物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度模版

《物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度》1、目的為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案管理水平，有效保管和利用檔案，結(jié)合物業(yè)公司實(shí)際情況，制訂本制度。2、適用范圍適用于物業(yè)集團(tuán)及下屬各分公司、各物業(yè)服務(wù)中心檔案的收集、整理、移交、保管、借閱、利用、銷(xiāo)毀工作，財(cái)務(wù)及人力資源檔案不適用本制度。3、職責(zé)行政職能制定、統(tǒng)籌、監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作，各部門(mén)兼職檔案管理員接收、整理、保管、移交部門(mén)檔案。物業(yè)集團(tuán)行政職能部門(mén)負(fù)責(zé)公司檔案制度的擬定與修訂，對(duì)下屬分公司檔案管理的檢查與監(jiān)督，負(fù)責(zé)物業(yè)集團(tuán)職能部門(mén)檔案管理的監(jiān)管。各分公司行政職能部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、監(jiān)管分公司職能及物業(yè)服務(wù)中心檔案管理進(jìn)行檢查。各分公司職能部門(mén)/服務(wù)中心指定兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)接收、整理、保管、移交部門(mén)檔案。4、主要內(nèi)容為便于管理，物業(yè)集團(tuán)及各公司設(shè)立代號(hào)，規(guī)則如下：按照分公司單位名稱(chēng)設(shè)立代號(hào)，如：物業(yè)集團(tuán)總部：JZYWYJT；深圳公司：JZYWYSZ；廣州公司：JZYWYGZ。4.2檔案收集4.2.1集團(tuán)總部各部門(mén)及各分公司職能、物業(yè)服務(wù)中心設(shè)專(zhuān)（兼）職檔案員按《歸檔范圍》（詳見(jiàn)附件二、三）完成本部門(mén)檔案的收集工作。4.2.2《歸檔范圍》由集團(tuán)與相關(guān)部門(mén)、專(zhuān)業(yè)人員根據(jù)當(dāng)前公司職能討論產(chǎn)生，各分公司的收集范圍應(yīng)包含但不限于本《歸檔范圍》內(nèi)容?！稓w檔范圍》應(yīng)由各公司檔案管理員于每年年底牽頭梳理，以防因部門(mén)職能變化而遺漏重要檔案。4.3檔案分類(lèi)、編號(hào)4.3.1檔案分類(lèi)：因職能不同，職能與各分公司項(xiàng)目的檔案類(lèi)目不同。4.3.1.1總部及分公司職能設(shè)置10個(gè)一級(jí)類(lèi)目，并以?xún)晌话⒗當(dāng)?shù)字作為一級(jí)類(lèi)目代碼。分別為：01.XZ行政管理；02.RS人事檔案；03.KH客戶(hù)管理；04.GC工程設(shè)備檔案；05.KJ會(huì)計(jì)檔案；06.SJ審計(jì)檔案；07.FW法務(wù)檔案；08.HT合同管理；09.AQ安全管理；10.ZNH智能化管理。4.3.1.2各分公司項(xiàng)目設(shè)置7個(gè)一級(jí)類(lèi)目，并以?xún)晌话⒗當(dāng)?shù)字作為一級(jí)類(lèi)目代碼。分別為：01.XZ行政管理；02.RS人事檔案；03.KH客戶(hù)管理；04.GC工程設(shè)備檔案；05安全管理；06.KJ會(huì)計(jì)檔案；07.HT合同管理。4.3.2檔案編號(hào)4.3.2.1編號(hào)方法：文書(shū)檔案檔號(hào)由公司代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、一級(jí)類(lèi)目代碼、二級(jí)類(lèi)目代碼、三級(jí)類(lèi)目代碼、年度、件號(hào)組成，用“-”連接。舉例說(shuō)明：JZYWYSZ-SAXD-XZ-01-03-2011-1件號(hào)（第1件）年度（2011年）三級(jí)類(lèi)目代碼（行政合同）二級(jí)類(lèi)目代碼（行政綜合）一級(jí)類(lèi)目代碼（行政管理）公司及項(xiàng)目代號(hào)（深圳公司水岸新都）備注：以上編號(hào)表示為：物業(yè)深圳公司水岸新都行政合同類(lèi)資料2011年第一件檔案公司代號(hào)：?jiǎn)挝唬ㄈ纾篔ZYWYSZ）項(xiàng)目代號(hào)：項(xiàng)目（如：SAXD）一級(jí)類(lèi)目代碼：各專(zhuān)業(yè)口（如：行政）二級(jí)類(lèi)目代碼：各專(zhuān)業(yè)口組別分類(lèi)（如行政部分：行政綜合、運(yùn)營(yíng)檔案、品牌建設(shè)等）三級(jí)類(lèi)目代碼：各專(zhuān)業(yè)口各組別檔案明細(xì)（如行政綜合包括：工商資料、行政合同、印章等）年度：檔案產(chǎn)生年份件號(hào)：以年度為單位，按時(shí)間順利建立檔案的編號(hào)4.4檔案整理、組卷、著錄4.4.1檔案整理歸檔的文件必須為原件，如因特殊情況，只能移交復(fù)印件的，需注明原因，歸檔文件要求字跡清楚工整，禁止使用圓珠筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)材料，保證歸檔文件的整潔、完整、準(zhǔn)確。