文件檔案管理制度模版

LOGOxx有限公司編號(hào)：HTH-XZDA-01版本：1.0生效日期：管理體系文件文件檔案管理制度密級(jí)：發(fā)放編號(hào)：編制：審核：批準(zhǔn)：版本修訂記錄序號(hào)修訂日期修訂內(nèi)容修訂人版本備注LOGO文件檔案管理制度編號(hào)：HTH-XZDA-01版本：1.0生效日期：11. 目的加強(qiáng)文書檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用。2. 適用范圍適用于集團(tuán)、各子公司及各部門，各專業(yè)配套公司參照?qǐng)?zhí)行。3. 術(shù)語(yǔ)與定義文書檔案：是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來(lái)的各種書面文件材料。4. 職責(zé)4.1 集團(tuán)辦公室1) 為集團(tuán)文書檔案的歸口管理部門；2) 負(fù)責(zé)集團(tuán)文書檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用、鑒定和銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。4.2 子公司行政部1) 為子公司文書檔案的歸口管理部門；2) 負(fù)責(zé)子公司文書檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用、鑒定和銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。4.3 各部門（含集團(tuán)、子公司）配合做好文書檔案的收集、整理、移交與鑒定工作。5. 管理規(guī)定5.1 檔案歸檔范圍凡公司在日常工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式的文件材料均屬于歸檔范圍，任何部門和個(gè)人不得私自留存，據(jù)為己有，必須定期向公司檔案室移交歸檔。5.2 檔案的保管期限企業(yè)檔案的保管期限定為永久性.5.2.1 永久性保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：1） 公司設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過程中形成的文件材料，公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)的構(gòu)成、變更、召開會(huì)議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料；2） 公司資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對(duì)外投資文件材料；公司資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料；3） 公司關(guān)于重要問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位制發(fā)的需公司辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對(duì)公司做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等重要文件材料，公司與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料；4） 公司發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計(jì)劃和總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料；5） 公司機(jī)構(gòu)演變，人力資源管理的重要文件材料；公司涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料；6） 公司經(jīng)營(yíng)管理工作的重要文件材料；7） 公司生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料；8） 公司行政管理工作的重要文件材料；9） 新聞媒體對(duì)公司重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報(bào)道；10） 有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士等重要來(lái)賓到公司檢查、視察、調(diào)研、參觀時(shí)的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報(bào)等重要文件材料；公司參與國(guó)家和社會(huì)重大活動(dòng)的重要文件材料，公司職工參加省級(jí)以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的重要文件材料；11） 公司直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)報(bào)送的關(guān)于重要問題的報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)等文件材料。5.2.2 不必歸檔的文件1） 上級(jí)單位的下列幾種文件：a) 上級(jí)單位任免、獎(jiǎng)懲非公司或下屬公司工作人員的文件；b) 上級(jí)單位普發(fā)參考、不須辦理的文件材料；c) 上級(jí)單位的各種征求意見稿件。2） 公司的下列幾種文件材料：a) 重復(fù)性文件；b) 無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；c) 未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、雖簽發(fā)未生效的文件草稿，一般性文件的歷次修改稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；d) 公司內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；e) 公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與公司無(wú)關(guān)的文件材料。