采購的工作原則采購申請流程采購審查管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購流程管理制度意見稿為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本、進一步規(guī)范物資采購流程、加強各部門間的配合、優(yōu)化內(nèi)部運營體系，特制定本管理制度。一、采購原則：1、采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視，認真對待。2、采購必須堅持“維護公司利益、秉公辦事”的原則，并綜合考慮采購物品、物料的質(zhì)量、價格，擇優(yōu)選購。3、日常辦公用品以及其它消耗用品由采購部負責統(tǒng)一采購。4、常用物料采取定點采購機制，定點供應商需定期比價，保證價廉物美、生產(chǎn)順暢。5、大型機械設備采購、工程項目首次用料采購需進行投標，按投標規(guī)范擇優(yōu)選購。二、采購申請：1、采購申請人根據(jù)工作實際填寫采購申請表，必須認真填寫申請表中相關內(nèi)容。2、若無特殊情況，遞交采購申請表應比物料使用時間最少提前三個工作日。3、緊急采購時，由申請部門負責人在申請表中注明“緊急采購”字樣。3、若撤銷采購，相關部門應立即通知采購部停止采購，以免造成損失。4、申請表完成所有手續(xù)后需復印兩份，財務部留原件，采購部與預算部留復印件，5、申請表一次性使用，不得重復。三、采購審查：1、申請人須根據(jù)實際情況填寫申請表，交給本部門負責人。2、相關部門負責人查驗采購申請的真實性、可行性，如情況屬實，須在申請表上簽字，當申請物料數(shù)量超出預算時應注明原因。3、申請人簽字后交給預算部審核、預算部應仔細核對請物料是否超量，及超量原因，核對無誤后簽字。4、預算部審核簽字后交給采購部簽字確認，并將采購申請遞交給總經(jīng)理審批。5、總經(jīng)理審批后，方可實施。四、采購實施采購申請審批通過后，采購部根據(jù)采購物品使用時間進行詢價、比價及訂貨，詳見下圖。采購流程圖：申請人填寫采購申請表↓申請人所在部門負責人查驗、簽字↓預算部審核、簽字↓采購部確認、簽字↓總經(jīng)理審批↓實施采購↓持正規(guī)發(fā)票并填寫“原始單據(jù)粘貼單”報銷金額到財務部門申請款項，并登記留底。2、財務部必須登記出款方式：現(xiàn)金、匯款、支票。3、采購后，必須交與購物發(fā)票或收據(jù)。4、如需報銷，需提供購物發(fā)票并如實填寫“原始單據(jù)粘貼單”。注：如需匯款，必須核對匯款賬號以及收款人姓名。，在使用前的要及時通知申請部門董秘辦：胡凱2012-05-24精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購管理流程手冊－上海（草案）目錄第一部分 概述 11 前提說明 12 負責部門和職責 23 采購管理運作分類 3第二部分 業(yè)務流程 51 采購申請及授權 51.1 流程圖 51.2 管理方法 51.3 流程描述 62 供應商選擇 82.1 流程圖 82.2 管理方法 92.3 流程描述 103 采購 133.1 流程圖 133.2 管理方法 143.3 流程描述 154 收貨與記錄 174.1 流程圖－上海部分 174.2 流程圖－上海復核 184.3 管理方法 194.4 流程描述 20附件 24采購申請單 24采購審批權限表 26供應商信息收集表 27授權供應商清單 28供應商選擇比較表 29訂單匯總表 30供應商評估記錄 31供應商考核報告 32采購訂單 33采購檢驗單 34領用單 35概述前提說明采購的范圍采購是指企業(yè)在日常經(jīng)營活動中因購買商品或接受勞務供應并支付價款的活動。本公司的采購范圍主要包括以下內(nèi)容：固定資產(chǎn)低值易耗品(包括：辦公用品)專業(yè)服務(包括：咨詢費)公共事業(yè)服務(包括：電話費、郵電費、物業(yè)管理)其他服務(包括：業(yè)務宣傳費、汽車費用、租賃費)應付帳款應付帳款是指因購買商品或接受勞務供應等而發(fā)生的債務。這是買賣雙方在購銷活動中由于取得物資與支付貨款在時間上不一致而產(chǎn)生的負債。應付票據(jù)應付票據(jù)是由出票人出票，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。預提費用企業(yè)在市場經(jīng)營活動中發(fā)生的費用不一定當時就要支付，但按照權責發(fā)生制原則，應該將屬于當期的費用計入當期。本公司的預提費用主要包括：租賃費水電費咨詢費利息其他應付款其他應交款包括教育費附加、其他暫收及應付款等應交款項。

