輯收件人列表”，看看我們的數(shù)據(jù)表是不是和Word通知單聯(lián)系在一起了。之前Excel成績表中的數(shù)據(jù)都在這里了！如果老師并不需要所有的數(shù)據(jù)，可以在這里選擇需要的部分數(shù)據(jù)。守駐名rfdoenxni156▼I學程▼德苴米塔:律花木芝.罟走新阿魚木守駐名rfdoenxni156▼I學程▼德苴米塔:律花木芝.罟走新阿魚木大力士小配我愛朋蘭豚笙&ns20060000?2WWSXI7zo?o??*i^oq^axub2000000072MMB0a211030?)?2WW091G2oo@ani]坤ow】w2QQ31WJJ的說903!酬7?做列啊岳"5111.7e05B3.fi37頑童唇塊前販g誹琮收忤人列麝>|持序(5)￡j魄m—京基淺外夏喊忡人Oh童唇塊前販g可是，通知單怎么知道這么多的數(shù)據(jù)各自應(yīng)該出現(xiàn)在什么位置呢？現(xiàn)在！關(guān)鍵的一步來啦!找到“郵件”選項卡中的“插入合并域”。就是用這里，我們可以方便地指定數(shù)據(jù)在成績通知單中應(yīng)該顯示的位置。很簡單！下面把光標停在成績通知單Word文檔中需要出現(xiàn)學號的地方，這里就是“學號：”的后面，然后，點擊“插入合并域”的小w件人列表3^^髭寫童話學校封&題11T貝耕福簽合并城插入合并域在如竺中漆加收件人列表中的域rw件人列表3^^髭寫童話學校封&題11T貝耕福簽合并城插入合并域在如竺中漆加收件人列表中的域r葡"姓氐『、“住宅屯資“、“公司名稱“或其完成蛙件合■井后rWord會將該些頊若攔為,攵姓成列表釁件審閱視囹加裁項現(xiàn)在“學號：”的后面多出“<<學號>>”的字樣，看起來好像很奇怪，別著急，等會兒它就會變成具體的學號啦！用同樣的方法，指定“姓名”。用同樣的方法將Word成績通知單上各科成績和平均分應(yīng)該出

現(xiàn)的位置和Excl的對應(yīng)字段做好關(guān)聯(lián)現(xiàn)在！好戲開始啦！點擊“郵件”選項卡里面的“預(yù)覽結(jié)果”。童話學校期中考試成績通知單舊學號=?岸號計姓名：做±名叫■+J成績表/++啊哈！學號為20080001的獅子王的成績通知單出來啦！看看！數(shù)據(jù)都是從Excel的成績表里面讀取出來的喲!他同學的成績通知單，老師只需要在“預(yù)覽結(jié)果”右邊的數(shù)字窗口中輸入數(shù)字或者按左右箭頭就可以啦!成績通知單也出來了！如果想看其據(jù)都是從Excel的成績表里面讀取出來的喲!他同學的成績通知單，老師只需要在“預(yù)覽結(jié)果”右邊的數(shù)字窗口中輸入數(shù)字或者按左右箭頭就可以啦!成績通知單也出來了！如果想看其看！米老鼠的現(xiàn)在我們需要打印成績單了。點擊“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單個文檔”。輯單個文檔”。在這個彈出的對話框中我們可以指定哪些數(shù)據(jù)需要合并到新的文檔中。檔中。確定以后Word2007會生成一個新的“信函”文檔?？矗∵@里一共有十三頁，所有學生的成績通知單都生成好啦！如果需要