審計(jì)機(jī)關(guān)的人力資源研究

審計(jì)機(jī)關(guān)的人力資源研究

本文節(jié)選自歐洲最高審計(jì)機(jī)關(guān)組織2010年的文件——《最高審計(jì)機(jī)關(guān)管理質(zhì)量的好辦法》。該文由歐洲最高審計(jì)機(jī)關(guān)組織成立的一個(gè)工作組撰寫。工作組由匈牙利國(guó)家審計(jì)署領(lǐng)導(dǎo)，其成員包括來(lái)自丹麥、馬耳他、波蘭和俄羅斯聯(lián)邦等國(guó)家最高審計(jì)機(jī)構(gòu)的專家，旨在研究最高審計(jì)機(jī)關(guān)的人力資源狀況，如何最大效率地發(fā)揮人力資源作用，從而達(dá)到提高審計(jì)工作質(zhì)量的目的。雖然該文的研究對(duì)象是最高審計(jì)機(jī)關(guān)，但其成果對(duì)基層審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)工作亦具有重要的參考價(jià)值。對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)一、挑戰(zhàn)最高審計(jì)機(jī)關(guān)的主要資源之一是他們的員工。最高審計(jì)機(jī)關(guān)需要將員工的技能和知識(shí)與本組織的目標(biāo)結(jié)合起來(lái)。因此，他們應(yīng)該公平恰當(dāng)?shù)卦u(píng)估其員工在多大程度上擁有充分的知識(shí)和技能，令人滿意和勁頭十足。二、應(yīng)對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)是對(duì)員工的績(jī)效和能力進(jìn)行評(píng)價(jià)（根據(jù)產(chǎn)出的質(zhì)量和數(shù)量，效率和及時(shí)性）的一種管理工具，是職業(yè)發(fā)展管理方面運(yùn)用到的一個(gè)重要工具。績(jī)效評(píng)價(jià)強(qiáng)調(diào)機(jī)構(gòu)需求，以及員工的需求、能力、動(dòng)機(jī)和期望。員工績(jī)效評(píng)價(jià)是一個(gè)高度互動(dòng)過(guò)程的系統(tǒng)，目標(biāo)是：·對(duì)員工的績(jī)效作出客觀評(píng)價(jià)；·增強(qiáng)員工的積極性和自尊心；·為組織的發(fā)展提供機(jī)遇，特別是通過(guò)確定人力資源戰(zhàn)略和目標(biāo)；·確定培訓(xùn)需求，制訂培訓(xùn)方案；·發(fā)展和促進(jìn)有效的溝通；·在公平和透明的基礎(chǔ)上分配獎(jiǎng)金和其他獎(jiǎng)勵(lì)。三、好做法1、績(jī)效評(píng)價(jià)的過(guò)程通常開(kāi)始于為每個(gè)員工設(shè)置一個(gè)特定時(shí)期的目標(biāo)。這些目標(biāo)建立在本組織的目標(biāo)和個(gè)人發(fā)展的個(gè)性化需求的基礎(chǔ)上。績(jī)效評(píng)價(jià)有幾個(gè)實(shí)際方法，如以結(jié)果為重點(diǎn)的模型和以行為為基礎(chǔ)的模型。第一種模型中，工作計(jì)劃被制定出來(lái)，并與評(píng)價(jià)期末所實(shí)現(xiàn)的業(yè)績(jī)目標(biāo)相對(duì)照。第二種模型中，評(píng)價(jià)側(cè)重于員工的知識(shí)和技能等方面。2、建立相應(yīng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)此來(lái)評(píng)估績(jī)效是好的做法。評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括各部門明確的職責(zé)、書面的崗位職責(zé)說(shuō)明和期望。使用這些標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展的績(jī)效評(píng)價(jià)可以采用標(biāo)準(zhǔn)化的檢查表、模板和其他形式進(jìn)行。