負責部門和職責部門負責人員職責共同職責全公司各部門全公司職員規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內(nèi)部控制；為公司節(jié)約采購成本，最大限度防止舞弊行為。特殊職責計財部費用會計預算控制從供應商處直接獲得發(fā)票并對數(shù)量、金額進行復核編制與采購相關的會計分錄編制與采購相關的憑證依合同及時付款給供應商計財部會計經(jīng)理預算控制復核并批準所有付款憑證行政部采購員根據(jù)采購申請要求聯(lián)系供應商并詢價，確定綜合成本最低的供應商向供應商發(fā)訂單并進行訂單管理維護供應商資料庫和采購業(yè)務資料行政部行政部總經(jīng)理審批采購申請單和訂單使用部門部門總經(jīng)理控制部門采購預算審核、批準部門采購申請單和付款申請單使用部門行政員匯總部門采購申請及時取得本部門財務信息，協(xié)助進行預算控制

采購管理運作分類采購管理的運作可分為：控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序經(jīng)營管理的觀念、方法和風格組織結構權限和責任分配監(jiān)控方法內(nèi)部審計人事政策和實務采購申請采購申請及授權采購申請與批準文件設計和記錄獨立復核授權預算管理供應商選擇供應商選擇供應商授權文件設計和記錄資料管理和接觸控制獨立復核授權確認供應商資料管理和接觸控制獨立復核授權供應商再評估文件設計和記錄資料管理和接觸控制獨立復核職責分工采購采購編制采購訂單文件設計和記錄資料管理和接觸控制獨立復核出具采購訂單資料管理和接觸控制獨立復核授權

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序收貨并記錄收貨并記錄驗收貨物文件設計和記錄資料管理和接觸控制職責分工獨立復核確認采購文件設計和記錄資料管理和接觸控制獨立復核會計系統(tǒng)付款獨立復核職責分工授權會計系統(tǒng)

業(yè)務流程采購申請及授權流程圖使用部門計財部管理層采購申請與批準使用人部門秘書部門經(jīng)理費用會計相應授權人口頭提出申請1口頭提出申請1填制采購申請單2匯總采購申請?zhí)钪撇少徤暾垎?匯總采購申請3審批4審批4預算復核5預算復核5審批審批6管理方法管理原則采購申請必須根據(jù)預算得到部門經(jīng)理的批準。使用部門必須專設行政員與財務部門溝通并進行預算控制。計財部必須復核每一份采購申請以確保預算控制的有效性。公司應該設立審批的權限級別并嚴格遵守。管理部門使用部門秘書、計財部費用會計管理文件采購申請及授權流程中包括以下文件:文件名稱相關步驟填制人復核人參考編號采購申請單填制采購申請單使用部門員工使用部門總經(jīng)理、管理層附件1采購審批權限表審批采購申請單行政部管理層附件2

