現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)與秘書(shū)實(shí)務(wù)下編(第四版)

第六章文書(shū)寫(xiě)作第一節(jié)文書(shū)概述

一、文書(shū)的含義

文書(shū)是人們?yōu)榱藨{證和傳遞的需要，在一定介質(zhì)上記錄文字、圖像信息而形成的書(shū)面材料，包括公務(wù)文書(shū)和私務(wù)文書(shū)。公務(wù)文書(shū)是指法定組織在公務(wù)活動(dòng)中為推動(dòng)實(shí)際事務(wù)而形成的文書(shū)材料。在外延上，公務(wù)文書(shū)包括公文和一般公務(wù)文書(shū)。第一頁(yè)，共434頁(yè)。二、文書(shū)的構(gòu)成要素（一）信息要素1．主題信息

主題信息是指文書(shū)記載和傳遞的主要信息，是文書(shū)信息的核心部分，體現(xiàn)著文書(shū)制發(fā)的目的。主題信息必須通過(guò)文書(shū)的標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)（或稱呼）、正文、署名（或發(fā)文機(jī)關(guān)）和成文時(shí)間來(lái)表達(dá)。第二頁(yè)，共434頁(yè)。2.輔助信息輔助信息是指因文書(shū)管理的需要，根據(jù)不同的主題信息而附加的標(biāo)識(shí)項(xiàng)目。如發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、簽發(fā)人、主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間等標(biāo)識(shí)項(xiàng)目，一方面補(bǔ)充說(shuō)明文書(shū)主題信息，另一方面也是文書(shū)管理的重要依據(jù)。第三頁(yè)，共434頁(yè)。（二）符號(hào)要素

1．文字符號(hào)

（包括標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）

2．圖形符號(hào)（包括圖像、照片、圖表以及具有指示和象征意義的符號(hào)）3．格式符號(hào)（包括文書(shū)內(nèi)部結(jié)構(gòu)元素的組合方式以及結(jié)構(gòu)布局的表現(xiàn)形式——結(jié)構(gòu)體例；組成文書(shū)的各項(xiàng)書(shū)面視覺(jué)要素的形體樣式）第四頁(yè)，共434頁(yè)。（三）物質(zhì)要素1.紙質(zhì)文書(shū)（1）書(shū)面載體

書(shū)面載體是文書(shū)符號(hào)要素賴以附著的物質(zhì)。文書(shū)用紙要求質(zhì)地良好、能永久保存的白紙，紙幅尺寸應(yīng)符合國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。第五頁(yè)，共434頁(yè)。（2）顯字材料顯字材料是附著于書(shū)面載體之上組成文字字形的物質(zhì)，如油墨、墨水等。文書(shū)顯字材料必須在書(shū)面載體上附著牢固，不褪色，能永久保留文字字形，在顏色和亮度上與書(shū)面載體形成明顯反差，以便于閱讀和確保掃描、復(fù)制和傳送的清晰度。第六頁(yè)，共434頁(yè)。2.電子文書(shū)

電子文書(shū)是指以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸，并依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理的文件。

■電子公文

■普通電子公務(wù)文書(shū)第七頁(yè)，共434頁(yè)。三、公務(wù)文書(shū)的特點(diǎn)（一）工具性（二）法定性（三）規(guī)范性（四）時(shí)效性第八頁(yè)，共434頁(yè)。四、公務(wù)文書(shū)的作用（一）規(guī)范行為（二）實(shí)施管理（三）宣傳教育（四）溝通交流（五）憑證依據(jù)第九頁(yè)，共434頁(yè)。五、文書(shū)的分類（一）按行文方向分1.上行文

即向具有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)或雖無(wú)隸屬關(guān)系但具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)或行政管理關(guān)系的高級(jí)別機(jī)關(guān)發(fā)出的文書(shū)。報(bào)告、請(qǐng)示、意見(jiàn)等文種屬于上行文。第十頁(yè)，共434頁(yè)。2.平行文

即平級(jí)機(jī)關(guān)之間，既不相隸屬又無(wú)業(yè)務(wù)指導(dǎo)或管理關(guān)系的機(jī)關(guān)之間，以及高級(jí)別機(jī)關(guān)就特定審批事項(xiàng)與具有審批權(quán)限的低級(jí)別機(jī)關(guān)之間的相互行文。平行文包括議案、意見(jiàn)、通知、函、會(huì)議紀(jì)要等文種。第十一頁(yè)，共434頁(yè)。3.下行文

即向具有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)或雖無(wú)隸屬關(guān)系但具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)或行政管理關(guān)系的次級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的文書(shū)。下行文包括命令、決定、決議、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等文種。第十二頁(yè)，共434頁(yè)。4．多向行文即特定機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，在自己的職權(quán)內(nèi)同時(shí)向社會(huì)多個(gè)方面告知或要求辦理某個(gè)事項(xiàng)的行文。公告、通告、公報(bào)等文種屬于多向行文。第十三頁(yè)，共434頁(yè)。5.內(nèi)向行文即形成后不對(duì)外行文，僅限于組織內(nèi)部傳閱或者直接歸檔保存的文書(shū)。如會(huì)議、會(huì)談?dòng)涗浺约安糠止ぷ骺偨Y(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等等。第十四頁(yè)，共434頁(yè)。（二）按保密要求分1．保密性文書(shū)2．普通性文書(shū)3．公開(kāi)性文書(shū)第十五頁(yè)，共434頁(yè)。（三）按辦理時(shí)限分

1．平件。辦理時(shí)限不超過(guò)7天。2．急件。即需要優(yōu)先辦理的文書(shū)，辦理時(shí)限不超過(guò)3天。3．特急件。即事關(guān)重大、必須以最快速度和非常程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文書(shū)，辦理時(shí)限不得超過(guò)24小時(shí)。第十六頁(yè)，共434頁(yè)。六、公務(wù)文書(shū)的稿本（一）草本

草本產(chǎn)生于公務(wù)文書(shū)作者的意志形成階段，文字內(nèi)容尚未最后確定，故不具備法律行政效力。第十七頁(yè)，共434頁(yè)。1.討論稿2.草案3.征求意見(jiàn)稿4.修改稿5.送審稿6.表決稿第十八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）標(biāo)準(zhǔn)本文書(shū)或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)、或經(jīng)會(huì)議表決通過(guò)、或經(jīng)與會(huì)各方協(xié)商或共同簽署，文字內(nèi)容已經(jīng)完全確定，并具有法律或行政效力。1.定稿2.正本3.存本第十九頁(yè)，共434頁(yè)。（三）復(fù)制本復(fù)制本是否具有法律和行政效力，應(yīng)視具體稿本的性質(zhì)而定。1.副本2.翻抄本第二十頁(yè)，共434頁(yè)。第二節(jié)公務(wù)文書(shū)文寫(xiě)作的基本要求一、主題方面的要求（一）正確（二）集中（三）鮮明第二十一頁(yè)，共434頁(yè)。二、材料方面的要求（一）確鑿（二）切題（三）典型第二十二頁(yè)，共434頁(yè)。三、結(jié)構(gòu)方面的要求

（一）完整 （二）規(guī)范 （三）連貫 （四）合理 （五）清晰第二十三頁(yè)，共434頁(yè)。四、語(yǔ)言方面的要求

（一）樸實(shí)（二）精煉（三）準(zhǔn)確（四）莊重第二十四頁(yè)，共434頁(yè)。第三節(jié)公務(wù)文書(shū)的結(jié)構(gòu)和標(biāo)印格式一、公務(wù)文書(shū)的結(jié)構(gòu)元素及其表述方法

公務(wù)文書(shū)結(jié)構(gòu)的元素是指表現(xiàn)公務(wù)文書(shū)主題信息的各個(gè)組成部分，包括標(biāo)題、稿本性質(zhì)、題注、作者名稱或姓名、稱呼或主送機(jī)關(guān)、正文、署名或簽署、蓋章、成文時(shí)間等。這些結(jié)構(gòu)元素并非每份公務(wù)文書(shū)都必須具備，可根據(jù)文種的性質(zhì)、特點(diǎn)和行文目的加以選擇，合理組合，以確保信息表達(dá)的完整性。第二十五頁(yè)，共434頁(yè)。二、公務(wù)文書(shū)的結(jié)構(gòu)體例結(jié)構(gòu)體例是文章結(jié)構(gòu)外部形式的表現(xiàn)模式。公務(wù)文書(shū)正文的結(jié)構(gòu)體例豐富多樣，但總體上可以分為標(biāo)志性體例和非標(biāo)志性體例兩種。第二十六頁(yè)，共434頁(yè)。（一）非標(biāo)志性結(jié)構(gòu)體例有的公務(wù)文書(shū)全篇一氣呵成，其結(jié)構(gòu)形式主要是通過(guò)自然段落之間的內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系加以表現(xiàn)，無(wú)需任何特殊標(biāo)志。第二十七頁(yè)，共434頁(yè)。（二）標(biāo)志性結(jié)構(gòu)體例

公務(wù)文書(shū)內(nèi)容如果較為復(fù)雜，則必須借助一定的標(biāo)志性結(jié)構(gòu)體例，將全文分為若干有機(jī)聯(lián)系的組成部分，以突出層次性和條理性。公務(wù)文書(shū)通常使用的標(biāo)志性結(jié)構(gòu)體例主要有：

1．序數(shù)式

2．小標(biāo)題式

3．段旨式

4．章條式第二十八頁(yè)，共434頁(yè)。三、公文標(biāo)印格式（一）眉首1．公文份數(shù)序號(hào)2．秘密等級(jí)和保密期限3．緊急程度4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)5．發(fā)文字號(hào)6．簽發(fā)人第二十九頁(yè)，共434頁(yè)。（二）主體1．公文標(biāo)題2．主送機(jī)關(guān)3．正文4．附件5．成文時(shí)間6．公文生效標(biāo)識(shí)域7．附注第三十頁(yè)，共434頁(yè)。（三）版記1．主題詞2．抄送3．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間4．版記中的反線第三十一頁(yè)，共434頁(yè)。（四）公文的特定格式公文的特定格式是指在某些公文格式要素及其標(biāo)識(shí)方法上同一般公文相比，具有特殊性的公文格式。1．信函式格式2．會(huì)議紀(jì)要格式第三十二頁(yè)，共434頁(yè)。（五）頁(yè)碼頁(yè)碼即公文印刷張頁(yè)的順序編號(hào)。公文的首頁(yè)和末頁(yè)均應(yīng)標(biāo)識(shí)頁(yè)碼，用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)于版心下邊緣之下一行。阿拉伯?dāng)?shù)碼的左右各放一條一字線，以方便閱讀。一字線距版心下邊緣7mm。單數(shù)頁(yè)碼居右空1字，雙數(shù)頁(yè)碼居左空1字。第三十三頁(yè)，共434頁(yè)。（六）用紙格式1．公文用紙幅面尺寸。公文一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙：210mm×297mm。2．公文頁(yè)邊與版心尺寸上白邊（天頭）寬：37mm下白邊（地腳）寬：35mm左白邊（訂口）寬：28mm右白邊（翻口）寬：26mm版心尺寸為：156mm×225mm第三十四頁(yè)，共434頁(yè)。第四節(jié)常用公文寫(xiě)作一、決定（一）決定的適用范圍和種類

