行政崗位職責(zé)介紹

行政專員崗位職責(zé)展示目錄日常行政工作行政工作職責(zé)行政工作重要性行政職業(yè)素質(zhì)行政工作能力行政一、行政工作能力溝通能力觀察能力寫(xiě)作能力領(lǐng)悟能力組織能力交際能力分析能力操作能力行政工作能力觀察能力寫(xiě)作能力觀是看，察是想。進(jìn)行觀察時(shí)，必須勤做記錄。通知、公告、會(huì)議紀(jì)要、新聞、請(qǐng)示等溝通能力傾聽(tīng)、表達(dá)；全神貫注、耐心思維清晰、表達(dá)貼切領(lǐng)悟能力發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、勤思考、發(fā)揮想象力交際能力分析能力操作能力組織能力正確處理上下左右關(guān)系的能力分解、分類、排序、演繹思維、事物聯(lián)系運(yùn)用方法，合理地協(xié)調(diào)和組織各種力量各種知識(shí)、能力的實(shí)踐二、行政職業(yè)素質(zhì)職業(yè)形象六要素：儀容儀表儀態(tài)表情語(yǔ)言接人待物職業(yè)形象二、行政職業(yè)素質(zhì)儀容

的修飾方面要注意五點(diǎn)事項(xiàng)：其一，是儀容干凈其二，是儀容整潔其三，是儀容衛(wèi)生其四，是儀容簡(jiǎn)約其五，是儀容端莊儀表發(fā)型文雅、莊重，梳理齊整、長(zhǎng)發(fā)可用發(fā)卡等梳好化淡妝、面帶微笑正規(guī)服裝，要大方、得體指甲不宜過(guò)長(zhǎng)，并保持清潔，涂指甲油時(shí)須自然色裙子長(zhǎng)度適宜膚色絲襪，無(wú)洞鞋子光亮、清潔儀態(tài)站：

