裝飾公司經(jīng)營檔案管理辦法

******裝飾有限公司〔2009〕1號關(guān)于印發(fā)《******裝飾有限公司經(jīng)營檔案管理暫行辦法》的通知公司各部門：為了規(guī)范公司經(jīng)營檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用檔案，現(xiàn)將《******裝飾有限公司經(jīng)營檔案管理暫行辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。附件：1．卷內(nèi)目錄2．卷內(nèi)備考表3．經(jīng)營檔案移交清單4．檔案利用申請表5．檔案盒封面標簽尺寸及式樣6．檔案盒脊背標簽尺寸及式樣7．經(jīng)營檔案歸檔內(nèi)容二○○八年三月七日《******裝飾有限公司經(jīng)營檔案管理》暫行辦法第一章總則為規(guī)范和加強******裝飾有限公司（以下簡稱公司）經(jīng)營檔案管理，有效地保護和利用檔案，更好地為公司的生產(chǎn)和經(jīng)營服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。經(jīng)營檔案實行統(tǒng)一管理，分級負責(zé)的原則。本辦法所稱的經(jīng)營檔案，是指公司在從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的合同、協(xié)議、意向文件、信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子數(shù)據(jù)交換的電子郵件）、工程資料、電子文檔等可以有形地表示所載內(nèi)容的所有材料。本辦法所指經(jīng)營檔案管理包括檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、移交、銷毀等內(nèi)容。第二章檔案管理體制與職責(zé)弄資料室陽為公司經(jīng)營檔胡案的歸口管理鐵和執(zhí)行部兩室唱。丑總經(jīng)辦負責(zé)檔蘭案管理所需的也硬件設(shè)施。公資料人員間負責(zé)經(jīng)營檔案歷管理工作，其謊主要職責(zé)為：秋（一）監(jiān)督、嗚檢查和指導(dǎo)各氏分部門經(jīng)營檔洽案管理工作的論執(zhí)行情況；討（二）合同文喇件的蓋章、登油記、編號；膚（三）項目計兼劃表、可行性懶報告、項目建舞議、上級有關(guān)姐批復(fù)文件及報浩送文件資料的警收集、整理、押歸檔；奮（四）合同文零件、投標資料戶、工程資料的壞收集、整理、奏歸檔；丟（五）經(jīng)營檔旱案的保管、統(tǒng)幫計和利用；喊（六）其它有香關(guān)資料收集、走整理、歸檔。濟第三臭章解稠葬檔案材料的立貼卷歸檔廳對與工程建設(shè)影有關(guān)的重要活吳動記載、工程魚建設(shè)主要過程死和現(xiàn)狀、具有穴保存價值的各新種載體的文件倆，均應(yīng)收集齊啞全整理立卷后鵝歸檔。經(jīng)營檔扮案按以下性質(zhì)脂進行分類管理劑：報（一）人事行刪政類袋（二）生產(chǎn)物委采類餐（三）工程突合同徐類匙（四）市場營宗銷類水（五）糧技術(shù)證資料屠類敵（六）其它相于關(guān)類市具體內(nèi)容見附幫件取7駁。痰經(jīng)營資料的移牙交今公司形成的經(jīng)麥營資料，由公綢司各部門仰初步笛收集箭整理熱分類參后，交由尚資料室逆歸檔；奸經(jīng)營檔案歸檔魔要求忘（一）歸檔的段文件材料應(yīng)完型整、準確、系暮統(tǒng)。文件書寫舞和載體材料能愚耐久保存，不梢能用熱敏紙，動不能有鉛筆、燭園珠筆、紅墨叔水、純藍墨水作、復(fù)寫紙等書隊寫的字跡。歸孕檔電子文件，捏應(yīng)有相應(yīng)的紙投質(zhì)文件材料一興并歸檔保存；就（二）歸檔的案文件資料應(yīng)為貞原件。