決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，屬于下行文。

決定按照產(chǎn)生的程序可分為兩種：一種是經(jīng)會(huì)議表決通過(guò)的決定，另一種是由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的決定。第三十五頁(yè)，共434頁(yè)。（二）決定的格式與寫(xiě)法1.由標(biāo)題、題注和正文三部分組成，適用于需在法定會(huì)議上表決通過(guò)的決定。2．由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名、成文時(shí)間組成，適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布重大決策事項(xiàng)或變更、撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)決定事項(xiàng)的決定。3．由標(biāo)題、正文、署名、成文時(shí)間組成，主要用于對(duì)個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的決定。第三十六頁(yè)，共434頁(yè)。二、決議（一）決議的適用范圍和種類

決議適用于經(jīng)會(huì)議討論并表決通過(guò)的重要決策事項(xiàng)，屬于下行文。1.批準(zhǔn)性決議2.工作性決議3.接納性決議4.政治性決議第三十七頁(yè)，共434頁(yè)。（二）決議的格式與寫(xiě)法決議的格式由標(biāo)題、題注和正文三部分組成。決議不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。第三十八頁(yè)，共434頁(yè)。三、公告（一）公告的適用范圍和種類

公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。

公告可以分為兩種：一種是法定性會(huì)議向國(guó)內(nèi)外宣布會(huì)議確定的重大事項(xiàng)的公告；另一種是法定機(jī)關(guān)向國(guó)內(nèi)外宣布重大決定或重要事項(xiàng)的公告。第三十九頁(yè)，共434頁(yè)。（二）公告的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法公告的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文和成文時(shí)間三部分組成。公告不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。第四十頁(yè)，共434頁(yè)。四、通告（一）通告的適用范圍和種類

通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

通告按內(nèi)容可分為遵守性通告和周知性通告。遵守性通告所發(fā)布的事項(xiàng)要求人們遵守執(zhí)行，具有強(qiáng)制性。周知性通告發(fā)布目的是讓社會(huì)各方面或內(nèi)部公眾了解有關(guān)信息，不具有強(qiáng)制性。第四十一頁(yè)，共434頁(yè)。（二）通告的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法通告的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文和成文時(shí)間三部分組成。通告不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。第四十二頁(yè)，共434頁(yè)。五、通知（一）通知的適用范圍和種類

通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知既可作為下行文，也可作為平行文。第四十三頁(yè)，共434頁(yè)。通知的種類1．批轉(zhuǎn)性通知2．轉(zhuǎn)發(fā)性通知3．發(fā)布性通知4．印發(fā)性通知5．執(zhí)行性通知6．知照性通知7．任免性通知第四十四頁(yè)，共434頁(yè)。（二）通知的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和成文時(shí)間組成。第四十五頁(yè)，共434頁(yè)。六、通報(bào)（一）通報(bào)的適用范圍和種類

通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

通報(bào)一般分為表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況性通報(bào)。第四十六頁(yè)，共434頁(yè)。（二）通報(bào)的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法通報(bào)的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和成文時(shí)間組成。第四十七頁(yè)，共434頁(yè)。七、報(bào)告（一）報(bào)告的適用范圍和種類

報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

報(bào)告屬于上行性、知照匯報(bào)性公文。一般分為工作報(bào)告、情況報(bào)告和答復(fù)報(bào)告。第四十八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）報(bào)告的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法報(bào)告的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和成文時(shí)間。第四十九頁(yè)，共434頁(yè)。八、請(qǐng)示（一）請(qǐng)示的適用范圍和種類

請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，屬于上行性、請(qǐng)復(fù)性公文。請(qǐng)示的種類大致可以分為三種：1．求示性請(qǐng)示2．求助性請(qǐng)示3．求準(zhǔn)性請(qǐng)示第五十頁(yè)，共434頁(yè)。（二）請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名、成文時(shí)間、附注。第五十一頁(yè)，共434頁(yè)。九、批復(fù)（一）批復(fù)的適用范圍和種類

批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。批復(fù)屬于回復(fù)性下行文。按批復(fù)的內(nèi)容性質(zhì)分，批復(fù)可分為指示性批復(fù)和審批性批復(fù)；按批復(fù)的態(tài)度分，批復(fù)可分為可批復(fù)和否批復(fù)。第五十二頁(yè)，共434頁(yè)。（二）批復(fù)的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法批復(fù)的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和成文時(shí)間。第五十三頁(yè)，共434頁(yè)。十、意見(jiàn)（一）意見(jiàn)的適用范圍和種類

意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。意見(jiàn)的種類一般分為：

1．綱要性意見(jiàn)

2．實(shí)施意見(jiàn)

3．建議性意見(jiàn)

4．質(zhì)疑性意見(jiàn)第五十四頁(yè)，共434頁(yè)。（二）意見(jiàn)的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法意見(jiàn)的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和成文時(shí)間組成。第五十五頁(yè)，共434頁(yè)。十一、函（一）函的適用范圍和種類函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函屬于平行文。1．商洽函2．問(wèn)、復(fù)函

3．請(qǐng)準(zhǔn)、批準(zhǔn)函第五十六頁(yè)，共434頁(yè)。（二）函的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法函的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和成文時(shí)間。第五十七頁(yè)，共434頁(yè)。十二、會(huì)議紀(jì)要（一）會(huì)議紀(jì)要的適用范圍和種類

會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要按其性質(zhì)可分為：

1.決策性會(huì)議紀(jì)要

2.合作性會(huì)議紀(jì)要

3.研討性會(huì)議紀(jì)要第五十八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、成文時(shí)間組成。合作性會(huì)議紀(jì)要需要簽署。第五十九頁(yè)，共434頁(yè)。第五節(jié)規(guī)范性文件寫(xiě)作一、規(guī)范性文件的含義和特點(diǎn)（一）規(guī)范性文件的含義規(guī)范性文件的含義非常廣泛，凡是用來(lái)規(guī)范人們行為、具有法律行政或組織紀(jì)律約束力的公務(wù)文書(shū)，如法律、法規(guī)以及黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位制定的各類規(guī)章，都可以列入規(guī)范性文件的范疇。第六十頁(yè)，共434頁(yè)。（二）規(guī)范性文件的特點(diǎn)1.強(qiáng)制性2.普遍性3.穩(wěn)定性4.程序性第六十一頁(yè)，共434頁(yè)。二、規(guī)范性文件的主要種類和適用范圍（一）章程

1.組織章程，適用于規(guī)定某個(gè)法定組織的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、成員條件、活動(dòng)規(guī)則等。2.活動(dòng)章程。適用于舉辦大型活動(dòng)時(shí)，對(duì)活動(dòng)的目的、宗旨、規(guī)則、程序、參加條件和辦法等，作出全面的規(guī)定。第六十二頁(yè)，共434頁(yè)。（二）條例條例適用于對(duì)某些方面的事項(xiàng)或某些組織作出全面、系統(tǒng)的規(guī)范，具有系統(tǒng)性、全面性和穩(wěn)定性的特點(diǎn)。

為具體貫徹實(shí)施上一級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)范性文件而制定的條例稱為“實(shí)施條例”。第六十三頁(yè)，共434頁(yè)。（三）規(guī)定規(guī)定適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定帶有約束力的措施。同條例相比，規(guī)定有以下特點(diǎn)：1.涉及的范圍較窄。2.側(cè)重于約束。第六十四頁(yè)，共434頁(yè)。（四）辦法辦法適用于對(duì)某項(xiàng)工作和事務(wù)的處理方法、程序和手續(xù)做出具體的規(guī)范。為具體貫徹實(shí)施上一級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)范性文件而制定的辦法稱為“實(shí)施辦法”。同條例和規(guī)定相比，辦法具有以下特點(diǎn)：1.涉及事項(xiàng)較具體。

2.操作性較強(qiáng)。第六十五頁(yè)，共434頁(yè)。（五）細(xì)則細(xì)則是為完成某項(xiàng)工作任務(wù)或?qū)嵤┥弦患?jí)機(jī)關(guān)的規(guī)范性文件而制定的具體標(biāo)準(zhǔn)和措施。細(xì)則可以分為兩種：一是工作細(xì)則；二是實(shí)施細(xì)則。實(shí)施細(xì)則具有下列特點(diǎn)：1.內(nèi)容的從屬性。

2.制定的授權(quán)性。第六十六頁(yè)，共434頁(yè)。（六）規(guī)則和規(guī)程

規(guī)則是指在一定范圍內(nèi)圍繞某一事項(xiàng)或活動(dòng)要求有關(guān)的組織和人員遵守的規(guī)定，如會(huì)議活動(dòng)的“議事規(guī)則”。規(guī)程是指為從事某類工作或?yàn)橥瓿赡稠?xiàng)任務(wù)而制定的操作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。第六十七頁(yè)，共434頁(yè)。（七）守則

守則是要求行業(yè)或者社會(huì)組織的全體成員共同遵守的行為規(guī)范。守則既可以由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)制定，具有強(qiáng)制性，也可以由全體成員共同約定，具有公約的性質(zhì)。第六十八頁(yè)，共434頁(yè)。三、規(guī)范性文件的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法

（一）規(guī)范性文件的結(jié)構(gòu)

規(guī)范性文件結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、題注和正文三部分或者由標(biāo)題、正文、制定機(jī)關(guān)和制定日期四部分組成。提交有關(guān)部門(mén)審批或會(huì)議表決通過(guò)，應(yīng)當(dāng)用圓括號(hào)標(biāo)明“送審稿”、“草案”、“表決稿”等稿本。第六十九頁(yè)，共434頁(yè)。（二）規(guī)范性文件的寫(xiě)作要求1．用詞精確、釋義嚴(yán)謹(jǐn)2．體系完備、邏輯嚴(yán)密3．名稱統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)規(guī)范第七十頁(yè)，共434頁(yè)。第六節(jié)計(jì)劃、總結(jié)、大事記寫(xiě)作一、計(jì)劃（一）計(jì)劃的含義與種類

計(jì)劃泛指對(duì)未來(lái)工作或行動(dòng)做出安排的文書(shū)。

計(jì)劃的具體名稱：1．規(guī)劃；2．設(shè)想；3．要點(diǎn)；4．計(jì)劃；5．方案；6．策劃書(shū)。第七十一頁(yè)，共434頁(yè)。（二）計(jì)劃的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法計(jì)劃的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、稿本、題注、正文、制定機(jī)關(guān)和制定日期。第七十二頁(yè)，共434頁(yè)。二、總結(jié)（一）總結(jié)的含義和種類總結(jié)是在工作告一段落或者結(jié)束后進(jìn)行自我回顧、分析和評(píng)價(jià)而形成的文書(shū)。

總結(jié)按內(nèi)容表述的重點(diǎn)可分為工作性總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)、問(wèn)題性總結(jié)和全面性總結(jié)；按總結(jié)內(nèi)容的范圍可分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。第七十三頁(yè)，共434頁(yè)。（二）總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法總結(jié)的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、署名和成文時(shí)間組成。2．大事記的種類（1）綜合性大事記。一般以年度為期限，綜合記載一個(gè)組織或單位所發(fā)生的各種大事。（2）專題性大事記。第七十四頁(yè)，共434頁(yè)。三、大事記（一）大事記的含義和種類

大事記是以時(shí)間為順序記載一級(jí)組織或一個(gè)單位重大事件和重要活動(dòng)的紀(jì)實(shí)性文書(shū)。大事記的種類：

1.綜合性大事記2.專題性大事記第七十五頁(yè)，共434頁(yè)。（二）大事記的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法1.標(biāo)題2.前言3.正文第七十六頁(yè)，共434頁(yè)。第七章文書(shū)處理第一節(jié)文書(shū)處理概述一、文書(shū)處理的含義和目的