3、對(duì)員工的績(jī)效評(píng)價(jià)可以采取下列形式，即·績(jī)效評(píng)價(jià)可以基于相關(guān)個(gè)人的自我評(píng)估。自我評(píng)估為員工提供正式的機(jī)會(huì)來(lái)評(píng)估自己的表現(xiàn)，這樣就可以為評(píng)價(jià)人和被評(píng)價(jià)人間的討論奠定基礎(chǔ)?！た刹捎脗鹘y(tǒng)的績(jī)效評(píng)價(jià)。傳統(tǒng)的績(jī)效評(píng)價(jià)是一種單向評(píng)價(jià)，每個(gè)員工是由上級(jí)按照既定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)價(jià)的?！た刹捎秒p向評(píng)價(jià)。雙向評(píng)價(jià)有利于評(píng)價(jià)人和被評(píng)價(jià)人之間的對(duì)話，這種評(píng)價(jià)形式包括個(gè)人訪談，并經(jīng)常以自我評(píng)估為基礎(chǔ)。·可采用“360度”評(píng)價(jià)。“360度”評(píng)價(jià)不同于傳統(tǒng)的單向評(píng)價(jià)，它包括自我評(píng)估、其他同事的匿名評(píng)價(jià)和上級(jí)管理者的評(píng)價(jià)。4、績(jī)效評(píng)價(jià)的時(shí)間可能有所不同。它可以定期進(jìn)行，覆蓋一個(gè)工作完成的特定時(shí)期（通常是每年一次），或具體工作完成時(shí)。后者的好處是它提供了集中和即時(shí)的反饋，但是，它比年度評(píng)價(jià)更花費(fèi)時(shí)間和具有破壞性。5、量表評(píng)分法。為了推進(jìn)員工的評(píng)價(jià)，源于既定原則的量表評(píng)分法可被用來(lái)提供一個(gè)更客觀的和可比較的工作評(píng)價(jià)。量表評(píng)分也可以作為考量晉升和薪酬的基礎(chǔ)。為員工提供專業(yè)培訓(xùn)一、挑戰(zhàn)所有組織的工作效率都取決于其員工的知識(shí)、技能、專業(yè)程度和動(dòng)力水平。培訓(xùn)和員工發(fā)展對(duì)創(chuàng)建工作環(huán)境和文化至關(guān)重要，這有利于實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和高質(zhì)量。為員工組織培訓(xùn)時(shí)最高審計(jì)機(jī)關(guān)面臨著一些挑戰(zhàn)，包括為所需要的能力開(kāi)發(fā)提供什么樣的培訓(xùn)、由誰(shuí)提供、怎樣以及何時(shí)開(kāi)展培訓(xùn)。該組織還需要確保它提供的培訓(xùn)與其實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是相關(guān)的、節(jié)約的和有用的。二、應(yīng)對(duì)最高審計(jì)機(jī)關(guān)可以通過(guò)制定人力資源開(kāi)發(fā)政策、制度、戰(zhàn)略和計(jì)劃來(lái)完成綜合的培訓(xùn)和組織層面的學(xué)習(xí)活動(dòng)。這些方案應(yīng)合理明確，與發(fā)展戰(zhàn)略和/或運(yùn)作的要求相聯(lián)系。培訓(xùn)只有在有目標(biāo)，并且滿足了最高審計(jì)機(jī)關(guān)和員工的需求時(shí)才是有效的。三、好做法1、進(jìn)行培訓(xùn)需求分析。培訓(xùn)需求分析解決最高審計(jì)機(jī)關(guān)的培訓(xùn)工作是如何運(yùn)作的、什么地方需要改進(jìn)，還評(píng)估最高審計(jì)機(jī)關(guān)員工的技能和能力，以及是否足以滿足本組織的需要。首先應(yīng)為組織整體確定培訓(xùn)需求，其次為有特定功能的團(tuán)體或單位確定培訓(xùn)需求，第三才是為員工個(gè)人確定培訓(xùn)需求。培訓(xùn)需求可由各種來(lái)源的信息確定，包括員工的績(jī)效評(píng)價(jià)、質(zhì)量控制流程、審計(jì)計(jì)劃、員工的建議以及人力資源開(kāi)發(fā)和組織戰(zhàn)略。