中層管理者的時間管理

中層管理的時間管理一、案例析：張經(jīng)理半個工作日【例張經(jīng)理于上班途中已經(jīng)決定一到辦公,著手草擬下一年度的部門預算。9點：張經(jīng)理準時走進辦公室由于覺得到財務部門取數(shù)據(jù)比較麻煩，就暫時不想擬草案，于是就開始整理辦公桌，以起到以身作則的形象。張經(jīng)理去扔垃圾的時候遇了裁辦公室的秘書小王小王問道老正在找財務部李經(jīng)理你看到李經(jīng)了嗎？張經(jīng)理又給李經(jīng)理打電話告知老總正找他。9點30分：經(jīng)理花了30分鐘辦公室整理得有條不紊。他滿足地想休息一下隨掏出一支煙無意中看昨天沒翻完的報紙上的圖片很吸引人是不自禁地拿起報紙來。10點30分當報紙放回報架，已經(jīng)10點半了。他稍覺心安，正襟危坐準備開始工作。就在這時一位客戶打來投訴電經(jīng)理連解釋帶賠罪地花了20分時間，才讓客戶平息了憤怒。上衛(wèi)生間回來又加入辦公室同事的“上午茶”。10點50分：到辦公室，他果精神煥發(fā)，滿以為可以開展工作，一看表：10點50分！離開部門聯(lián)席會只有1分鐘，于是決定將草擬的工作留待明天。正準備鎖門時接來出差的高同學的打電話是中午設了飯局請他務必參加請幫買返程的機票經(jīng)答應了買機票的事在由于時學說：“中午12點半，××飯館見。他糊里糊涂地就答應了，最后鎖上辦公室的門，就朝會議室走去。張經(jīng)理的半天工作就結束了。從案例可見經(jīng)半天的工作容實在是不能以量化的指標來衡量于善于做時間管理，導致計劃的工作無法完成。具體而言，可以從人緣角度和績效角度分析其管理能力。1.緣角度從某種意義上說，張經(jīng)理與下屬和同事的關系都不錯，也具有較強的親和力、合作力，從人緣角度來講，應該算一個好人。2.效角度

精選文庫衡量企業(yè)成敗的重要標準是利潤，衡量管理者好壞的重要標準是工作績效。所謂績效，就是管理者為公司創(chuàng)造了什么成績。張經(jīng)理的職位是部門經(jīng)理效核里沒有打掃衛(wèi)生助經(jīng)理秘書打電話報、喝咖啡。接客戶的投訴電話在他的績效考核里可能有，但是權重卻有待爭議。所以，盡管他沒有遲到，但是做的工作沒有績效，也不能稱為一個好的管理者。時間是不可儲存的而且是單向在一的時間里完成一件工作就不可能完成另一件工作，案例中的張經(jīng)理，把時間都用在不重要也不緊急，或不重要但很緊急的事情上，而重要緊急的事情卻沒有做，最終導致管理的失敗和沒有績效。二、時間理之艾森豪爾原理作為管理者如果沒有為公司創(chuàng)任何績效么必定不是好的管理者想要成為合格的管理者一要學習時間管理原理即使每個人的時間相同但出卻不一定相同。在企業(yè)中比較常用的時間管理方法是：艾森豪威爾原理、打分確定任務的工具。1.森豪威爾理圖1是艾森豪威爾原理示意圖。圖1

艾森豪威原理示意圖從圖1可艾森豪威爾原理是一個坐標系坐標是事情的緊急性縱坐標是事情的重要性，包括四個象限：很重要也很緊急、很重要但不緊急、不重要但很緊急、不重要也不緊急。作為管理者，每天要處理的事情很多，想要確保取得最大的績效，成為稱職的管理者，就必須學會用這個坐標系最根本的工作是先做坐標系上面的事做很重要也很緊急很重要但不緊急的事，有時間再做坐標系下面的事情。--2

精選文庫2.分確定任對管理者來說，掌握艾森豪威爾原理非常重要，也可以通過打分確定任務的輕重緩急。打分的具體步驟如下：第一，把要做的工作羅列出來。第二，按重要性打分。例如，非常重要分，要的分，很重要的3分，重要得2分可有可無得1分第三，按緊急性打分。例如，非常緊急分，急得分，很緊急的3分，緊急的2分可以推遲的1分第四，匯總打分結果?！纠罾砉け砝罱?jīng)理確定任務的輕重緩急的具體操作一列工作定重要性二，確定緊急性；第三，匯總打分結果。第一，羅列工作，確定重要性。表1是李經(jīng)理X月X日務重要分數(shù)表。任務