文書(shū)處理是指文書(shū)的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

目的一是運(yùn)用信息化、科學(xué)化的手段，推動(dòng)文書(shū)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，加快領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)的信息環(huán)流；二是通過(guò)系統(tǒng)化的整理和歸檔，為管理信息的查考利用奠定基礎(chǔ)。第七十七頁(yè)，共434頁(yè)。二、文書(shū)處理的原則（一）準(zhǔn)確（二）及時(shí)（三）安全（四）精簡(jiǎn)（五）高效（六）統(tǒng)一第七十八頁(yè)，共434頁(yè)。第一節(jié)行文制度一、行文關(guān)系行文關(guān)系是法定組織之間以及法定組織與其管理對(duì)象之間根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的文書(shū)行移關(guān)系。明確法定組織之間的行文機(jī)關(guān)，對(duì)于提高行文的準(zhǔn)確性，意義重大。行文關(guān)系不同，所用的文種以及行文的口氣也不同。第七十九頁(yè)，共434頁(yè)。二、行文方式行文方式是指法定組織根據(jù)行文目的、行文關(guān)系、行文規(guī)則以及文書(shū)的性質(zhì)和效力傳遞和發(fā)布文書(shū)的形式。第八十頁(yè)，共434頁(yè)。（一）按行文對(duì)象的層級(jí)劃分1.逐級(jí)行文2.多級(jí)行文3.越級(jí)行文4.直達(dá)行文第八十一頁(yè)，共434頁(yè)。（二）按保密程度劃分1.加密行文2.不加密行文3.公開(kāi)行文 第八十二頁(yè)，共434頁(yè)。（三）按行文的方向劃分1.縱向行文2.橫向行文第八十三頁(yè)，共434頁(yè)。（四）按行文的主體劃分1.單獨(dú)行文2.聯(lián)合行文第八十四頁(yè)，共434頁(yè)。（五）按行文的名義劃分1.直接行文2.授權(quán)行文3.對(duì)口行文4.批轉(zhuǎn)行文5.轉(zhuǎn)發(fā)行文第八十五頁(yè)，共434頁(yè)。三、行文規(guī)則（一）部門(mén)行文規(guī)則

1．在職權(quán)范圍內(nèi)，部門(mén)之間可以互相行文。

2．可以向下一級(jí)或上一級(jí)機(jī)關(guān)相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)行文，即對(duì)口行文。3．可采用函的形式同下一級(jí)機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。第八十六頁(yè)，共434頁(yè)。

4．一般情況下不得向下一級(jí)機(jī)關(guān)正式行文。

5．部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。6．應(yīng)當(dāng)向本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問(wèn)題。未經(jīng)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同意或授權(quán)，不得越過(guò)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的職能部門(mén)請(qǐng)示重大問(wèn)題。

7．部門(mén)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得向本部門(mén)以外的其他機(jī)關(guān)制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替部門(mén)審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由部門(mén)審批下達(dá)的事項(xiàng)。第八十七頁(yè)，共434頁(yè)。（二）聯(lián)合行文規(guī)則1．同級(jí)或相應(yīng)的黨、政、軍、人民團(tuán)體以及具有行政職能的事業(yè)單位可以聯(lián)合行文；2．同一機(jī)關(guān)內(nèi)的部門(mén)與部門(mén)、上級(jí)機(jī)關(guān)的部門(mén)與下一級(jí)機(jī)關(guān)、不同機(jī)關(guān)的有關(guān)職能部門(mén)可以聯(lián)合行文；3．應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前；4．標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。第八十八頁(yè)，共434頁(yè)。（三）上行文規(guī)則1．不應(yīng)多頭主送；如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。2．屬于主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門(mén)處理。3．不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。第八十九頁(yè)，共434頁(yè)。4．除領(lǐng)導(dǎo)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。5．受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)。6．用“請(qǐng)示”行文時(shí)應(yīng)當(dāng)做到：（1）一文一事；非請(qǐng)示文書(shū)中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；第九十頁(yè)，共434頁(yè)。（2）請(qǐng)示可根據(jù)需要抄送其他機(jī)關(guān)，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；（3）請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)后上報(bào)；經(jīng)過(guò)協(xié)商未能取得一致意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫(xiě)明；（4）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)按規(guī)定程序處理；（5）請(qǐng)示應(yīng)在正本上標(biāo)識(shí)簽發(fā)人，注明聯(lián)系人和電話。第九十一頁(yè)，共434頁(yè)。（四）下行文規(guī)則1．向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。2．向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。3．經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的公文，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。同時(shí)，由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本，供存檔備查。第九十二頁(yè)，共434頁(yè)。一、發(fā)文處理程序第三節(jié)發(fā)文與收文處理程序第九十三頁(yè)，共434頁(yè)。（一）擬稿公文的擬稿人：●領(lǐng)導(dǎo)人；●職能部門(mén)和業(yè)務(wù)人員；●秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員；●專門(mén)起草班子。■送審稿應(yīng)寫(xiě)在“發(fā)文稿紙”上。第九十四頁(yè)，共434頁(yè)。（二）發(fā)文審核發(fā)文審核是由指本機(jī)關(guān)職能部門(mén)或經(jīng)辦人員擬寫(xiě)的、需由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的送審稿，在送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，由秘書(shū)部門(mén)先行審查核準(zhǔn)。由秘書(shū)部門(mén)統(tǒng)一審核文稿，有利于控制發(fā)文總量，克服文牘主義傾向，同時(shí)有利于協(xié)調(diào)政策，確保文書(shū)質(zhì)量，減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)。第九十五頁(yè)，共434頁(yè)。1．審核的重點(diǎn)（1）程序方面●是否確需行文；●是否符合行文方式和行文規(guī)則；●內(nèi)容涉及的相關(guān)部門(mén)之間是否經(jīng)過(guò)協(xié)商；●會(huì)簽手續(xù)是否完備。第九十六頁(yè)，共434頁(yè)。（2）內(nèi)容方面●是否符合黨和國(guó)家的方針、政策和有關(guān)的法律、法規(guī)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)精神；●政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的文書(shū)相銜接；●提出的措施和辦法是否符合實(shí)際，切實(shí)可行；●反映的情況是否真實(shí)準(zhǔn)確。第九十七頁(yè)，共434頁(yè)。（3）文字方面●文字表述是否概念準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、標(biāo)點(diǎn)正確、語(yǔ)法規(guī)范；●有無(wú)錯(cuò)字、漏字。第九十八頁(yè)，共434頁(yè)。（4）格式方面

●文種使用是否恰當(dāng)；●文書(shū)標(biāo)印格式的各個(gè)項(xiàng)目是否齊全；●秘密等級(jí)、保密期限、緩急程度、主送、抄送等的確定是否合理。第九十九頁(yè)，共434頁(yè)。2.文書(shū)審核的步驟第一步：通讀。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題先用鉛筆做上記號(hào)，不直接做修改。第二步：正式審核，對(duì)文稿逐字、逐句、逐條、逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核修改。

第一百頁(yè)，共434頁(yè)。（三）簽發(fā)簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人在秘書(shū)部門(mén)審核的基礎(chǔ)上，對(duì)送審稿進(jìn)行最后審閱，確認(rèn)可以發(fā)出后，在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)寫(xiě)明發(fā)文意見(jiàn)并簽字的行為。公文一經(jīng)簽發(fā)，便由送審稿轉(zhuǎn)化為定稿，具有法律和行政效力。第一百零一頁(yè)，共434頁(yè)。（四）復(fù)核文書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之后、繕印之前，應(yīng)由秘書(shū)部門(mén)復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)按程序重新審核、簽發(fā)和復(fù)核。

第一百零二頁(yè)，共434頁(yè)。（五）編號(hào)編號(hào)應(yīng)在復(fù)核之后、繕印之前。機(jī)關(guān)代字由該秘書(shū)部門(mén)統(tǒng)一編制。機(jī)關(guān)代字一旦確定，應(yīng)長(zhǎng)期穩(wěn)定。第一百零三頁(yè)，共434頁(yè)。（六）繕校1．繕印。繕印根據(jù)定稿制作正本的過(guò)程。2．校對(duì)。校對(duì)是保證文書(shū)繕印質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。文書(shū)在正式開(kāi)印之前，均應(yīng)嚴(yán)格校對(duì)，重要的紙質(zhì)文書(shū)在繕印之后還需再校對(duì)。第一百零四頁(yè)，共434頁(yè)。（七）用印或簽署

1．用印。需對(duì)外發(fā)出的公文，除會(huì)議紀(jì)要和領(lǐng)導(dǎo)人簽署的之外，公文繕印后，都應(yīng)由秘書(shū)人員在落款處按規(guī)定的方式加蓋機(jī)關(guān)的印章。2．簽署。具體要求詳見(jiàn)第六章第二節(jié)《公務(wù)文書(shū)的結(jié)構(gòu)和標(biāo)印格式》。第一百零五頁(yè)，共434頁(yè)。（八）發(fā)文登記一切向外發(fā)出的文件，均需經(jīng)嚴(yán)格的登記。（1）簿式登記

（2）計(jì)算機(jī)登記

第一百零六頁(yè)，共434頁(yè)。（九）封發(fā)

1．裝封。除公開(kāi)發(fā)布或以電信手段傳遞的文書(shū)外，其他文書(shū)均需在對(duì)外發(fā)送前用信封套裝并封口。裝封具有防止泄露文件內(nèi)容，保護(hù)文件，避免磨損，便于攜帶遞送的作用。

2．傳遞。這里所指的傳遞是狹義的，即文書(shū)印制后的傳遞。第一百零七頁(yè)，共434頁(yè)。二、收文處理程序（一）簽收

簽收是指收文單位的經(jīng)辦人員收到文件時(shí)在發(fā)文單位提供的簿單上進(jìn)行簽字的手續(xù)，其作用在于確認(rèn)收到文件并為明確交接雙方的責(zé)任提供書(shū)面憑證。

第一百零八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）拆封

拆封必須指定專人，其他人員未經(jīng)同意不得拆封。第一百零九頁(yè)，共434頁(yè)。（三）收文登記收文登記的作用是便于文件的管理、查找、統(tǒng)計(jì)和催辦。為提高登記效率，公開(kāi)的和內(nèi)部不保密的出版物、一般性的簡(jiǎn)報(bào)、已被綜合性文件詳細(xì)包括的文件、事務(wù)性的通知和便函、領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件可不登記。第一百一十頁(yè)，共434頁(yè)。收文登記的形式（1）簿式登記

（2）聯(lián)單式登記

（3）簿單結(jié)合式

（4）計(jì)算機(jī)登記

第一百一十一頁(yè)，共434頁(yè)。（四）收文審核

收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的文書(shū)，秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：1．是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理；2．是否符合行文規(guī)則；3．是否符合國(guó)家法律、法規(guī)；4．是否已協(xié)商、會(huì)簽；5．文種使用、文書(shū)格式是否規(guī)范。第一百一十二頁(yè)，共434頁(yè)。（五）分文分文是指在審核的基礎(chǔ)上，根據(jù)來(lái)文的性質(zhì)和辦理要求，確定具體承辦或閱批的對(duì)象，并將文件準(zhǔn)確、及時(shí)送達(dá)辦理。第一百一十三頁(yè)，共434頁(yè)。（六）擬辦