對于有嫩多方簽字的文鄙件，應(yīng)保證文液件的蓋章為紅存色；對于沒有鍬原件的文件資此料，應(yīng)經(jīng)暴部門智負責(zé)人簽字認晶可；寇（三）合同簽壯訂后，指定專肚人負責(zé)該合同迅的履行及相關(guān)長資料的棋初步緩整理；梳按照時間順序初先后編排，崖工程完工后所段有相關(guān)資料移海交資料室稍?？蕷w檔資料按以攪下順序進行裝爸訂敘（一）人事行嘩政類美主要按如下順容序進行存放：1.文書資料2.涉外資料刻3潛.錫日常管理形成墳文件系4勤.仔行政協(xié)調(diào)文件各5盛.星其他人事行政斗資料鴉（寒具體內(nèi)容不明差，人事部可提監(jiān)供意見釀）仰（二）生產(chǎn)物防采類晌（吳具體內(nèi)容不明笨，工廠部、物翅采部可提供意孝見胸）敬（三）工程合恰同類詠A憲、投標資料裝魚訂順序：1．投標函珍2狐．法定代表人摘授權(quán)書鉗3軌．投標人基本品情況聲明4．承諾書句5接．公司資質(zhì)證疑明文件該6封．其它有關(guān)資倒料。臥B忍、竣工資料裝最訂順序：恭1虜．竣工驗收報王告；衰2努．客工程施工合同芳；精3括．路工程承包合同坦；環(huán)4禁．知項目施工形成病文件劍；夢5康．工程項目監(jiān)皆理文件；封6望．工程項目竣紗工圖及竣工資統(tǒng)料；墻7遭．其它有關(guān)資柿料。扁C蘭、其他工程資植料蛙（四）市場營軍銷類1.訂單2.驗收單3.采購函慎4沿.晶其他相關(guān)資料魔（份具體內(nèi)容不明如，市場部可提污供意見荷）繪（五）左技術(shù)畝資料為類究1.主公司各項目設(shè)紅計文件（電子見或者圖紙的）陳2豆.坦相關(guān)報刊雜志漸3包.接各類技術(shù)書籍薄、光盤等間（六）其它相比關(guān)類紋1扛.暮審批許可類廈主要為公司的盜各類許可文件犯以及資質(zhì)證書邁文件羞的原件電子文培件斯，洞需保存妥當(dāng)，叛以備不時之需槳。妨2發(fā).能保密性文件券指涉及保密性慶質(zhì)麗，如公司的內(nèi)弟部材料價格等唐的竟資料。牌經(jīng)營檔案資料亂裝訂要求譯（一）檔案材淘料一律采用左爛側(cè)裝訂，沿裝敗訂線長度方向瑞均布三個線穿旦孔，對頁數(shù)較狂少的合同資料診可用膠水粘貼鑒。如裝訂邊較讀窄，應(yīng)進行修檢補。文件裝訂加每冊（件）不投超堅過碌5厘0倚張紙；刊（二）案卷內(nèi)飽不應(yīng)有金屬物跨；派（三）案卷內(nèi)袖文件材料用紙書幅面尺寸一般衛(wèi)采段用感A饒4它型，大于此標晶準的折疊柿成咸A槽4襪型，小于此標宅準的，應(yīng)粘貼繪在洞A勇4寸型紙張上；矩（四）外文資感料應(yīng)保持原來駝的案卷及文件指排列順序、文灑號及裝訂形式牽。案卷編目岡（一）卷內(nèi)文炕件頁號的編目慢1覺．卷內(nèi)文件有司書寫內(nèi)容的頁供面均應(yīng)編寫頁枯號；勻2忍．頁號編寫位饅置：單面書寫以文件在右下角策；雙面書寫文許件，正面在右乞下角，背面在際左下角；目3鴉．圖樣的頁號轉(zhuǎn)編寫在右下角味，或標題欄外抄右下方；成套嬸圖樣或印刷成許冊的文件，不軋必重新編寫頁馳號，將其作為更一份文件，在伙備注中注明總嬌頁數(shù)；菊4起．各卷之間不俱連續(xù)編頁號，想卷內(nèi)目錄、卷泳內(nèi)備考表不編替寫頁號。耽（二）卷內(nèi)目運錄（附舌件乓1幣）的編制厭1蹤．序號：用阿推拉伯?dāng)?shù)字陷從須1賠起依次標注文蒜件的順序，一磁個文件一個號叔；蒼2扶．文件編號：物填寫文件文號摧或圖號，或設(shè)咬備、項目代號固；饑3循．責(zé)任者：填瓶寫文件形成部即門或主要責(zé)任暫者；校4態(tài)．文件資料題慈名：填寫文件帆標題全稱，沒躲有標題或標題乖不全的應(yīng)根據(jù)吳其內(nèi)容或形式捐進行擬寫，保同證卷內(nèi)文件的廉題名不重復(fù)；爭歸檔文件資料要的題名及主要旅內(nèi)容用中文填云寫；陵5憲．日期：填寫釘文件形成日期服，如同一類文均件組成的匯集沃文件，應(yīng)填寫簡起止日期；注6重．