流程描述采購申請與批準主要步驟描述負責部門口頭提出口頭提出申請1使用部門員工（申請人）根據(jù)日常經(jīng)營活動需要產(chǎn)生購買意向，向部門經(jīng)理征詢口頭意見。在得到部門經(jīng)理的口頭許可后，申請人將采購信息告知部門秘書，由部門秘書統(tǒng)一進行采購申請單的填制。使用部門員工填制采購填制采購申請單2為了保證采購申請單的信息完整性和準確性，采購申請單由部門秘書統(tǒng)一填寫。部門秘書從申請人處獲取采購需求后，填寫正式的采購申請單。詳細寫明項目名稱、項目編號、購貨型號和數(shù)量。采購申請單一式兩份，一份由使用部門留存，一份由行政部留存。申請人檢查部門秘書填寫的采購申請單，確認后在申請人欄內(nèi)簽字確認。采購申請單–采購申請單–附件1匯總采購匯總采購申請3部門秘書對采購申請進行預算控制，填寫采購申請單上的預算情況信息，并在預算初檢欄內(nèi)簽字。對于固定資產(chǎn)和其他超出人民幣2,000元的大額采購，部門秘書必須檢查該項采購是否在本年度部門費用預算內(nèi)，并在采購申請單上注明。若超出預算，則在部門經(jīng)理審批后，取得公司相應授權人批準，否則該采購申請將被退回。對于低值易耗品等小額采購，部門秘書負責每月進行匯總，并檢查累計采購金額（本月采購申請金額+以前月份采購金額）是否在本年度部門費用預算內(nèi)。若超出預算，則必須在部門經(jīng)理審批后，取得公司公司相應授權人批準，否則該采購申請將被退回。使用部門秘書審批審批4部門秘書對采購申請進行預算控制之后，由申請人直接主管和使用部門經(jīng)理進行審核，如果采購申請合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。使用部門秘書復核預算復核預算5計財部費用會計對預算進行復核。費用會計檢查部門年度預算是否和存檔的公司預算是否相符，已用預算是否和會計記錄相符，以及部門可用預算的計算準確性。預算復核后，根據(jù)公司的采購審批權限表將采購申請送交相應授權人審批。采購審批權限表–采購審批權限表–附件2審批審批6采購申請單必須由公司相應授權人根據(jù)采購權限表審核批準。相應授權人

供應商選擇流程圖行政部計財部管理層供應商授權采購員總經(jīng)理費用會計總經(jīng)理相應授權人尋找供應商尋找供應商1確定授權供應商2確定授權供應商2審批322審批322確認供應商選擇供應商4選擇供應商4審批審批5審批6審批6供應商再評估簽訂合同9評審供應商業(yè)績簽訂合同9評審供應商業(yè)績7審批8審批877

管理方法管理原則不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量的供應商，豐富授權供應商名單。采購員應該維護完整、實效的供應商資料并定期更新。對于供應商的選擇結果應該有具體的書面記錄，并由總經(jīng)理審核。對供應商資料庫實行權限控制管理。定期對供應商業(yè)績進行考核。管理部門行政部采購員管理文件供應商選擇流程中包括以下文件:文件名稱相關步驟填制人復核人參考編號供應商信息收集表發(fā)現(xiàn)供應商采購員行政部總經(jīng)理附件3授權供應商清單確定授權供應商采購員行政部總經(jīng)理附件4供應商選擇表選擇供應商采購員行政部總經(jīng)理、管理層附件5訂單匯總表更新供應商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件6供應商評估記錄更新供應商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件7供應商考核報告更新供應商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件8

流程描述供應商授權主要步驟描述負責部門尋找供應商尋找供應商1采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應隨時發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量商品/服務的供應商。采購員在發(fā)現(xiàn)這些供應商后，應傳真/電話聯(lián)絡供應商，要求供應商提供報價單，產(chǎn)品目錄，公司簡介、公司營業(yè)執(zhí)照復印件、產(chǎn)品技術規(guī)格、產(chǎn)品質(zhì)量認證書復印件等；必要時，采購員可對供應商進行實地訪問，進一步了解供應商的實力和服務質(zhì)量。采購員匯總收集的資料，填寫供應商信息收集表。供應商信息收集表–供應商信息收集表–附件3確定授權確定授權供應商2采購員將供應商資料存入供應商數(shù)據(jù)庫。供應商資料庫應注意保密，任何其他人不得接觸和更改。供應商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。供應商主要信息包括供應商名稱、編號、地址、供貨數(shù)量級和相應的供貨價格、最小訂購量、供貨質(zhì)量、付款條件、運輸方式、交貨周期和信用記錄等。采購員根據(jù)供應商的價格，質(zhì)量，交貨期和售后服務確定授權供應商，建立/更新授權供應商清單。采購員將授權供應商清單和供應商資料交行政部總經(jīng)理批準。授權供應商清單–授權供應商清單–附件4審批審批3行政部總經(jīng)理復核授權供應商清單和供應商資料，并簽字確認。行政部總經(jīng)理