擬辦即在領(lǐng)導(dǎo)人批辦之前，由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人或經(jīng)授權(quán)、具有較高水平的秘書(shū)人員，在仔細(xì)研究文件的基礎(chǔ)上，提出如何辦理文件的初步意見(jiàn)或建議，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。第一百一十四頁(yè)，共434頁(yè)。（七）批辦

批辦是領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)來(lái)文由誰(shuí)辦理、如何辦理作出決斷，是領(lǐng)導(dǎo)人參與文書(shū)處理的重要環(huán)節(jié)。

第一百一十五頁(yè)，共434頁(yè)。（八）傳閱收到參閱性文書(shū)或者需要先傳閱再辦理的文書(shū)，秘書(shū)要認(rèn)真組織好傳閱。組織傳閱范圍的依據(jù)一是來(lái)文中規(guī)定的閱讀范圍，二是領(lǐng)導(dǎo)人批辦意見(jiàn)中提出的閱讀范圍。第一百一十六頁(yè)，共434頁(yè)。（九）承辦承辦是指承辦部門(mén)或承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批辦的意見(jiàn)和文件的內(nèi)容、要求，對(duì)文件進(jìn)行具體辦理落實(shí)。承辦是文書(shū)處理程序的核心環(huán)節(jié)，也是文書(shū)發(fā)揮現(xiàn)實(shí)效用的基本保證。第一百一十七頁(yè)，共434頁(yè)。（十）催辦廣義上的催辦是指對(duì)每道文書(shū)處理環(huán)節(jié)的催促；狹義上的催辦是指對(duì)文書(shū)承辦環(huán)節(jié)的督促、檢查，提醒承辦部門(mén)和承辦人員及時(shí)辦理，防止文件的積壓。第一百一十八頁(yè)，共434頁(yè)。（十一）辦結(jié)

文書(shū)的辦結(jié)是指由具體承辦人在文件處理單上留注承辦的結(jié)果、方式和日期，表明文書(shū)辦理的結(jié)束。承辦的方式不同，辦結(jié)留注的要求也有所不同。第一百一十九頁(yè)，共434頁(yè)。第四節(jié)文書(shū)管理一、文書(shū)質(zhì)量管理

文書(shū)質(zhì)量管理的對(duì)象包括兩個(gè)方面，一是文書(shū)的信息內(nèi)容表達(dá)的質(zhì)量，二是文書(shū)的物質(zhì)要素。第一百二十頁(yè)，共434頁(yè)。二、文書(shū)數(shù)量和時(shí)效管理（一）文書(shū)數(shù)量管理（二）文書(shū)時(shí)效管理第一百二十一頁(yè)，共434頁(yè)。三、文書(shū)的借閱和翻印管理（一）文書(shū)借閱管理（二）文書(shū)翻印復(fù)制管理第一百二十二頁(yè)，共434頁(yè)。四、文書(shū)的清退和銷毀管理（一）文書(shū)清退管理（二）文書(shū)銷毀管理第一百二十三頁(yè)，共434頁(yè)。第五節(jié)文書(shū)立卷與歸檔一、文書(shū)立卷的含義和意義（一）文書(shū)立卷的含義對(duì)已辦理完畢、并且具有保存價(jià)值的文書(shū)，按其形成過(guò)程中的相互聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，叫文書(shū)立卷。第一百二十四頁(yè)，共434頁(yè)。（二）文書(shū)立卷的意義

1．有利于今后的查考和利用

2．有利于文書(shū)的安全與完整

3．為檔案管理奠定基礎(chǔ)第一百二十五頁(yè)，共434頁(yè)。二、文書(shū)立卷的對(duì)象和范圍（一）文書(shū)立卷的對(duì)象

文書(shū)立卷的對(duì)象是已經(jīng)辦理完畢、并且具有保存價(jià)值的文書(shū)（包括電報(bào)）。這里所指的辦理完畢，是指文書(shū)在處理程序上辦理完畢。第一百二十六頁(yè)，共434頁(yè)。（二）文書(shū)立卷的范圍

1．上級(jí)來(lái)文中針對(duì)本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行以及參照處理的文書(shū)；2．本機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的反映本機(jī)關(guān)主要工作職能活動(dòng)和基本情況，以及今后工作需要查考的文書(shū)；3．下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性、請(qǐng)示性的，或反映下級(jí)機(jī)關(guān)重要活動(dòng)及重要情況的文書(shū)；4．平行機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的，相互協(xié)作的，有參考價(jià)值的來(lái)文。第一百二十七頁(yè)，共434頁(yè)。三、文書(shū)立卷的要求和方法（一）文書(shū)立卷的要求

1．遵循文書(shū)形成的規(guī)律，保持文書(shū)之間的歷史聯(lián)系，反映一定社會(huì)組織活動(dòng)的真實(shí)面貌。

2．正確鑒定文書(shū)的價(jià)值和保管期限。

3．便于保管和利用。第一百二十八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）文書(shū)立卷的方法1．按作者特征立卷2．按問(wèn)題特征立卷3．按名稱特征立卷4．按時(shí)間特征立卷5．按地區(qū)特征立卷6．按通訊者特征立卷7．按人物特征立卷8．按會(huì)議名稱或類型立卷第一百二十九頁(yè)，共434頁(yè)。四、立卷和歸檔的步驟（一）編制案卷類目（二）平時(shí)歸卷（三）組合案卷（四）編目定卷（五）案卷的歸檔第一百三十頁(yè)，共434頁(yè)。第六節(jié)電子文件管理一、電子文件的含義

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。秘書(shū)部門(mén)使用的電子文件的形態(tài)主要有電子公文、電子郵件、電子傳真、網(wǎng)頁(yè)、電子公告等。第一百三十一頁(yè)，共434頁(yè)。二、電子文件管理的原則（一）統(tǒng)一管理（二）分工負(fù)責(zé)（三）全程管理（四）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（五）便于利用（六）確保安全第一百三十二頁(yè)，共434頁(yè)。三、電子文件發(fā)文管理電子文件的發(fā)文程序及其要求與紙質(zhì)文件大體一致，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號(hào)、繕校、用印、簽署、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。第一百三十三頁(yè)，共434頁(yè)。四、電子文件收文管理電子文件的收文程序及其要求也與紙質(zhì)文件大體一致，包括簽收、登記、收文審核、分文、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、辦結(jié)等環(huán)節(jié)。第一百三十四頁(yè)，共434頁(yè)。五、電子文件的歸檔管理電子公文的歸檔范圍和保管期限的劃定與紙質(zhì)文件的相同。第一百三十五頁(yè)，共434頁(yè)。第八章會(huì)議策劃與管理第一節(jié)會(huì)議概述一、會(huì)議的定義和特征

會(huì)議是一種圍繞特定目的和議題開(kāi)展的、具有一定組織形態(tài)的、以口頭交流為主要方式的群體性社會(huì)交往活動(dòng)。第一百三十六頁(yè)，共434頁(yè)。會(huì)議活動(dòng)具有以下特征：（一）具有明確的目的和議題（二）具備一定的組織形態(tài)（三）以口頭交流為主要方式（四）群體性交流溝通第一百三十七頁(yè)，共434頁(yè)。二、廣義會(huì)議和狹義會(huì)議凡是圍繞特定目的開(kāi)展的、具有一定組織形態(tài)的、使用口頭交流方式的群體性活動(dòng)，都屬于廣義會(huì)議的范疇。判斷一次活動(dòng)是狹義會(huì)議還是廣義會(huì)議，首先是看其有無(wú)特定的議題。其次是看其是否以口頭交流為主要方式。第一百三十八頁(yè)，共434頁(yè)。三、會(huì)議系統(tǒng)的基本要素（一）會(huì)議組織者（二）會(huì)議成員（三）會(huì)議信息（四）會(huì)議方式（五）會(huì)議時(shí)間（六）會(huì)議地點(diǎn)第一百三十九頁(yè)，共434頁(yè)。四、會(huì)議的功能（一）溝通信息（二）發(fā)揚(yáng)民主（三）科學(xué)管理（四）宣傳教育（五）聯(lián)絡(luò)感情（六）樹(shù)立形象第一百四十頁(yè)，共434頁(yè)。五、會(huì)議的分類（一）按會(huì)議的法律性質(zhì)劃分

1.法定性會(huì)議

2.非法定性會(huì)議第一百四十一頁(yè)，共434頁(yè)。（二）按與會(huì)者相互關(guān)系劃分1.縱向關(guān)系會(huì)議2.橫向關(guān)系會(huì)議第一百四十二頁(yè)，共434頁(yè)。（三）按與會(huì)者所屬地域范圍劃分1.國(guó)際性會(huì)議2.全國(guó)性會(huì)議3.區(qū)域性會(huì)議4.單位性會(huì)議第一百四十三頁(yè)，共434頁(yè)。（四）按會(huì)議的保密程度劃分1.保密性會(huì)議2.內(nèi)部性會(huì)議3.半公開(kāi)會(huì)議4.公開(kāi)性會(huì)議第一百四十四頁(yè)，共434頁(yè)。第二節(jié)會(huì)議組織者與會(huì)議管理原則一、會(huì)議組織者

會(huì)議組織者是指發(fā)起、策劃、主辦、承辦、協(xié)辦會(huì)議活動(dòng)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人。小型會(huì)議，組織者就是主辦單位，而在一些規(guī)模較大的會(huì)議活動(dòng)中，組織者一般由主辦者、協(xié)辦者、承辦者組成。第一百四十五頁(yè)，共434頁(yè)。二、會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和會(huì)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)（一）會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

1.組織委員會(huì)

2.籌備委員會(huì)

3.主席團(tuán)

4.資格審查委員會(huì)

5.學(xué)術(shù)委員會(huì)第一百四十六頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)在秘書(shū)長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下執(zhí)行具體的會(huì)務(wù)工作，一般稱為秘書(shū)處，直接對(duì)組委會(huì)、籌委會(huì)和主席團(tuán)負(fù)責(zé)。下可設(shè)：秘書(shū)組、組織組、聯(lián)絡(luò)組、提案組、宣傳組、簡(jiǎn)報(bào)組、總務(wù)組、保衛(wèi)組等部門(mén)。第一百四十七頁(yè)，共434頁(yè)。三、會(huì)議管理的原則（一）依法規(guī)范原則（二）準(zhǔn)備充分原則（三）分工協(xié)調(diào)原則（四）服務(wù)周到原則（五）確保安全原則（六）環(huán)保節(jié)儉原則第一百四十八頁(yè)，共434頁(yè)。第三節(jié)會(huì)議策劃一、會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)策劃（一）會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的含義