挺拔

自然

不過(guò)于隨便走：謙讓有禮貌勿從談話的人中間過(guò)速度適中行走中的尊位坐：切忌將雙腿分開(kāi)有氣勢(shì)但謙虛談：態(tài)度誠(chéng)懇表情自然語(yǔ)言和藹表達(dá)得體握手：握姿力度時(shí)間三、行政工作重要性行政重要性影響性利潤(rùn)形象發(fā)展接待來(lái)訪接打電話書(shū)面信函（1）以接打電話為例，說(shuō)明行政工作對(duì)樹(shù)立單位形象的影響接打電話是每個(gè)單位最常用的對(duì)外交流方法，常給對(duì)方留下深刻的第一印象，也直接樹(shù)立單位良好的對(duì)外形象。接打電話要注意：以友善的幫助對(duì)方的態(tài)度；盡快接聽(tīng)，顯示單位的高效率；用令人愉快的、禮貌的語(yǔ)言講話；迅速、正確回答內(nèi)部電話號(hào)碼和姓名；如果需要對(duì)方等待，不要讓對(duì)方等太久；電話機(jī)旁備好筆、便箋或留言卡。留言要仔細(xì)，重復(fù)重要細(xì)節(jié)。規(guī)范撥打電話的流程：確認(rèn)對(duì)方自報(bào)家門(mén)先說(shuō)大概內(nèi)容（對(duì)方感興趣）大約需要占用對(duì)方多長(zhǎng)時(shí)間記錄（詳細(xì)記錄）敘述、謝謝、再見(jiàn)報(bào)出公司名稱、姓名、職務(wù)詢問(wèn)對(duì)方公司名稱、姓名、職務(wù)詳細(xì)記錄通話內(nèi)容復(fù)述通話內(nèi)容，以便得到確認(rèn)整理記錄，提出擬辦意見(jiàn)呈送上司批閱直接轉(zhuǎn)上司接聽(tīng)根據(jù)具體情況判斷是否直接轉(zhuǎn)上司接聽(tīng)規(guī)范接聽(tīng)重要電話的流程：（2）、以接待為例，說(shuō)明哪些行為有損單位的對(duì)外形象外界對(duì)單位的第一接觸常常通過(guò)接待來(lái)體現(xiàn)，在處理時(shí)稍有疏忽，就會(huì)有損單位的對(duì)外形象。接待訪客時(shí)要注意：本人形象欠佳或接待區(qū)亂七八糟；對(duì)待來(lái)訪者態(tài)度不熱情友善，讓來(lái)訪者感到門(mén)難進(jìn)，臉難看；對(duì)來(lái)訪者講話粗魯，不禮貌；不能迅速與被訪人聯(lián)絡(luò)，延誤來(lái)訪者時(shí)間；在接待中不使來(lái)訪者感到舒適，如沒(méi)有提供座椅和飲料；不愿或不能為來(lái)訪者解答問(wèn)題；在處理來(lái)訪者問(wèn)題時(shí)沒(méi)有耐心，甚至與其爭(zhēng)吵；接待中，違反單位接待訪客的規(guī)定。（3）、以收發(fā)函件為例，說(shuō)明哪些行為有損單位的對(duì)外形象收發(fā)的函件時(shí)要注意：收到的函件不迅速、準(zhǔn)確地傳遞和處理，拖拖拉拉或傳錯(cuò)延誤；外發(fā)的函件不按照單位統(tǒng)一規(guī)定的格式、用紙，過(guò)于隨意；外發(fā)的函件不做審查，內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至違背原意；外發(fā)的函件文字或地址有錯(cuò)誤甚至延誤收到時(shí)間；四、行政工作職責(zé)12345678收發(fā)信函、郵件、快遞、報(bào)紙接打、轉(zhuǎn)接電話、接待來(lái)訪者ERP工作計(jì)劃與總結(jié)工作會(huì)議準(zhǔn)備及會(huì)議紀(jì)要辦公用品、固定資產(chǎn)的管理辦公費(fèi)用管理公司衛(wèi)生管理證件的辦理ERP工作計(jì)劃與總結(jié)工作檢查時(shí)間月工作計(jì)劃月工作總結(jié)周工作計(jì)劃周工作總結(jié)日工作計(jì)劃日工作總結(jié)檢查時(shí)間每月第一個(gè)工作日9:00每月第一個(gè)工作日9:00每周一9:00每周五6：00每日9:00第二日9:00備注日程—ERP“月報(bào)”日程—ERP“月報(bào)”日程—ERP“周報(bào)”日程—ERP“周報(bào)”日程日程每日早上九點(diǎn)檢查各部門(mén)完成ERP工作計(jì)劃與總結(jié)完成情況，對(duì)未按時(shí)完成的同事予以記錄并按照公司相關(guān)規(guī)定處理。會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作架構(gòu)圖會(huì)前籌備會(huì)議進(jìn)行會(huì)議結(jié)束制作會(huì)議簽到表布置會(huì)場(chǎng)調(diào)試設(shè)備報(bào)到與簽到工作分發(fā)會(huì)議材料會(huì)議記錄與管理清理會(huì)場(chǎng)整理會(huì)議記錄編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)人員通知辦公用品管理采購(gòu)存放發(fā)放辦公用品采購(gòu)單辦公用品入庫(kù)單辦公用品領(lǐng)用單每月底，各部門(mén)提交物品申購(gòu)單，經(jīng)審核后，下月初，行政購(gòu)買辦公用品。辦公用品采購(gòu)后，進(jìn)行登記，并統(tǒng)計(jì)庫(kù)存和存放各部門(mén)主管按照提交的申購(gòu)單領(lǐng)取所需辦公用品固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)是指企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務(wù)、出租或者經(jīng)營(yíng)管理而持有的、使用時(shí)間超過(guò)12個(gè)月的，價(jià)值達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的非貨幣性資產(chǎn)，包括房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。購(gòu)置領(lǐng)用盤(pán)點(diǎn)歸還維修報(bào)廢按需采購(gòu)設(shè)置編碼入庫(kù)登記按需領(lǐng)用領(lǐng)用登記分類盤(pán)點(diǎn)季度盤(pán)點(diǎn)離職歸還歸還登記交接盤(pán)點(diǎn)維修登記問(wèn)題統(tǒng)計(jì)折舊盤(pán)盈處理盤(pán)虧處理申請(qǐng)報(bào)廢行政費(fèi)用費(fèi)用名稱繳費(fèi)時(shí)間費(fèi)用備注每季度初11500*3=34500元按季度繳納每月初不定確保不因停水停電而影響日常工作不定時(shí)不定保持每部電話不因欠費(fèi)而停機(jī)；確保辦公室飲用水不斷每月初不定中通和順豐月結(jié)每月初不定費(fèi)用根據(jù)每月購(gòu)買的辦公用品而定房租物業(yè)、水電話費(fèi)、水費(fèi)快遞費(fèi)辦公用品費(fèi)公司衛(wèi)生管理部門(mén)衛(wèi)生區(qū)域衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)公共區(qū)域辦公室主任辦公室+接待室1、各部門(mén)要保持地面無(wú)污垢、痰跡、煙蒂、紙屑；桌面、柜上、窗臺(tái)上無(wú)灰塵、污跡，清潔、整齊，窗明幾凈。2、辦公室內(nèi)辦公用品、書(shū)籍、電腦等擺放整齊有序，不得存放與工作無(wú)關(guān)的物品，個(gè)人生活用品應(yīng)放在固定的抽屜和柜內(nèi)。