所需培訓(xùn)的領(lǐng)域和優(yōu)先順序以及應(yīng)采取的形式等方面的確定可建立在培訓(xùn)需求分析的結(jié)果上。2、制定培訓(xùn)政策。培訓(xùn)需求一旦已經(jīng)確定，最高審計(jì)機(jī)關(guān)可以制定培訓(xùn)政策，并使用標(biāo)準(zhǔn)化方式規(guī)劃和設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)活動(dòng)，包括確定學(xué)習(xí)目標(biāo)、制訂年度培訓(xùn)計(jì)劃。此外，需要將恰當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)方法、培訓(xùn)材料和技術(shù)開(kāi)發(fā)出來(lái)。3、使用一系列的培訓(xùn)方法。最高審計(jì)機(jī)關(guān)可以使用一系列的培訓(xùn)方法，如果得到適當(dāng)?shù)膽?yīng)用，這些措施可能會(huì)對(duì)個(gè)人產(chǎn)生巨大的影響并最終影響該組織的工作和行為?？梢蕴岣邌T工的積極性，這有利于選拔員工，并留住他們。以下是這方面好做法的例子：·最高審計(jì)機(jī)關(guān)可以設(shè)計(jì)一個(gè)結(jié)構(gòu)化的方案，為新員工提供上崗培訓(xùn)，介紹其文化以及內(nèi)部程序和工作情況。為了最大限度地增強(qiáng)培訓(xùn)效果，可在員工被錄用后即開(kāi)展。·最高審計(jì)機(jī)關(guān)可以要求員工參加具體的內(nèi)部或外部的培訓(xùn)活動(dòng)，包括旨在加強(qiáng)審計(jì)技術(shù)和方法的使用技能和能力的課程，信息技術(shù)課程以及溝通技巧和個(gè)人效能的培訓(xùn)，還可以舉行使員工掌握新方法的培訓(xùn)。最高審計(jì)機(jī)關(guān)可以使用各種培訓(xùn)方法，包括在崗學(xué)習(xí)、講座、研討班、研討會(huì)、借調(diào)，以及在線學(xué)習(xí)和最高審計(jì)機(jī)關(guān)局域網(wǎng)的支持。要求培訓(xùn)課程的參加者積極地與同事分享知識(shí)是很好的做法?！ぷ罡邔徲?jì)機(jī)關(guān)提高合格員工數(shù)量的目標(biāo)可以支持員工去學(xué)習(xí)相關(guān)的大學(xué)課程或取得審計(jì)專業(yè)資格?！ぽo導(dǎo)是一個(gè)更加開(kāi)放的方法，在這里資深的同事可以利用他們的知識(shí)以及對(duì)工作和工作場(chǎng)所的了解，定期輔助、指導(dǎo)缺乏經(jīng)驗(yàn)的員工。最高審計(jì)機(jī)關(guān)可以設(shè)置專門的輔導(dǎo)課程，以加強(qiáng)工作中的支持。·最高審計(jì)機(jī)關(guān)還可以通過(guò)為員工制定個(gè)人發(fā)展計(jì)劃來(lái)強(qiáng)化培訓(xùn)過(guò)程。這些應(yīng)該在員工年度評(píng)價(jià)面談中進(jìn)行討論。該計(jì)劃也用于將員工的利益和職業(yè)抱負(fù)與最高審計(jì)機(jī)關(guān)現(xiàn)在和未來(lái)的需求相匹配起來(lái)，包括識(shí)別和發(fā)現(xiàn)潛在的領(lǐng)導(dǎo)人和管理者?！ぷ罡邔徲?jì)機(jī)關(guān)可以通過(guò)發(fā)展“師資培訓(xùn)”項(xiàng)目來(lái)培訓(xùn)自己的內(nèi)部培訓(xùn)教員。4、評(píng)價(jià)培訓(xùn)效果。培訓(xùn)后的評(píng)價(jià)作為了解培訓(xùn)過(guò)程中的每個(gè)步驟成功與否的手段，對(duì)培訓(xùn)效果非常重要。它使最高審計(jì)機(jī)關(guān)能夠確認(rèn)需要改進(jìn)的地方。此外，評(píng)價(jià)還可以用來(lái)分析組織培訓(xùn)目標(biāo)是否達(dá)到、培訓(xùn)方面的投資是否有效。通過(guò)舉行事后會(huì)議（例如小組討論或一對(duì)一的訪談）、問(wèn)卷調(diào)查、改善工作場(chǎng)所的系統(tǒng)監(jiān)控等多種方法，收集和分析培訓(xùn)結(jié)果的數(shù)據(jù)，可以判斷培訓(xùn)是否導(dǎo)致了工作實(shí)踐行為中新技能的運(yùn)用。