會(huì)議的目標(biāo)是指會(huì)議組織者策劃、組織會(huì)議的預(yù)期目的，會(huì)議的任務(wù)是指一次特定的會(huì)議為實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)所承擔(dān)的具體責(zé)任和所要完成的具體工作。第一百四十九頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)策劃的要求1.會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)要明確、切實(shí)2.實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和完成任務(wù)的條件、時(shí)機(jī)要成熟第一百五十頁(yè)，共434頁(yè)。二、議題、議程和程序策劃（一）議題策劃議題是指根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定并付諸會(huì)議討論或解決的具體問(wèn)題，也是區(qū)別廣義會(huì)議和狹義會(huì)議的重要標(biāo)志。貫穿各項(xiàng)議題的主線叫會(huì)議主題。在會(huì)議期間臨時(shí)提出的議題，稱之為動(dòng)議。第一百五十一頁(yè)，共434頁(yè)。議題策劃的要求（1）服從目標(biāo)和任務(wù)（2）把握好主題與議題的關(guān)系（3）符合會(huì)議權(quán)限（4）有利于提高會(huì)議效率第一百五十二頁(yè)，共434頁(yè)。（二）議程策劃會(huì)議期間的活動(dòng)分為兩類：一類是議題性活動(dòng)，如報(bào)告、講演、辯論、磋商、討論、審議、表決等活動(dòng)；另一類是儀式性活動(dòng)，如頒獎(jiǎng)、簽字、揭幕、升旗等儀式，屬于非議題性活動(dòng)。議程是針對(duì)議題性活動(dòng)而設(shè)定的程序，由議題和圍繞議題的相關(guān)活動(dòng)組成，它反映的是每項(xiàng)議題及其相關(guān)活動(dòng)在會(huì)議中的地位、次序以及相互之間的邏輯關(guān)系。第一百五十三頁(yè)，共434頁(yè)。（三）程序策劃將一次會(huì)議中各項(xiàng)活動(dòng)的具體環(huán)節(jié)組合連接起來(lái)并確定先后順序，就形成了的會(huì)議的程序（又稱流程）。程序和議程的區(qū)別：一是對(duì)象不同；二是具體程度不同。第一百五十四頁(yè)，共434頁(yè)。三、會(huì)議成員策劃會(huì)議成員是指有資格參加會(huì)議的對(duì)象。會(huì)議成員一般可分成正式、列席、特邀和旁聽(tīng)四種資格。資格不同，其在會(huì)議中的地位、權(quán)利和義務(wù)也不同。第一百五十五頁(yè)，共434頁(yè)。會(huì)議成員策劃的要求1.要根據(jù)會(huì)議的目的、性質(zhì)、功能和具體議題確定參加會(huì)議的范圍和對(duì)象2.參加對(duì)象的規(guī)格和資格要明確3.參加對(duì)象要有一定的代表性4.確定會(huì)議的規(guī)模必須綜合考慮會(huì)議效果和效率、會(huì)場(chǎng)以及成本等因素第一百五十六頁(yè)，共434頁(yè)。四、發(fā)言、分組和專題活動(dòng)策劃（一）會(huì)議發(fā)言策劃

發(fā)言是會(huì)議成員以口頭、書(shū)面或其他方式發(fā)表意見(jiàn)的過(guò)程。會(huì)議期間與會(huì)者的演講、報(bào)告、討論、提問(wèn)、作答，都可以稱之為發(fā)言。第一百五十七頁(yè)，共434頁(yè)。安排會(huì)議發(fā)言要注意的問(wèn)題（1）尊重與會(huì)者的發(fā)言權(quán)（2）對(duì)發(fā)言內(nèi)容要精心選擇、嚴(yán)格把關(guān)（3）注重發(fā)言人的能力素質(zhì)（4）兼顧發(fā)言人的代表性（5）合理控制發(fā)言的人數(shù)（6）適度限定發(fā)言的時(shí)間（7）準(zhǔn)確使用“發(fā)言”、“講話”、“報(bào)告”、“致辭”等術(shù)語(yǔ)第一百五十八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）分組活動(dòng)和專題會(huì)議策劃規(guī)模較大的會(huì)議采取分組活動(dòng)或設(shè)置專題會(huì)議，可提高會(huì)議活動(dòng)的機(jī)動(dòng)性、擴(kuò)大與會(huì)者的發(fā)言面、加深對(duì)議題的研究。專題會(huì)議策劃關(guān)鍵是設(shè)計(jì)好專題會(huì)議的主題。專題會(huì)議的主題應(yīng)當(dāng)隸屬于大會(huì)的主題，是對(duì)大會(huì)主題的延伸或者配套。第一百五十九頁(yè)，共434頁(yè)。五、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)策劃（一）會(huì)議時(shí)間策劃

會(huì)議的時(shí)間是指會(huì)議的時(shí)機(jī)、會(huì)議的起訖時(shí)間、會(huì)議的時(shí)間量和會(huì)議周期。第一百六十頁(yè)，共434頁(yè)。會(huì)議時(shí)間策劃的要求（1）把握會(huì)議的時(shí)機(jī)（2）合理選擇具體時(shí)間（3）根據(jù)需要確定會(huì)議的時(shí)間量（4）處理好時(shí)間量與會(huì)議成本和效率的關(guān)系（5）協(xié)調(diào)好會(huì)議的具體時(shí)間（6）會(huì)期和會(huì)議周期要符合有關(guān)法律、法規(guī)和會(huì)議規(guī)則（7）安排好會(huì)議日程第一百六十一頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)議地點(diǎn)策劃會(huì)議的地點(diǎn)是指會(huì)議存在的空間，包括會(huì)議舉辦地和會(huì)議場(chǎng)館兩個(gè)方面。第一百六十二頁(yè)，共434頁(yè)。會(huì)議地點(diǎn)策劃的要求（1）綜合考慮會(huì)議舉辦地的政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境（2）符合會(huì)議主題的需要（3）具備足夠的接待能力（4）有利于營(yíng)造良好的會(huì)議氣氛（5）滿足會(huì)議的需要并確保會(huì)議的安全（6）場(chǎng)館之間的距離適當(dāng)?shù)谝话倭?yè)，共434頁(yè)。六、會(huì)議的名稱和公關(guān)宣傳策劃（一）會(huì)議名稱策劃

會(huì)議的名稱是會(huì)議活動(dòng)特有的信息標(biāo)識(shí)。應(yīng)當(dāng)揭示特征性信息，通常包括：主題信息、主辦者信息、功能信息、與會(huì)者身份信息、地域范圍信息、年度和屆次信息、舉辦地信息、活動(dòng)方式信息。第一百六十四頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)議公關(guān)和宣傳策劃會(huì)議的公關(guān)和宣傳分為會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后三個(gè)時(shí)段，不同的時(shí)段具有不同目的和不同的傳效果。會(huì)議公關(guān)和宣傳的方法。主要有以下幾種：（1）媒體溝通法；（2）廣告發(fā)布法；（3）內(nèi)部宣傳法；（4）群眾工作法；（5）活動(dòng)渲染法。第一百六十五頁(yè)，共434頁(yè)。七、會(huì)議策劃方案（一）會(huì)議策劃文案的含義

會(huì)議策劃方案是在舉辦會(huì)議之前，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容、形式、時(shí)間、地點(diǎn)、接待、現(xiàn)場(chǎng)管理、經(jīng)費(fèi)籌措與使用、會(huì)議形象等各個(gè)方面進(jìn)行總體策劃和具體安排而形成的建議性文案。第一百六十六頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)議策劃方案的基本內(nèi)容1.會(huì)議的背景、目的和指導(dǎo)思想。2.會(huì)議的名稱、主題、議題、議程、程序和形式。3.主辦者、承辦者及其組織機(jī)構(gòu)。4.參加對(duì)象。5.會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)。6.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)。7.會(huì)議的公關(guān)和宣傳。8.會(huì)議的財(cái)務(wù)安排。

9.會(huì)議籌備工作流程。第一百六十七頁(yè)，共434頁(yè)。第四節(jié)會(huì)議邀請(qǐng)與接待一、會(huì)議邀請(qǐng)（一）會(huì)議邀請(qǐng)的方式

1.按載體形態(tài)分，有口頭、書(shū)面、電子、廣告、新聞發(fā)布會(huì)等方式。2.按性質(zhì)分，可分預(yù)備性和正式性兩種。3.按文種分，會(huì)議邀請(qǐng)文書(shū)有通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬、海報(bào)、公告。第一百六十八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)議邀請(qǐng)文書(shū)的內(nèi)容1.會(huì)議名稱2.主辦者3.會(huì)議內(nèi)容4.會(huì)議形式5.參加對(duì)象6.會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)7.參會(huì)費(fèi)用8.報(bào)名的方式和截止日期9.其他事項(xiàng)和聯(lián)絡(luò)方式第一百六十九頁(yè)，共434頁(yè)。（三）會(huì)議邀請(qǐng)文書(shū)的格式與寫(xiě)法1.正式文件格式2.邀請(qǐng)函格式3.請(qǐng)柬格式4.公告格式5.備忘錄式格式第一百七十頁(yè)，共434頁(yè)。（四）回執(zhí)、報(bào)名表和申請(qǐng)表回執(zhí)、報(bào)名表和申請(qǐng)表具有預(yù)計(jì)參加人數(shù)、收集與會(huì)者信息、提供確定資格的依據(jù)、便于做好接待準(zhǔn)備的作用。內(nèi)容要素一般包括：（1）參加對(duì)象的基本情況（2）抵離情況（3）論文選題（4）聯(lián)系方式和其他事項(xiàng)第一百七十一頁(yè)，共434頁(yè)。二、接站與引導(dǎo)（一）接站

接站（包括接機(jī)、接船、接車）是跨區(qū)域和國(guó)際性會(huì)議接待工作的第一道環(huán)節(jié)。第一百七十二頁(yè)，共434頁(yè)。（二）引導(dǎo)會(huì)議引導(dǎo)工作的內(nèi)容有三個(gè)方面：一是為與會(huì)者指路，二是為與會(huì)者引座，三是在儀式性活動(dòng)中協(xié)助主禮嘉賓完成簽字、剪彩、揭幕、頒獎(jiǎng)、啟動(dòng)信號(hào)等儀式。引導(dǎo)工作的服務(wù)區(qū)包括會(huì)場(chǎng)和住地。第一百七十三頁(yè)，共434頁(yè)。三、報(bào)到與簽到（一）報(bào)到

與會(huì)者抵達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)或住地時(shí)，向組織者出示有效證件、辦理登記手續(xù)、確認(rèn)已經(jīng)到會(huì)的手續(xù)稱為報(bào)到，又稱現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)。第一百七十四頁(yè)，共434頁(yè)。報(bào)到工作的流程（1）查驗(yàn)證件（2）注冊(cè)信息（3）接收材料（4）分發(fā)文件（5）預(yù)收費(fèi)用（6）安排住宿第一百七十五頁(yè)，共434頁(yè)。（二）簽到簽到是指與會(huì)者每次出席會(huì)議進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)在專門(mén)的表單上親自簽字，證實(shí)已經(jīng)到會(huì)的手續(xù)。簽到可以起到統(tǒng)計(jì)實(shí)到人數(shù)、檢查缺席情況的作用，簽到簿還是重要的歷史憑證，有的簽到簿還具有收藏紀(jì)念意義。第一百七十六頁(yè)，共434頁(yè)。簽到有以下幾種方式（1）簿式簽到（2）表式簽到（3）電子簽到第一百七十七頁(yè)，共434頁(yè)。四、安排食宿、余興活動(dòng)和作息時(shí)間（一）安排飲食要求1.飲食衛(wèi)生2.規(guī)格適中3.照顧特殊第一百七十八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）安排住宿的要求1.住地相對(duì)集中2.住地要盡量靠近會(huì)場(chǎng)3.生活和安全設(shè)施要齊全4.房間的分配要合理第一百七十九頁(yè)，共434頁(yè)。（三）安排余興活動(dòng)的要求1．配合會(huì)議活動(dòng)的主題2．適當(dāng)照顧與會(huì)者的興趣3．尊重與會(huì)者的宗教信仰和風(fēng)俗習(xí)慣4．具有民族特色5．安排好具體時(shí)間第一百八十頁(yè)，共434頁(yè)。（四）安排作息時(shí)間的要求1.服從會(huì)議需要2.勞逸結(jié)合3.及時(shí)通知第一百八十一頁(yè)，共434頁(yè)。五、會(huì)議證件管理（一）會(huì)議證件的作用