3） 同級(jí)單位、部門和下屬單位的文件材料：a) 參加同級(jí)單位、部門和非隸屬單位召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；b) 非隸屬單位抄送，一般的、不需要辦理的文件材料；c) 以宣傳為目的的商品介紹、產(chǎn)品目錄等材料；d) 下屬單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不抄報(bào)或不必備案的文件材料；e) 下屬單位抄報(bào)備案的一般性文件材料。4） 越級(jí)抄送的，不需要辦理的文件材料。5.3 文件的整理與立卷5.3.1 凡由公司起草的文件材料，包括與公司發(fā)文直接關(guān)系的上下級(jí)文件，辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將原稿、附件和印件歸檔。5.3.2 各部門保管文件的人員，要做好文件材料的收集、分類、整理和保管工作，本年度形成的文件材料一般要求在第二年的第一季度末整理完畢后編制《檔案移交清冊(cè)》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人檢查后，向公司檔案室移交。5.3.3 參加上級(jí)單位召開的會(huì)議帶回的文件材料，由出席會(huì)議的同志按規(guī)定及時(shí)交檔案室。專業(yè)會(huì)議文件材料可暫由本部門保管，次年移交檔案室。5.3.4 各部門向檔案室移交檔案，應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求，確保檔案的質(zhì)量，檔案室對(duì)移交的文件材料與對(duì)應(yīng)的文件目錄進(jìn)行審核、驗(yàn)收，對(duì)不合格的需進(jìn)行修改或整理，合格后簽收。5.3.5 歸檔文件整理原則：遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保存價(jià)值，便于保管和利用。歸檔文件的整理以件為單位，一般每份文件為一件。1） 文件的正件與附件、定稿為一件（定稿是電腦打印且無(wú)領(lǐng)導(dǎo)改動(dòng)的，可以去掉定稿，直接用批文稿頭與正本）；2） 請(qǐng)示與批復(fù)可為一件，也可單獨(dú)為一件；3） 歸檔文件如有重要批示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；4） 批辦、催辦、注辦的也應(yīng)視為同一件；5） 非訴訟案件放在結(jié)案年立卷。5.3.6 歸檔文件質(zhì)量要求：歸檔文件每件均應(yīng)齊全、完整。1） 已破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)予復(fù)制。2） 歸檔文件的書寫材料嚴(yán)禁用不耐久的字跡材料，用紙幅尺采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙。5.3.7 歸檔文件整理程序：按裝訂分類、固定、排列、加蓋檔號(hào)章、裝盒、移交進(jìn)室的文檔資料機(jī)讀目錄整理、保管期限鑒定的步驟進(jìn)行。1） 分類：按年度職能分類法區(qū)分。a) 區(qū)分年度：將文件按其形成年度分開。按年度分類是將文件按形成年度或文件內(nèi)容所針對(duì)的年度分類，跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年整理，跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年整理，計(jì)劃與總結(jié)同一文件的，選擇在總結(jié)年度整理。b) 區(qū)分職能：將文件按行政、經(jīng)營(yíng)、工程三類分開。2） 固定a) 歸檔文件按件固定。固定時(shí)，文件正本在前定稿在后；正文在前附件在后；原件在前復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前報(bào)告在后；b) 文件固定的原則。采用有利于最大限度保持文件材料原始狀態(tài)的固定手段，防止文件缺頁(yè)、損傷、腐蝕。c) 歸檔文件取左邊與上邊對(duì)齊固定。對(duì)不是金屬裝訂的有關(guān)書籍，可保持原有狀態(tài)不再另行裝訂；對(duì)不利于檔案保護(hù)的裝訂要統(tǒng)一去除，破損需要裱糊的，要統(tǒng)一處理后再固定。3） 排列：同一年度、同一職能的歸檔文件材料按文件形成時(shí)間排列。4） 裝盒：檔案應(yīng)裝滿檔案盒，其厚度不超過檔案盒厚度。檔案盒由檔案室標(biāo)注年度、職能、起止件號(hào)。5） 編號(hào)：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)。6） 目錄及其它整理a) 對(duì)全年登記的發(fā)文、收文、部門形成的文件材料和機(jī)讀文件的目錄項(xiàng)目指標(biāo)（件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、頁(yè)數(shù)、備注）進(jìn)行核對(duì)，把計(jì)算機(jī)的文件管理轉(zhuǎn)為檔案管理。b) 做好保管期限的升級(jí)、降級(jí)及不必歸檔文件的清理。c) 檔案目錄裝訂。5.4 檔案的日常管理5.4.1 檔案室應(yīng)配備必要的硬件設(shè)施，建立健全檔案管理制度并做好貫徹落實(shí)工作。5.4.2 對(duì)重點(diǎn)檔案、特種形體形成檔案，必須有效地加以保護(hù)，對(duì)破損、霉變、散失、字跡褪變等受損檔案應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等有效措施，確保檔案的安全。