公司檔案管理辦法-精簡版

貴州保恒建設(shè)工程有限公司管理文件公司檔案管理方法編制：審核：批準(zhǔn)：貴州保恒建設(shè)工程有限公司發(fā)布《公司檔案管理方法》基本信息表表單編號：GZBHJS-MD-2016-001-B001貴州保恒建設(shè)工程有限公司文件編號：執(zhí)行日期：年月日《公司檔案管理方法》文件狀態(tài)：編制人：審核人：編制部門：項目管理中心批準(zhǔn)人：頁數(shù)：共頁《公司檔案管理方法》制度履歷表 表單編號：GZBHJS-MD-2016-001-B002制度名稱編制（修改）時間首次編制換版編制修訂編制廢止編制人編制部門文件編號《公司檔案管理方法》2016年1月13日√王曉臣項目管理中心注：依據(jù)《貴州保恒建設(shè)工程有限公司2016年1月13日會議精神要求》為防止出現(xiàn)檔案資料的亂丟、亂放、丟失現(xiàn)象發(fā)生；加強公司檔案的科學(xué)、管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序；提高文書檔案工作質(zhì)量，保證和維護檔案的平安、完整，進一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價值為公司經(jīng)營管理干脆服務(wù)；并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施方法、《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22―2015-歸檔文件管理規(guī)則》、《保恒制度大全》、《保恒檔案管理制度》，結(jié)合本公司實際狀況特制定本方法。修改說明：無注：“說明”主要闡述每個版本修改的主要內(nèi)容。公司檔案管理方法（試行）一總則本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。公司各部門、分子公司全部員工均有愛護公司檔案的義務(wù)。公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。 二檔案管理的機構(gòu)和職責(zé)公司行政管理中心為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。公司檔案工作實行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應(yīng)保持相對的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報行政部備案，如有變動須剛好通知行政部。檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴禁擅自帶走或銷毀。檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守公司《檔案管理方法》，保守公司隱私，不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。三檔案的收集堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、各項目專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責(zé)剛好收集、管理本部門的資料，即把好文件“質(zhì)量關(guān)”，要檢查文件及附件是否完整，文書處理程序是否完備，處理的來龍去脈是否注明，文件質(zhì)量符合要求。實行每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。一項工作由幾個部門參加辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。召開的各種重大會議，由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交，原則上當(dāng)月（特別狀況季度）統(tǒng)一向檔案室移交。其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔（歸檔的聲像資料均必需為原版、原件，照片含底片）。四歸檔范圍詳見可查閱《檔案管理制度》-GZBHJS-MD-2015-011其次部分檔案管理4.1條、4、2條)五檔案的立卷公司各部門要堅持檔案資料的平常立卷工作。公司檔案年度立卷工作由檔案室負責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷，保證案卷質(zhì)量，各相關(guān)部門專（兼）職檔案人員協(xié)作，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。文件歸檔與移交各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交；《移交清單》（見附表一）一式二份，清單上需包含的內(nèi)容：文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。文件移交清單三方簽字為有效。公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，詳細的分類標(biāo)準(zhǔn)為：先大類：以項目為單位，后部門：董事會、總經(jīng)辦、行政管理中心、財務(wù)管理中心、經(jīng)營管理中心、項目管理中心等。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件資料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。六檔案的日常管理及保存詳見詳見可查閱《檔案管理制度》-GZBHJS-MD-2015-011其次部分檔案管理4.5條、4.6條。七檔案的銷毀7.1對超過保管期限和確已失去價值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期整理，進行銷毀。檔案的銷毀詳細見《檔案銷毀程序》。7.2檔案須要銷毀時，由行政部檔案管理員提出銷毀看法，經(jīng)行政管理中心主管會同相關(guān)職能部門主管嚴格審查，并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)副總、總經(jīng)理審核，并在檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。八附則8.1本規(guī)定由項目管理中心牽頭、經(jīng)營管理中心、財務(wù)管理中心、行政管理中心、總經(jīng)辦共同參加制定，經(jīng)總經(jīng)理審批，修改時亦同。8.2本規(guī)定自2016年1月25日起試實行。附件：1、檔案移交簽收單2、檔案查(借)閱審批表3、檔案查（借）閱登記表4、檔案銷毀審批表5、流程圖

附件1：檔案移交簽收單公司檔案移交簽收單歸檔部門：年月日序號類別歸檔文件名稱份數(shù)頁數(shù)保存年限密級備注檔案移交人：檔案接收人：監(jiān)交人：說明：1.本表一式二份，移交人和檔案室各留一份。2.各部門暫存的檔案，每三個月移交一次，所移交的檔案須經(jīng)檔案管理員簽字。附件2：檔案查(借)閱審批表公司檔案查(借)閱審批表年月日申請人部門職務(wù)擬借（查）檔案名稱密級預(yù)料歸還日期用途部門負責(zé)人看法行政主管看法總經(jīng)理看法說明：本表由查（借）閱申請人填寫，依據(jù)檔案密級進行審批。附件3：檔案查（借）閱登記表公司文書檔案借（查）閱登記簿年度日期機構(gòu)（問題）年度保管期限件號文件名稱頁數(shù)借（查）閱目的借閱人借閱時限歸還時間簽收人復(fù)印份(張)數(shù)備注說明：此表為檔案管理員記錄檔案借（查）閱狀況之用。附件4：檔案銷毀審批表公司檔案銷毀審批表年月日申請人職務(wù)編號檔案名稱密級數(shù)量銷毀緣由銷毀方式檔案管理員簽字：日期：年月日行政主管簽字：日期：年月日批準(zhǔn)人簽字：