會(huì)議證件是會(huì)議期間供與會(huì)人員、會(huì)務(wù)工作人員、記者以及其他相關(guān)人員佩戴、出示和使用的書(shū)面憑證，具有便于安全管理、便于統(tǒng)計(jì)人數(shù)、便于接待服務(wù)、便于交流聯(lián)系、便于工作監(jiān)督、便于收藏紀(jì)念的作用。第一百八十二頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)議證件的內(nèi)容要素1.會(huì)議名稱2.會(huì)徽3.姓名4.照片5.證件類別6.所在代表團(tuán)或工作單位名稱7.證件編號(hào)8.舉行日期和地點(diǎn)第一百八十三頁(yè)，共434頁(yè)。六、返離工作（一）預(yù)定返程票（二）結(jié)算費(fèi)用（三）清場(chǎng)檢查（四）文件清退（五）告別送行第一百八十四頁(yè)，共434頁(yè)。第五節(jié)會(huì)場(chǎng)布置一、會(huì)場(chǎng)座位格局設(shè)計(jì)和安排（一）上下相對(duì)式

這種座位格局的主要特征是主席臺(tái)和代表席采取上下面對(duì)面的形式，從而突出了主席臺(tái)的地位。由于專門(mén)設(shè)立了主席臺(tái)，整個(gè)會(huì)場(chǎng)氣氛就顯得比較嚴(yán)肅和莊重。第一百八十五頁(yè)，共434頁(yè)。（二）全圍式這種座位格局的主要特征是不設(shè)專門(mén)的主席臺(tái)，會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會(huì)者圍坐在一起，容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，有助于與會(huì)者之間相互熟悉了解，同時(shí)也便于會(huì)議主持者細(xì)致觀察每位與會(huì)者的意向、表情，及時(shí)準(zhǔn)確地把握與會(huì)者的心理狀態(tài)。第一百八十六頁(yè)，共434頁(yè)。（三）半圍式半圍式介于上下相對(duì)式和全圍式之間，即在主席臺(tái)的正面和兩側(cè)安排與會(huì)者的座席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺(tái)的地位，又增加了融洽的氣氛。第一百八十七頁(yè)，共434頁(yè)。（四）分散式分散式將所有座位按會(huì)議桌分成若干談話交流“中心”，領(lǐng)導(dǎo)人分散就坐，其中會(huì)議主席和主要嘉賓就坐的桌席稱作“主桌”。這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同時(shí)，也給與會(huì)者提供了多個(gè)談話、交流的中心，使會(huì)議氣氛更為輕松、和諧。第一百八十八頁(yè)，共434頁(yè)。（五）對(duì)等式對(duì)等式座位格局的特點(diǎn)是將會(huì)場(chǎng)座位排列成兩邊對(duì)等形狀，主要用于舉行雙邊的會(huì)議、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談。第一百八十九頁(yè)，共434頁(yè)。二、會(huì)場(chǎng)環(huán)境氣氛布置（一）會(huì)標(biāo)

會(huì)標(biāo)是在會(huì)場(chǎng)內(nèi)面向與會(huì)者、揭示會(huì)議名稱和會(huì)議主要信息、以文字為主的標(biāo)識(shí)。會(huì)標(biāo)的基本功能是揭示會(huì)議的主題、性質(zhì)、主辦者、時(shí)間、地點(diǎn)等基本信息，同時(shí)還具有體現(xiàn)會(huì)議的莊重性、發(fā)與會(huì)者的參與感、有利于宣傳報(bào)道等作用。第一百九十頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)徽會(huì)徽即體現(xiàn)或象征會(huì)議精神的圖案性標(biāo)志，又稱會(huì)議徽志（LOGO）。會(huì)徽既象征會(huì)議的精神，也是會(huì)議視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)（VIS）的核心要素，是系列性和永久性會(huì)議所獨(dú)有的一套識(shí)別標(biāo)志。舉行重要會(huì)議時(shí)，將會(huì)徽懸掛在主席臺(tái)的天幕中央，能形成會(huì)場(chǎng)的視覺(jué)中心，產(chǎn)生較強(qiáng)的凝聚人心和激勵(lì)斗志的作用。第一百九十一頁(yè)，共434頁(yè)。（三）標(biāo)語(yǔ)會(huì)議標(biāo)語(yǔ)是指圍繞會(huì)議目標(biāo)和主題、用簡(jiǎn)短文字寫(xiě)出、醒目張貼或懸掛的、具有宣傳性和禮儀性的口號(hào)。會(huì)議標(biāo)語(yǔ)具有詮釋會(huì)議主題、渲染會(huì)議氣氛、彰顯會(huì)議禮儀的作用。第一百九十二頁(yè)，共434頁(yè)。（四）人物畫(huà)像有些特殊的會(huì)議在會(huì)場(chǎng)內(nèi)懸掛人物畫(huà)像可以烘托會(huì)議的主題和氣氛，這類畫(huà)像主要有兩類：一類是組織的領(lǐng)袖人物，另一類是慶祝、紀(jì)念或追思的對(duì)象。懸掛人物畫(huà)像一定要符合會(huì)議的需要，體現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)，同時(shí)必須遵守有關(guān)的規(guī)定。第一百九十三頁(yè)，共434頁(yè)。（五）旗幟1.國(guó)旗2.會(huì)旗3.紅旗4.彩旗第一百九十四頁(yè)，共434頁(yè)。（六）模型標(biāo)志模型標(biāo)志是一種矗立在會(huì)場(chǎng)內(nèi)或會(huì)場(chǎng)周圍、象征會(huì)議精神、表達(dá)深刻寓意、具有較強(qiáng)的視覺(jué)沖擊力的立體造型。第一百九十五頁(yè)，共434頁(yè)。（七）花飾會(huì)場(chǎng)內(nèi)外適當(dāng)布置鮮花，能襯托會(huì)議主題，點(diǎn)綴會(huì)議的氣氛，給人一種清新、活潑的感覺(jué)，也能減輕與會(huì)者長(zhǎng)時(shí)間開(kāi)會(huì)的疲勞。第一百九十六頁(yè)，共434頁(yè)。（八）燈光燈光的強(qiáng)、弱、明、暗及顏色，會(huì)給會(huì)場(chǎng)帶來(lái)不同的視覺(jué)效果。第一百九十七頁(yè)，共434頁(yè)。（九）色彩與色調(diào)不同的色彩與色調(diào)能對(duì)人產(chǎn)生不同的心理感受。比如紅、橙、黃等顏色給人以熱烈、輝煌、興奮的感覺(jué)。青、綠、藍(lán)等顏色給人以清爽、嫻靜的感覺(jué)。因此，時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議，會(huì)場(chǎng)可用綠色、藍(lán)色的窗簾，布置綠、藍(lán)色的花草、樹(shù)木等，以消除與會(huì)者的疲勞。第一百九十八頁(yè)，共434頁(yè)。三、主席臺(tái)布置、座次排列和座區(qū)劃分（一）主席臺(tái)布置

主席臺(tái)布置除了會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫(huà)像、旗幟、花卉、燈光等會(huì)場(chǎng)環(huán)境要素外，還包括座位格局、講臺(tái)、話筒、揭幕架、座次安排等。第一百九十九頁(yè)，共434頁(yè)。（二）座次排列座次是指按一定規(guī)則和方法排列的與會(huì)者的座席位次。排列座次的作用在于體現(xiàn)會(huì)議的禮儀。第二百頁(yè)，共434頁(yè)。（三）座區(qū)劃分規(guī)模較大、人數(shù)較多、資格不同，或者以團(tuán)組、單位的名義參加的會(huì)議，往往需要將會(huì)場(chǎng)中的坐席劃分為若干個(gè)區(qū)域，讓與會(huì)者按代表團(tuán)、小組、單位或者按資格分區(qū)集中就座。第二百零一頁(yè)，共434頁(yè)。四、會(huì)場(chǎng)設(shè)備、物品與指示標(biāo)牌（一）會(huì)場(chǎng)設(shè)備和物品（1）滿足需要（2）周密計(jì)劃（3）專人負(fù)責(zé)（4）提前準(zhǔn)備第二百零二頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)場(chǎng)指示標(biāo)牌

會(huì)場(chǎng)指示標(biāo)牌是會(huì)場(chǎng)內(nèi)以簡(jiǎn)明的文字和圖形符號(hào)傳達(dá)各種指示性和警示性信息的標(biāo)識(shí)。（1）符合禮儀（2）準(zhǔn)確細(xì)致（3）位置醒目第二百零三頁(yè)，共434頁(yè)。第六節(jié)會(huì)議信息工作一、會(huì)議記錄工作

會(huì)議記錄是會(huì)議客觀進(jìn)程和內(nèi)容的原始記載，既包括一般會(huì)議的記錄，也包括各種會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的記錄。第二百零四頁(yè)，共434頁(yè)。會(huì)議記錄的要求（1）選好人員（2）準(zhǔn)備充分（3）全面準(zhǔn)確（4）清楚規(guī)范第二百零五頁(yè)，共434頁(yè)。二、會(huì)議新聞工作會(huì)議新聞工作是指會(huì)議的組織者通過(guò)媒體及時(shí)反映會(huì)議動(dòng)態(tài)和成果的一項(xiàng)工作，是會(huì)議公關(guān)宣傳工作重要組成部分。第二百零六頁(yè)，共434頁(yè)。1.會(huì)議新聞工作的方法（1）設(shè)立會(huì)議新聞中心（2）設(shè)立會(huì)議新聞發(fā)言人（3）邀請(qǐng)媒體采訪會(huì)議并做好相關(guān)的組織接待工作（4）發(fā)布新聞通稿第二百零七頁(yè)，共434頁(yè)。2.會(huì)議新聞工作的要求（1）客觀真實(shí)、全面準(zhǔn)確（2）迅速及時(shí)（3）尊重媒體（4）正確處理公開(kāi)與保密的關(guān)系第二百零八頁(yè)，共434頁(yè)。三、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)工作會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是會(huì)議主辦單位編寫(xiě)的、反映會(huì)議管理和會(huì)議活動(dòng)的動(dòng)態(tài)和主要成果的內(nèi)部性簡(jiǎn)要報(bào)道。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)發(fā)送對(duì)象廣泛，可以是上級(jí)部門(mén)、政府機(jī)構(gòu)、兄弟單位，也可以是與會(huì)者。第二百零九頁(yè)，共434頁(yè)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)程序1.收集信息2.篩選信息3.編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)。包括擬稿、編輯、審核、打印、校對(duì)、登記和分發(fā)等環(huán)節(jié)。第二百一十頁(yè)，共434頁(yè)。第七節(jié)議案和提案處理工作一、議案和提案的概念以及相互關(guān)系1.議案的概念

議案是指具有法定提案權(quán)的組織和具有正式資格的會(huì)議成員，向特定的會(huì)議正式提出、請(qǐng)求審議并作出決定的議事原案，具有議題的性質(zhì)。第二百一十一頁(yè)，共434頁(yè)。2.提案的概念廣義上說(shuō)，會(huì)議期間提出的議案都可以叫做提案。在國(guó)際性會(huì)議中，議案和提案這兩個(gè)概念并沒(méi)有嚴(yán)格的區(qū)分，常?；ビ?。在我國(guó)，提案是指特定組織中具有一定資格的成員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)某方面工作提出的意見(jiàn)、主張、批評(píng)或建議。第二百一十二頁(yè)，共434頁(yè)。二、提案人與議案提案工作機(jī)構(gòu)（一）提案人