表1

李經(jīng)理X月X日務重要性數(shù)表重要性分開始時間

完成時間召開部門會議2制定明天工作計劃5接待一個老同學2給外地客戶打電話4到門診部看病5與同事聊超級女聲1向總經(jīng)理匯報工作3從表1可看出經(jīng)理X月X日完成事情7件事情的重要性依次為：制定明天工作計劃、到門診部看病、給外地客戶打電話、向總經(jīng)理匯報工作、召開部門會議接老同學與事聊天這7件事的重要性次序是李經(jīng)理的個人看法，別人的看法可能會有所不同。第二，確定緊急性。--3

精選文庫表2是李經(jīng)理X月X日務緊急分數(shù)表。任務召開部門會議制定明天工作計劃接待一個老同學給外地客戶打電話到門診部看病與同事聊天向總經(jīng)理匯報工作

表2

李經(jīng)理X月X日務緊急性數(shù)表重要性分開始時間3253411

完成時間從表2可看出理X月X日要完成的事情的緊急性依次為老學、到門診部看病召部門會議給地客戶打電話、制定明天工作計劃、與同事聊天向經(jīng)理匯報工作當緊性也是相對的工中可以根據(jù)實際情況重新排列。第三，匯總打分結果。表3是李經(jīng)理X月X日務次序列表。表3

李經(jīng)理X月X日任務次序排表非常緊

緊急

不很緊急

不緊急

可以推遲（5分）

分）

分）分）

分）非常緊急（5分）

到門診看病

制定明天工作計劃重要（4分）

給外地客戶打電話不很重要（3分）

向總經(jīng)理匯報工作--4

精選文庫不重要（2分）

接待一個老同學

召開部門會議可有可無（1分）

與同事聊天從表3可看出理任務的重要性和緊急性進行匯總要作為行，把緊急性作為列做成一個表單非常重要的欄里有到門診部看病制定明天工作計劃重要的是給外地客戶打話很重要的是向總經(jīng)理匯報工作重要的是接待老同學、召開部門會議；可有可無的是與同事聊天。這個表單一目了然經(jīng)理X月X只需找到非常重要的和重要的事情行一行往下做，找到非常緊急的和緊急的事情做前面的，再做后面的，就能確保好的工作績效。從案例可見分定任務的輕緩急是很重要的管理工具層理者如果能夠熟練地掌握管理工具不要再畫單需要通過思考常就可以有明確的時間管理觀念。三、警惕偷盜”時間三大“高手在日常工作當中有些管理者經(jīng)花很多時間工作績效卻不高就需要警惕幾個偷盜時間的“高手”。1.議會議是管理者進行管理的重要部分開作會議的時間準都是非常重要的。安好議間一般來說星期一上午和星期五午都不太適合開工作會議為期一上午大家都很有斗志，適合處理比較難做的事情，星期五下午就有點人心渙散。需要動腦筋的創(chuàng)思維的會議好安排在上午且時間不要拖得太長一性的會議不要超過兩個小時一個小時比較合適的理智性的會談或者是了解情況做溝通不做決斷的會議可放到下午一上班就開。會準比議論重例如所有部門的管理者都要參一個關于年終獎金分配問題的會議果前不做準備僅發(fā)一個通知會議的時間定會“馬拉松式形式召開果會前經(jīng)過充分醞釀，會議上就不會浪費時間。--5

精選文庫2.話電話是比較占用管理者時間的理可以把手機設置為來電保有了時間再集中打過去，比零打碎敲更有效，也是節(jié)約時間的好辦法。另外，有些事情可以委托下屬去做，避免占用自己過多時間。3.談管理者要恰當處理好客人的訪談，以免被訪談者占用過多的工作時間。管理者要學會根據(jù)訪談的內容決定訪談的時間要內容就深入交談重就要學會用一些婉轉的拒絕，或者安排手下的人去做。四、學會脫時間不夠的困擾1.問原因作為職業(yè)經(jīng)理人，當自己忙得不可開交、焦頭爛額的時候，應該思考以下四個問題。為么做可管理者越是感覺時間不夠用，越要思考為什么非要做這件事情，能不能不做。企業(yè)中的每個崗位都有一些可以不做的事情這些能夠不做的事情刪掉不忙得焦頭爛額。為么我可管理者時間不夠用時要學會委托己只做一些不可替代的事情如出的機票、打掃衛(wèi)生、打電話等事情都是可以委托的。為么在個候管理者時間不夠用時要思考為什么非要在這個時候做這件事不推遲做果是非常緊急的就要往后推一推有事情往后推一推通常會出現(xiàn)新的情況和條件會更有利于問題的解決。為么用種式管理者要思考自己為什么非要用這種方式一種方式會不會有利于問題的解決多工作做得特別辛苦的原因，多半是方法不正確。要點提示忙不開時須考四問：①為么非做不可；