確認供應商主要步驟描述負責部門選擇供應商選擇供應商4采購員取得審批后的采購申請單，根據(jù)申請單的要求從授權供應商清單中能夠提供需求產(chǎn)品/服務的供應商（如果授權供應商清單中沒有能夠提供需求產(chǎn)品/服務的供應商，必須及時尋找新的供應商）。對于合同金額超過人民幣______元的采購業(yè)務，采購員應至少在三個供應商中選擇；對于合同金額超出人民幣_______元或合同期超過一年的采購業(yè)務，必須采用競價投標的方式選擇供應商。競價資料做檔案保存。采購員根據(jù)價格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適當?shù)墓?，并在供應商選擇表上詳細說明不同供應商的供貨價格、質(zhì)量、交貨時間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的時間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價，得出選擇供應商的結果。填寫供應商選擇表交行政部總經(jīng)理審核。行政部采購員供應商選擇表供應商選擇表–附件5審批審批5行政部總經(jīng)理詳細復核采購員選擇供應商的程序和理由，審核采購的價格、付款條件等因素。如果采購的程序和理由合理，就在供應商審核表上簽字批準，否則將供應商審核表退回。未采用最低供應價的采購，以及未采用競價投標的方式選擇供應商的例外情況，必須注明合理的原因和解釋，在行政部總經(jīng)理審批之后，交由管理層總經(jīng)理審核。否則，該供應商選擇將不被批準。行政部總經(jīng)理審批審批6采購金額超出人民幣________元的交易，審核未采用最低供應價的采購，以及未采用競價投標的方式選擇供應商的例外情況，必須在行政部總經(jīng)理簽字批準之后再由公司總經(jīng)理簽字批準。否則，該供應商選擇將不被批準。公司總經(jīng)理

供應商再評估主要步驟描述負責部門評審供應商業(yè)績評審供應商業(yè)績7行政部采購員可以根據(jù)供應商供應物資、批次、數(shù)量單位、合格率及發(fā)貨情況、售后服務等信息進行評估并打分，記錄在供應商評估記錄中。采購員負責對其采購活動進行匯總分析。采購定單按月存檔，并打印匯總表；該表同時能反映具體定單的供應商，有助于公司對供應商進行定期評估和進一步篩選。每年結束后，行政部采購員根據(jù)供應商評估記錄，生成各供應商年度考核報告，列示供應商每月的平均分，計算年度平均分，并得出考核結論。考核結果將作為下一個年度選擇供應商的一個依據(jù)，對于分數(shù)高的供應商將提高其采購額度，分數(shù)低于該類供應商平均分的供應商將取消其授權供應商資格。供應商業(yè)績評價標準為：到貨及時率、質(zhì)量合格率、違約率等。供應商年度考核報告–附件8供應商評估記錄–供應商年度考核報告–附件8供應商評估記錄–附件7訂單匯總表–附件6審核審核8行政部總經(jīng)理審批供應商考核報告。行政部總經(jīng)理主要步驟更新供應商檔案更新供應商檔案9行政部采購員根據(jù)考核結果，更新供應商檔案。行政部采購員 采購流程圖行政部計財部管理層準備采購訂單采購員部門總經(jīng)理應付帳款會計相應授權人填寫/更新采購訂單1填寫/更新采購訂單1審批22審批22審批3審批3出具采購訂單出具采購訂單4出具采購訂單4歸檔歸檔5

管理方法管理原則公司應設立具體的審批權限級別，并嚴格遵守。采購員必須及時的進行訂單確認。每一次采購必須出具采購訂單。采購訂單順序控制，由采購員進行管理。采購訂單上必須填寫完整、準確。為了保護公司的權益，采購訂單必須由供應商蓋章確認。管理部門行政部、管理層、計財部管理文件采購流程中包括以下文件:文件名稱相關步驟填制人復核人參考編號采購訂單填寫并審批采購訂單采購員行政部總經(jīng)理、管理層附件9