確保員工工作滿意度一、挑戰(zhàn)為了使審計(jì)機(jī)關(guān)更有效地運(yùn)作，最高審計(jì)機(jī)關(guān)必須確保員工有較高的工作滿意度和為實(shí)現(xiàn)本組織的目標(biāo)和利益工作。員工的滿意程度對(duì)該組織及其員工有正面的影響。滿意的員工往往更加有生產(chǎn)力、創(chuàng)造力和奉獻(xiàn)精神，這使最高審計(jì)機(jī)關(guān)必須優(yōu)先考慮員工的工作滿意度和士氣水平。二、應(yīng)對(duì)要取得高水平的工作成果就需要足夠的報(bào)酬，激勵(lì)那些為組織的利益而工作的員工。當(dāng)員工知道他們被傾聽(tīng)，他們關(guān)注的問(wèn)題正在得到解決，他們有足夠的工作機(jī)會(huì)和獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，工作滿意度通常會(huì)增加。最高審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)員工應(yīng)提供一個(gè)具有適度彈性的計(jì)劃和工作生活福利，這就要在促進(jìn)兩性平等上給予應(yīng)有的重視，給每個(gè)人提供實(shí)現(xiàn)個(gè)人潛能，為組織做出最大貢獻(xiàn)的機(jī)會(huì)。三、好做法1、最高審計(jì)機(jī)關(guān)確保其具有適當(dāng)?shù)挠嘘P(guān)薪酬、獎(jiǎng)勵(lì)和職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)等方面的政策是好的做法。對(duì)組織而言，在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中，認(rèn)可和感謝各級(jí)員工的追求、貢獻(xiàn)和付出，并表明對(duì)員工個(gè)人和集體的贊賞是非常重要的。2、財(cái)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)和非貨幣激勵(lì)措施可以幫助員工保持積極和滿意，并提高員工的士氣，增加忠誠(chéng)度。最高審計(jì)機(jī)關(guān)可以提供包括育兒和衛(wèi)生保健在內(nèi)的家庭友好措施。為了吸引和留住人才，一些最高審計(jì)機(jī)關(guān)也提供如餐券和有可能參加補(bǔ)充養(yǎng)老金計(jì)劃的其他福利。3、提供安全友好的工作環(huán)境。為了提高員工的滿意度，工作環(huán)境必須安全友好，并符合人體工程學(xué)的舒適性要求，使壓力保持在一個(gè)可接受的程度內(nèi)。擁有現(xiàn)代化和充足的辦公設(shè)備和設(shè)施十分重要，同時(shí)還要方便殘疾人士的訪問(wèn)。4、人際關(guān)系也是員工整體滿意度的關(guān)鍵因素。應(yīng)促進(jìn)同事間良好的工作關(guān)系，正面思考，信任與合作，鼓勵(lì)員工之間的團(tuán)隊(duì)合作，并提高工作的滿足感。5、根據(jù)工作具體情況，設(shè)計(jì)靈活工時(shí)。如·彈性工時(shí)：為員工提供靈活的開(kāi)始和結(jié)束工作的時(shí)間，同時(shí)保證核心工作時(shí)間和午休時(shí)間的長(zhǎng)度?！嚎s工作時(shí)間：允許員工提前完成全部工作。這種工作模式可以限制在一天最長(zhǎng)可工作的時(shí)間（例如十小時(shí)），并確保分配給午餐休息的最短時(shí)間?！r(shí)間補(bǔ)假或無(wú)薪假期：允許有不工作的額外時(shí)間，以滿足個(gè)人需要。·減少工時(shí)：允許員工在一周內(nèi)進(jìn)行更少時(shí)間的工作。·遠(yuǎn)程工作或在家工作：這種方式可以提供給那些可在替代的地方進(jìn)行同樣出色工作的員工。要求高度集中和最小中斷的任務(wù)，如撰寫報(bào)告，可在家高效率地進(jìn)行。6.定期進(jìn)行員工滿意度調(diào)查。調(diào)查應(yīng)不記名，鼓勵(lì)誠(chéng)