頁次：應(yīng)填儉寫每份文件首辛頁上標注的頁得號，成套圖樣枝或成冊文件填狗寫起止頁號；漸7慎．備注：需要雨時填寫；姻8訊．件數(shù)：填寫林卷內(nèi)文件的個怨數(shù)；撇9排．頁數(shù)：填寫柱卷內(nèi)文件的總距頁數(shù)；索1違0園．案卷題名：逗內(nèi)容要簡潔、城準確地揭示卷饑內(nèi)文件的內(nèi)容典；忽1摧1捎．譜立卷部門拉：椒填寫素資料室海1享2韻．起止日期蓋：純本卷盒內(nèi)最早皺和最晚形成的始文件資料的時庫間跨度；巨1麗3絕．保管期限：癥由早公司負責(zé)人決殃定，滾資料人員偽負責(zé)填寫。煎（三）卷內(nèi)備思考表（附恒件羨2亦）仙1黑．案卷題名：村與卷內(nèi)目錄案政卷題名一致；駛2止．本卷情況說奴明：卷內(nèi)備考吊表要說明卷內(nèi)寄文件的件數(shù)、取頁數(shù)，不同載扎體文件的數(shù)量捉，說明卷內(nèi)文包件的組卷情況考及修改、補充恨、移出、銷毀漂、參照等情況啦和鑒定性意見獎（例：文字材確料您2放0蜻件域，計10考0溫頁，照苗片鄭1只0圈張，附竭圖梅1貿(mào)張）；孫3愉．立卷人：由段立卷人簽字；如4花．檢查人：由扮公司相關(guān)糞負責(zé)人簽字；頁5俘．卷內(nèi)備考表目排在卷內(nèi)所有嫩資料尾頁之后威。食（四）案卷封將面和脊背的編紙制穗1長．卷盒封面（勤見附替件斗5逗）香的決“他題峽名扮”爹、券“君立卷沈部門漂”稻、罷“剝起止日賽期驟”掉，分別與卷內(nèi)營目錄的案卷題很名、立卷安部德室惕、起止日期相訊同。由立卷朝部門記負責(zé)填寫（打賀?。?；也2可．卷盒脊背（沉見附遙件撇6慌）應(yīng)包含以下壞內(nèi)容，即年度劣、合同性質(zhì)、避合同名稱、立蒜卷爛部泛室芬編號（吃立卷部門待用簡稱表示茅，如妖資料室點為悶“寸ZLS物”旁）。由揉立卷部庭室認負責(zé)填寫（打裂?。?檢．填寫（打印涂）的標簽尺寸烘：標簽尺寸應(yīng)降不超過盒面綠碧色杠線。標簽華字體、周邊框借線應(yīng)加粗打印眠成深黑色。燦（五）經(jīng)營檔載案移交清單的抹編制（見附曾件肉3稠）馳1瞞．序號：用阿趣拉伯?dāng)?shù)澡從籌1者起，依順序一瘦個案卷一個號之；闊2犁．案卷編號：植填寫脊背最下陰方的案卷編號丑；股3揭．案卷題名、途起止日期、卷常內(nèi)頁數(shù)、件數(shù)勞、保管期限等殺與案卷封面、罪卷內(nèi)目錄中填回寫一致。罩（六）卷盒、繪卷內(nèi)表格及制考作材料料1左．卷盒制作材仙料及規(guī)格：卷沫盒的外表常用栽規(guī)格為膨310mm禽×魄220mm哲，厚度分別為袍20mm五、欣40mm炎、支60mm茫三種，制作材瑞料用牛皮紙板控雙裱壓制；笛2擁．案卷內(nèi)資料扁封面、卷內(nèi)目裝錄、備考表采竭用羞A嶄4匯紙，用白色紙波制作；廉第四滿章喝菜樸檔案資料的保蠅管香對所接收的檔協(xié)案，階應(yīng)及時擋入庫妥善保管例。域?qū)κ者M、移出幅的檔案必須進鼻行登記。更存放經(jīng)營檔案緣要用專用女的邀文件柜，有條鞏件的姥話租可建立饞資料室鴨。檔案庫房要粱堅固，并具有抬防盜、防火、溜防水、防蟲、劃防光、防塵、對防有害氣體的危專業(yè)要求?？莸谖逯卤犾o扎檔案資料的管窯理和利用荷黎定期對檔案保壽管的狀況進行耳全面檢查，如峰遇特殊情況應(yīng)膀隨時檢查，發(fā)匹現(xiàn)問題及時解斯決，以保證檔默案的完整與安滿全。格討公司員工借閱掙、復(fù)印經(jīng)營檔麥案，閣需填寫《檔案跪利用申請表》嗽（見附絹件成4亮），冊經(jīng)對資料建負責(zé)人攻簽字確認算后提供。量一些具有保密炸價值的文件，恰如需借閱，需屈經(jīng)過公司最高氧負責(zé)人簽字方偷可提供。圖第六此章飯報召檔案的移交與志銷毀磁電公司經(jīng)營檔案六應(yīng)訊按季度初步整犯理后惰及時舍移交典到資料室捆。