向低效會議說NO-會議管理

問題與收益：1.把所有學(xué)員分成A、B兩組2.A組討論提高會議效率的好處，B組討論低效會議的壞處，各說出7點以上3.兩小組排代表上臺發(fā)言，其他組員補(bǔ)充4.活動時間：8分鐘第一頁，共56頁。2學(xué)習(xí)目標(biāo)1.描述會前準(zhǔn)備的要點2.描述會議主持的技巧3.描述有效控制的方法4.運用會議記錄模版模擬一份會議記錄5.描述出會后跟蹤反饋方法第二頁，共56頁。會前準(zhǔn)備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀(jì)要會后跟蹤第三頁，共56頁。會前準(zhǔn)備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀(jì)要會后跟蹤第四頁，共56頁。會前準(zhǔn)備

Preparationbeforemeeting一第五頁，共56頁。案例分析：糟糕的會議準(zhǔn)備1.閱讀案例單頁后每個人先在紙上寫出答案2.小組逐一發(fā)表個人看法3.小組組長匯總并代表小組發(fā)言4.最佳答案小組給予獎品激勵5.活動時間：8分鐘第六頁，共56頁。（一）設(shè)立會議目標(biāo)解決特殊問題0102040305傳達(dá)資訊激勵員工士氣達(dá)成一致意見達(dá)到有效溝通第七頁，共56頁。（二）遵循目標(biāo)的會議類型1咨訊會2討論會3研討會組織者做大量的準(zhǔn)備工作，參與者只需要參加組織者做好引導(dǎo)工作，并適時推動議題的發(fā)展，參會者需要參加討論參會者需要事先準(zhǔn)備，有很高的參與度，需要集思廣益第八頁，共56頁。緊扣會議目標(biāo)議題數(shù)量適中議題間的聯(lián)系（三）確定會議議題第九頁，共56頁。（四）選擇參會人員對會議主題有深入研究或?qū)η闆r較為熟悉的人1對會議目標(biāo)達(dá)成起關(guān)鍵性作業(yè)的人2能夠客觀、積極發(fā)表自己見解，不受外界干擾的人3第十頁，共56頁。（五）確定會議程序010203主要往前次要往后緊迫往前不緊往后高度集中往前第十一頁，共56頁。2、會議時間不宜過長也不宜過短1、確定會議召開時間需要考慮與會人員是否能夠出席（六）安排會議時間第十二頁，共56頁。1、確定會議的地點要考慮會議的規(guī)模大小和人數(shù)2、還要交通是否便利、是否有必要的會議設(shè)備等（七）安排會議地點第十三頁，共56頁。會議主持會議內(nèi)容、材料會議議題參加人員聯(lián)絡(luò)信息時間地點會議名稱會議通知（八）撰寫會議通知

第十四頁，共56頁。會議通知范例會議通知致：各部門經(jīng)理發(fā)至：總經(jīng)理辦公室徐麗日期：2015年6月20日主題：各部門經(jīng)理季度工作會議參會人員：各部門經(jīng)理2015年6月27日上午9：00，在上海松山賓館一樓會議室召開三季度工作安排會議，要求所有部門經(jīng)理參加本次會議。如您不能參加，請6月25日前提前與***聯(lián)系告知。

附上一份議事日程，參加會議的地圖和停車場，中午提供自助餐。附件：1、議事日程2、

松山賓館和停車場地圖

第十五頁，共56頁。知識競賽：1.每位學(xué)員在手邊紙上寫出10選擇道題目的答案2.公布答案3.對全部答對的學(xué)員給予獎勵4.活動時間：7分鐘第十六頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：轉(zhuǎn)身交流1.