各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份。利用頻繁的文件材料歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。4.4.1.3跨年度的會(huì)議材料，統(tǒng)一歸在閉幕年度；跨年度的案件材料統(tǒng)一歸在結(jié)案年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，統(tǒng)一歸在批復(fù)年度；跨年度的計(jì)劃歸入開(kāi)始年度；跨年度的總結(jié)歸入最后年度。如：2013年工作總結(jié)及2014年工作計(jì)劃，文件形成日期是2014年1月份，應(yīng)歸入2014年度。歸檔文件以“件”為整理單位進(jìn)行裝訂。正本與定稿為一件；正文與附件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；來(lái)文與復(fù)文為一件；文件處理單與文件為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等每?jī)?cè)（本）為一件。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；有文件處理單的文件，文件處理單在前，正文在后。不同文字的文件，中文文本在前，外文文本在后。裝訂前去除訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等易銹蝕的金屬物。文件裝訂以不銹鋼釘裝訂為主，文件材料過(guò)厚時(shí)可選用線裝、不銹鋼夾裝訂。裝訂文件要力求整齊、結(jié)實(shí)、美觀。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件左、下邊對(duì)齊，采用左上角裝訂的，應(yīng)將文件左、上邊對(duì)齊。4.4.2檔案組卷4.4.2.1歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)備考表、盒內(nèi)文件目錄、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。由于傳統(tǒng)立卷歸檔給檔案借閱、查找?guī)?lái)不便，因此盡量采用盒裝。文件裝入盒時(shí)應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分類(lèi)別，按件號(hào)順序裝入盒內(nèi)，一盒裝滿(mǎn)后再順次裝下一盒。每卷單獨(dú)編號(hào)，件號(hào)從“1”開(kāi)始。填寫(xiě)備考表。備考表置于盒內(nèi)文件后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人和檢查日期。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名。整理日期：立卷完成的日期。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名。檢查日期：檢查的日期。填寫(xiě)盒內(nèi)文件目錄。盒內(nèi)設(shè)文件目錄，是為了便于盒內(nèi)文件材料的保管、利用和進(jìn)出核查。在項(xiàng)目設(shè)置、填寫(xiě)內(nèi)容和要求上與《歸檔目錄清單》完全一致。填寫(xiě)案卷封面。填寫(xiě)盒脊。文書(shū)檔案的盒脊填寫(xiě)年度、保管期限、案卷號(hào)、起止件號(hào)。盒脊樣式詳見(jiàn)附件六。4.4.3檔案著錄4.4.3.1實(shí)體檔案整理完畢后，各公司檔案管理員應(yīng)利用計(jì)算機(jī)建立電子檔案目錄清單。按一級(jí)類(lèi)目、二級(jí)類(lèi)目、三級(jí)類(lèi)目分別建立電子文件夾。電子文件夾命名規(guī)則：由類(lèi)目代碼及名稱(chēng)組成，如：01行政管理。一級(jí)類(lèi)目點(diǎn)擊進(jìn)去后，即為二級(jí)類(lèi)目，二級(jí)類(lèi)目下設(shè)三級(jí)類(lèi)目，以此類(lèi)推，終極目錄下存放EXCEL版本《歸檔目錄清單》（詳見(jiàn)附件四）。為便于檢索利用，各公司檔案管理員可自行在《歸檔目錄清單》中增加列數(shù)，如在“合同類(lèi)歸檔目錄清單”中增加“合同金額”，移交時(shí)隱藏此列打印。通用類(lèi)《歸檔目錄清單》中設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。