提交議案、提案或書(shū)面建議的組織或個(gè)人統(tǒng)稱為提案人。一般情況下，會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人、對(duì)會(huì)議負(fù)責(zé)的機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人、會(huì)議正式成員有權(quán)向大會(huì)提交議案。提案的主體范圍較大，各級(jí)政協(xié)委員、工會(huì)委員、職工代表大會(huì)成員等等，可以在自己的職權(quán)范圍內(nèi)提交出提案。第二百一十三頁(yè)，共434頁(yè)。（二）會(huì)議期間議案和提案工作機(jī)構(gòu)由于議案或提案往往在會(huì)議期間集中提交，因此凡具有議案或提案權(quán)利和程序的大會(huì)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置審查和處理議案或提案的專門(mén)機(jī)構(gòu)，隸屬于大會(huì)主席團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。在我國(guó)，議案工作機(jī)構(gòu)一般叫作議案審查委員會(huì)，提案工作機(jī)構(gòu)的名稱一般叫做提案審查委員會(huì)或者提案工作小組。第二百一十四頁(yè)，共434頁(yè)。三、議案和提案的處理程序（一）會(huì)前預(yù)告（二）議案和提案的提交（三）登記和分類（四）議案或提案的送審（五）議案或提案的會(huì)后處理第二百一十五頁(yè)，共434頁(yè)。第八節(jié)選舉和表決工作一、選舉和表決的含義（一）選舉的含義

選舉是指選舉人根據(jù)少數(shù)服從多數(shù)的原則以及選舉的有關(guān)規(guī)則，以投票、舉手等方式對(duì)擔(dān)任特定職務(wù)的人選進(jìn)行差額遴選的過(guò)程。第二百一十六頁(yè)，共434頁(yè)。（二）表決的含義表決是指具有表決權(quán)的會(huì)議成員依據(jù)少數(shù)服從多數(shù)的原則以及表決規(guī)則，以投票、舉手等方式對(duì)特定的人選和事項(xiàng)表達(dá)贊同、反對(duì)、棄權(quán)意志的過(guò)程。第二百一十七頁(yè)，共434頁(yè)。二、投票的方式（一）按投票的手段分

1.書(shū)面投票

2.唱名投票

3.呼聲投票4.體態(tài)投票

5.表決器投票

6.通信投票第二百一十八頁(yè)，共434頁(yè)。（二）按保密與否分1.記名投票2.不記名投票第二百一十九頁(yè)，共434頁(yè)。三、選舉和表決工作的準(zhǔn)備（一）制作選票和表決票（二）現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備第二百二十頁(yè)，共434頁(yè)。四、投票的程序（一）書(shū)面投票程序1.清點(diǎn)到會(huì)人數(shù)2.向會(huì)議報(bào)告應(yīng)到人數(shù)和實(shí)到人數(shù)3.宣讀并通過(guò)選舉辦法或表決辦法草案4.宣讀并通過(guò)監(jiān)票人員名單5.宣布或通過(guò)計(jì)票工作人員名單6.宣布正式候選人名單或候決事項(xiàng)。

第二百二十一頁(yè)，共434頁(yè)。7.當(dāng)眾檢查投票箱8.核對(duì)選票或表決票的數(shù)量是否與實(shí)到會(huì)人數(shù)相符9.分發(fā)選票或表決票10.宣讀填寫(xiě)選票或表決票的注意事項(xiàng)11.投票人填寫(xiě)選票或表決票12.宣布投票的方法、順序，開(kāi)始投票13.在監(jiān)票人員的監(jiān)督下進(jìn)行計(jì)票14.宣布投票結(jié)果第二百二十二頁(yè)，共434頁(yè)。（二）口頭投票程序1.宣布選舉或表決事項(xiàng)2.會(huì)說(shuō)明實(shí)行唱名表決的依據(jù)3.根據(jù)一定順序點(diǎn)名表態(tài)4.對(duì)沒(méi)有作出反應(yīng)的成員再次點(diǎn)名5.工作人員記錄每一成員的表決態(tài)度6.會(huì)議主席當(dāng)場(chǎng)宣布表決結(jié)果第二百二十三頁(yè)，共434頁(yè)。（三）舉手投票程序1.宣布選舉或表決事項(xiàng)2.說(shuō)明舉手投票的依據(jù)3.請(qǐng)持贊成意見(jiàn)的成員舉手4.請(qǐng)持反對(duì)意見(jiàn)的成員舉手5.請(qǐng)持棄權(quán)意見(jiàn)的成員舉手6.工作人員提交統(tǒng)計(jì)結(jié)果，會(huì)議主席當(dāng)眾宣布表決結(jié)果第二百二十四頁(yè)，共434頁(yè)。（四）按表決器投票程序1.宣布選舉或表決事項(xiàng)2.依據(jù)議事規(guī)則宣布按表決器進(jìn)行投票3.有表決權(quán)的會(huì)議成員按下表決器4.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)處理表決結(jié)果5.會(huì)議主席宣布表決結(jié)果第二百二十五頁(yè)，共434頁(yè)。第九章安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)第一節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)概述一、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的含義和種類

秘書(shū)工作中所安排的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)則是指領(lǐng)導(dǎo)集體和領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人在工作職責(zé)范圍內(nèi)的交往和交流活動(dòng)。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的主要種類：考察參觀、走訪慰問(wèn)、禮儀應(yīng)酬、參會(huì)辦展等。第二百二十六頁(yè)，共434頁(yè)。二、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的原則（一）必要性原則（二）統(tǒng)籌性原則（三）計(jì)劃性原則（四）簡(jiǎn)樸性原則（五）合理性原則第二百二十七頁(yè)，共434頁(yè)。三、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的一般程序（一）掌握情況、明確要求（二）精心策劃、擬定方案（三）準(zhǔn)備落實(shí)、搞好協(xié)調(diào)（四）現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、確保順利（五）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、形成報(bào)告第二百二十八頁(yè)，共434頁(yè)。四、制定領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)方案（一）領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)間表

領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)間表是一段時(shí)期內(nèi)各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)按時(shí)間順序的安排，具有管理和協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的時(shí)間、提高領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的效率的作用。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)間表可根據(jù)工作單位的特點(diǎn)確定周期，一般按年、半年、季、月、周、日進(jìn)行具體安排。第二百二十九頁(yè)，共434頁(yè)。（二）領(lǐng)導(dǎo)專項(xiàng)活動(dòng)方案領(lǐng)導(dǎo)專項(xiàng)活動(dòng)方案是針對(duì)某項(xiàng)重要的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)專門(mén)擬寫(xiě)策劃的方案，如出訪活動(dòng)方案、接待活動(dòng)方案等。第二百三十頁(yè)，共434頁(yè)。第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)考察訪問(wèn)和慰問(wèn)活動(dòng)一、安排領(lǐng)導(dǎo)考察訪問(wèn)活動(dòng)（一）出行前的準(zhǔn)備工作（二）出行中的服務(wù)工作（三）善后工作第二百三十一頁(yè)，共434頁(yè)。二、安排慰問(wèn)活動(dòng)（一）選好慰問(wèn)對(duì)象（二）安排慰問(wèn)時(shí)間（三）確定慰問(wèn)的地點(diǎn)（四）策劃慰問(wèn)的方式（五）準(zhǔn)備慰問(wèn)品（六）通知被慰問(wèn)單位（七）聯(lián)系新聞報(bào)道（八）安排好慰問(wèn)的程序第二百三十二頁(yè)，共434頁(yè)。第三節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議活動(dòng)一、領(lǐng)導(dǎo)班子工作會(huì)議