3、各部門(mén)的的垃圾須每天進(jìn)行清理。4、保持個(gè)人工作間和公共區(qū)域的衛(wèi)生干凈、整潔。商務(wù)部大廳+打印室銷售部走道（接待室

銷售部）信息安全部走道（男廁

大會(huì)議室）系統(tǒng)集成部大會(huì)議室軟件開(kāi)發(fā)部小會(huì)議室部門(mén)區(qū)域由各部門(mén)員工自行打掃證照的管理年檢公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照組織機(jī)構(gòu)代碼單位：：澄邁縣工商行政管理局地址：澄邁縣金江鎮(zhèn)金馬大道電話：0898-6762393967627838單位：澄邁縣質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局（質(zhì)監(jiān)局）地址：文明路機(jī)關(guān)大院南17幢電話、日常行政工作時(shí)間地點(diǎn)工作備注每天8:20前主任辦公室整理總經(jīng)理辦公桌、沙發(fā)椅、會(huì)議桌；倒垃圾、清洗水杯、打掃地板每天8:30小會(huì)議室部門(mén)例會(huì)每天9:00辦公室檢查各部門(mén)員工工作計(jì)劃與總結(jié)完成情況，記錄并提醒未完成的員工每天6:00后主任辦公室檢查空調(diào)、燈等是否關(guān)閉，垃圾是否需要及時(shí)清理每周五6:00后各部門(mén)檢查各部門(mén)的衛(wèi)生是否符合公司衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，檢查合格者，才予以離開(kāi)。每周六（每月前三周）大會(huì)議室會(huì)前準(zhǔn)備：打開(kāi)燈、空調(diào)、電腦和投影儀，并調(diào)試好角度，擺放好椅子。時(shí)間地點(diǎn)工作備注每周一10:00前大廳編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要并送交經(jīng)理核稿

每天大廳收發(fā)快遞、包裹，并進(jìn)行登記。每天大廳接聽(tīng)電話并進(jìn)行轉(zhuǎn)接

每月初大廳物業(yè)水電費(fèi)用的繳納和報(bào)銷

每月初大廳順豐和中通的月結(jié)單費(fèi)用的報(bào)銷時(shí)間地點(diǎn)工作備注

每月初

大廳打電話定飲用水每月初大廳發(fā)放各部門(mén)所需的辦公用品每季度初大廳房租費(fèi)用的繳納

每年3-6月

澄邁澄邁工商行政管理局辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