流程描述準備采購訂單主要步驟描述負責部門填填寫/更新采購單1采購員根據(jù)采購申請單和供應商選擇表上的報價、付款條件，填制采購訂單，詳細列明申請采購貨物的項目名稱、供應商名稱、型號、數(shù)量、單價、總金額、付款條件、期望到達日期、目的地、運輸條款和相應的采購申請單編號。采購訂單必須連號，一式三聯(lián)，一聯(lián)行政部留存，一聯(lián)計財部記帳，一聯(lián)交客戶。采購員將采購訂單、采購申請單和供應商選擇表交行政部總經(jīng)理復核。采購訂單–采購訂單–附件9審批審批2行政部總經(jīng)理對采購訂單進行審核，對于內(nèi)容與采購申請單和供應商選擇表不符合的采購訂單予以退回。退回的采購訂單由采購員進行修改。超出人民幣_______元的采購訂單在行政部總經(jīng)理審核之后，再根據(jù)審核權限表交由管理層相應授權人審核批準。行政部總經(jīng)理管理層審核管理層審核3超出人民幣________元的采購訂單在行政部總經(jīng)理審核之后，再由管理層相應授權人審核。對于管理層相應授權人不認可的采購訂單予以退回，退回的采購訂單由采購員進行修改。修改后的采購訂單必須由行政部總經(jīng)理和管理層相應授權人審批授權。管理層相應授權人

出具采購訂單出具訂單出具訂單4采購員將采購訂單傳真/快遞給供應商，并電話與供應商確認訂單。如果供應商確認訂單條款，則采購員要求供應商在訂單上蓋章，傳真/快遞回金新；如果供應商不確認訂單，采購員應記錄對方要求做的訂單修改。采購員將供應商要求做的訂單修改向行政部總經(jīng)理作口頭匯報，取得采購部總經(jīng)理口頭同意后，采購員更新原采購訂單（訂單編號不變，加后綴－修改稿；并在原訂單的編號后加后綴－作廢），報行政部總經(jīng)理和管理層相應授權人批準。在取得批準后，將采購訂單傳真/快遞給供應商。如果行政部總經(jīng)理或管理層相應授權人不同意修改，采購員應書面通知供應商取消原訂單，重新選擇供應商或取消采購。采購員收到客戶蓋章確認的采購訂單后，將訂單交合同章管理員蓋章，將一份傳真/快遞給供應商；將采購申請單、采購訂單、供應商審核表、訂單或合同統(tǒng)一保存，并將一份訂單或合同交由計財部應付帳款會計。采購員歸檔歸檔5計財部應付帳款會計將采購員交來的訂單或合同原件統(tǒng)一保存放在“未完成訂單”盒內(nèi)。計財部應付帳款會計

收貨與記錄流程圖－上海部分行政部計財部使用部門驗收貨物資產(chǎn)管理員應付帳款/費用會計總帳會計出納使用人

驗收貨物122采購確認

確認采購2復核過帳3

付款47復核過帳3

付款47領用

費用分攤

費用分攤5

部門領用7

部門領用7

領用申請6

流程圖－上海復核計財部新疆應付賬款會計上海應付賬款會計上?？傎~會計采購確認－復核新疆部分見新疆4.1流程圖-新疆部分復核3確認復核3確認采購2過賬過賬3

管理方法管理原則收貨與采購的職能必須分離，由采購員進行采購，資產(chǎn)管理員統(tǒng)一收貨。收到的貨品必須開具收貨單。采購只有根據(jù)檢驗單和采購訂單才能入帳。發(fā)票必須直接寄到計財部費用會計處。確認應付款前必須進行將訂單或合同、發(fā)票和檢驗單進行核對。付款應盡可能在供應商給的信用期的最后一天，以爭取現(xiàn)金浮游量。按部門領用的實際數(shù)記入各部門的直接費用。管理部門行政部采購員管理文件貨物增加流程中包括以下文件:文件名稱相關步驟填制人復核人參考編號采購檢驗單驗收貨物/開收貨單行政部資產(chǎn)管理員行政部經(jīng)理附件10領用單領用申請使用部門使用人使用部門經(jīng)理附件11