領(lǐng)導(dǎo)班子工作會(huì)議泛指特定組織的領(lǐng)導(dǎo)班子為履行工作職責(zé)而舉行的全體會(huì)議會(huì)議。按決定問(wèn)題的議事規(guī)則來(lái)分，領(lǐng)導(dǎo)班子工作會(huì)議可以分為合議制會(huì)議和首長(zhǎng)制會(huì)議兩種第二百三十三頁(yè)，共434頁(yè)。領(lǐng)導(dǎo)班子工作會(huì)議組織工作要點(diǎn)1.收集并協(xié)調(diào)好議題2.準(zhǔn)備會(huì)議文件3.落實(shí)會(huì)議通知4.做好簽到工作5.安排好候會(huì)6.提供值班服務(wù)7.做好會(huì)議記錄8.起草和印發(fā)最后文件9.反饋會(huì)議信息第二百三十四頁(yè)，共434頁(yè)。二、聯(lián)席會(huì)議聯(lián)席會(huì)議是指若干組織或一個(gè)組織內(nèi)部不同部門(mén)為協(xié)商某些工作或?yàn)檫_(dá)成某項(xiàng)協(xié)議而舉行的會(huì)議。第二百三十五頁(yè)，共434頁(yè)。聯(lián)席會(huì)議組織工作要點(diǎn)1.議題要協(xié)商確定2.出席范圍要全面3.代表要有全權(quán)4.文件草案要提前分發(fā)5.要做好簽到和記錄工作6.文件簽署要規(guī)范第二百三十六頁(yè)，共434頁(yè)。三、聽(tīng)證會(huì)聽(tīng)證會(huì)是立法或行政機(jī)關(guān)在職權(quán)范圍內(nèi)就特定的立法和行政事項(xiàng)聽(tīng)取有關(guān)人士或組織代表意見(jiàn)或作證的會(huì)議。聽(tīng)證會(huì)中獲取的信息和公眾意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)作為立法和行政決策的重要依據(jù)。第二百三十七頁(yè)，共434頁(yè)。聽(tīng)證會(huì)組織工作要點(diǎn)1.確定聽(tīng)證會(huì)成員2.確定聽(tīng)證會(huì)內(nèi)容3.會(huì)前預(yù)告4.發(fā)出通知5.掌握好聽(tīng)證會(huì)程序6.確認(rèn)會(huì)議記錄7.形成聽(tīng)證報(bào)告第二百三十八頁(yè)，共434頁(yè)。四、代表大會(huì)代表大會(huì)是指由按一定規(guī)則或程序產(chǎn)生的代表參加的、規(guī)模較大的會(huì)議。按性質(zhì)來(lái)分，代表大會(huì)可分成法定性代表大會(huì)和非法定性代表大會(huì)。第二百三十九頁(yè)，共434頁(yè)。代表大會(huì)組織工作要點(diǎn)1.確定邀請(qǐng)對(duì)象2.布置好會(huì)場(chǎng)3.組織好會(huì)議的接待工作4.開(kāi)好預(yù)備會(huì)議5.做好代表資格審查工作6.開(kāi)好開(kāi)幕式和閉幕式7.做好議案和提案工作8.做好選舉和表決的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作9.加強(qiáng)會(huì)議的信息和宣傳工作10.寫(xiě)好主持辭第二百四十頁(yè)，共434頁(yè)。五、報(bào)告會(huì)報(bào)告會(huì)是指請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人、專家或者有關(guān)事件的當(dāng)事人就形勢(shì)、學(xué)術(shù)問(wèn)題或者某人的事跡作專題性介紹、陳述、演講的會(huì)議。有的報(bào)告會(huì)也稱演講會(huì)。按內(nèi)容來(lái)分，報(bào)告會(huì)有形勢(shì)報(bào)告會(huì)、動(dòng)員報(bào)告會(huì)、學(xué)習(xí)報(bào)告會(huì)、學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、事跡報(bào)告會(huì)等。第二百四十一頁(yè)，共434頁(yè)。報(bào)告會(huì)組織工作要點(diǎn)1.確定好目標(biāo)2.策劃好主題3.邀請(qǐng)好報(bào)告人4.組織好參加對(duì)象5.安排好提問(wèn)第二百四十二頁(yè)，共434頁(yè)。六、論壇和研討會(huì)論壇是指按會(huì)議的基本要素組織起來(lái)的，以研討和交流為主要目的，以現(xiàn)場(chǎng)報(bào)告、演講、對(duì)話、座談為主要形式的會(huì)議活動(dòng)，實(shí)際上就是研討會(huì)。按主辦單位的性質(zhì)分，論壇可分成官方論壇、非官方論壇和半官方、半民間論壇。第二百四十三頁(yè)，共434頁(yè)。論壇和研討會(huì)組織工作要點(diǎn)1.策劃好主題和議題2.確定好規(guī)格和規(guī)模3.成立學(xué)術(shù)委員會(huì)4.發(fā)出預(yù)告性通知5.審定論文，確定參加對(duì)象和發(fā)言人選6.做好現(xiàn)場(chǎng)記錄和翻譯工作7.印發(fā)代表通訊錄8.匯編論文集第二百四十四頁(yè)，共434頁(yè)。七、座談會(huì)座談會(huì)又稱懇談會(huì)，是一種會(huì)議氣氛比較輕松，與會(huì)者自由平等發(fā)表意見(jiàn)、交流切磋的小型圍坐式會(huì)議。座談會(huì)按其功能可分為詢論證性座談會(huì)、征詢調(diào)查性座談會(huì)、紀(jì)念追思性座談會(huì)、學(xué)習(xí)交流性座談會(huì)、慶祝表彰性座談會(huì)、聯(lián)誼交友性座談會(huì)等。第二百四十五頁(yè)，共434頁(yè)。座談會(huì)組織工作要點(diǎn)1.目的明確、主題鮮明2.落實(shí)安排好發(fā)言3.保護(hù)健康的爭(zhēng)論第二百四十六頁(yè)，共434頁(yè)。八、發(fā)布會(huì)發(fā)布會(huì)是特定組織以媒體和公眾為對(duì)象，進(jìn)行公開(kāi)、當(dāng)面、集中溝通的公關(guān)性會(huì)議。第二百四十七頁(yè)，共434頁(yè)。發(fā)布會(huì)組織工作要點(diǎn)1.明確目的2.確定口徑和發(fā)布方式3.選擇發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)4.確定參加對(duì)象5.確定主持人和發(fā)言人6.準(zhǔn)備有關(guān)材料7.收集媒體的報(bào)道第二百四十八頁(yè)，共434頁(yè)。九、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，顧名思義就是在特定現(xiàn)場(chǎng)舉行的會(huì)議。這里所說(shuō)的現(xiàn)場(chǎng)包括工作現(xiàn)場(chǎng)、突發(fā)性事件和突發(fā)性事故現(xiàn)場(chǎng)、正反典型發(fā)生的現(xiàn)場(chǎng)以及具有歷史紀(jì)念和象征意義的現(xiàn)場(chǎng)。第二百四十九頁(yè)，共434頁(yè)?，F(xiàn)場(chǎng)會(huì)組織工作要點(diǎn)1.選好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)2.安排好現(xiàn)場(chǎng)參觀的線路3.布置好會(huì)場(chǎng)4.搞好現(xiàn)場(chǎng)接待第二百五十頁(yè)，共434頁(yè)。第四節(jié)安排儀式與典禮活動(dòng)一、簽字儀式（一）簽字儀式的含義和作用簽字儀式

是締約各方共同簽署會(huì)談最后文件的公開(kāi)性儀式，其作用一是確認(rèn)會(huì)談文件的效力，二是體現(xiàn)各方對(duì)會(huì)談成果的重視，三是通過(guò)邀請(qǐng)締約各方和第三方人士參加，以及邀請(qǐng)記者采訪報(bào)道，既可以見(jiàn)證，又起到的擴(kuò)大宣傳的效果。第二百五十一頁(yè)，共434頁(yè)。（二）文本的準(zhǔn)備1．確定內(nèi)容條款2．確定書(shū)寫(xiě)的文字3．確定正本和副本4．校印5．蓋章第二百五十二頁(yè)，共434頁(yè)。（三）商定參加人員1．簽字人2.嘉賓3.主持人4.致辭人5.助簽人6.見(jiàn)證人7.干部和群眾代表8．記者9.其他工作人員第二百五十三頁(yè)，共434頁(yè)。（四）現(xiàn)場(chǎng)布置和物品準(zhǔn)備1.簽字桌椅2.國(guó)旗3.文本4.簽字文具5.參加人員位置6.講臺(tái)和話筒7.會(huì)標(biāo)8.香檳酒9.簽到臺(tái)10.其他物品第二百五十四頁(yè)，共434頁(yè)。（五）簽字儀式流程1.來(lái)賓簽到2.介紹來(lái)賓3.嘉賓定位4.宣布儀式開(kāi)始5.簽字并交換文本6.祝酒7.交換禮品8.致辭9.宣布儀式結(jié)束第二百五十五頁(yè)，共434頁(yè)。二、開(kāi)幕式與閉幕式（一）開(kāi)、閉幕式的含義和作用

開(kāi)幕式、閉幕式是標(biāo)志某項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)開(kāi)始和結(jié)束的儀式。開(kāi)、閉幕式不僅具有宣布各種活動(dòng)開(kāi)始和結(jié)束的作用，還具有表示歡迎和歡送、進(jìn)行動(dòng)員和總結(jié)、展示實(shí)力和擴(kuò)大社會(huì)影響的作用。第二百五十六頁(yè)，共434頁(yè)。（二）開(kāi)、閉幕式的準(zhǔn)備1．確定參加對(duì)象和范圍2．確定主持人、致辭人和剪彩人3．確定開(kāi)、閉幕式的形式4．發(fā)出邀請(qǐng)5．現(xiàn)場(chǎng)布置和物品準(zhǔn)備第二百五十七頁(yè)，共434頁(yè)。（三）開(kāi)幕式流程1.會(huì)議開(kāi)幕式流程

（1）會(huì)議成員簽到入場(chǎng)。（2）主持人向會(huì)議報(bào)告應(yīng)到代表數(shù)、因事和因病請(qǐng)假的人數(shù)、實(shí)到代表數(shù)，是否符合法定人數(shù)。非法定性會(huì)議無(wú)此項(xiàng)程序。（3）按身份高低或禮賓次序介紹出席會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓。（4）主持人宣布開(kāi)幕式開(kāi)始。

第二百五十八頁(yè)，共434頁(yè)。（5）全體起立，升國(guó)旗、奏國(guó)歌；或升會(huì)旗、奏會(huì)歌。一般性會(huì)議無(wú)此項(xiàng)程序。（6）主辦方身份最高的領(lǐng)導(dǎo)致開(kāi)幕詞。論壇類會(huì)議也可以不安排致開(kāi)幕詞，由主辦方身份最高的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表主旨演講，或者先由組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)致歡迎詞，然后由主辦方身份最高的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表主旨演講。（7）來(lái)賓致辭。（8）主持人宣布開(kāi)幕式結(jié)束，進(jìn)入會(huì)議正式議程。第二百五十九頁(yè)，共434頁(yè)。2.展覽會(huì)和節(jié)慶活動(dòng)開(kāi)幕式流程（1）開(kāi)始前可播放音樂(lè)、表演歌舞（2）做好簽到迎賓工作（3）介紹出席開(kāi)幕式的領(lǐng)導(dǎo)和主要嘉賓

（4）宣布開(kāi)幕式開(kāi)始（5）舉行升國(guó)旗（會(huì)旗）儀式

（6）致辭

（7）剪彩（8）宣布儀式結(jié)束，來(lái)賓參觀或觀摩

（9）請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓留言或題詞第二百六十頁(yè)，共434頁(yè)。三、啟動(dòng)與揭幕儀式（一）啟動(dòng)與揭幕儀式的含義和作用

各種奠基、開(kāi)工、竣工、啟用、建成、啟動(dòng)、開(kāi)張、掛牌、揭牌統(tǒng)稱為啟動(dòng)與揭幕儀式。這些儀式可起到對(duì)外擴(kuò)大社會(huì)影響、樹(shù)立良好的形象，對(duì)內(nèi)振奮精神，鼓舞士氣的作用。為敘述方便，將上述各種儀式和典禮第二百六十一頁(yè)，共434頁(yè)。（二）啟動(dòng)與揭幕儀式的準(zhǔn)備啟動(dòng)與揭幕儀式的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的要求與開(kāi)幕式、閉幕式大體相同。不同之處有以下幾點(diǎn)：1.確定主禮嘉賓2.現(xiàn)場(chǎng)布置與物品準(zhǔn)備第二百六十二頁(yè)，共434頁(yè)。（三）啟動(dòng)與揭幕儀式的流程1.來(lái)賓簽到，禮儀引導(dǎo)2.主持人宣布儀式開(kāi)始，介紹來(lái)賓3.主辦單位領(lǐng)導(dǎo)致辭4.嘉賓代表致辭5.員工代表致辭6.主禮嘉賓主持大禮7.主持人宣布儀式結(jié)束第二百六十三頁(yè)，共434頁(yè)。四、頒授儀式（一）頒授儀式的含義和作用

各種頒獎(jiǎng)、頒證、授勛儀式統(tǒng)稱為頒授儀式。其作用通過(guò)樹(shù)立正面典型，弘揚(yáng)時(shí)代精神，鼓舞人們積極向上、不斷進(jìn)取。有時(shí)，頒獎(jiǎng)和授勛儀式有時(shí)也是一種公關(guān)活動(dòng)，有助于聯(lián)絡(luò)感情，樹(shù)立社會(huì)組織的良好形象。第二百六十四頁(yè)，共434頁(yè)。（二）頒授儀式的準(zhǔn)備1．確定參加對(duì)象2．確定頒授人、致辭人和主持人3．確定頒獎(jiǎng)或授勛儀式的形式4．現(xiàn)場(chǎng)布置和物品準(zhǔn)備第二百六十五頁(yè)，共434頁(yè)。（三）頒授儀式的流程1．重要的頒授儀式應(yīng)奏國(guó)歌2．宣讀表彰決定、頒獎(jiǎng)詞或授勛決定3．頒授4．獻(xiàn)花5．致辭第二百六十六頁(yè)，共434頁(yè)。第五節(jié)舉辦和參與展覽一、展覽活動(dòng)的含義、特點(diǎn)

展覽活動(dòng)是一種為達(dá)到一定的目的、以物品陳列、展示為主要方式、有組織的集中展示活動(dòng)。

1．直觀性

2．藝術(shù)性

3．多樣性

4．廣泛性

5．集中性第二百六十七頁(yè)，共434頁(yè)。二、辦展工作要點(diǎn)（一）確定展覽的目標(biāo)和項(xiàng)目（二）策劃展覽形式（三）確定參加對(duì)象（四）確定展覽時(shí)間和地點(diǎn)（五）尋求