①責(zé)任者：文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫(xiě)責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)；聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過(guò)多時(shí)加“等”字可適當(dāng)省略。②文件編號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)或圖紙的圖號(hào)，沒(méi)有文號(hào)的文件材料應(yīng)空著不填。③題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。④日期：文件的形成日期。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，格式為“年-月-日”，如“2008-04-01”。⑤頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。有字跡和圖表的頁(yè)面算作一頁(yè)，空白頁(yè)不算頁(yè)數(shù)。⑥備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況。4.4.3.4《歸檔目錄清單》用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，字體用四號(hào)字宋體。4.4.3.5《歸檔目錄清單》應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)并編制封面。封面設(shè)置年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目。4.5密級(jí)管理按文件重要程度，將歸檔范圍內(nèi)的文件分為普通、秘密、機(jī)密三種。秘密件為公司工商資料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證為普通文件）、法務(wù)審計(jì)文件、項(xiàng)目業(yè)主資料、地產(chǎn)移交項(xiàng)目基建資料。機(jī)密件為上市文件（物業(yè)公司無(wú)）。其他可視為普通文件。4.6保管期限根據(jù)物業(yè)檔案密級(jí)程度,機(jī)密、秘密、普通保管期限為永久、10年、5年。秘密且重要檔案資料保存年限為永久。如文件確無(wú)原件而又具備存檔價(jià)值的，該文件復(fù)印件僅列入短期期限保管范圍。4.7檔案移交、接收各類(lèi)文件具體移交時(shí)間由各公司行政及人力資源部自行規(guī)定。移交的檔案必須嚴(yán)格按歸檔范圍進(jìn)行移交，不能遺漏，并按歸檔范圍進(jìn)行分類(lèi)，依次排序填寫(xiě)目錄清單。各部門(mén)向行政及人力資源部移交檔案時(shí)需打印《歸檔目錄清單》一式兩份（詳見(jiàn)附件四），移交人及接收人簽字確認(rèn)。檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人也需在此單上簽字確認(rèn)。移交光盤(pán)、照片等聲像檔案時(shí)，需注明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、整理人（或拍攝人）等關(guān)鍵因素。移交實(shí)物檔案時(shí)，也需根據(jù)情況做出說(shuō)明。對(duì)不按上述要求進(jìn)行移交的，不予接收。屬歸檔范圍的文件如未按歸檔范圍或規(guī)定的移交時(shí)間移交，將給予部門(mén)負(fù)責(zé)人及部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案員通報(bào)批評(píng)。各下屬公司檔案由各公司行政及人力資源部統(tǒng)一管理，不需向集團(tuán)移交。如因公司撤銷(xiāo)等特殊情況，該公司行政及人力資源部負(fù)責(zé)將本公司檔案全部移交集團(tuán)行政及人力資源部。如遇幾家公司合并，該公司行政及人力資源部負(fù)責(zé)將本公司檔案全部移交給合并后的行政及人力資源部負(fù)責(zé)管理。公司離職員工，必須辦理檔案移交手續(xù)后方可離職。員工離職移交檔案時(shí)，員工部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)做好核查和監(jiān)督工作，對(duì)離職員工未清理或未移交檔案而造成公司利益損失的，其部門(mén)負(fù)責(zé)人及直屬上級(jí)主管承擔(dān)全部責(zé)任。4.8檔案室配備、保管4.8.1檔案室設(shè)置無(wú)項(xiàng)目的公司,不設(shè)置獨(dú)立檔案室。有項(xiàng)目的公司，需設(shè)置獨(dú)立檔案室。檔案室大小由各公司根據(jù)項(xiàng)目數(shù)量合理設(shè)置。4.8.2檔案室設(shè)備檔案室設(shè)備由各公司合理購(gòu)置。照片、光盤(pán)、母帶等特殊載體的檔案，購(gòu)置照片檔案盒、光盤(pán)檔案盒按類(lèi)別存放。對(duì)于獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書(shū)等實(shí)物檔案，可購(gòu)置實(shí)物檔案柜存放或放在公司會(huì)議室陳列。