流程描述驗收貨物主要步驟描述負責部門驗收貨物驗收貨物1供應商于貨物發(fā)出前數(shù)日將貨物名稱，數(shù)量及送貨日期等信息通知采購員。采購員通知行政部資產(chǎn)管理員接收和驗收貨物。資產(chǎn)管理員通知采購申請部門，一起接收和驗收貨物。收到貨物后，應根據(jù)采購訂單的要求，就貨物的外包裝，數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。驗收合格，行政部資產(chǎn)管理員及采購申請部門檢驗人員行政部資產(chǎn)管理員及采購申請部門檢驗人員在采購檢驗單上簽字。檢驗單一式三聯(lián)行政部一聯(lián)財務部一聯(lián)送貨人一聯(lián)如果檢驗時發(fā)現(xiàn)問題，行政部資產(chǎn)管理員出具不合格檢驗單，由供應商/送貨商簽字確認后交采購員處理。如果檢驗時發(fā)現(xiàn)問題，采購員將同供應商進行溝通及跟蹤，并在附注中記錄后續(xù)事項。如果是由采購員直接到供應商處直接進行的小額現(xiàn)場采購，采購員應將發(fā)票在采購完成后3天內(nèi)送至計財部應付賬款會計處，如果是發(fā)出訂單或簽訂合同的大額采購，必須要求供應商將發(fā)票送至計財部應付賬款會計處。使用部門/使用人資產(chǎn)管理員采購檢驗單采購檢驗單–附件10

采購確認主要步驟描述負責部門確認采購2確認采購2采購員將采購申請表、檢驗單及其他相關文件交給計財部應付帳款會計。應付帳款會計收到上述文件后，根據(jù)檢驗單上的訂單編號從“未完成訂單”盒中找到相應的訂單。應付帳款會計檢查采購申請單、檢驗單、發(fā)票及其他單據(jù)與訂單金額、內(nèi)容是否一致，如果內(nèi)容無誤，授權完整，則確認采購和應付款，編制記帳憑證；如果有差異，則應將相關的文件退回采購員。如果應付帳款會計在進行上述工作時，仍未收到供應商發(fā)票，則可按訂單金額暫估入帳。應付帳款會計復核過帳復核過帳3總帳會計復核采購確認的相關記帳憑證和原始單據(jù)，審核無誤后簽字批準，并將會計分錄過入采購明細賬和總賬；如果記帳憑證和原始單據(jù)存在錯誤，總帳會計在憑證上說明原因并退回應付帳款會計。會計經(jīng)理付款付款4應付帳款會計每天編制到期付款報告，然后根據(jù)報告從應付款檔案中抽取相應的發(fā)票、收貨單、訂單等采購相關文件，并填寫付款申請，根據(jù)審批權限表規(guī)定送管理層相應授權人批準，然后將報告、付款申請和采購相關文件交出納；出納檢查報告中的每筆到期付款是否與付款申請，采購相關文件一一對應，及付款申請合計數(shù)是否與到期應付款總數(shù)一致，并在到期應付款報告上簽字，確認復核；出納對每張付款申請進行復核，確認金額的正確性和授權的恰當性。出納對經(jīng)過審核的付款申請進行現(xiàn)金付款或銀行付款，具體流程請參見“現(xiàn)金與銀行存款管理流程”手冊。出納付款后，將采購合同交給檔案管理員統(tǒng)一歸檔保管。出納

記錄-復核新疆主要步驟描述負責部門確認采購確認采購7新疆應付帳款會計編制分錄和憑證，傳真至總部對應的應付帳款會計復核。新疆應付帳款會計復核復核8上海應付帳款會計復核會計分錄和憑證附件，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，則說明錯誤原因，將會計分錄和附件退回新疆應付帳款會計進行必要調(diào)整，如果無誤，則在記帳憑證復核欄簽字確認。上海的應付帳款會計將復核通過的會計分錄和附件交總賬會計。上海應付帳款會計過帳過帳8總賬會計確認會計分錄后，將會計分錄過入采購明細賬和總賬。總賬會計