每位學(xué)員寫下本模塊學(xué)習(xí)的最大三個收獲2.鄰座互相分享所獲3.分享握手表示感謝4.活動時間：3分鐘第十七頁，共56頁。會前準(zhǔn)備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀(jì)要會后跟蹤第十八頁，共56頁。會議主持Presidedovermeeting二第十九頁，共56頁。小組討論：會議主持人在會議中的作用1.小組成員逐一發(fā)表個人看法2.小組組長匯總并代表小組發(fā)言3.最佳答案小組給予獎品激勵4.活動時間：8分鐘第二十頁，共56頁。善于表達(dá)耐性15思維清晰公正26對事不對人靈活應(yīng)對37分析能力自我約束48（一）會議主持人應(yīng)有的良好素質(zhì)第二十一頁，共56頁。01040203講故事做推測激發(fā)興趣釋題目講背景揭示主旨展掛圖放錄音活躍氣氛提疑問設(shè)懸念啟迪思考（二）設(shè)計會議開場白第二十二頁，共56頁。（三）掌握會議節(jié)奏熟悉會議進(jìn)程和內(nèi)容1預(yù)測會議可能出現(xiàn)問題2科學(xué)制定會議節(jié)奏計劃3不搞一言堂4合理分配發(fā)言時間5合理運用發(fā)言技巧6第二十三頁，共56頁。（四）有效控制會議1即時贊美有創(chuàng)見的發(fā)言者2立刻阻止人身攻擊3不要試圖控制整個會議局面4對與會者發(fā)言給予即時反饋和肯定第二十四頁，共56頁。體驗操練：角色扮演1.背景介紹：老師介紹訓(xùn)練背景2.發(fā)放角色卡，學(xué)員熟悉訓(xùn)練中的三個角色：會議主持人、參會人員、觀察員3.三人小組現(xiàn)場按角色卡練習(xí)（每個角色做一次）4.選取代表上臺展示5.全場觀察并點評6.培訓(xùn)師做總評，進(jìn)行獎勵7.三人小組繼續(xù)練習(xí)，直到正確演示第二十五頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：三國殺1.三人一組回顧課程要點2.規(guī)定時間內(nèi)，依次每人說一點，不得與其他人重復(fù)3.時間到后，仍能說出學(xué)習(xí)要點的學(xué)員獲勝4.時間到后，學(xué)員握手表示感謝5.活動時間：5分鐘第二十六頁，共56頁。會前準(zhǔn)備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀(jì)要會后跟蹤第二十七頁，共56頁。有效控制ControlConference三第二十八頁，共56頁?，F(xiàn)場測試：高效會議該如何控制1.小組討論在流程卡片上寫下自己的了解的內(nèi)容2.各小組針對卡片進(jìn)行排序3.各小組在聽取講師講解后重新排序，并寫下每個流程的收獲4.活動時間：5分鐘第二十九頁，共56頁。（一）明確議題目標(biāo)書面列明1切合實際2具體可衡量3第三十頁，共56頁。（二）澄清誤解錯誤目的過多無關(guān)聯(lián)性1目的描述不清晰2第三十一頁，共56頁。（三）控制討論進(jìn)程1234拉回主題中斷其發(fā)言鼓勵積極發(fā)言消除沖突第三十二頁，共56頁。（四）處理意見分歧合作/解決妥協(xié)/調(diào)解緩和/包容撤退/回避強(qiáng)迫/命令第三十三頁，共56頁。（五）控制會議時間3打鈴控制法4平均時間控制法1時鐘控制法2主持人提醒法第三十四頁，共56頁。知識競賽：1.每位學(xué)員在手邊紙上寫出10選擇道題目的答案2.公布答案3.對全部答對的學(xué)員給予獎勵4.活動時間：7分鐘第三十五頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：拉伸回顧1.同組相鄰的兩位學(xué)員組成一組2.一個學(xué)員邊說出一個知識點邊做動作，另外一個學(xué)員也要模仿相應(yīng)動作3.在規(guī)定時間內(nèi)交換說出本模塊知識點4.分享握手表示感謝5.活動時間：3分鐘第三十六頁，共56頁。會前準(zhǔn)備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀(jì)要會后跟蹤第三十七頁，共56頁。會議紀(jì)要MeetingSummary四第三十八頁，共56頁。案例分析：2016年半年會議紀(jì)要1.閱讀案例單頁后每個人先在紙上寫出答案2.小組逐一發(fā)表個人看法3.小組組長匯總并代表小組發(fā)言4.最佳答案小組給予獎品激勵5.活動時間：8分鐘第三十九頁，共56頁。（一）會議紀(jì)要種類01030204辦公會議紀(jì)要工作會議紀(jì)要協(xié)調(diào)會議紀(jì)要研討會議紀(jì)要第四十頁，共56頁。（二）會議紀(jì)要特點內(nèi)容紀(jì)實性表達(dá)提要性稱謂特殊性第四十一頁，共56頁。（三）會議紀(jì)要基本寫法01集中概述法02分項敘述法03發(fā)言提要法第四十二頁，共56頁。（四）會議紀(jì)要內(nèi)容結(jié)構(gòu)01會議主題02會議時間03會議地點04參會人員06結(jié)尾05正文第四十三頁，共56頁。小練習(xí)：1.請根據(jù)以上所學(xué)知識結(jié)合實際工作擬寫一份會議紀(jì)要2.寫好后與領(lǐng)座互相交流3.老師選取代表進(jìn)行點評4.活動時間：8分鐘第四十四頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：爭分奪秒1.請在90秒內(nèi)寫出本單元的7點收獲2.寫好后鄰桌互相交流3.活動時間：3分鐘第四十五頁，共56頁。會前準(zhǔn)備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀(jì)要會后跟蹤第四十六頁，共56頁。會后跟蹤Afterthetrack五第四十七頁，共56頁?，F(xiàn)場測試：1.請學(xué)員根據(jù)問卷在紙上寫出答案2.小組內(nèi)進(jìn)行討論3.老師公布正確答案4.最佳答案小組給予獎品激勵5.活動時間：8分鐘第四十八頁，共56頁。01整理會議記錄02羅列成果決議（一）公布決議內(nèi)容第四十九頁，共56頁。（二）行動跟進(jìn)010203明確責(zé)任分工制定溝通計劃確保成果與決議一致第五十頁，共56頁。角色扮演1.老師發(fā)放角色卡2.學(xué)員閱讀角色卡3.三人一個小組，現(xiàn)場按角色卡練習(xí)4.選取一組代表上臺展示5.老師進(jìn)行點評6.活動時間：8分鐘第五十一頁，共56頁。（三）在持續(xù)改善中提升總結(jié)不足之處尋找解決方法第五十二頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：學(xué)員互測1.

每位學(xué)員拿出一張白紙，根據(jù)本單元所學(xué)，制作一套考題2.考題以填空、選擇、判斷為主，題目數(shù)量3個3.考題出好后，和鄰桌互考，并在完成后進(jìn)行答案講解4.活動時間：3