4.8.3檔案保管各公司檔案管理員應(yīng)為檔案室中的檔案柜編制柜號(hào)，檔案經(jīng)整理移交后，各類(lèi)別檔案應(yīng)分門(mén)別類(lèi)放入相應(yīng)檔案柜。檔案柜內(nèi)的檔案排列按照案卷順序從上至下，從左至右存放。各公司檔案管理員要做好檔案的防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防蛀工作；各公司檔案室均需配備氣體或干粉滅火器。在條件允許的情況下,使室內(nèi)溫度在14℃—24℃之間，相對(duì)濕度在45%—60%之間，并做好每日測(cè)試記錄。檔案管理員應(yīng)于每月末對(duì)檔案室內(nèi)各類(lèi)別檔案進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)，做到帳物相符；對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。4.9檔案借閱員工借閱檔案，須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)附件四），注明借閱理由及借閱期限。各公司檔案管理員需建立《檔案借閱登記表》（詳見(jiàn)附件四），員工借閱檔案時(shí)，應(yīng)在借閱簽收本上簽字，歸還時(shí)再次簽字確認(rèn)。員工個(gè)人查閱檔案內(nèi)容屬個(gè)人崗位職責(zé)內(nèi)的，可直接查閱?？鐛徫宦氊?zé)的，查閱普通檔案，經(jīng)員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理所在部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后方可查閱；查閱機(jī)密、秘密檔案，需以工作傳簽單的形式經(jīng)員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政及人力資源部負(fù)責(zé)人、行政及人力資源部分管高管同意后方可借閱。任何人查閱檔案（無(wú)論是普通文件還是秘密文件）均需在《檔案借閱登記表》中簽字。借閱人所借檔案不得隨意折疊和拆散，檔案歸還時(shí)，由檔案管理人和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。閱檔人對(duì)所借閱檔案不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。借閱檔案不得丟失，并確保檔案內(nèi)容保密，否則，將追究借閱人責(zé)任。4.10檔案利用各下屬公司行政及人力資源部檔案員應(yīng)編制案卷目錄等檔案檢索工具，并建立電子檢索工具。建立檔案管理統(tǒng)計(jì)工作。每年年初編制基本情況統(tǒng)計(jì)表，對(duì)檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案的利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。在檔案信息開(kāi)發(fā)與提供利用中，必須嚴(yán)格遵守保密制度。4.11檔案鑒定、銷(xiāo)毀成立檔案鑒定小組（由各部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司檔案管理員、各部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案員、法務(wù)人員組成），各公司行政及人力資源部于每年年底牽頭對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行鑒定，并形成鑒定報(bào)告。鑒定標(biāo)準(zhǔn)包括：檔案保管期限；原本無(wú)保存價(jià)值的或不再具有保存價(jià)值的檔案；利用范圍的鑒定；檔案的完整性、準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)不符合上述標(biāo)準(zhǔn)的，相應(yīng)部門(mén)應(yīng)及時(shí)修改、補(bǔ)充。檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限或不再具有保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見(jiàn)后，分別報(bào)至檔案類(lèi)別所屬分管高管及行政及人力資源部分管高管審批。經(jīng)審批認(rèn)定確無(wú)保存價(jià)值的，由檔案鑒定小組派專(zhuān)人（至少2名）銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案必須留有《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（詳見(jiàn)附件四），銷(xiāo)毀人員在清單上簽字確認(rèn)，《銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存。4.12檔案檢查