領用主要步驟描述負責部門費用分攤5對于固定資產(chǎn)領用，在辦理完領用后，資產(chǎn)管理員登記固定資產(chǎn)臺帳，馬上將領用單交費用會計更新固定資產(chǎn)登記表；對于低值易耗品等領用，資產(chǎn)管理員月末對這些領用按部門進行匯總，將匯總表和領用單交費用會計記帳。（具體請參見“費用管理流程”手冊）使用部門/使用人領用申請領用申請6使用人提出領用申請，在得到部門經(jīng)理口頭批準后，由部門秘書填制領用單，申請人簽字，部門經(jīng)理批準。領用單一式三聯(lián)領用部門一聯(lián)計財部一聯(lián)資產(chǎn)管理員一聯(lián)部門秘書將領用單交資產(chǎn)管理員。使用部門/使用人領用單領用單–附件11部門領用部門領用7行政部資產(chǎn)管理員審核各部門上交的領用單，檢查該領用單是否得到適當授權，領用數(shù)量是否在原采購申請數(shù)量內(nèi)，然后將貨物發(fā)放給領用部門秘書，在實發(fā)數(shù)欄中填入實發(fā)數(shù)量，領取人領取貨物后在申請單上簽收。管理員將領用單一聯(lián)交領用人，一聯(lián)交計財部費用會計記帳。使用部門/使用人附件附件1采購申請單申請單編號__________申請日期__________申請部門部門編號項目編號申請理由采購性質(zhì)固定資產(chǎn)辦公用品（家具、文具）辦公用品（其他）專業(yè)服務市場營銷飛機票低值易耗品其他采購項目描述名稱規(guī)格數(shù)量預計單價金額預算情況年度預算已用預算部門可用預算本次采購預計成本尚余預算審核部門秘書（預算初檢）申請人使用部門總經(jīng)理副總經(jīng)理(>Rmb___，或預算>Rmb___)費用會計（預算復核）直接主管計財部總經(jīng)理（超預算）總經(jīng)理(>Rmb___，或預算>Rmb___)

附件2采購審批權限表單筆金額內(nèi)容部門總經(jīng)理行政部總經(jīng)理計財部總經(jīng)理大區(qū)經(jīng)理公司總經(jīng)理董事會費用報銷（預算內(nèi)）所有申請--10,000以上20,000以上50,000以上費用報銷（預算外）所有申請-所有申請5,000以上10,000以上20,000以上采購申請（預算內(nèi)）所有申請--20,000以上50,000以上200,000以上采購申請（預算外）所有申請-所有申請5,000以上10,000以上20,000以上采購訂單/合同-所有訂單--100,000以上500,000以上（以上數(shù)字僅作參考）

附件3供應商信息收集表供應商名稱電話傳真地址聯(lián)系人聯(lián)系人職務聯(lián)系人電話供應商優(yōu)勢描述編號產(chǎn)品名稱規(guī)格單價可提供折扣交貨期備注信息收集人收集日期

附件4授權供應商清單編號產(chǎn)品/服務規(guī)格供應商聯(lián)系人聯(lián)系方法備注

附件5供應商選擇比較表產(chǎn)品/服務規(guī)格和內(nèi)容產(chǎn)品/服務內(nèi)容 品牌號（如適用）詳細描述：供應商比較信息供應商名稱原始報價質(zhì)量付款條件供貨時間可靠性評估ABCD相對質(zhì)量比較（如適用）較高的質(zhì)量/價格較低的質(zhì)量/價格供應商價格質(zhì)量說明%差異價格協(xié)商原始報價最終協(xié)商價格節(jié)約開支%關于折扣協(xié)商的記錄采購員：其他意見批準：行政部經(jīng)理（未超出50,000）：___________日期：___________總經(jīng)理(>50,000)：______