5.4.3 檔案室應(yīng)對(duì)保存的檔案建立《檔案管理臺(tái)賬》，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行登記。5.5 檔案的保密5.5.1 檔案管理人員必須樹立高度的保密觀念，自覺地遵守黨和國(guó)家各項(xiàng)保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。5.5.2 不準(zhǔn)將檔案帶到其它公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁傳播自己工作范圍的機(jī)密。5.5.3 未經(jīng)許可，任何人不準(zhǔn)摘錄、轉(zhuǎn)抄、復(fù)印、攝錄檔案。5.6 檔案的借閱和利用5.6.1 集團(tuán)總部?jī)?nèi)部人員查閱/借閱/復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，非秘密檔案報(bào)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，秘密級(jí)、重要級(jí)檔案報(bào)子公司總經(jīng)理、集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱。5.6.2 公司內(nèi)部人員查閱/借閱/復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，非秘密檔案報(bào)人力行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，秘密級(jí)、重要級(jí)檔案報(bào)人力行政部經(jīng)理審核、項(xiàng)目公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。5.6.3 外單位借閱公司檔案，須持有單位介紹信（注明利用檔案的目的及范圍），按以下程序報(bào)批后方可借閱：1） 集團(tuán)總部：非秘密檔案報(bào)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，秘密級(jí)、重要級(jí)檔案報(bào)集團(tuán)辦主任、集團(tuán)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。2） 項(xiàng)目公司：非秘密檔案報(bào)人力行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，秘密級(jí)、重要級(jí)檔案報(bào)人力行政部經(jīng)理審核、項(xiàng)目公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.6.4 檔案室的原始稿件一般不宜外借，如確因工作需要出借時(shí)，一般應(yīng)在一周內(nèi)歸還，最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月。5.6.5 借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借，并要愛護(hù)好檔案，禁止在案卷上做記號(hào)、涂改、仿造，更不能擅自抽、拆、損壞檔案，未經(jīng)同意不能復(fù)制或摘錄檔案。借閱人應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，違者將按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。5.7 檔案的鑒定和銷毀5.7.1 集團(tuán)總部檔案鑒定和銷毀報(bào)批程序：由集團(tuán)辦公室行政經(jīng)理和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成檔案鑒定小組，每5年1次對(duì)文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作，重新確定文件密級(jí)并對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出處理意見，經(jīng)鑒定小組確認(rèn)可以銷毀的檔案，由行政經(jīng)理填寫《檔案銷毀審批單》報(bào)集團(tuán)辦公室主任審批。5.7.2 項(xiàng)目公司檔案鑒定和銷毀報(bào)批程序：由人力行政部經(jīng)理和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成檔案鑒定小組，每5年1次對(duì)文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作，重新確定文件密級(jí)并對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出處理意見。經(jīng)鑒定小組確認(rèn)可以銷毀的檔案，由人力行政部經(jīng)理填寫《檔案銷毀審批單》報(bào)項(xiàng)目公司總經(jīng)理審批。5.7.3 銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。5.7.4 任何部門和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。5.8 檔案庫(kù)房管理5.8.1 檔案人員要忠于職守，確保檔案完整和安全。5.8.2 檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，非檔案工作人員不得入內(nèi)。因工作需要進(jìn)入者，須有檔案人員陪同方可入內(nèi)。5.8.3 保持庫(kù)房設(shè)備整潔，力求做到無(wú)塵、無(wú)霉、無(wú)蟲、無(wú)雜物等。5.8.4 根據(jù)庫(kù)房溫度、濕度的要求，利用現(xiàn)有條件做好通風(fēng)、降溫、去濕工作。5.8.5 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及酸堿腐蝕性