間公司各部門指菊定專人負責(zé)接務(wù)收本部門的一鎮(zhèn)切已形成晚和完成項目的紋經(jīng)營檔案，并較負責(zé)整理、歸牧類后沫，器填好經(jīng)營檔案消移交清單，每俱季度冒末詞一并育移交公司資料睛室進行保存。斗對超過保管期參限的檔案，由肥公司主要負責(zé)身人陰進行檔案鑒定段，對確無保存便價值的檔案，瓣進行登記造冊擺，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)繩批準后銷毀。壞銷毀檔案時，棄應(yīng)指定兩人以姥上負責(zé)監(jiān)銷、角防止檔案遺失自或泄密。銷毀感完畢后，監(jiān)銷思人員要在銷毀部清冊上簽字，圾并將銷毀清冊集存檔。察檔案人員因工廉作需要調(diào)動時口，應(yīng)在調(diào)離前鋼辦好交接手續(xù)鬼。谷第七阻章意碗室獎勵與處罰辨經(jīng)營檔案的各遺項管理工作納鵲入經(jīng)濟責(zé)任制怒考核，每年考壩核一次，與年妻度績效獎掛鉤維。獎公司各部門和錯個人對經(jīng)營檔裹案伐的利用跨不負責(zé)任，有父下列情況之一炮的，根據(jù)情節(jié)擔(dān)輕重，給予批倉評教育或行政府處分，違法者鄙由司法機關(guān)追碧究法律責(zé)任。裁（一）架對檔案工作人然員履行職責(zé)有陷意刁難的；絮（二）島利用借閱權(quán)利襯，非法為他人鑒提供檔案的；稈（三）英隱匿、損毀、瞎丟失、擅自銷架毀或涂改、偽閃造檔案的；?。ㄋ模?zāi)其它違反本檔價案管理辦法的只行為。舅第八排章凱州正附健四碧則飛本辦法篇實施墨由羊公司偽負責(zé)解釋。貍本辦法自印發(fā)往之日起執(zhí)行。穗附乘件棒1醋卷株成內(nèi)態(tài)撿目壽括錄跟立卷人尚起止日期酷保管期限示案卷題名理卷內(nèi)共更件物頁宿序號淺文件編號吧責(zé)任者謙文件材料題名何日期薦頁次鑰備注附件2卷內(nèi)備考表表案卷題名求距F-38鼠0暗相關(guān)實施文件歪奔本案卷已編號期的文件材料共央毀張。牛其中：文字材橫料共耗煎張、圖樣材料嘆共偶蕩張、照片鞭０態(tài)張。罰立卷人：釋替凡***紗孕違檢查人：夏鞋懶200光９鮮年夠４趨月剃１３稱日附件3著經(jīng)營檔案移交范清單疼序號塞文件題名谷件數(shù)正備注賞1恭2損3偷4職5森6遞7袍8勉9職10韻11坊12林13齊14草15司16末17抖18沙19腳20預(yù)21移交日期：移交人：接受人：附件4曠檔案利用申請削表茶借閱人汪借閱日期案檔案名稱刃利用類型迅查閱悅（芳始胖）檔洞壽借出奮（皆尼眼）炊制在惠復(fù)制動（孟箭需）冬借閱期限裹臨時踢（估隨促）鐮請際借怨（忌納憶）藝個工作日旦帽留區(qū)長期夢（肌干那）究備注納雙倚負責(zé)人（簽字挨）：禍檔案利用申請族表覆借閱人優(yōu)借閱日期朽檔案名稱啄利用類型幣查閱伍（訂捧勢）泰信蛋借出降（針稼領(lǐng)）需背頌扭復(fù)制該（告您彼）夢借閱期限烈臨時渡（掉湖賊）然田帳借頂（素么勺）灘個工作日兆連鄭盼長期裹（亭需勞）挨備注揪今算負責(zé)人（簽字弄）：附件5亭檔案盒封面標氏簽尺寸及式樣半1講．題名（合同終名稱）：聯(lián)通F-380相關(guān)文件143mm聯(lián)通F-380相關(guān)文件13mm13mm冠2蜜．舟立卷部門踐：47mm13mm工程部13mm工程部褲3漢．起止日期：47mm13mm09．3．1-09．4．1013mm09．3．1-09．4．10附件6盆檔案盒脊背標暖簽尺寸及式樣18mm艙例護1洪：膛20mm頓脊背式樣：18mm玉泉加油站奧運標識2008年工程部投標資料（支出）玉泉加油站奧運標識2008年工程部投標資料（支出）GCB08-012008年工程部合同（收入）玉泉加油站奧運標識GCB-012008年工程部竣工資料（支出）玉泉加油站奧運標識GCB8-012008年工程部竣工資料（收入）玉泉加油站奧運標識GCB08-0136mm146mm30mm頂例兔2憲：傾40mm房脊背式樣：38mm36mm36mm146mm1